Čo je to eKasa tlačiareň, s akou cenou je potrebné počítať pri jej kúpe a pre ktorých podnikateľov je vhodnou voľbou?
Čo je to eKasa tlačiareň, ktorá nahrádza fiškálnu tlačiareň
V posledných dňoch je slovo eKasa čoraz častejšie skloňované aj kvôli praktickým problémom, ktoré tento nový systém evidencie tržieb v hotovosti prináša. Blížiaci sa termín – 1. júl 2019 – povinného zapojenia sa všetkých podnikateľov do systému eKasa uvádza podnikateľov aj výrobcov pokladníc do časovej tiesne.
V súvislosti s eKasa systémom sa najčastejšie spomínajú dve prevedenia pokladníc, ktoré s ním sú kompatibilné: online registračná pokladnica a virtuálna registračná pokladnica. Pomerne málo sa však hovorí o takzvaných eKasa tlačiarňach, ktoré v súvislosti s prechodom na eKasa systéme nahrádzajú doteraz často používané fiškálne tlačiarne.
Podľa zákona č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice“ v príslušnom tvare) je online registračnou pokladnicou súbor pokladničného programu, chráneného dátového úložiska a hardvérových prostriedkov, ktoré zabezpečujú komunikáciu so systémom eKasa a ďalších prostriedkov, ktoré zabezpečujú plnenie povinností podľa tohto zákona. Aj eKasa tlačiareň obsahuje pokladničný program, chránené dátové úložisko a dokáže cez internet komunikovať s eKasa systémom. Vo svojej podstate je preto eKasa tlačiareň online registračnou pokladnicou, pretože spĺňa všetko, čo musí spĺňať aj samotná online registračná pokladnica.
Rozdielov medzi eKasa tlačiarňou a klasickou tlačidlovou pokladnicou nie je veľa, aj keď z vizuálneho hľadiska so to nezdá. Klasická tlačidlová online registračná pokladnica je na rozdiel od eKasa tlačiarne samostatné nezávislé zariadenie, ktoré pre svoj chod nepotrebuje žiadny iný softvér alebo hardvér. V jednom zariadení si prostredníctvom ovládacích tlačidiel zvolíte predávanú položku, potvrdíte a vytlačíte pokladničný doklad. Naopak, eKasa tlačiareň je závislá od nadradeného počítačového programu, prostredníctvom ktorého zvolíte predané položky a následne potvrdíte zaevidovanie pokladničného dokladu. Bez nadradeného softvéru nie je možné eKasa tlačiareň na zaevidovanie tržby v hotovosti použiť.
Ako v praxi funguje eKasa tlačiareň u podnikateľa
V reálnom živote je eKasa tlačiareň u podnikateľa pripojená k počítaču, cez ktorý sa ovláda. K ovládaniu eKasa tlačiarne cez počítač je však potrebný špeciálny softvér. Buď to je osobitný program od samotného výrobcu eKasa tlačiarne, špecifický pokladničný program, či častokrát aj účtovný program. Dôležité je, že medzi eKasa tlačiarňou a príslušným softvérom musí existovať kompatibilita. Nie každú eKasa tlačiareň je možné ovládať s akýmkoľvek softvérom.
Keď má podnikateľ eKasa tlačiareň pripojenú s počítačom so softvérom, ktorý daná tlačiareň podporuje, môže takto evidovať tržby v hotovosti. Podnikateľ si v prvom kroku v počítači v nadradenom softvéri zvolí predané tovary a/alebo služby a potvrdí tlač pokladničného dokladu. V tomto momente sa táto informácia uloží v chránenom dátovom úložisku eKasa tlačiarne a cez internet odošle na portál finančnej správy do eKasa systému. Po tom, ako eKasa systém finančnej správy pridelí konkrétnemu pokladničnému dokladu unikátny identifikátor, eKasa tlačiareň vytlačí pokladničný doklad. V prípade zlyhania komunikácie medzi finančnou správou a eKasa tlačiarňou sa vytlačí offline doklad. Informácia o pokladničnom doklade nezaevidovanom do eKasa systému sa do neho zaeviduje neskôr, po obnovení internetového pripojenia. Niektoré eKasa tlačiarne majú aj samostatný displej určený pre zákazníka, na ktorom vidí „blokované“ tovary alebo služby.
V reálnom živote sa môžete s eKasa tlačiarňami stretnúť vo všetkých väčších obchodoch, ktoré predávajú väčšie množstvo tovaru, na čerpacích staniciach, v supermarketoch a podobne. Pri nákupe si môžete všimnúť, že pokladničný doklad je tlačený z iného zariadenia, než je zariadenie, na ktorom pokladník predané položky blokuje.
Veľkou výhodou eKasa tlačiarní v porovnaní s klasickými tlačidlovými online registračnými pokladnicami je práve softvér, v spojení s ktorým sa používajú. Napríklad v prípade napojenia eKasa tlačiarne na účtovný program takýto spôsob evidovania tržieb podnikateľovi výrazne zjednodušuje vedenie účtovníctva a vytváranie rôznych prehľadov. Dobrý účtovný program napríklad v spojení s eKasa tlačiarňou dokáže evidovať úbytok predaných tovarov zo skladu a upozorňovať na nízky počet zásob.
Na čo si dávať pozor pred kúpou eKasa tlačiarne
Pred kúpou eKasa tlačiarne si v prvom rade dajte pozor na to, že musí ísť skutočne o eKasa tlačiareň kompatibilnú s eKasa systémom. Takzvané fiškálne tlačiarne, ktoré sa používali doteraz, nemalo byť možné používať pôvodne už od 1. júla 2019 . Vďaka mimoriadnej novele zákona o používaní elektronickej registračnej pokladnice ich však podnikatelia, ktorí splnia určité podmienky, budú môcť používať najdlhšie do 31. decembra 2019. Viac informácií nájdete v článku Odklad eKasy sa pre podnikateľov presúva z októbra 2019 na január 2020.
Veľkú pozornosť pred kúpou eKasa tlačiarne venujte tomu, aby jej pokladničný program a chránené dátové úložisko už mali pridelenú certifikáciu od Finančného riaditeľstva Slovenskej republiky. Inak takáto tlačiareň nebude kompatibilná s eKasa systémom a za jej používanie vám od daňového úradu hrozí pokuta od 330 do 3 300 eur. Zoznam certifikovaných pokladničných programov a chránených dátových úložísk pre vás pravidelne aktualizujeme v článku Zoznam pokladníc certifikovaných pre eKasa systém.
V tejto súvislosti počítajte aj s tým, že certifikované eKasa tlačiarne väčšinou ich výrobcovia a distribútori majú skladom k ich okamžitému dodaniu, ale tie, u ktorých certifikácia ešte len prebieha, vám dodané ešte prirodzene nebudú. Ohľadom dostupnosti eKasa tlačiarne sa v záujme predídeniu nepríjemnej situácie, v dôsledku ktorej by ste na určitý čas nemohli prijímať od zákazníkov tržby, vopred podrobne informujte.
Ďalšiu vec, ohľadom ktorej sa pred kúpou eKasa tlačiarne vopred informujte, je kompatibilita so softvérom, v spojení s ktorým ju chcete používať. Či už ide o samostatný pokladničný program alebo účtovný softvér, určite nie každá eKasa tlačiareň bude kompatibilná so všetkými týmito programami. Napríklad v prípade účtovných programov je v súčasnosti situácia taká, že mnohí ich poskytovatelia na svojich internetových stránkach oznámili, že ich účtovné programy nebudú k 1.7.2019 kompatibilné s jedným z najväčších výrobcov eKasa tlačiarní.
Koľko peňazí stojí obstaranie eKasa tlačiarne, prípadne upgrade
Cena eKasa tlačiarne začína na úrovni približne 420 eur vrátane DPH. Všetko závisí od konkrétneho modelu, jeho prevedenia a doplnkových funkcií.
Podobne ako v prípade klasických tlačidlových elektronických registračných pokladníc, ktoré je možné upgradeovať na online registračné pokladnice, je takýto postup možný uplatniť aj v prípade fiškálnych tlačiarní. Niektoré fiškálne tlačiarne je teda možné prerobiť na eKasa tlačiarne. Ak sa rozhodnete pre upgrade fiškálnej tlačiarne na eKasa tlačiareň, počítajte s tým, že vás to bude stáť od 200 eur vrátane DPH. Či je vašu starú fiškálnu tlačiareň možné inovovať na eKasa tlačiareň, sa informujte u jej výrobcu.
Pri eKasa tlačiarni niekedy počítajte okrem ceny tlačiarne aj s nevyhnutným softvérom.
V súvislosti s vašou eKasa tlačiarňou v neposlednom rade netreba zabúdať ani na softvér, cez ktorý ju budete ovládať. Možno je súčasťou dodávky so samotnou eKasa tlačiarňou, možno ho máte zahrnutý vo vašom účtovnom programe a možno si ho budete musieť dokúpiť samostatne. Všetko závisí od konkrétneho modelu eKasa tlačiarne a vašej situácie, ale v prípade nutnosti obstarania určite počítajte s tým, že aj obstaranie softvéru k eKasa tlačiarni nebude úplne najlacnejšia položka. Vopred si však preverte, či tento softvér je kompatibilný s vami kupovanou eKasa tlačiarňou.
Uvedenie eKasa tlačiarne do prevádzky
Keďže eKasa tlačiareň je v skutočnosti online registračnou pokladnicou, vzťahuje sa na jej uvedenie do prevádzky to isté, ako na klasickú tlačidlovú online registračnú pokladnicu.
V prvom rade je na uvedenie eKasa tlačiarne potrebné, aby mal podnikateľ pridelený kód eKasa online registračnej pokladnice. Žiadosť o pridelenie kódu pre online registračnú pokladnicu sa podáva elektronicky prostredníctvom osobnej internetovej zóny na stránke Finančnej správy Slovenskej republiky, kde je potrebné vyplniť a odoslať pomerne jednoduchý formulár žiadosti. Po pridelení kódu pokladnice eKasa klient je potrebné si z osobnej internetovej zóny na stránke finančnej správy stiahnuť identifikačné údaje pokladnice (tzv. „inicializačný balík“). Potom je potrebné si pre každú jednu online registračnú pokladnicu stiahnuť autentifikačné údaje (tzv. „autentifikačný balík“). Pri tomto kroku si budete voliť aj vlastné heslo, ktoré si dobre zapamätajte alebo niekam poznačte, pretože ho budete neskôr potrebovať pri uvádzaní eKasa tlačiarne do prevádzky.
Podrobnejšie informácie k žiadosti o pridelenie kóde eKasa klient pokladnice nájdete v článku Ako požiadať o pridelenie kódu pre eKasa pokladnicu.
Po tom, ako vám bude pridelený kód a budete mať stiahnuté súbory s identifikačnými a autentifikačnými údajmi, môžete eKasa tlačiareň uviesť do prevádzky nahratím inicializačného a autentifikačného balíka do nej. Musí byť pripojená k príslušnému počítaču so softvérom na jej ovládanie a taktiež musí mať prístup na internet. Postup na nahratie inicializačného a autentifikačného balíka do eKasa tlačiarne sa bude odlišovať podľa výrobcu tlačiarne a rovnako aj softvéru, s ktorým budete tlačiareň ovládať. Je celkom pravdepodobné, že tento proces bude pre bežného používateľa eKasa tlačiarne technicky príliš náročný a bude sa vyžadovať zásah odborníka (výrobcu eKasa tlačiarne alebo ním povereného regionálneho technika), čo obstaranie tlačiarne tiež o niečo predraží.
Ukončenie prevádzky fiškálnej tlačiarne pri upgrade na eKasa tlačiareň
V prípade, že budete fiškálnu tlačiareň nahrádzať úplne novou eKasa tlačiarňou alebo fiškálnu tlačiareň upgradeovať na eKasa tlačiareň, nezabudnite, že vám povinnosti vyplývajú aj v súvislosti s ukončením prevádzky pôvodnej fiškálnej tlačiarne. Ukončenie prevádzky fiškálnej tlačiarne môže podľa zákona o používaní elektronickej registračnej pokladnice (prirodzene za nejaký poplatok) vykonať jedine servisná organizácia. Servisná organizácia ukončenie prevádzky fiškálnej tlačiarne zaznamená v knihe elektronickej registračnej pokladnice. Vám bude odovzdaná vybraná fiškálna pamäť z fiškálnej tlačiarne, na dátovom médiu (napríklad CD-čku) aj údaje doposiaľ zapísané v nej a niektoré elektronické súčiastky.
Vašou povinnosťou ako podnikateľa je oznámiť ukončenie prevádzky fiškálnej tlačiarne ktorémukoľvek daňovému úradu najneskôr do troch pracovných dní nasledujúcich po ukončení jej prevádzky. Na daňový úrad v tejto súvislosti musíte prísť osobne spolu s knihou elektronickej registračnej pokladnice, do ktorej sa zaznamená zrušenie daňového kódu.
Osobnej návšteve daňového úradu sa môžete vyhnúť vtedy, ak zároveň v žiadosti o pridelenie kódu eKasa klient pokladnice k požadovanému dátumu požiadate aj o zrušenie prevádzky fiškálnej tlačiarne (elektronickej registračnej pokladnice). V tomto prípade si však dajte pozor na to, aby sa vám nestalo, že zrušíte daňový kód fiškálnej tlačiarne a eKasa tlačiareň, resp. inú náhradu na evidenciu tržieb, ešte nebudete mať k dispozícii.
Možnosť získať výnimku na používanie fiškálnej tlačiarne do 31. decembra
V súvislosti s eKasa tlačiarňami vám dávame do pozornosti aj článok Odklad eKasy sa pre podnikateľov presúva z októbra 2019 na január 2020, v ktorom sa dočítate o tom, že pre niektorých podnikateľom bude umožnené používanie fiškálnej tlačiarne aj po 30. júni 2019. Ak ukončíte používanie fiškálnej tlačiarne na základe tejto výnimky až v období od 1. júla 2019 do 31. decembra 2019, nemusíte to oznamovať daňovému úradu (daňový kód bude zrušený k 1. júlu 2019 pre všetkých automaticky).
