Od 1. januára 2017 budú môcť úrady každej firme doručovať úradné dokumenty do jej elektronickej schránky. Správy od úradov sa budú považovať za doručené aj po ich neprečítaní.
Elektronická schránka – na čo slúži podnikateľovi
Elektronické schránky sú legislatívne upravené v zákone č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o e-Governmente“). Elektronické schránky zriaďuje štát. V súčasnosti ich majú zriadené všetky orgány verejnej moci, všetci podnikatelia a všetci občania, ktorí dosiahli vek 18 rokov. Prostredníctvom elektronickej schránky sa môže uskutočňovať elektronická komunikácia občana alebo podnikateľa s orgánmi verejnej moci (napríklad so súdom, so Sociálnou poisťovňou, s úradom práce). Komunikácia je obojsmerná, aj od podnikateľa k úradu, aj od úradu k podnikateľovi.
Podnikatelia môžu elektronickú schránku využiť pri podávaní rôznych žiadostí, ale aj naopak, úrady môžu podnikateľom do elektronickej schránky zasielať rôzne oznámenia, výzvy, upozornenia a podobne. Z hľadiska obsahu bude elektronická schránka slúžiť na doručovanie rovnakých správ, ako sa v súčasnosti doručujú v listinnej podobe poštou. Pod elektronickou schránkou si tak treba zjednodušene predstaviť akúsi oficiálnu e-mailovú schránku zriaďovanú priamo štátom, do ktorej prístup je zabezpečený priamo občianskym preukazom. Aj samotné užívateľské rozhranie elektronickej schránky je veľmi podobné tomu, na aké ste zvyknutý zo svojej e-mailovej schránky (prijaté správy, doručené správy, rozpísané správy).
Doručovanie úradných dokumentov do elektronických schránok firiem sa začne najneskôr od 1. januára 2017
Ako sme vyššie spomínali, v súčasnosti majú všetci podnikatelia elektronické schránky zriadené, a to tak podnikatelia – fyzické osoby (napríklad živnostníci, fyzické osoby vykonávajúce slobodné povolania a iné samostatne zárobkovo činné osoby), ako aj podnikatelia – právnické osoby (s.r.o, a.s., v.o.s., k.s.). Podnikatelia však ešte elektronické schránky nemajú aktivované na elektronické doručovanie úradných dokumentov (výnimkou sú tí podnikatelia, ktorí tak spravili dobrovoľne). Znamená to, že doteraz podnikateľom úrady doručujú písomnosti v listinnej podobe poštou a podnikatelia sa o svoju elektronickú schránku ani nemusia zaujímať. To sa však najneskôr o niekoľko mesiacov zmení.
Podľa prechodných ustanovení zákona o e-Governmente bude s účinnosťou od 1. augusta 2016 všetkým firmám vykonaná povinná automatická aktivácia elektronických schránok na doručovanie. V súčasnosti je však veľmi málo firiem pripravených na doručovanie úradných dokumentov do svojich elektronických schránok hlavne z dôvodu, že členovia ich štatutárnych orgánov ešte nemajú elektronické občianske preukazy alebo o elektronických schránkach nie sú dostatočne informovaní. Vzhľadom na to budú úrady do 1. januára 2017 zachovávať v tejto súvislosti podľa usmernenia zverejneného na Ústrednom portáli verejnej správy www.slovensko.sk akési prechodné obdobie, počas ktorého ešte nebudú všetkým firmám doručovať dokumenty elektronicky. Prechodné obdobie spočíva v tom, že ak sa firma do svojej elektronickej schránky prvýkrát prihlási v čase od 1. augusta 2016 do 31. decembra 2016, budú môcť od tohto momentu úrady tejto firme doručovať dokumenty aj elektronicky. Ak sa firma do svojej elektronickej schránky aj prihlásila pred 1. augustom 2016, úrady jej môžu začať doručovať dokumenty elektronicky až vtedy, keď sa do svojej elektronickej schránky znovu prihlási v čase od 1. augusta 2016 do 31. decembra 2016. Následne, od 1. januára 2017, budú môcť byť úradné dokumenty doručované elektronicky ktorejkoľvek firme, teda aj tej, ktorá sa do svojej elektronickej schránky nikdy predtým neprihlásila.
Najneskôr od 1. januára 2017 tak budú môcť úrady všetkým firmám úradné dokumenty zasielať aj do ich elektronických schránok a táto forma doručenia bude rovnocenná s tou písomnou (bude mať rovnaké právne účinky). Aby sa firmy vyhli prípadným problémom v súvislosti s neprečítaním dôležitých úradných oznámení, budú musieť svoju prijatú poštu v elektronickej schránke pravidelne kontrolovať. Deaktivácia firemnej elektronickej schránky aktivovanej na doručovanie nie je nijakým spôsobom možná. Elektronická schránka bude firme zrušená až po jej zániku výmazom z obchodného registra.
Poznámka: Finančná správa SR pred niekoľkými dňami vydala tlačovú správu, v ktorej informuje daňovníkov, že im ani po povinnej aktivácii elektronických schránok do nich zatiaľ nebude doručovať dokumenty. Finančná správa SR tak bude zatiaľ s daňovníkmi komunikovať prostredníctvom svojho vlastného portálu.
Podnikateľov – fyzických osôb sa automatická aktivácia elektronických schránok netýka
Povinná aktivácia elektronických schránok na doručovanie sa týka len právnických osôb – podnikateľov (všetkých firiem). Podnikatelia - fyzické osoby elektronickú schránku zriadenú majú tiež, ale nebudú ju mať povinne aktivovanú na elektronické doručovanie úradných dokumentov. Dobrovoľne si ju však aktivovať môžu, a to priamo po prihlásení sa do nej. Ak sa však fyzické osoby – podnikatelia neskôr rozhodnú, že nechcú svoju elektronickú schránku používať na elektronické doručovanie úradných dokumentov, môžu požiadať o jej deaktiváciu. Uvedené podmienky o aktivácii a deaktivácii elektronickej schránky na doručovanie rovnako platia aj pre bežných občanov, ktorí podnikateľmi nie sú.
Čo potrebuje firma pre používanie svojej elektronickej schránky
Prístup do elektronickej schránky firmy má jej štatutárny orgán alebo člen jej štatutárneho orgánu. Znamená to, že napríklad v s.r.o. majú prístup do jej elektronickej schránky všetci jej konatelia. Prístup do elektronickej schránky je však možné zveriť aj akejkoľvek inej osobe ako štatutárnemu orgánu alebo členovi štatutárneho orgánu firmy. Môže tak urobiť jedine niektorí z členov štatutárneho orgánu, ktorý priamo vo svojej elektronickej schránke poverí prístupom do nej inú osobu, ktorá má elektronickú schránku tiež zriadenú (napríklad ako bežný občan). V tomto poverení je možné definovať aj rozsah delegovaných právomocí nakladania s elektronickou schránkou firmy.
Do elektronickej schránky sa vstupuje prostredníctvom Ústredného portálu verejnej správy www.slovensko.sk. Aby firma prostredníctvom svojho štatutárneho orgánu mohla vstupovať do svojej elektronickej schránky, musí člen štatutárneho orgánu disponovať určitým softvérovým a hardvérovým vybavením. Najdôležitejším je elektronický občiansky preukaz s čipom, takzvaná eID karta, ktorý sa používa s čítačkou čipových kariet pripojenou k počítaču. Bez elektronického občianskeho preukazu prístup do elektronickej schránky nie je nijakým spôsobom možný. Preto by všetci členovia štatutárnych orgánov firiem, ak elektronický občiansky preukaz ešte nemajú, mali čo najskôr požiadať o jeho vydanie osobne na oddelení dokladov okresného riaditeľstva Policajného zboru podľa svojho trvalého bydliska. Pre efektívnu elektronickú komunikáciu s úradmi bude pre člena štatutárneho orgánu firmy vhodné zriadiť si bezplatne na Polícii k elektronickému občianskemu preukazu rovno aj elektronický podpis. Okrem toho je potrebný na prácu s elektronickým občianskym preukazom a s elektronickým podpisom aj špecifický softvér a prístupové heslá.
Podrobné informácie o vybavovaní elektronického občianskeho preukazu a o všetkom, čo potrebujete k jeho používaniu, nájdete v článku Elektronický občiansky preukaz.
Elektronické úradné správy sa budú považovať za doručené aj keď si ich firma neprečíta
Vzhľadom na to, že najneskôr od 1. januára 2017 budú môcť úrady všetkým firmám doručovať dokumenty aj elektronicky, do ich elektronických schránok, mali by firmy zabezpečiť to, aby si tieto oznámenia prečítali včas. Zákon o e-Governmente hovorí, že výkon verejnej moci by mali príslušné orgány štátnej správy vykonávať prednostne elektronicky. Zároveň však naďalej nie je vylúčená komunikácia úradov s firmami v listinnej podobe. V súvislosti s elektronickým doručovaním je potrebné, aby si firmy tieto oznámenia prečítali včas, pretože inak sa môžu tieto úradné dokumenty považovať za doručené aj bez toho, aby si ich firma prečítala (môže platiť takzvaná „fikcia doručenia“). Lehota závisí od spôsobu doručenia príslušného dokumentu – do vlastných rúk alebo štandardne.
V prípade, že sa jedná o elektronické správy do vlastných rúk, na ich prečítanie je firma, ako ich prijímateľ, povinná potvrdiť tzv. elektronickú doručenku a až po tom jej bude sprístupnený obsah správy. O potvrdení elektronickej doručenky a teda prečítaní správy je notifikáciou informovaný aj príslušný úrad, ako odosielateľ tejto správy. Elektronická úradná správa do vlastných rúk vrátane všetkých jej elektronických príloh sa považuje za doručenú firme potvrdením elektronickej doručenky (prečítaním správy) alebo uplynutím 15-dňovej lehoty odo dňa nasledujúceho po dni jej prijatia do elektronickej schránky (aj vtedy, ak si ju firma neprečíta), podľa toho, ktorá skutočnosť z týchto dvoch nastane skôr. Ostatné elektronické úradné správy vrátane všetkých ich elektronických príloh sa považujú za doručené v deň bezprostredne nasledujúci po dni ich prijatia do elektronickej schránky.
Nastavenie e-mailových notifikácií je možnosť, ako si elektronickú správu včas prečítať
Asi každý z členov štatutárnych orgánov ktorejkoľvek firmy má zriadenú aj firemnú e-mailovú schránku, ktorej obsah pravidelne kontroluje. Je možné nastaviť, aby Vám do nej boli zasielané aj oznámenia o správach prichádzajúcich do firemnej elektronickej schránky. Ak by si firma neprečítala niektorú z dôležitých elektronických úradných správ, napríklad o súdnom konaní, v súvislosti s daňovými záležitosťami alebo s uložením pokuty, mohlo by jej to spôsobiť nemalé problémy. Aby sa firmy vyhli prípadným problémom v dôsledku neprečítania elektronických úradných dokumentov, odporúčame osobe, ktorá je členom ich štatutárneho orgánu, nastavenie e-mailových notifikácií o prijatých správach do elektronickej schránky. Vykonáva sa to priamo v nastaveniach elektronickej schránky.
Poznámka: Pre členov štatutárnych orgánov je ešte dôležité vedieť, že po prihlásení sa na Ústredný portál verejnej správy www.slovensko.sk budú mať k dispozícii na výber vstúpenie minimálne do dvoch elektronických schránok. Jednou je tá, ktorá im je zriadená pre firmu, ktorej sú členom štatutárneho orgánu. Druhú elektronickú schránku majú zriadenú ako občania – nepodnikatelia.
Podrobnejšie informácie o elektronických stránkach môžete nájsť v článku Dátové schránky.
