Ak chcete, aby bol niektorý úradný dokument zo Slovenska právne použiteľný v zahraničí alebo naopak, dokument zo zahraničia použiteľný na Slovensku, musí prejsť určitým overením.
Úradný dokument cudzieho štátu je bez vyššieho overenia listín nepoužiteľný
V medzinárodnom práve platí, že verejné listiny vydané orgánmi cudzieho štátu, ktoré platia na území tohto štátu ich vydania, nadobúdajú právnu silu verejných listín v inom štáte až vtedy, ak sú opatrené požadovanými overeniami. Znamená to, že verejná listina vydaná v zahraničí je použiteľná na právne účely na Slovensku až vtedy, ak je opatrená požadovaným overením. A rovnako to platí aj naopak, že verejná listina vydaná na Slovensku je použiteľná na právne účely v zahraničí až vtedy, ak je opatrená požadovaným overením.
Pre plnohodnotné použitie verejnej listiny jedného štátu na území iného štátu sa tak vyžaduje, aby táto listina prešla tzv. vyšším overením listín. Vyššie overenie listín sa vykonáva tzv. konzulárnou superlegalizáciou, ktorá je pomerne zložitým procesom, keďže listinu musí najskôr overiť orgán štátu, v ktorom sa listina vydala, a následne aj zastupiteľský úrad štátu (veľvyslanectvo), v ktorom sa má listina použiť. Takéto vyššie overenie listín sa ale nemusí použiť medzi krajinami, kde postačuje overenie listiny tzv. apostiláciou, čo je omnoho jednoduchší spôsob.
Poznámka: Konzulárna superlegalizácia ani apostilácia verejných listín sa nevyžaduje pri krajinách, s ktorými má Slovenská republika uzatvorenú bilaterálnu zmluvu o právnej pomoci (napríklad Česká republika).
Apostilovanie verejných listín na ich neobmedzené použitie v rôznych krajinách
Všetky krajiny, ktoré pristúpili k Dohovoru o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín z 5. októbra 1961 v Haagu (ďalej len „dohovor o apostile“) sa prijatím tohto dohovoru zaviazali, že od žiadneho zmluvného štátu tohto dohovoru nebudú vyžadovať vyššie overenie listín (tzv. konzulárnu superlegalizáciu), ktoré sa majú použiť na jeho území. Slovenská republika k dohovoru o apostile pristúpila 18. februára 2002.
Na účely takéhoto overenia hodnovernosti listiny sa vyžaduje jedine pripojenie osvedčenia – tzv. apostilu. Overenie listiny apostiláciou sa vykonáva tak, že verejná listina sa opatrí apostilom (špeciálnou pečiatkou alebo osobitným listom) v tvare štvorca s dĺžkou hrany aspoň deväť centimetrov a musí povinne obsahovať výraz „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“. Potom sa na tomto osvedčení uvádza napríklad aj štát, v ktorom bola listina vydaná, kým bola podpísaná a kto osvedčoval jej pravosť.
Kto vykonáva apostilovanie verejných listín a koľko to stojí
Apostiláciu vykonáva vždy príslušný orgán štátu, v ktorom bola listina vydaná (zoznam slovenských orgánov nájdete v článku nižšie). Napríklad ak chcete použiť slovenské osvedčenie o živnostenskom oprávnení v zahraničí, musíte žiadať o apostiláciu tohto dokumentu na Slovensku a až takto apostilované osvedčenie môžete použiť v zahraničí (avšak len v krajine, ktorá pristúpila k dohovoru o apostile). Kompletnýzoznam krajín, ktoré pristúpili k dohovoru o apostile a v ktorých je možné apostilované listiny použiť, nájdete na stránke Haagskej konferencie pre medzinárodné právo súkromné. Na tejto stránke nájdete aj príslušné úrady v zahraničí, ktoré je potrebné navštíviť, ak chcete apostilovať listinu vydanú v zahraničí a použiť ju napríklad na Slovensku.
K apostilácii je potrebné predložiť žiadosť, originál dokumentu, ktorý sa má apostilovať, a zaplatiť správny poplatok. Na Slovensku je správny poplatok za apostilovanie jedného dokumentu vo výške 10 eur bez ohľadu na počet jeho strán.
V akých situáciách Vám môže byť apostilovanie dokumentu užitočné?
Apostilovaný dokument môžete potrebovať napríklad v týchto situáciách:
- získavanie živnostenského oprávnenia v zahraničí alebo iného oprávnenia na podnikanie v zahraničí, kde potrebujete doložiť výpis z registra trestov a doklady o vzdelaní zo Slovenska,
- slovenská spoločnosť má zahraničného spoločníka, ktorý splnomocní iného spoločníka na Slovensku na určitý právny úkon, aby kvôli tomu sem nemusel cestovať,
- zakladáte si spoločnosť v zahraničí splnomocníte inú osobu, aby za Vás mohla v zahraničí podať žiadosť o zápis do obchodného registra alebo založiť bankový účet,
- študovali ste v zahraničí a na získanie osvedčenia o živnostenskom oprávnení na Slovensku alebo iného oprávnenia na podnikanie na Slovensku potrebujete predložiť Vaše doklady o vzdelaní zo zahraničia,
- splnomocníte svojho zástupcu v zahraničí, aby tam za Vás uzatvoril zmluvu so zahraničným obchodným partnerom,
- uzatvárate manželstvo v zahraničí, kde potrebujete predložiť Váš rodný list a potvrdenie o trvalom pobyte.
Ktoré verejné listiny je možné overiť apostilovaním?
Apostilovanie je možné vykonať len pre niektorý z nasledujúcich dokumentov:
- listiny vydané justičným orgánom štátu alebo justičným pracovníkom vrátane listín vydaných verejným žalobcom, vyšším súdnym úradníkom alebo procesným doručovateľom,
- správne listiny,
- notárske písomnosti,
- úradné osvedčenia, ktoré sa umiestňujú na listiny podpísané súkromnými osobami, ako sú úradné osvedčenia potvrdzujúce registráciu listiny alebo skutočnosť, že listina existovala v určitom čase, a úradné a notárske osvedčenia podpisov.
Ktoré orgány a úrady na Slovensku vykonávajú apostilovanie dokumentov?
Apostilovanie verejných listín na Slovensku vykonávajú tieto orgány a úrady:
- krajské súdy pre listiny vydané okresnými súdmi, listiny vydané notármi alebo súdnymi exekútormi, listiny, ktorých správnosť osvedčili notári, listiny, na ktorých notári osvedčili pravosť podpisu, preklady písomností vyhotovené súdnymi prekladateľmi, posudky vyhotovené znalcami,
- Ministerstvo spravodlivosti Slovenskej republiky pre listiny vydané justičnými orgánmi, ktoré nie sú uvedené v bode 1 (napríklad listiny vydané krajskými súdmi),
- Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky pre listiny vydané v jeho rezorte s výnimkou listín uvedených v bode 4 (napríklad doklad o štátnom občianstve, osvedčenie o živnostenskom oprávnení),
- obvodné úrady pre matričné doklady (napríklad rodný list, sobášny list, úmrtný list) a pre listiny vydané orgánmi samosprávy,
- Ministerstvo školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky pre listiny vydané v jeho rezorte (napríklad maturitné vysvedčenie, vysokoškolský diplom),
- Ministerstvo zdravotníctva Slovenskej republiky pre listiny vydané v jeho rezorte (napríklad maturitné vysvedčenie zo strednej zdravotníckej školy),
- Ministerstvo obrany Slovenskej republiky pre listiny vydané v jeho rezorte (napríklad listina o vykonaní vojenskej služby),
- Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky pre všetky ostatné listiny vydané v Slovenskej republike (napríklad výpis z registra trestov, výpis z katastra nehnuteľností, listiny daňových úradov).
Zdroj: www.mzv.sk
