Čo podnikateľov hrozí, ak má v obchodnom registri neaktuálne či nesprávne uvedené údaje?
Podnikateľovi sa môže mnohokrát stať, že dôjde k zmene jeho osobných údajov – napríklad mena alebo adresy bydliska. Zákonná povinnosť káže nahlásiť túto zmenu v rôznych evidenciách. Často pritom zabúdame, že tento údaj musíme aktualizovať aj v obchodnom registri. Mnoho podnikateľov však túto povinnosť zanedbáva a neplní, čím sa vystavujú zbytočnému riziku sankcií a ďalších problémov.
Zmeny v údajoch zapísaných v obchodnom registri treba oznámiť do 30 dní
Zákonná povinnosť znie jasne. V prípade, že dôjde k akejkoľvek zmene v zapísaných údajoch, prípadne, ak nastane potreba vymazať zapísané údaje v obchodnom registri, člen štatutárneho orgánu (konateľ, člen predstavenstva a pod.) má povinnosť podať návrh na zápis tejto zmeny alebo výmaz zapísaného údaju, a to v lehote 30 dní. Zákonná lehota beží odo dňa nasledujúceho po dni, ktorý je uvedený v rozhodnutí spoločníkov alebo orgánu spoločnosti, odo dňa prijatia tohto rozhodnutia alebo odo dňa, kedy nastali účinky právnej skutočnosti, ktorá má za následok zmenu údajov.
Túto zmenu je potrebné doložiť konkrétnymi listinnými dôkazmi, napríklad rozhodnutím orgánu spoločnosti. Ak chcete zapísať zmenu adresy, bude stačiť čestné vyhlásenie člena štatutárneho orgánu, v ktorom potvrdí svoju aktuálnu adresu. Podpis na čestnom vyhlásení musí byť úradne osvedčený. V iných prípadoch ako napríklad pri zmene členov štatutárneho orgánu sa bude obvykle prikladať rozhodnutie valného zhromaždenia.
Zákonnú lehotu dodržíte, pokiaľ najneskôr tridsiaty deň po zmene údajov podáte návrh na zmeny zápisu na súd alebo tento návrh odošlete.
Za neoznámenie zmien údajov v obchodnom registri hrozí pokuta až do výšky 3 310 eur
Pokiaľ vyššie uvedenú povinnosť nesplníte, môže vám registrový súd uložiť pokutu až do výšky 3 310 eur. Upozorňujeme, že registrový súd túto pokutu neuloží spoločnosti, ale naopak musí ju uložiť priamo fyzickej osobe, ktorá mala povinnosť oznámiť zmenu a doložiť ju potrebnými listinami. Pokuta tak bude uložená priamo členovi štatutárneho orgánu.
Podnikatelia si už zvykli, že hrozba uloženia tejto pokuty nie je až taká veľká. Súdy nemajú čas a kapacitu na to, aby neustále kontrolovali všetky zapísané údaje a hlavne ich aktuálnosť. Preto nie je nič netradičné, ak vám niekto poradí, aby ste sa vôbec nezaoberali aktualizáciou údajov v obchodnom registri, pretože to nikto poriadne nekontroluje a súd na to nemusí nikdy prísť.
Upozorňujeme vás však na významnú zmenu, ktorá nastane v právnom poriadku s účinnosťou od 1. júla 2016, kedy sa stane účinným civilný mimosporový poriadok. Do 30. júna 2016 je štatutárny orgán spoločnosti jediným subjektom, ktorý môže registrový súd informovať o zmenách. Nový civilný mimosporový poriadok upravuje konanie o zosúladení údajov v obchodnom registri so skutočným právnym stavom a konanie o zrušení zápisu údajov do obchodného registra, pričom návrh na zahájenie týchto konaní môže podať ktokoľvek, kto má právny záujem na tom, aby vaša spoločnosť mala zapísané správne údaje. Akonáhle sa teda súd dozvie, že ste si ako konateľ spoločnosti nesplnili povinnosť oznámiť zmeny, môže vám pokutu až do výšky 3 310 eur uložiť ako konateľovi spoločnosti. Nová právna úprava bola prijatá práve s cieľom odstrániť neaktuálne a chybné údaje v zápisoch v obchodnom registri.
Neaktuálne údaje v obchodnom registri môžu spôsobiť problémy v banke
Aktualizácia údajov je však potrebná aj čisto z praktických dôvodov, kedy zanedbanie povinnosti aktualizovať údaje v obchodnom registri môže spôsobiť oveľa citeľnejšie problémy. Napríklad v prípade, kedy ako štatutárny orgán spoločnosti chcete vybrať peniaze z bankového účtu spoločnosti. Zamestnanci banky si od vás vyžiadajú občiansky preukaz, pričom ak si údaje na občianskom preukaze porovnajú s údajmi zapísanými v obchodnom registri, môžu mať dôvodné podozrenie, že nie ste štatutárnym orgánom spoločnosti a banka vám odmietne vyplatiť peniaze z účtu spoločnosti.
Rovnaké komplikácie môžu nastať na pošte alebo pri bežnom obchodnom styku, prípadne pri rôznych konaniach pred úradmi.
Do obchodného registra sa zapisujú aj zmeny v adresách spoločníkov
Pamätajte, že v spoločnosti s ručením obmedzeným sa nezapisuje len adresa bydliska konateľa, ale aj adresy všetkých spoločníkov. Je teda nevyhnutné dôrazne informovať všetkých spoločníkov, aby vám vždy ohlásili zmenu ich bydliska alebo svojho mena.
Zákon o obchodnom registri totiž za nesplnenie povinnosti aktualizovať údaje v obchodnom registri pokutu uloží len osobe, ktorá zodpovedá za podanie návrhu na zápis zmeny, teda konateľovi.
V prípade prevodu obchodného podielu musí spoločník prevádzajúci obchodný podiel uviesť svoju aktuálnu adresu do zmluvy o prevode obchodného podielu a hlavne musí predložiť občiansky preukaz u notára alebo pred matričným úradom, keďže podpis na zmluve musí byť úradne osvedčený. Takýto nesúlad s údajmi v zmluve a údajmi zapísanými v obchodnom registri by mal za následok odmietnutie vykonania zápisu do obchodného registra, pretože takýto návrh by bol považovaný za nezrozumiteľný.
Dôležité predpisy, ktoré upravujú problematiku zmien údajov v obchodnom registri:
- § 5 ods. 5 a § 6 ods. 2 písm. d) zákona č. 530/2003 Z.z., o obchodnom registri
- vyhláška č. 25/2004 Z.z., ktorou sa ustanovujú vzory tlačív na podávanie návrhov na zápis do obchodného registra a zoznam listín, ktoré je potrebné k návrhu na zápis priložiť
- § 289 a nasl. a § 299 a nasl. zákona č. 161/2015 Z.z., civilný mimosporový poriadok
- § 115 ods. 3 zákona č. 513/1991 Zb., obchodný zákonník
TIP: Chystáte sa zmeniť obchodné meno, výšku základného imania alebo iné údaje o spoločnosti? Využite naše služby a nechajte si zapísať zmeny do obchodného registra.
