Vyhláška je vykonávacím predpisom pre zaručenú konverziu. Umožňuje prevod listinnej formy dokumentu na elektronickú a naopak s rovnakou právnou použiteľnosťou jeho novej formy.
Zaručená konverzia, jej účel a osoby oprávnené ju vykonávať
Zaručená konverzia je upravená v štvrtej časti zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente). V § 39 ods. 1 zákona o e-Governmente sa uvádza význam zaručenej konverzie. Novovzniknutý dokument zo zaručenej konverzie, ktorý je neoddeliteľne spojený s osvedčovacou doložkou má rovnaké právne účinky a je použiteľný na právne účely v rovnakom rozsahu ako pôvodný dokument, ktorého transformáciou vznikol.
Zaručená konverzia je postup, pri ktorom je celý, bežne zmyslami vnímateľný informačný obsah pôvodného:
- elektronického dokumentu transformovaný do nového dokumentu v listinnej podobe,
- dokumentu v listinnej podobe transformovaný do nového elektronického dokumentu,
- elektronického dokumentu transformovaný do nového elektronického dokumentu, ktorý má iný formát ako pôvodný elektronický dokument
za predpokladu, že táto konverzia je vykonaná postupom pre zaručenú konverziu osobou, ktorá je oprávnená ju vykonať.
Zaručenú konverziu môžu vykonávať len oprávnené osoby, ktorými sú podľa zákona o e-Governmente: orgán verejnej moci, notár alebo poštový podnik poskytujúci univerzálne služby. Ak nejde o konverziu verejnej listiny, môže ju vykonávať aj advokát. Osoba, ktorá žiada o vykonanie zaručenej konverzie sa označuje ako žiadateľ. Žiadateľom môže byť akákoľvek fyzická alebo právnická osoba.
Vyhláška o zaručenej konverzii
Vyhláška o zaručenej konverzii by podľa návrhu mala nadobudnúť účinnosť od 1. augusta 2014 a predstavuje významný posun vpred v rámci elektronickej komunikácii medzi občanmi, podnikateľmi a štátom navzájom. Vďaka zaručenej konverzii bude komunikácia rýchlejšia a úspornejšia, pretože v nej bude možné používať elektronické dokumenty s rovnakými právnymi účinkami ako pri listinných dokumentoch.
Vyhláška o zaručenej konverzii ustanovuje podrobnosti o zaručenej konverzii dokumentov predovšetkým v nasledujúcich oblastiach:
- formáty elektronických dokumentov použiteľné na účely zaručenej konverzie,
- spôsob vyhotovenia osvedčovacej doložky a jej forma,
- spôsob posudzovania úrovne záruk poskytnutých bezpečnostnými prvkami,
- evidencia záznamov o vykonanej zaručenej konverzii,
- sadzobník poplatkov za zaručenú konverziu.
Formáty elektronických dokumentov použiteľné na účely zaručenej konverzie
Formáty pôvodných elektronických dokumentov, ktoré je na účely zaručenej konverzie možné použiť sú:
- pri textových súboroch: Hypertext Markup Language (.html, .htm), Extensible Hypertext Markup Language (.xhtml), Portable Document Format (.pdf), Text Format (.txt) v kódovaní UTF-8, Open Document Format (.odt) a Office Open XML (.docx);
- pri grafických súboroch: Graphics Interchange Format (.gif), Portable Network Graphics (.png), Joint Photographic Experts Group (.jpg, .jpeg, .jpe, .jfif, .jfi, .jif) a Tagged Image File Format (.tif, .tiff).
Žiadateľ o vykonanie zaručenej konverzie si môže z uvedených formátov vybrať ten, ktorý najlepšie vyhovuje jeho požiadavkám. Ak nie sú textové alebo grafické dokumenty v uvedených formátoch, osoby vykonávajúce konverziu nie sú povinné konverziu vykonať vzhľadom na to, že veľké množstvo formátov elektronických dokumentov by neprimerane zvyšovalo potrebu zabezpečenia programového vybavenia. Na účely zaručenej konverzie môžu byť použité aj iné formáty, ak osoba vykonávajúca konverziu súhlasí s použitím iných formátov a má na to požadované technické vybavenie.
Vyhláška o zaručenej konverzii hovorí, že formáty novovzniknutých elektronických dokumentov môžu vznikať prostredníctvom rôznych technologických postupov. Najobvyklejším spôsobom bude naskenovanie a najmä pri textových formátoch sa uprednostňuje aj použitie technológie optického rozpoznávania znakov (OCR). Ďalšou možnosťou je manuálny prepis pôvodného dokumentu do novovzniknutého dokumentu.
Spôsob vyhotovenia osvedčovacej doložky a jej forma
Osoba vykonávajúca zaručenú konverziu musí pri zaručenej konverzii vyhotoviť aj osvedčovaciu doložku. Osvedčovacia doložka sa vyhotovuje buď v listinnej podobe alebo v podobe elektronického dokumentu, ak novovzniknutý dokument má elektronickú podobu a neoddeliteľne sa spojí s novovzniknutým dokumentom. Zákon o e-Governmente v § 37 podrobne upravuje obsah osvedčovacej doložky. Vyhláška o zaručenej konverzii spresňuje spôsob a formu jej vypĺňania.
Osvedčovacia doložka je samostatný dokument označený textom „Osvedčovacia doložka“. Osvedčovacia doložka sa spája spolu s novým dokumentom, ktorý vznikol zaručenou konverziou tak, aby mohol byť novovzniknutý dokument a osvedčovacia doložka osobitne identifikovateľný. Osvedčovacia doložka sa s novým dokumentom spojí mechanickými prostriedkami pri dokumentoch listinnej podoby alebo autorizáciou pri elektronických dokumentoch (vykonáva sa zaručeným elektronickým podpisom alebo zaručenou elektronickou pečaťou). Vyhláška o zaručenej konverzii obsahuje v § 5 podrobný popis jednotlivých častí osvedčovacej doložky.
Pri zaručenej konverzii z elektronického do listinného dokumentu a medzi elektronickými dokumentmi navzájom sa osvedčovacia doložka vyhotovuje takto:
- výsledok overenia autorizácie alebo platnosti časovej pečiatky (časová pečiatka je informácia pripojená k elektronickému dokumentu, ktorá musí spĺňať určité požiadavky) sa uvedie slovne údajom o období a stave platnosti,
- ak pôvodný dokument autorizáciu neobsahuje alebo k nemu nie je pripojená časová pečiatka, uvedie sa to slovne v osvedčovacej doložke,
- slovne sa uvedie údaj o čase a mieste vykonania autorizácie pôvodného elektronického dokumentu v rozsahu, v akom je ho možné zistiť z údajov autorizácie,
- identifikátor osoby držiteľa prostriedku autorizácie sa uvedie slovne a číslom v tvare, v akom je uvedený v autorizácii vrátane uvedenia mandátu tohto držiteľa, ak bol použitý mandátny certifikát,
- osobitne sa uvedie formát papiera, počet listov a počet neprázdnych strán pôvodného dokumentu,
- pri označení osoby vykonávajúcej zaručenú konverziu sa uvedie je úplný názov, identifikátor právnickej osoby, meno a priezvisko fyzickej osoby vykonávajúcej konverziu, jej funkcia,
- uvedie sa dátum vykonania zaručenej konverzie najmenej v rozsahu hodina, minúta, deň, mesiac a rok,
- evidenčné číslo zaručenej konverzie sa uvedie v rovnakej hodnote ako v evidencii záznamov o konverzii.
Pri zaručenej konverzii z listinného do elektronického dokumentu sa osvedčovacia doložka vyhotovuje takto:
- uvedie sa slovný opis vizuálnej podoby bezpečnostných prvkov a ich umiestnenie na pôvodnom dokumente v tvare list, strana, umiestnenie na strane dokumentu a tiež sa uvedie vyhlásenie žiadateľa, že o iných bezpečnostných prvkoch nemá vedomosť,
- oddelene sa uvedie formát papiera, počet listov a počet neprázdnych strán pôvodného dokumentu,
- uvedie sa meno, priezvisko a funkcia fyzickej osoby, ktorá zaručenú konverziu vykonala,
- evidenčné číslo zaručenej konverzie sa uvedie v rovnakej hodnote ako v evidencii záznamov o konverzii.
Spôsob posudzovania úrovne záruk poskytnutých bezpečnostnými prvkami
Pri zaručenej konverzii sa informačný obsah pôvodného dokumentu transformuje do nového dokumentu. Bezpečnostné prvky novovzniknutého dokumentu musia poskytovať rovnakú alebo vyššiu úroveň záruk, akú poskytujú bezpečnostné prvky pôvodného dokumentu. Vyhláška o zaručenej konverzii upravuje podrobnosti o spôsobe posudzovania týchto záruk. Osoba vykonávajúca konverziu popíše tie bezpečnostné prvky, ktoré jej oznámil žiadateľ vrátane tých, ktoré sama identifikovala.
Posudzujú sa tri kritériá úrovne záruk pôvodných dokumentov: zabezpečenie integrity pôvodného dokumentu, osvedčenie pravosti pôvodného dokumentu a identifikácia osoby, ktorá pôvodný dokument podpísala alebo autorizovala. Pri posudzovaní úrovne záruk sa neprihliada na informačný obsah, ktorým je napríklad štruktúra nadpisov, oddelenie odsekov, umiestnenie obrázkov, veľkosť písma, smerovanie písma, grafické rozlíšenie.
Ak pôvodný dokument má listinnú podobu, bezpečnostné prvky sa skontrolujú vizuálne. Bezpečnostnými prvkami zabezpečujúcimi:
- integritu pôvodného dokumentu sú všetky prvky zabezpečujúce spojenie listov listinného dokumentu brániace ich oddeleniu od seba alebo zásahu do nich (napríklad trvalé spojenie mechanickými prostriedkami, spojenie páskou, laminovanie povrchu a podobne),
- osvedčenie pravosti pôvodného dokumentu sú jedinečné prvky, ktoré sú s listinným dokumentom trvalo spojené alebo predstavujú spôsob jeho vyhotovenia (napríklad vodoznak, reliéfna tlač, embosovanie, ochranná známka, ochranná fólia a podobne),
- identifikáciu osoby, ktorá pôvodný dokument podpísala alebo autorizovala sú meno, priezvisko, funkcia, podpis, pečiatka a podobne.
Ak je pôvodný dokument v elektronickej podobe, bezpečnostné prvky sa skontrolujú použitím technických alebo programových prostriedkov. Bezpečnostnými prvkami zabezpečujúcimi:
- integritu pôvodného dokumentu sú prvky brániace zásahu do dokumentu alebo jeho rozdeleniu, napríklad autorizácia zaručeným elektronickým podpisom,
- osvedčenie pravosti dokumentu sú jedinečné prvky trvalo spojené s dokumentom alebo predstavujúce spôsob jeho vyhotovenia,
- identifikáciu osoby sú elektronický podpis, elektronická pečať, meno, priezvisko, funkcia a podobne.
Evidencia záznamov o vykonanej zaručenej konverzii
Osoby vykonávajúce konverziu vedú evidenciu záznamov o vykonanej zaručenej konverzii. Evidencia záznamov o vykonanej zaručenej konverzii slúži na kontrolu vykonaných konverzií a tiež ako ochrana pred nezákonnými postupmi. Evidencia by mala byť v budúcnosti vedená aj na centrálnej úrovni, na Ministerstve financií SR. Evidencia záznamov o konverzii obsahuje všeobecnú časť a osobitnú časť o každej jednotlivej konverzii.
Všeobecná časť evidencie záznamov o konverzii obsahuje tieto údaje:
- počet a podoba pôvodných dokumentov, ktoré boli konvertované,
- počet druhov vykonanej konverzie v člení na konverziu z elektronického dokumentu do listinnej podoby, z dokumentu v listinnej podobe do elektronického dokumentu a konverziu v rámci elektronických dokumentov.
Osobitná časť evidencie záznamov o jednotlivej konverzii obsahuje:
- stručný názov pôvodného dokumentu, autorizačné údaje tohto dokumentu a osvedčovacej doložky k nemu,
- výsledok overenia platnosti autorizácie alebo platnosti časovej pečiatky a opis bezpečnostných prvkov pôvodného dokumentu v listinnej podobe,
- evidenčné číslo zaručenej konverzie,
- druh vykonanej konverzie,
- údaj o technickom alebo programovom prostriedku použitom na vykonanie zaručenej konverzie,
- ak ide o konverziu v rámci elektronických dokumentov, údaj o pôvodnom a novovzniknutom formáte dokumentu,
- dátum a čas vykonania zaručenej konverzie,
- meno a priezvisko fyzickej osoby, ktorá vykonala zaručenú konverziu a jej funkcia,
- autorizácia osoby vykonávajúcej konverziu.
Sadzobník poplatkov za zaručenú konverziu
Prílohou k vyhláške o zaručenej konverzii je aj sadzobník poplatkov za zaručenú konverziu. Okrem týchto poplatkov vyhláška osobitne upravuje aj náhrady za obstaranie nosičov (CD, DVD, Blu-ray), tlač dokumentov (čiernobiela, farebná tlač), obstaranie obálok a odoslanie, ktoré boli vynaložené osobou vykonávajúcou konverziu.
Poplatky za výkon zaručenej konverzie sa ustanovujú nasledovne:
| Výkon v rámci zaručenej konverzie | Poplatok v EUR |
| vytvorenie osvedčovacej doložky | 1 |
| za každú, aj začatú stranu pôvodného listinného dokumentu a) formátu A4 b) formátu A3 | 0,1 0,2 |
| za každú, aj začatú stranu novovzniknutého listinného dokumentu a) formátu A4 b)formátu A3 | 0,2 0,4 |
| zaručená konverzia elektronického dokumentu do novovzniknutého elektronického dokumentu, ktorý má iný formát ako pôvodný elektronický dokument | 0,33 |
| za každú, aj začatú stranu novovzniknutého listinného dokumentu formátu A4, ak sa na zaručenú konverziu použije technológia optického rozpoznávania znakov (OCR) | 5 |
