Zaručená konverzia predstavuje prevod z listinnej formy dokumentu do elektronickej a naopak. Túto službu poskytujú notári, právnici či pošta. O čo presne ide a aká je cena?
Zaručenú konverziu upravuje zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov.
Zaručená konverzia – prevod z listinnej formy do elektronickej a naopak
Pod pojmom konverzia sa rozumie prevedenie z jednej formy do inej. V prípade konverzie dokumentov ide o prevod pôvodného dokumentu z elektronickej podoby do listinnej (vytlačenie dokumentu) alebo z listinnej podoby do elektronickej (naskenovanie dokumentu) alebo o prevod elektronického dokumentu do novovzniknutého elektronického dokumentu. Konverzia, pri ktorej novovzniknutému dokumentu z pohľadu zákona ostávajú zachované právne účinky pôvodného dokumentu, t. j. aj naďalej ostáva považovaný za originál, označujeme ako zaručená konverzia.
Čo je výsledkom zaručenej konverzie a kedy sa využíva
Výsledkom zaučenej konverzie je vždy dokument v listinnej alebo v elektronickej podobe obsahujúci špeciálnu doložku o vykonanej konverzii, ktorú pripojí oprávnená osoba (notár, advokát a pod.). Pri konverzii do listinnej podoby má táto doložka formu ďalšej strany pripojenej na záver dokumentu, ktorá obsahuje zákonom stanovené náležitosti a podpis osoby, ktorá konverziu vykonala. Pri konverzii do elektronickej podoby má doložka formu XML súboru, pričom originálny naskenovaný dokument (napr. PDF) zmení svoju formu rovnako ako pri podpise kvalifikovaným elektronickým podpisom.
Podnikateľ môže využiť zaručenú konverziu napríklad pri podaní návrhu na vklad do katastra nehnuteľností. Ak podnikateľ uzavrie s iným podnikateľom kúpnu zmluvu a zmluva v listinnej podobe obsahuje úradne osvedčený podpis s pečiatkou notára, zaručenou konverziou možno docieliť prevod dokumentu do elektronickej formy tak, že nestráca právne účinky pôvodného dokumentu (vrátane osvedčenia podpisu). Návrh na vklad do katastra nehnuteľností s takýmto elektronickým dokumentom je potom možný bez zbytočných komplikácií, aké sú spojené s viacnásobným podpisovaním neskonvertovaného dokumentu elektronickým podpisom.
Prevod dokumentu z listinnej podoby do elektronickej možno využiť napríklad pri doručení elektronického výpisu z obchodného registra alebo elektronického výpisu z registra trestov, ktoré sú lacnejšie. Podnikateľovi stačí, ak si elektronický dokument uloží na USB kľúč a u oprávnenej osoby, napríklad u notára, si nechá z výpisu vyhotoviť listinu, ktorú od neho môže vyžadovať napríklad banka.
Zaručenú konverziu možno využiť taktiež pri archivácii dôležitých dokumentov, príp. účtovných dokladov, kedy podnikatelia nemusia viac uchovávať množstvo originálov dokumentov v papierovej podobe, no postačí im k tomu dátové úložisko.
Žiadateľom o službu konverzie môžu byť všetky fyzické aj právnické osoby.
Kto vykonáva zaručenú konverziu
Zaručenú konverziu môžu vykonávať len oprávnené osoby podľa zákona o e-Governmente. Podľa súčasného zákona o e-Governmente môžu zaručenú konverziu vykonávať len:
- orgán verejnej moci, advokát a notár,
- poštový podnik poskytujúci univerzálnu službu, ak je prevádzkovateľom integrovaného obslužného miesta,
- patentový zástupca, ak nejde o konverziu verejnej listiny,
- právnická osoba so 100-percentnou majetkovou účasťou štátu, ktorej predmetom podnikania je konsolidácia pohľadávok verejného sektora, ak ide o zaručenú konverziu dokumentov týkajúcich sa pohľadávok, ktoré podľa osobitného predpisu nadobudla a ktoré ako poverená osoba podľa osobitného predpisu konsoliduje,
- Slovenský pozemkový fond, ak ide o zaručenú konverziu dokumentov pre vlastnú potrebu na účely výkonu jeho činnosti podľa osobitných predpisov.
Zaručená konverzia – notár, advokát či na pošte?
Ak by ste chceli vykonať zaručenú konverziu dokumentu u notára, radšej sa vopred informujte, či takúto službu notár poskytuje. Časť notárov, i keď o elektronickej konverzii vedia, túto službu často v skutočnosti totiž neposkytuje, i keď tento trend sa postupne zlepšuje.
Pokiaľ ide o možnosť konverzie dokumentov na pošte, taktiež je potrebné si zistiť, či konkrétna pobočka tento typ služby ponúka. Na poštách na počkanie skonvertujú listinný dokument do elektronickej podoby len na vybraných pobočkách, ktorých zoznam je dostupný na webovej stránke pošty. Aktuálne ide o 160 pobočiek Slovenskej pošty v SR. Opačne, zaručenú konverziu elektronického dokumentu do listinnej podoby by vám mali poskytnúť na všetkých IOM poštách. Novovzniknutý dokument je neoddeliteľne spojený s osvedčovacou doložkou a použiteľný na právne účely v rovnakom rozsahu ako jeho úradne overená kópia.
Je možné povedať, že v najväčšej miere sa zaručenou konverziu zaoberajú najmä advokáti, ktorí však túto službu poskytujú obvykle iba pre vlastných klientov.
Oprávnená osoba ktorá vykonáva zaručenú konverziu, musí disponovať mandátnym podpisovým certifikátom a tiež licenciou k softvéru, ktorý dokáže konvertovať dokumenty z listinnej podoby do elektronickej a naopak, pričom takýto softvér nie je voľne dostupný (ide o pomerne drahé komerčné riešenia len niekoľkých softvérových spoločností).
Zaručená konverzia – cena
Cena za zaručenú konverziu je pomerne vysoká. Napríklad, zaručená konverzia jednej strany dokumentu z listinnej do elektronickej podoby na pobočkách Slovenskej pošty stojí 2,16 eura (zahrnutá tiež cena vytvorenia osvedčovacej doložky). U notárov sa na základe nášho prieskumu cena pohybovala okolo 1,60 eura za stranu dokumentu. Ceny advokátov sú individuálne, nakoľko ide zväčša o službu pre vlastných klientov.
Zaručená konverzia a účtovníctvo
Mnohé firmy by radi viedli účtovníctvo elektronicky a nemali by plné skrine šanónov s papierovými dokladmi. Archivovať účtovné záznamy je spravidla spoločnosť povinná po dobu desiatich rokov. Avšak, elektronické uchovávanie registratúrnych záznamov je možné iba pri tých záznamoch, ktoré boli pôvodne vyhotovené ako elektronické. Ak bol dokument vyhotovený v papierovej podobe, môže sa z neho vytvoriť elektronická kópia a uchovávať táto, ale zároveň spoločnosť musí uchovávať aj papierový originál. V roku 2015 reflektoval zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v z. n. p. na zmeny týkajúce sa e-Governmentu, a doplnila sa doň možnosť papierový originál naďalej neuchovávať za podmienky, že je vyhotovená elektronická kópia prostredníctvom zaručenej konverzie. Ak by teda firma chcela nahradiť papierovú formu a archivovať účtovníctvo a súvisiace dokumenty už len elektronicky, je možný prevod papierových dokladov na elektronické, avšak len formou zaručenej konverzie. Zaručená konverzia všetkých účtovných dokumentov a súvisiacich záznamov by však bola pre firmy veľmi nákladná, taktiež aj administratívne náročná, ak by všetky doklady bolo potrebné nosiť k notárovi, advokátovi či na poštu.
Len pre úplnosť, zákon o DPH, ako aj vysvetľujúci metodický pokyn Finančného riaditeľstva sú v ohľade uchovávania dokladov v porovnaní so zákonom o archivácii pokrokovejšie a od roku 2013 na uchovávaní faktúr v pôvodnej forme netrvajú. Osoby povinné uchovávať faktúry si z pohľadu zákona o DPH môžu zvoliť formu ich uchovávania bez ohľadu na to, ako boli faktúry poslané alebo sprístupnené. Bolo by teda žiadúce, v záujme elektronizácie účtovníctva, keby aj zákon o archívoch a registratúrach zaručenú konverziu dokumentov nevyžadoval.
