Účtovné doklady preukazujú, že účtovný prípad nastal, sú prostriedkom pri zisťovaní základu dane z príjmov a niektoré slúžia pre účely dane z pridanej hodnoty. Ich nesprávnosť, strata alebo zničenie môže mať pre účtovnú jednotku (podnikateľa) podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“) sankčné dôsledky až do výšky 100 00 eur zvýšené o dodatočné dorubenia daní. Náležitá starostlivosť venovaná obehu účtovných dokladov, dôkladnej kontrole, dostatočnej ochrane a dodržanie predpisov pri ich archivovaní minimalizuje riziko pokút alebo dodatočných odvodov daní. Rozširujúca sa elektronizácia vedenia účtovníctva a obchodnej komunikácie ovplyvňuje účtovné a daňové doklady. Slovenské právne predpisy upravujú aj oblasť elektronických účtovných dokladov, daňových dokladov a archiváciu elektronických účtovných a daňových dokladov.
Obeh účtovných a daňových dokladov
Obehom účtovných dokladov v účtovnej jednotke sa rozumie postup narábania s účtovnými dokladmi od ich prijatia, resp. vyhotovenia, následné spracovanie účtovných dokladov (nazývané tiež likvidácia) až po ich archiváciu. Starostlivo fungujúci obeh účtovných dokladov je potrebné zabezpečiť vnútorným predpisom. Dôležitou súčasťou vnútorného predpisu o obehu účtovných dokladov je určenie podpisových záznamov a osoby zodpovedné za účtovné prípady.
Formy účtovných a daňových dokladov
Obeh účtovných dokladov v účtovnej jednotke začína ich prijatím alebo vyhotovením. Účtovné doklady môžu mať písomnú formu (listinné predtlačené alebo vytlačené účtovné doklady) alebo technickú formu (elektronické dokumenty vyhotovené exportom zo softvéru). V zmysle zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o dani z pridanej hodnoty“) môžu podnikatelia vyhotovovať faktúry v listinnej forme (obyčajné papierové) alebo elektronickej forme v akomkoľvek elektronickom formáte. Dodávateľ môže vydať elektronickú faktúru len so súhlasom príjemcu tovaru alebo služby. Podľa zákona o dani z pridanej hodnoty sa od 1. 1. 2013 nevyžaduje písomný súhlas. Za súhlas s vyhotovením elektronickej faktúry možno považovať jej úhradu alebo inú dohodu. Dôležité je, vzhľadom na možnosť vystavenia elektronickej faktúry v akomkoľvek formáte, aby ju dokázal príjemca spracovať. Vzor súhlasu o zasielaní elektronickej faktúry nájdete na tomto odkaze.
Po vyhotovení, resp. prijatí účtovného dokladu sa v rámci likvidácie preskúma jeho vecná (kontrola číselných údajov, peňažných súm) a formálna (povinné náležitosti) správnosť. Ak boli zistené chyby je účtovná jednotka povinná bez zbytočného odkladu vykonať opravu alebo požadovať vykonanie opravy.
Každý účtovný doklad musí obsahovať podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad a osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie. Podpisový záznam môže mať písomnú alebo technickú formu. Účtovné doklady môžu byť podpísané vlastnoručne alebo prostredníctvom preukázateľného účtovného záznamu, ktorý nahrádza vlastnoručný podpis, v technickej forme (elektronickým podpisom podľa zákona č. 215/2002 Z. z. o elektronickom podpise v znení neskorších predpisov), pričom na obidve formy sa prihliada rovnako. Hoci podľa zákona o dani z pridanej hodnoty nie je potrebné faktúru podpísať, faktúra ako účtovný doklad musí obsahovať podpisový záznam.
Prenos účtovného dokladu musí účtovná jednotka zabezpečiť pred jeho zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi doň a neoprávneným prístupom k nemu. Účtovné doklady určené na prenášanie mimo účtovnej jednotky v technickej forme musia obsahovať podpisový záznam. Okrem vlastnoručného podpisu, elektronického podpisu sa môže účtovná jednotka dohodnúť s iným subjektom aj na inom zázname v technickej forme, ktorý nahrádza vlastnoručný podpis alebo elektronický podpis. Môže ísť o rôzne heslá, šifry a podobne.
Príklad: Účtovná jednotka sa dohodne so svojou bankou, že jej banka bude výpisy z účtov posielať emailom v PDF formáte chránené heslom. Takto prenášaný doklad sa považuje za dostatočne zabezpečený a preukázateľný. Výpis z bankového účtu doručený v elektronickej podobe sa musí v elektronickej podobe aj archivovať. Nestačí ho len vytlačiť.
Podľa zákona o dani z pridanej hodnoty nie je potrebné faktúru podpísať. Zdaniteľná osoba (odberateľ aj dodávateľ) je povinná zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry od jej vydania do konca obdobia na jej uchovávanie. Jednou z možností je použiť zaručený elektronický podpis. Viac informácií nájdete v článku Elektronická faktúra.
Ochrana a archivácia účtovných a daňových dokladov
K povinnostiam účtovnej jednotky patrí zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie (vrátane účtovných dokladov) proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu, taktiež je povinnosťou účtovnej jednotky zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením. Bežným problémom je vyblednutie bločkov z elektronickej registračnej pokladnice. Účtovný doklad musí byť čitateľný, preukázateľne dokazovať skutočnosť a účtovná jednotka je povinná zabezpečiť jeho trvalosť a zároveň neporušiť jeho obsah. Akceptovateľným riešením je kopírovanie pokladničných dokladov z ERP a ich uchovávanie spolu s originálnym pokladničným dokladom.
Účtovné doklady sa v priebehu účtovného obdobia archivujú v takzvanom príručnom archíve. Príručným archívom sa rozumejú zoraďovače s účtovnými dokladmi a uložené elektronické účtovné doklady v počítači, ktoré sú v prípade potreby rýchlo k dispozícii. Po skončení účtovného obdobia sa účtovné doklady archivujú účtovnom archíve počas doby ustanovenej v zákone o účtovníctve. Účtovné jednotky sú povinné pri archivovaní a vyraďovaní dokumentov postupovať v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z o archívoch a registratúrach v znení neskorších predpisov. V zmysle tohto zákona sú podnikatelia povinní vypracovať registratúrny plán a registratúrny poriadok. Za účelom archivácie a vyraďovania dokumentov je účtovná jednotka povinná vypracovať vnútorný predpis. Účtovné doklady vyhotovené a podpísané v technickej forme musí účtovná jednotka archivovať elektronicky. Po vytlačení takéhoto účtovného dokladu sa do písomnej formy neprenesie elektronický podpis, ktorý je súčasťou elektronického účtovného dokladu. V prípade daňovej kontroly je dôležitá elektronická faktúra (v počítači na pevnom disku, CD/DVD, USB kľúči). Vytlačená papierová faktúra, ktorá je naskenovaná sa nepovažuje za elektronickú faktúru a musí sa archivovať v listinnej forme.
Účtovné doklady musí účtovná jednotka archivovať počas piatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. V prípade účtovných dokladov na základe ktorých sa zisťuje základ dane alebo iné skutočnosti rozhodujúce pre správne určenie dane alebo vznik daňovej povinnosti nemôžu byť porušené lehoty zákona o dani z pridanej hodnoty a daňového poriadku. Účtovné doklady a ostatné účtovné záznamy, ktoré sa týkajú správneho konania, trestného konania, občianskeho súdneho konania alebo iného konania, ktoré sa neskončilo musí účtovná jednotka archivovať do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie.
O povinných náležitostiach účtovných a daňových dokladov a lehotách ich vystavenia si môžete prečítať v tomto článku.
