Elektronické faktúry

Elektronická forma faktúry je pre mnohých podnikateľov prirodzeným krokom vpred. Pojmom elektronická faktúra sa označuje obyčajná faktúra, ktorá bude doručená elektronicky, napríklad emailom. V zmysle § 31 zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve je elektronická faktúra plnohodnotným účtovným dokladom, ale jej neporušenosť musí byť zabezpečená napríklad elektronickým podpisom. Preskenovaný podpis a preskenovaná pečiatka na elektronickej faktúre nie je spôsobom zabezpečenia neporušenosti elektronickej faktúry. Elektronické faktúry majú svoj zmysel, stále však častejšie končia u súkromných osôb ako u podnikateľov. Aké výhody a nevýhody prináša elektronická fakturácia a aké povinnosti vyplývajú podnikateľovi v súvislosti s elektronickými faktúrami, sa dočítate v tomto článku.

Legislatíva elektronických faktúr

Elektronické faktúry a ich problematiku upravujú tieto zákony:

• zákon č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov;
• zákon  č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov;
• zákon č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov (Pozor, dňa 26.7.2012 bola schválená novela tohto zákona, s účinnosťou od 1.10.2012 a 1.1.2013. Viac informácií nájdete v článku Novela zákona o DPH s účinnosťou od 1. októbra 2012 a od 1. januára 2013);
• zákon č.215/2002 Z.z. o elektronickom podpise v znení neskorších predpisov;

Poznámka: Článok zohľadňuje znenie zákona č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty aj po prijatej novele. Viac o týchto zmenách sa dočítate tu.

Zákon č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov problematiku elektronických faktúr  neupravuje priamo, avšak každý podnikateľ je podľa § 32 zákona č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov povinný podať daňové priznanie za zdaňovacie obdobie. Na účely zistenia základu dane z príjmov preukazuje svoje príjmy a výdavky pomocou účtovných záznamov (medzi ktoré patria aj elektronické faktúry).

Zákonom č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve sú predpísané všeobecné náležitosti faktúry, pričom  elektronická faktúra musí obsahovať všetky náležitosti podľa §10 zákona  č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve, rovnako ako faktúra v papierovej forme.

Náležitosti faktúry podľa zákona o účtovníctve:

• označenie účtovného dokladu;
• obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov;
• peňažná suma alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
• dátum vyhotovenia účtovného dokladu;
• dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia;
• podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie;
• označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia.

Tip: Náležitosti faktúry pre podnikateľa, ktorý je platiteľom dane z pridanej hodnoty, ako i viac informácií o faktúrach nájdete v článku na Podnikajte.sk Faktúra a jej vzor.

Legislatíva v prípade elektronických faktúr nie je úplne jednoznačná, čo komplikuje ich používanie. Podľa § 10 ods. 1 písm. f) zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve musí účtovný záznam (v našom prípade elektronická faktúra) obsahovať podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie. Osobou zodpovednou za zaúčtovanie je účtovník, zákon však jasne nedefinuje, kto je „osoba zodpovedná za účtovný prípad v účtovnej jednotke“, teda či je ňou vystavovateľ faktúry (dodávateľ) alebo príjemca faktúry (odberateľ). Ak je ňou vystavovateľ, musí elektronická faktúra obsahovať jeho elektronický podpis (v takomto prípade faktúra s preskenovaným podpisom a pečiatkou nie je platným účtovným dokladom). Ak by bol zodpovednou osobou príjemca faktúry, musí prijatú elektronickú faktúru opatriť svojím podpisom (čo príjemcu motivuje skôr k preferovaniu papierovej formy prijímaných faktúr).

TIP: Fakturujte online zadarmo a bez obmedzení na iKros.sk.

Elektronický podpis na elektronickej faktúre

Aby bola elektronická faktúra akceptovaná ako daňový doklad, musí byť podľa § 71 ods. 3 (podľa novely účinnej od 1.1.2013, do nadobudnutia jej účinnosti podľa §75 ods. 6) zákona č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty zabezpečená vierohodnosť jej pôvodu, čitateľnosť a neporušenosť obsahu. Najpoužívanejší spôsob, ktorý to garantuje je elektronický podpis (ďalší spôsob je napr. elektronická výmena údajov). Elektronický podpis, ktorý obsahuje elektronická faktúra nie je typický podpis, je to softvérový ochranný kód, vygenerovaný počas procesu vytvárania. To, že faktúra neobsahuje klasický ručný podpis alebo pečiatku, teda nie je podstatné, ak obsahuje elektronický podpis. Overiť si ho môžete v závislosti od formátu faktúry a programu na jej zobrazovanie (ADOBE 7 ho zobrazuje hneď – obr. 1, v prípade Adobe PDF verzia 8 a 9 > Signature properties > show certificate > summary).

Rozlišuje sa medzi elektronickým podpisom a zaručeným elektronickým podpisom. Elektronický podpis obsahuje komerčný certifikát. Uplatňuje sa všade tam, kde je potrebná dodatočná autorizácia odoslaných správ, osôb alebo prihlásení do interného firemného systému. Obyčajný elektronický podpis môže i nemusí byť chránený heslom, je vhodné zálohovať si ho na bezpečnom mieste a zariadení. Používa sa najmä na:

• podpisovanie e-mailových správ;
• bezpečné prihlasovanie sa do systému certifikátom – nahrádza prihlásenie pomocou mena a hesla;
• bezpečnú komunikácii s webovými stránkami;
• zasielanie výplatných pások elektronicky - k obsahu správy sa dostane len odosielateľ a adresát;
• zasielanie faktúr elektronicky - nevyžaduje zaručený elektronický podpis postačujúci je elektronický podpis.

Zaručený elektronický podpis, ktorý obsahuje kvalifikovaný certifikát, má širšie využitie a nahrádza vlastnoručný podpis. Ak súčasne obsahuje aj časovú pečiatku, má rovnakú právnu váhu ako podpis u notára. Je chránený prístupovým heslom a nedá sa zálohovať, ani kopírovať. Pri prípadnom zablokovaní či strate je potrebné vydať nový.

Používa sa pri komunikácii s:

• Finančným riaditeľstvom SR, daňovými úradmi;
• Katastrom nehnuteľností SR;
• Obchodným registrom SR;
• Súdmi SR;

Okrem uvedených orgánov štátnej správy je možné prostredníctvom zaručeného elektronického podpisu komunikovať napr. s Najvyšším kontrolným úradom SR, Národnou radou SR, Slovenskou obchodnou inšpekciou, Všeobecnou zdravotnou poisťovňou a.s., Národnou agentúrou pre sieťové a elektronické služby.

Certifikáty pre elektronický podpis (zaručený aj obyčajný) vydáva Národný bezpečnostný úrad v Bratislave, Elektronický výskumný a projektový ústav v Novej Dubnici a DTCA v Bratislave. Najlepšie je požiadať bydlisku alebo miestu podnikania najbližšiu registračnú autoritu o vystavenie osobného certifikátu.

Cena závisí od toho, či všetko vybavíte sám, alebo využijete služby špecializovaných firiem.:

• zriadenie zaručeného elektronického podpisu v súčasnosti stojí v prvom roku používania približne 65 eur ročne, v ďalších rokoch platíte už len za certifikát v cene okolo 20 eur za rok;
• v prípade využitia špecializovanej firmy sa cena pohybuje od 350 eur bez DPH (v cene je aj softvér k podpisovaniu, inštalácia a školenie);
• zriadenie obyčajného elektronického podpisu stojí pri využití firmy od 250 eur bez DPH (v cene je softvér k podpisovaniu, inštalácia a školenie);
• samotný certifikát potrebný pre obyčajný elektronický podpis stojí zhruba 20 eur;

Tvorbu a používanie elektronického podpisu a zaručeného elektronického podpisu a ochranu nimi podpísaných dokumentov upravuje smernica EÚ č.1998/93/EC, zákon č.215/2002 Z.z. o elektronickom podpise a vyhlášky NBÚ (č.537-542/2002 Z.z.). Posledná novela zákona č.215/2002 Z.z. o elektronickom podpise bola prijatá v máji 2008 (s účinnosťou od 01.01.2009).

UPOZORNENIE: Pripravuje sa novela zákona č.215/2002 Z.z. o elektronickom podpise s účinnosťou od 01.októbra 2012.

Podrobnejšie informácie o elektronickom podpise nájdete TU.

Odberateľská elektronická faktúra

Faktúry je možné rozdeliť na dodávateľské faktúry (faktúry, ktoré podnikateľ prijal od subjektov, s ktorými obchoduje) a odberateľské faktúry (tie podnikateľ sám vystavuje). Podnikateľ elektronické faktúry teda rovnako prijíma aj vystavuje.

Vystavovanie elektronických faktúr so sebou pre podnikateľa nesie výhody i nevýhody:

Podľa §71 ods. 1, písm. b), zákona 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty možno elektronickú faktúru vydať len so súhlasom príjemcu tovaru alebo služby. Po získaní súhlasu na posielanie elektronickej faktúry už nemusíte doručovať papierovú faktúru.

UPOZORNENIE: Dňa 26. júla 2012 Národná rada SR schválila novelu zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov. S účinnosťou od 1.1.2013 bude upravovať povinnosť súhlasu príjemcu tovaru alebo služby § 71 ods.1, písm. b., do nadobudnutia účinnosti §75 ods. 6.Viac informácií nájdete v článku Novela zákona o DPH s účinnosťou od 1. októbra 2012 a od 1. januára 2013)

Postup podnikateľa pri prechode na elektronickú fakturáciu:

1. vybavenie elektronického podpisu – elektronický podpis a súhlas zákazníka sú pre elektronickú fakturáciu nevyhnutné;
2. získať súhlas zákazníkov pre využitie elektronickej faktúry (Vzor súhlasu so zasielaním elektronickej faktúry nájdete TU)
3. vyhotovenie faktúry v počítači – faktúru je možné poslať emailom priamo z účtovníckeho softvéru (po nastavení podpisu). Ak to softvér neumožňuje, je možné faktúru exportovať do formátu pdf (pomocou programu na tvorbu pdf).
4. priloženie elektronického podpisu – predtým je potrebný zriadiť si elektronický podpis, akonáhle ho však už raz máte, elektronická fakturácia je pre vás značným uľahčením;
5. zaheslovanie súboru – faktúru je potrebné chrániť heslom. Je preto vhodné faktúru komprimovať („zabaliť“) pomocou komprimovacích programov, ktoré umožňujú komprimovaný súbor chrániť heslom. Heslo pri aktivácii dáte zákazníkovi alebo mu umožníte zvoliť si vlastné;
6. odoslanie na emailovú adresu uvedenú v súhlase s posielaním elektronických faktúr;

Dodávateľská elektronická faktúra

Pri súkromnej osobe nie je rozdiel medzi prijatím papierovej alebo elektronickej faktúry. Podnikateľovi prijímanie elektronických faktúr však prináša výhody aj nevýhody:

V zmysle § 31 zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve tvorí účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky súhrn všetkých účtovných záznamov. V zmysle § 31 ods. 2 môže mať účtovný záznam účtovnej jednotky buď písomnú alebo technickú formu. Ak má účtovný záznam technickú formu (napr. elektronická faktúra), musí byť vykonaný elektronickým, optickým alebo iným spôsobom, ktorý umožňuje jeho prevedenie do písomnej formy. V praxi to znamená to, že sa môže stať, že keď daňovému úradu predložíte doklady na USB kľúči, požiadajú vás o ich vytlačenie (v takomto prípade sa náklady na tlač faktúry prenášajú z dodávateľa na odberateľa – prijímateľa faktúry).

Navyše, faktúra musí mať v súlade s §10 ods. 1, písm. g),  zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia. Faktúra teda musí obsahovať tzv. účtovací predpis (čísla účtov, na ktorých sa účtuje). Faktúry taktiež majú mať v účtovníctve interný číselný rad (všetky došlé faktúry sa číslujú v poradí v akom prichádzajú).  Ak je prvá faktúra papierová, založená v šanóne, druhá elektronická na USB, tretia založená v šanóne, vzniká pri archivácii faktúr chaos. Väčšina podnikateľov z týchto dôvodov elektronické faktúry tlačí, podpisuje, čísluje a zakladá

Pozor: elektronickú faktúru je podnikateľ povinný archivovať elektronicky aj po jej vytlačení. Názov súboru s faktúrou môže podnikateľ označiť podľa svojich potrieb.

Elektronická faktúra by mala byť efektívna pre obe strany, čo v prípade prijatej elektronickej faktúry neplatí vždy. Väčšina prijatých elektronických faktúr je vo formáte pdf a podnikateľ musí takto prijatú faktúru do účtovného systému stále zadávať ručne, rovnako ako pri papierovej faktúre (riešenie už ponúkajú špecializované firmy – dostanete vlastnú schránku, na ktorú budú zasielané všetky papierové faktúry. Došlé faktúry sú skenované, údaje identifikované a elektronicky doručené. Účtovník obdrží špeciálny  súbor, ktorým sa údaje automaticky importujú do účtovného softvéru).