V podnikateľskej praxi sa podnikatelia stretávajú s rôznymi účtovnými a daňovými dokladmi. Najčastejším z nich je práve faktúra. Faktúru možno definovať ako účtovný doklad, ktorý zachytáva výmenný vzťah medzi dvoma subjektmi (napr. právnickou a fyzickou osobou – podnikateľom), ktorý vzniká pri výmene tovaru alebo služby.
Faktúra sa môže vzťahovať na:
- dodanie tovaru – v danom prípade je potrebné k faktúre pripojiť aj dodací list, ak na faktúre nie je uvedené, že faktúra je zároveň aj dodacím listom. Dodací list slúži ako doklad o potvrdení prijatia dodaného tovaru a môže aj bližšie špecifikovať dodaný tovar.
- poskytnutie služby – doklad potvrdzujúci poskytnutie služby, ktorý je obvyklé pripojiť k faktúre je výkaz o poskytnutí služieb alebo obdobný doklad o poskytnutí služieb, ktorý potvrdzuje a bližšie špecifikuje druh a rozsah poskytnutých služieb.
Dobrá rada: Vzor dodacieho listu je možné stiahnuť si TU.
- prijaté (dodávateľské faktúry) – sú to faktúry, ktoré podnikateľ prijal z externého prostredia od svojich dodávateľov alebo iných subjektov, s ktorými obchoduje,
- vydané (odberateľské faktúry) - tie podnikateľ sám vystavuje za dodanie tovaru alebo poskytnutie služby svojmu odberateľovi (zákazníkovi).
Dobrá rada: Začiatočníkom v téme účtovníctva a daní odporúčame krátke videoprezentácie v časti Dane a účtovníctvo v podnikaní (videoprezentácie)
Kto vystavuje faktúry?
Faktúru vystavuje podnikateľ - fyzická osoba (živnostník, SZČO) alebo právnická osoba. V malých firmách vystavuje faktúru väčšinou majiteľ firmy, vo väčších firmách je to obvykle pracovník ekonomického alebo účtovného oddelenia.
Kto a ako je povinný faktúru podpísať?
Na faktúre je zo zákona povinné uviesť podpis osoby zodpovednej osoby za vzniknutie skutočnosti, ktorú faktúra dokladuje. V prípade fyzickej osoby - podnikateľa to musí byť samotný podnikateľ. Ak ide o právnickú osobu, musí byť vo vnútornom predpise, tzv. internej smernici určené, kto svojím podpisom zodpovedá za vystavenie faktúr.
Čo môže byť predmetom fakturácie?
Podnikateľ môže fakturovať iba tie činnosti, ktoré sú predmetom jeho podnikateľskej činnosti, v ostatných prípadoch ide o neoprávnené podnikanie. Je dôležité dať si pozor, najmä keď podnikateľ podniká už niekoľko rokov a možno si celkom nepamätá, aké činnosti sú predmetom jeho podnikania, na predmet fakturácie, pretože kto neoprávnene podniká v malom rozsahu, môže byť podľa Trestného zákona potrestaný odňatím slobody až na jeden rok. V prípade, že subjekt neoprávnene podniká a to takým spôsobom, že túto činnosť vykonáva závažnejším spôsobom, tým, že použije inú ako pracovnú silu alebo získa neoprávneným podnikaním väčší prospech, môže mu byť udelený trest odňatím slobody na šesť mesiacov až tri roky.
Ak subjekt neoprávnene podniká v malom rozsahu, ale svojím konaním spôsobí značnú škodu – jeho trest môže byť vo výške jeden až päť rokov odňatia slobody a keď spôsobí škodu veľkého rozsahu alebo ako člen nebezpečného zoskupenia - na štyri až osem rokov odňatia slobody.
Čo s prijatou faktúrou?
Ak podnikateľ prijme od svojho dodávateľa faktúru, je povinný doplniť túto faktúru o náležitosti podľa zákona o účtovníctve, ktorými musí byť:
- podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,
- označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia. Ide o označenie účtovacím predpisom, tzv. predkontáciou.
Podnikateľ je povinný vyznačiť na faktúre aj zaúčtovanie faktúry a to buď priamo na faktúre alebo pripojí k faktúre predkontačný lístok, na ktorom je uvedený účtovací predpis. Súčasťou faktúry musí byť taktiež podpis osoby, ktorá faktúru zaúčtovala. Tieto činnosti si zabezpečuje, ak je to fyzická osoba - sám podnikateľ alebo externý účtovník (účtovnícka firma), ktorý vedie pre podnikateľa účtovníctvo. V prípade právnickej osoby je to väčšinou pracovník ekonomického alebo účtovného oddelenia alebo pracovník externej účtovníckej firmy, ktorá pre podnikateľa zabezpečuje vedenia účtovníctva.
Náležitosti faktúry
Faktúra musí spĺňať viacero náležitostí a jej obsah ovplyvňuje skutočnosť, či podnikateľ je alebo nie je platiteľom dane z pridanej hodnoty. Ak podnikateľ nie je platiteľom dane z pridanej hodnoty, riadi sa náležitosťami faktúry podľa Zákona o účtovníctve. Ak podnikateľ je platiteľom dane z pridanej hodnoty, musí faktúra obsahovať náležitosti aj podľa zákona o dani z pridanej hodnoty.
Zmeny vo faktúrach od 1.1.2013 sa dozviete v nasledovnom článku.
Od roku 2013 sa tiež obmedzujú možnosti úhrady faktúr v hotovosti. Viac sa dočítate tu.
Podnikateľ nie je platiteľom dane z pridanej hodnoty
Faktúra v prípade, že podnikateľ nie je platiteľom dane z pridanej hodnoty, musí spĺňať náležitosti faktúry podľa § 10 zákona o účtovníctve.
Náležitosti faktúry podľa Zákona o účtovníctve:
- označenie účtovného dokladu,
- obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,
- peňažná suma alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
- dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
- dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,
- podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,
- označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia.
Faktúry musia byť označené, očíslované a usporiadané podľa čísel za sebou. Formu číselného označenia faktúry si môže podnikateľ zvoliť sám, môže sa meniť mesačne, napr. 13/11/2010, ročne 123/2010 alebo podľa iného kritéria, ktoré si určí podnikateľ vo vnútrom predpise (tzv. internej smernici). Formát faktúry nie je stanovený, povinnosťou podnikateľa je len splniť náležitosti faktúry.
Zákon o účtovníctve upresňuje, čo sa rozumie pod pojmom podpisový záznam. Je to účtovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis, alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme. Obdive formy sa považujú za rovnocenné.
Lehota vystavenia a splatnosti faktúry
V legislatíve nie je presne stanovené, dokedy musí podnikateľ faktúru vystaviť, ani lehota jej splatnosti. Zákon o účtovníctve len hovorí, že účtovná jednotka je povinná vyhotoviť účtovný doklad bez zbytočného odkladu po zistení skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje. V praxi teda každý podnikateľ, ktorý nie je platiteľom dane z pridanej hodnoty, nemá presne stanovený počet dní, dokedy musí faktúru vystaviť po dodaní tovaru alebo služby a môže si stanoviť aj rôznu lehotu splatnosti, napr. 7, 14, 30, prípadne 60 dní. V záujme podnikateľa je určite získať finančné prostriedky čo najskôr, preto sa faktúra väčšinou vystavuje súčasne s dodaním tovaru alebo služby a doba splatnosti sa stanovuje obvykle na maximálne 30 dní.
Dobrá rada: Vzor faktúry pre podnikateľa, ktorý nie je platiteľom dane z pridanej hodnoty je možné stiahnuť si TU.
Podnikateľ je platiteľom dane z pridanej hodnoty
Ak je podnikateľ platiteľom dane z pridanej hodnoty, musí faktúra obsahovať náležitosti podľa zákona o účtovníctve, ale aj podľa zákona o dani z pridanej hodnoty. Náležitosti týkajúce sa faktúry v prípade podnikateľa - platiteľa dane z pridanej hodnoty upravuje Zákon o dani z pridanej hodnoty najmä v § 71 až § 76.
Faktúru v prípade platiteľa dane z pridanej hodnoty je možné vystaviť buď za službu alebo tovar, a to najneskôr do 15 dní od vzniku daňovej povinnosti. Podnikateľ musí faktúru vystaviť aj v prípade, že prijal platbu (zálohu, preddavok) pred dodaním tovaru alebo služby, a to do 15 dní od jej prijatia. Zákon o dani z pridanej hodnoty v § 19 definuje pojem vznik daňovej povinnosti, v tomto paragrafe je možné nájsť rôzne špecifické prípady vzniku daňovej povinnosti. Najčastejšie sa však za deň vzniku daňovej povinnosti považuje:
- deň dodania tovaru - dňom dodania tovaru je deň, keď kupujúci nadobudne právo nakladať s tovarom ako vlastník,
- deň dodania služby,
- deň prijatia platby - ak je platba prijatá pred dodaním tovaru alebo služby, vzniká daňová povinnosť z prijatej platby dňom prijatia platby.
Ak sa dodanie tovaru alebo služby uskutočňuje čiastkovo alebo opakovane, považuje sa tovar alebo služba za dodanú najneskôr posledným dňom obdobia, na ktoré sa platba za opakovane alebo čiastkovo dodávaný tovar alebo službu vzťahuje. Za čiastkové dodanie tovaru alebo služby sa považuje také dodanie tovaru alebo služby, ktoré predstavuje časť celkového plnenia, na ktoré je uzavretá zmluva. Za opakované dodanie tovaru alebo služby sa považuje dodanie rovnakého druhu tovaru alebo služby v opakovaných dohodnutých lehotách.
Kto zodpovedá za správnosť údajov na faktúre?
Podľa zákona o dani z pridanej hodnoty zodpovedá za správnosť údajov vo faktúre a za včasnosť jej vyhotovenia platiteľ dane z pridanej hodnoty, ktorý dodáva tovar alebo službu, a to aj v prípade, ak je faktúra vyhotovená prostredníctvom inej osoby alebo zákazníkom.
Spôsob doručenia faktúry
Faktúru je možné odoslať zákazníkovi dvoma spôsobmi:
- písomne – zaslanie prostredníctvom pošty, osobne alebo podobným spôsobom,
- elektronicky - podnikateľ (platiteľ dane z pridanej hodnoty) so súhlasom zákazníka môže faktúru sprístupniť elektronicky. Vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry poslanej alebo sprístupnenej elektronicky musí byť zaručená elektronickým podpisom zákona č. 215/2002 Z.Z. o elektronickom podpise alebo prostredníctvom elektronickej výmeny údajov, ak zmluva týkajúca sa tejto výmeny ustanoví použitie postupov zabezpečujúcich vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu údajov. Elektronickou výmenou údajov sa rozumie prenos údajov elektronickou formou z počítača do počítača s využitím schválenej normy štruktúry odkazu elektronickej výmeny údajov. Odkaz elektronickej výmeny údajov pozostáva zo súboru dielov, štruktúrovaných na základe schválenej normy, vyhotovených vo formáte čitateľnom počítačom, ktoré môžu byť automaticky a nedvojzmyselne spracované.
Čo s faktúrou, ktorá je v cudzom jazyku?
V prípade, že je faktúra vyhotovená alebo prijatá v cudzom jazyku, je platiteľ dane z pridanej hodnoty povinný na požiadanie daňového úradu zabezpečiť preklad do slovenského jazyka. Za faktúru sa podľa zákona o dani z pridanej hodnoty považuje aj:
- dohoda o platbách nájomného, ktorá je súčasťou nájomnej zmluvy, ak obsahuje náležitosti faktúry pri dodaní tovaru a služby v tuzemsku,
- dohoda o platbách, ktorá je súčasťou zmluvy o dodaní elektriny, plynu, vody, tepla, ak dohoda o platbách pokrýva obdobie najviac 12 kalendárnych mesiacov a ak obsahuje náležitosti faktúry pri dodaní tovaru a služby v tuzemsku,
- cestovný lístok vydaný prevádzkovateľom verejnej hromadnej dopravy osôb, ktorý je platiteľom, ak cestovný lístok obsahuje jeho obchodné meno, dátum vyhotovenia a cenu vrátane dane,
- podkladová časť nálepky, ktorou sa preukazuje zaplatenie úhrady za užívanie diaľnic, ciest pre motorové vozidlá a ciest I. triedy v tuzemsku, ktorá ostane príjemcovi služby po oddelení nalepovacej časti nálepky, v prípade, že podkladová časť nálepky obsahuje:
- obchodné meno dodávateľa služby,
- jeho identifikačné číslo pre daň,
- dátum predaja nálepky,
- cenu vrátane dane a sumu dane.
Ak cena tovaru alebo služby vrátane dane nie je viac ako 1 659,70 €, za faktúru sa považuje aj doklad vyhotovený elektronickou registračnou pokladnicou, ktorý musí obsahovať tieto údaje:
- meno a adresu sídla, miesta podnikania, prípadne prevádzkarne platiteľa, ktorý dodáva tovar alebo službu, a jeho identifikačné číslo pre daň,
- poradové číslo faktúry,
- dátum, keď bol tovar alebo služba dodaná, alebo dátum, keď bola platba prijatá, ak tento dátum možno určiť a ak sa odlišuje od dátumu vyhotovenia faktúry,
- dátum vyhotovenia faktúry,
- množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby,
- uplatnenú sadzbu dane alebo údaj o oslobodení od dane,
- výšku dane spolu v eurách, ktorá sa má zaplatiť.
Ak je cena tovaru alebo služby vyššia ako 1 659,70 € je vždy potrebné vystaviť faktúru.
Náležitosti faktúry podľa zákona o dani z pridanej hodnoty
Náležitosti faktúry pri dodaní tovaru a služby v tuzemsku
- meno a adresa sídla, miesta podnikania, prípadne prevádzkarne platiteľa, ktorý dodáva tovar alebo službu, a jeho identifikačné číslo pre daň,
- meno a adresa sídla, miesta podnikania, prípadne prevádzkarne alebo bydliska príjemcu tovaru alebo služby a jeho identifikačné číslo pre daň, ak mu je pridelené,
- poradové číslo faktúry,
- dátum, keď bol tovar alebo služba dodaná, alebo dátum, keď bola platba prijatá, ak tento dátum možno určiť a ak sa odlišuje od dátumu vyhotovenia faktúry,
- dátum vyhotovenia faktúry,
- množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby,
- základ dane, jednotkovú cenu bez dane a zľavy a rabaty, ak nie sú obsiahnuté v jednotkovej cene,
- uplatnenú sadzbu dane alebo údaj o oslobodení od dane,
- výšku dane spolu v eurách, ktorá sa má zaplatiť.
Faktúra pri dodaní tovaru a služby do iného členského štátu musí obsahovať:
- meno a adresu sídla, miesta podnikania, prípadne prevádzkarne platiteľa, ktorý dodáva tovar alebo službu, a jeho identifikačné číslo pre daň,
- meno a adresu sídla, miesta podnikania, prípadne prevádzkarne nadobúdateľa tovaru alebo príjemcu služby a jeho identifikačné číslo pre daň, pod ktorým tovar alebo službu objednal, ak mu bolo pridelené,
- poradové číslo faktúry,
- dátum, keď bol tovar dodaný, alebo dátum, keď bola platba podľa odseku 1 prijatá, ak tento dátum možno určiť a ak sa odlišuje od dátumu vyhotovenia faktúry,
- dátum vyhotovenia faktúry,
- množstvo a druh dodaného tovaru,
- rozsah a druh dodanej služby,
- cenu tovaru alebo služby, jednotkovú cenu bez dane a zľavy a rabaty, ak nie sú obsiahnuté v jednotkovej cene,
- v prípade, že je tovar oslobodený od dane z pridanej hodnoty aj odkaz na § 42 alebo 43, odkaz na článok 136 alebo 138 smernice Rady 2006/112/ES z 28. novembra 2006 o spoločnom systéme dane z pridanej hodnoty v znení smernice Rady 2006/138/ES z 19. decembra 2006 alebo informáciu, že dodanie tovaru je oslobodené od dane,
- v prípade dodania služby, ktorá je oslobodená od dane z pridanej hodnoty aj odkaz na články 193 až 196 smernice Rady 2006/112/ES z 28. novembra 2006 o spoločnom systéme dane z pridanej hodnoty v znení smernice Rady 2006/138/ES z 19. decembra 2006 alebo informáciu, že osobou povinnou platiť daň je osoba, ktorej je služba dodaná.
Aké povinné náležitosti musí faktúra spĺňať v roku 2020 nájdete v článku Faktúra – vzor a povinné náležitosti v roku 2020.
Dobrá rada: Vzor faktúry pre podnikateľa, ktorý je platiteľom dane z pridanej hodnoty na stiahnutie.
