Podnikateľské subjekty, ktoré sú povinné viesť účtovníctvo, vymedzuje § 1 zákona č. 431/2002 o účtovníctve v znení neskorších predpisov a v zjednodušenom znení sú nimi: právnické osoby, ktoré majú sídlo na území SR; zahraničné osoby, ak na území Slovenskej republiky podnikajú alebo vykonávajú inú činnosť; fyzické osoby – živnostníci, ktorí nevedú daňovú evidenciu alebo si neuplatňujú výdavky v paušálnej výške.
Ak patríte medzi vyššie uvedené subjekty, máte dve možnosti, akými môžete zabezpečiť vedenie svojho účtovníctva. Prvým spôsobom je viesť si účtovníctvo samostatne - interne, t. j. priamo vo svojom podniku zamestnať účtovníka/-čku, ktorý bude viesť účtovníctvo a vy mu budete za to vyplácať mesačnú mzdu. Druhou, v súčasnosti čoraz viac využívanou možnosťou, je prenechanie vedenia svojho účtovníctva firme, ktorej predmetom podnikania je práve vedenie účtovníctva – označuje sa ako externý spôsob vedenia účtovníctva.
Ak ste povinní viesť účtovníctvo, zákon o účtovníctve vám v § 5 umožňuje poveriť vedením svojho účtovníctva inú právnickú alebo fyzickú osobu. Tým sa však podnikateľ nezbavuje zodpovednosti za vedenie účtovníctva a zostavenie účtovnej závierky. Pri zvažovaní možnosti viesť si účtovníctvo interne alebo externe by podnikateľ mal do úvahy vziať niekoľko faktorov, ktorými sú:
- veľkosť svojho podniku – najmä v prípade mzdového účtovníctva,
- počet a intenzita dokladov, ktoré bude nutné spracovávať,
- podklady, právne predpisy, informácie, ktoré sú potrebné pre vedenie účtovníctva,
- potrebné technické zabezpečenie pre vedenie účtovníctva,
- frekventovanosť a rozsah potrebných informácií z účtovníctva,
- náklady externých účtovníckych služieb v porovnaní s mzdou zamestnanca, ktorý vykonáva účtovníctvo.
Veľkosť podniku ako faktor pri rozhodovaní o forme vedenia účtovníctva
Je rozdiel, ak ste firmou, ktorá zamestnáva 25 alebo 250 ľudí. V prvom prípade by sa vám nemuselo oplatiť viesť účtovníctvo interne, keďže najmä vedenie mzdového účtovníctva nie je tak časovo náročné ako v prípade, ak zamestnávate väčší počet zamestnancov. Je možné, že by vaše náklady na zriadenie pracovného miesta a mzda boli vyššie ako hodnota práce, ktorú by mzdový účtovník vykonal.
Počet dokladov na spracovanie a forma vedenia účtovníctva
V prípade, že ste podnikom, ktorý nevytvára a neprijíma mesačne veľký počet účtovných dokladov, opäť by sa vám neoplatilo vytvoriť pracovné miesto pre osobu, ktorá by vykonávala účtovníctvo. A to z dôvodu nedostatočného pracovného využitia zamestnanca v porovnaní so mzdou a ostatnými nákladmi, ktoré vám vznikajú v súvislosti so zriadením pracovného miesta.
Právne normy, informácie a podklady potrebné pre vedenie účtovníctva
Legislatíva v oblasti účtovníctva je charakteristická tým, že sa v nej často menia a dopĺňajú znenia zákonov. Podnikateľ musí všetku odbornú literatúru a podklady pre vedenie účtovníctva priebežne aktualizovať a tým mu vznikajú dodatočné náklady spojené s vedením svojho účtovníctva internou formou. Ako príklad možno uviesť výsledky analýzy legislatívnej činnosti vlády a parlamentu, podľa ktorej bolo od roku 2006 po súčasnosť na Slovensku:
- schválených 2 735 právnych noriem,
- tieto normy predstavujú 22 148 strán textu,
- na ich prečítanie by bolo potrebných – pri normálnom tempe čítania – 231 dní, teda jeden z piatich pracovných dní v týždni.
Nie všetky uvedené zmeny sa týkajú účtovníctva a daní, ale tvoria ich významnú časť.
Informácie z vedenia účtovníctva pre podnikateľa
Potrebujete informácie z účtovníctva denne alebo vám stačí, ak sa raz mesačne dozviete napríklad výšku dosiahnutých nákladov a výnosov? Aj to môže ovplyvniť vaše rozhodnutie o spôsobe vedenia účtovníctva. V prípade potreby aktuálnych denných informácií z účtovníctva je lepšie viesť účtovníctvo interne - kedykoľvek môžete nahliadnuť do informácií z účtovníctva. V súčasnosti ponúkajú niektoré účtovnícke firmy aj službu on-line účtovníctvo, ktoré vám umožní rýchly prístup k informáciám z účtovníctva a úsporu nákladov na účtovnícke služby.
Náklady na externé vedenie účtovníctva v porovnaní so mzdou účtovníka/-čky
Podnikateľ by si mal vopred zistiť, v akom cenovom rozmedzí sa pohybujú poplatky za účtovnícke služby a mzdy za vykonávanie práce účtovníka.
V nasledujúcej tabuľke uvádzame prehľad nákladov vzniknutých pri externom a internom vedení účtovníctva.
| Náklady na interné vedenie účtovníctva (podnikateľ zamestnáva vo svojom podniku účtovníka/ -čku) | Náklady na externé vedenie účtovníctva (podnikateľ prenecháva vedenie svojho účtovníctva externej účtovníckej firme) | ||
| Náklady na zriadenie pracovného miesta a jeho technické zabezpečenie – vytvorenie pracovného priestoru pre zamestnanca, obstaranie kancelárskeho nábytku, nákup počítača, tlačiarne, účtovníckeho softvéru, zabezpečenie úvodného školenia | Jednorazové náklady | Náklady na počiatočné odovzdanie informácií a účtovnej dokumentácie podniku pre potreby vedenia účtovníctva | Jednorazové náklady |
| Náklady na mesačnú mzdu zamestnanca a odvody | Mesačné náklady | Náklady na odmenu za vedenie účtovníctva externou firmou | Podľa zmluvy – paušálne mesačne, štvrťročne, ročne alebo v závislosti od počtu dokladov |
| Náklady na aktualizáciu účtovníckeho softvéru, na nákup účtovníckej a daňovej legislatívy, odborná literatúra a odborné časopisy | Ročné náklady | - | - |
| Náklady na priebežné školenia zamestnanca | Ročné náklady | - | - |
Výhody a nevýhody interného a externého spôsobu vedenia účtovníctva
Výhody interného vedenia účtovníctva
- zamestnanec pracuje vo vašom podniku – kedykoľvek máte prístup k informáciám, ktoré práve potrebujete,
- možnosť lepšej kontroly zamestnanca – fyzicky môžte skontrolovať, či si plní svoje pracovné povinnosti,
- menší potenciál pre únik informácií o podniku a jeho zamestnancoch do externého prostredia.
Nevýhody interného vedenia účtovníctva:
- vyššie náklady spojené so zriadením pracovného miesta a dodatočné výdavky na preškoľovanie a aktuálne materiálne zabezpečenie,
- nie vždy dokáže zamestnanec sledovať a správne interpretovať časté zmeny v účtovnej a daňovej legislatíve,
- zamestnanec musí ovládať všetky oblasti účtovníctva a mať dostatočné poznatky z daňovej problematiky, čo môže viesť k nedostatočnému ovládaniu poznatkov, prípadne len k povrchným znalostiam,
- neprítomnosť zamestnanca v dôsledku práceneschopnosti, dovoleniek a pod.
- riziko fluktuácie zamestnancov – zamestnanec vám môže kedykoľvek podať výpoveď a tým vznikajú ďalšie náklady spojené s hľadaním vhodného zamestnanca, organizovaním pohovorov a školením nových zamestnancov.
Výhody externého vedenia účtovníctva
- úspora nákladov - nemusíte vytvárať pracovné miesto, zabezpečovať technické a materiálne vybavenie pracovného miesta, preškoľovať zamestnancov,
- absencia časového výpadku v dôsledku dovoleniek, práceneschopnosti, za nikoho nemusíte hradiť sociálne a zdravotné poistenie,
- účtovnícka firma má odborníkov (špecialistov) pre rôzne oblasti účtovníctva a daní, dokáže preto lepšie reagovať na otázky a požiadavky zo strany zákazníkov,
- nevzniká priamo vám riziko fluktuácie zamestnancov, nevznikajú vám náklady s prijatím novej osoby na pozíciu účtovníka/-čky,
- účtovnícke firmy stálym klientom ponúkajú okrem účtovníckych a daňových služieb aj služby naviac, napr. spracovanie projektu pre získanie úveru a pod.
Nevýhody externého vedenia účtovníctva
- o informácie, ktoré potrebujete z účtovníctva musíte požiadať telefonicky alebo e-mailom, informácie tak získate s väčším časovým odstupom,
- väčšie riziko spojené s únikom informácií o podniku, jeho zamestnancoch, transakciách, obchodoch a celkovej finančnej, majetkovej a výnosovej situácii podniku,
- s účtovnou firmou je potrebné uzavrieť zmluvu – treba si ju vopred dôkladne pripraviť a poradiť sa s právnikom, aby v budúcnosti nevznikli nežiadúce situácie a vy ste nikoho nemuseli žalovať za nedodržanie zmluvných podmienok.
Nevýhody externého vedenia účtovníctva je možné do značnej miery eliminovať prostredníctvom dobre zostavenej zmluvy o vedení účtovníctva. V prípade interného vedenia účtovníctva môžte uvedené nevýhody znížiť dôkladným výberom zamestnanca a jeho pravidelnou kontrolou, či zapojením odborníkov z oblasti daní, audítorstva a pod.
Konkrétnu formu ponuky služieb externej účtovníckej firmy si môžete pozrieť napríklad na www.uctovnajednotka.sk
Dobrá rada: Ak ste sa rozhodli pre vedenie účtovníctva externou formou, prečítajte si, čo by mala obsahovať zmluva o vedení účtovníctva.
Či sa nakoniec rozhodnete pre vedenie účtovníctva internou alebo externou formou, nezabúdajte na fakt, že za vedenie svojho účtovníctva nesiete v oboch prípadoch zodpovednosť práve vy ako subjekt povinný viesť účtovníctvo.
Dobrá rada: Viac o zodpovednosti za škodu vášho zamestnanca, účtovníckej firmy, či daňového poradcu, s ktorými ste uzavreli zmluvu nájdete tu.
