Podnikateľ, ktorý sa rozhodne prenechať vedenie svojho účtovníctva účtovníckej firme, musí najprv s danou firmou uzavrieť zmluvu. Túto zmluvu je dôležité uzavrieť z dôvodu identifikácie oboch zmluvných strán, ich práv a povinností a doby trvania zmluvného vzťahu. Na obsah zmluvy s účtovníckou firmou by mal podnikateľ klásť veľký dôraz, pretože dôkladnou a podrobnou zmluvou sa môže v budúcnosti vyhnúť prípadnému sporu s druhou zmluvnou stranou o nedodržaní zmluvných podmienok alebo prehre v súdnom spore o vzniknutej škode pri vedení účtovníctva. Veľakrát sa vypracovanie zmluvy o vedení účtovníctva podceňuje a až pri vzniku problému týkajúceho sa zmluvných podmienok sa rieši obsah, chýbajúce, či nepresné znenia zmluvy o vedení účtovníctva.
Zmluva o vedení účtovníctva môže mať niekoľko podôb. Zmluvy všeobecne je možné rozdeliť na:
- pomenované zmluvy - ich presný názov a obsah upravuje Obchodný zákonník, príkladom pomenovanej zmluvy pre účely vedenia účtovníctva môže byť práve mandátna zmluva, ktorá sa v praxi často využíva,
- nepomenované zmluvy - podľa § 296 Obchodného zákonníka je možné uzavrieť aj zmluvu ktorá nie je upravená ako typ zmluvy. Môže byť nazvaná akokoľvek, väčšinou sa označuje ako zmluva o vedení účtovníctva, o poskytnutí účtovníckych služieb. Ak sa rozhodnete pre uzavretie nepomenovanej zmluvy, musíte upraviť všetky oblasti zmluvy do detailov, aby ste sa tak vyhli možnému sporu. V nepomenovanej zmluve je totiž potrebné vyriešiť detailne všetky aspekty zmluvného vzťahu, inak zmluvné strany pri prípadnom spore nevedia ako postupovať pri zmluvne neupravenej oblasti. Ďalšou možnosťou je definovať hlavné oblasti zmluvy o vedení účtovníctva a v ostatných prípadoch sa odvolať na niektorú konkrétnu pomenovanú zmluvu v Obchodnom zákonníku. Využiť môžete napríklad práve odvolanie sa na mandátnu zmluvu.
Čo by nemalo v zmluve o vedení účtovníctva chýbať
Identifikácia oboch zmluvných strán, a to vykonávateľa (účtovná firma) a objednávateľa (podnikateľský subjekt, ktorý prenecháva vedenie svojho účtovníctva externej účtovníckej firme).
Predmet zmluvy
Táto časť upravuje čo sa rozumie pod vedením účtovníctva – ktoré činnosti bude zahrňovať vedenie účtovníctva účtovníckou firmou pre podnikateľa. Napríklad pod vedením účtovníctva sa rozumie:
- zaúčtovanie všetkých účtovných dokladov (vymenovať ktorých, napr. bankových výpisov, faktúr, interných dokladov a pod.),
- spracovanie podkladov pre štvrťročné daňové priznanie k DPH,
- spracovanie štvrťročných a celoročných výstupov z účtovného programu (uviesť ktoré presne, v akej forme, termíny vyhotovenia výstupov),
- vypracovanie daňového priznania k dani z nehnuteľnosti a pod.
V zmluve môže byť uvedené aj čo nie je predmetom zmluvy a ktoré činnosti účtovnícka firma nebude vykonávať. Napríklad: Predmetom zmluvy nie je a tieto činnosti nebude účtovnícka firma vykonávať:
- agenda miezd,
- vypracovanie daňového priznania k dani z príjmov,
- vystavovanie prvotných dokladov (napr. vydané faktúry) a pod.
Odmena za účtovnícke služby
V tejto časti sa upravuje výška odmeny za vedenie účtovníctva a termíny vyplácania odmeny. Napríklad:
- výška mesačného paušálu za účtovnícke služby,
- odmena za jeden spracovaný účtovný doklad,
- odmena za zostavenie daňového priznania k dani z príjmov,
- odmena za zostavenie účtovnej závierky a pod.
Práva a povinnosti podnikateľa a účtovníckej firmy
Je dôležité vymenovať všetky práva a povinnosti podnikateľa a účtovníckej firmy, s ktorou sa zmluva uzatvára. Napríklad by mali byť jednoznačne stanovené termíny, kedy dochádza k predávaniu potrebných dokumentov a to na strane podnikateľa, aj na strane účtovníckej firmy. Na ilustráciu uvádzame príklady niektorých práv a povinností jednotlivých zmluvných strán, ktoré by ste nemali v zmluve opomenúť.
Práva a povinnosti podnikateľa
- poskytnúť všetky podklady, doklady a dokumenty potrebné pre potreby zaúčtovania,
- vyhotoviť zoznam všetkých predávaných dokumentov potvrdený podpisom účtovníckej firmy,
- informovať o termínoch a výsledkoch daňových kontrol,
- právo na vyžiadanie vysvetlenia k spôsobu zaúčtovania účtovných dokladov,
- právo na informácie minimálne raz mesačne o stave vedenia účtovníctva a pod.
Práva a povinnosti účtovníckej firmy
- plnenie zmluvných podmienok v súlade so záujmom podnikateľa a dodržiavanie zákonov a predpisov, ktoré súvisia s predmetom zmluvy,
- zachovanie mlčanlivosti voči tretej strane o skutočnostiach, ktoré podnikateľ považuje za obchodné tajomstvo,
- vyhotovenie zoznamu vrátených dokladov, ktoré pri vrátení podnikateľ potvrdí svojim podpisom a pod.
Zodpovednosť zmluvných strán
Je dôležité stanoviť rozsah zodpovednosti účtovníckej firmy za prípadnú škodu spôsobenú podnikateľovi – stanovené by malo byť kto presne zodpovedá za škodu a hlavne akým spôsobom budú riešené náhrady škody. Zmluva o vedení účtovníctva by mala obsahovať aj prípady, kedy nie je možné prenášať škodu na účtovnú firmu. Napríklad:
- účtovnícka firma nezodpovedá za pravdivosť, správnosť, včasnosť a úplnosť dokladov odovzdaných podnikateľom na spracovanie,
- podnikateľ zodpovedá za škodu vzniknutú neskoro predanými účtovnými dokladmi, zatajením informácií a pod.
Doba trvania zmluvy
V zmluve by nemal chýbať údaj o dobe trvania zmluvy a o výpovednej lehote zmluvy, ak ide o zmluvu na dobu neurčitú.
Ostatné zmluvné podmienky
- spôsob archivácie účtovných záznamov a osoba zodpovedná za archiváciu,
- podpisové záznamy – spôsob a technika podpisových záznamov na účtovných dokumentoch y mala byť tiež súčasťou zmluvy o vedení účtovníctva,
- povinnosť zachovávať mlčanlivosť účtovníckej firmy o všetkých údajoch týkajúcich sa podnikateľa a jeho klientov nielen počas trvania doby zmluvy, ale aj po jej skončení.
Dátum, miesto a podpisy oboch zmluvných strán, ktorými obe zmluvné strany vyjadrujú súhlas s uvedenými zmluvnými podmienkami.
