Na čo by si podnikatelia mali dávať pozor, ak k ním zavíta kontrola z inšpektorátu práce, aké dokumenty je potrebné inšpektorom predložiť a ako sa na takúto kontrolu dobre pripraviť?
Povinnosti zamestnávateľa v súvislosti s kontrolou z inšpektorátu práce
Inšpekcia práce vykonáva dohľad nad dodržiavaným všetkých pracovnoprávnych predpisov, ktoré musí zamestnávateľ dodržiavať v súvislosti so zamestnávaním zamestnancov. Ide predovšetkým o dodržiavanie zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, zákona č. 82/2005 Z. z. o nelegálnej práci a nelegálnom zamestnávaní v znení neskorších predpisov a zákona č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci v znení neskorších predpisov a iných. Inšpekciu práce upravuje zákon č. 125/2006 Z. z. o inšpekcii práce v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o inšpekcii práce“). V zákone o inšpekcii práce sú upravené práva a povinnosti inšpektora práce a rovnako aj povinnosti zamestnávateľa v súvislosti s výkonom inšpekcie práce.
Zamestnávateľ je povinný poskytovať nasledovnú súčinnosť pri výkone inšpekcie práce:
- umožniť inšpektorom práce voľný vstup do svojich priestorov a na svoje pracoviská,
- poskytovať inšpektorom práce informácie o zistených neodstrániteľných nebezpečenstvách, ktoré môžu ohroziť bezpečnosť a zdravie zamestnancov,
- umožniť inšpektorom práce odobratie nevyhnutne potrebného množstva vzoriek materiálov alebo látok na účely rozboru,
- umožniť inšpektorom práce používanie technických prostriedkov na zhotovenie fotodokumentácie, videodokumentácie a zvukových záznamov potrebných na výkon inšpekcie práce,
- predložiť inšpektorom práce na požiadanie alebo najneskôr v čase zisťovania totožnosti fyzických osôb nachádzajúcich sa na jeho pracoviskách doklady, ktorými preukáže pracovnoprávny vzťah, obdobný pracovný vzťah alebo iný právny vzťah k týmto osobám (predovšetkým pracovné zmluvy, dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, zmluvu s agentúrou dočasného zamestnávania, objednávky alebo zmluvy uzatvorené so živnostníkmi podľa zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov a podobne).
Ďalej je zamestnávateľ povinný na požiadanie poskytnúť inšpektorátu práce alebo inšpektorovi práce:
- všetky podklady a informácie potrebné na výkon inšpekcie práce vrátane originálov dokumentov a technických nosičov údajov,
- meno osoby, ktorá vykonáva prácu na základe dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, adresu miesta výkonu jej práce, dátum vzniku pracovnoprávneho vzťahu a predpokladaný rozsah prác,
- meno zamestnanca, ktorý vykonáva prácu doma alebo na inom dohodnutom mieste (domácka práca) a adresu miesta výkonu jeho práce.
Dokumenty, ktoré je potrebné predložiť pri kontrole z inšpektorátu práce
Inšpekcia práce zamestnávateľa pri kontrole celkom určite vyzve na predloženie osvedčenia o živnostenskom oprávnení, ak ide o fyzickú osobu alebo výpisu z obchodného registra, ak ide o právnickú osobu. Ku kontrolovaným osobám bude inšpekcia práce požadovať predloženie kópií niektorých z nasledujúcich dokumentov za určité obdobie (napríklad za posledný mesiac), ktoré by ste pre tento prípad mali mať určite vždy pripravené:
- kompletné osobné spisy zamestnancov (všetky pracovné zmluvy a dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru vrátane dodatkov a príloh k týmto zmluvám a dohodám),
- originály dokladov o prihlásení zamestnancov do Sociálnej poisťovne (tzv. prihlášky zamestnancov do Sociálnej poisťovne, úplne presne ide o „Registračné listy fyzickej osoby“),
- mzdové listy zamestnancov,
- výplatné pásky zamestnancov vrátane dokladov o ich prevzatí,
- doklady preukazujúce vyplatenie miezd alebo odmien zamestnancom (výdavkové pokladničné doklady alebo výpisy z bankových účtov),
- evidenciu pracovného času zamestnancov,
- doklady o zabezpečení stravovania zamestnancov (napríklad zmluva o zabezpečovaní stravovania so stravovacím zariadením, faktúra o nákupe stravných lístkov, doklad o prevzatí stravných lístkov zamestnancami a podobne),
- doklady o skončení pracovného pomeru (dohoda o skončení pracovného pomeru, výpoveď, okamžité skončenie pracovného pomeru, skončenie pracovného pomeru uplynutím doby, na ktorú bol dohodnutý, skončenie pracovného pomeru v skúšobnej dobe),
- doklady o poskytnutí cestovných náhrad (cestovné príkazy a výdavkové pokladničné doklady alebo výpisy z bankových účtov),
- zoznam zamestnancov v trvalom pracovnom pomere a zamestnancov pracujúcich na základe dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru s uvedením ich pracovnej pozície.
Ako prebieha kontrola z inšpektorátu práce u zamestnávateľa
Inšpekcia práce k zamestnávateľovi vo väčšine prípadov príde neohlásene a následne potom zamestnávateľa predvolá na inšpektorát práce, aby sa dostavil na výkon inšpekcie práce spolu s požadovanými dokladmi. Znamená to, že inšpekcia práce prebieha väčšinou v dvoch fázach. V prvej fáze, to znamená v prípade osobného výkonu inšpekcie práce u zamestnávateľa, si inšpektorát práce vyžiada zoznam zamestnancov a od každej prítomnej osoby na pracovisku zamestnávateľa si vyžiada doklad preukazujúci jeho totožnosť (občiansky preukaz) a tieto údaje si zaznamená.
Nasledovať bude, že inšpektorát práce si zamestnávateľa s primeraným časovým odstupom od prvotnej kontroly predvolá na výkon inšpekcie práce do svojho sídla. Lehota, ktorá uplynie od prvotnej kontroly až po dátum dostavenia sa zamestnávateľa na inšpektorát práce s potrebnými dokumentmi, je individuálna. Inšpektorát práce sa môže so zamestnávateľom (konateľom spoločnosti) skontaktovať telefonicky po niekoľkých dňoch od osobnej kontroly na prevádzkarni a dohodnúť si s ním napríklad dvojtýždňovú lehotu na prípravu všetkých podkladov a následne mu zašle predvolanie s určením tohto dátumu. V predvolaní bude uvedený zoznam dokumentov, ktoré je potrebné priniesť so sebou a predložiť inšpektorátu práce. Zoznam dokumentov bude pravdepodobne začínať výpisom z obchodného registra, ak je zamestnávateľ právnická osoba alebo osvedčením o živnostenskom oprávnení, ak je zamestnávateľ fyzická osoba.
A čo sa týka ostatných dokumentov, väčšinou sa nevyžaduje predloženie úplne všetkých, ktoré sme v predchádzajúcom zozname vo vyššie uvedenej časti článku vymenovali. Avšak celkom určite medzi požadované dokumenty budú patriť pracovné zmluvy alebo dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru a doklady preukazujúce prihlásenie zamestnancov do Sociálnej poisťovne, a to ku každému jednému zamestnancovi. Ak sa pri prvej fáze kontroly nachádzali na pracovisku zamestnávateľa aj iné osoby, ako jeho zamestnanci, bude potrebné dôvod ich prítomnosti na pracovisku tiež preukázať nejakým dokladom (napríklad zmluvou s agentúrou dočasného zamestnávania objednávkou alebo zmluvou uzatvorenou so živnostníkom). Vo väčšine prípadov inšpektori práce požadujú aj predloženie evidencie pracovného času, výplatných pások zamestnancov a doklady preukazujúce, že k výplate miezd zamestnancom skutočne došlo. Ak zamestnávateľ požadované dokumenty nepredloží alebo sa na inšpektorát práce nedostaví bez uvedenia dôvodu svojej neprítomnosti, hrozí mu pokuta vo výške 650 eur.
Aké závery môže mať kontrola z inšpektorátu práce
V prípade, že inšpekcia práce u zamestnávateľa žiadne nedostatky nezistí, vypracuje záznam o výsledku inšpekcie práce a v jednom vyhotovení ho poskytne zamestnávateľovi. Obsahom tohto dokumentu budú najmä všeobecné údaje ako je označenie inšpektorátu práce a inšpektorov práce, ktorí vykonali inšpekciu práce, označenie kontrolovaného zamestnávateľa, miesto a čas vykonania inšpekcie práce, predmet inšpekcie práce a podobne.
V opačnom prípade, ak inšpektori práce zistia pri kontrole nejaké nedostatky, môžu zamestnávateľovi uložiť pokutu. Výška pokuty sa odvíja od rôznych okolností, najmä od rozsahu a závažnosti zistených nedostatkov a ich následkov a preto sa v závislosti od porušenia jednotlivých predpisov môže výška pokuty pohybovať od niekoľkých desiatok eur až dokonca po stovky tisíc eur.
Ak inšpekcia práce zistí u zamestnávateľa porušenia predpisov, vypracuje protokol o výsledku inšpekcie práce, v ktorom budú okrem iného zaznamenané aj všetky zistené nedostatky a vyjadrenie zamestnávateľa k týmto nedostatkom. V protokole o výsledku inšpekcie práce budú uvedené aj opatrenia na odstránenie zistených nedostatkov, ktoré musí zamestnávateľ splniť a následne doručiť inšpektorátu práce písomnú správu o splnení týchto opatrení. Veľmi častým javom v súvislosti s inšpekciou práce je, že kontrola sa ešte k rovnakému zamestnávateľovi s odstupom určitého času opäť vráti (zvyčajne po jednom alebo po troch mesiacoch), aby zistila, ako sa zamestnávateľ vysporiadal s nedostatkami, ktoré u neho počas prvotnej kontroly odhalila a či skutočne prijal opatrenia na ich odstránenie.
