Termín automatickej aktivácie elektronických schránok sa pre firmy posúva na 1. august 2016. Pre fyzické osoby – podnikateľov je a naďalej bude ich používanie dobrovoľné. Majú ich zriadené aj bežní ľudia.
Čo je elektronická schránka a načo podnikateľovi slúži
Elektronická schránka je nástrojom komunikácie občanov a podnikateľov s orgánmi verejnej správy v elektronickej podobe. Elektronické schránky sú dostupné prostredníctvom Ústredného portálu verejnej správy na internetovej stránke www.slovensko.sk. Prostredníctvom elektronickej schránky je možné podávať na úrady rôzne žiadosti, získavať potrebné potvrdenia, odosielať dokumenty a vybaviť rôzne iné požiadavky. Komunikácia s orgánmi verejnej správy prostredníctvom elektronickej schránky vrátane príloh je v plnej miere rovnocenná s osobnou alebo listinnou komunikáciou.
Zavedenie elektronických schránok súvisí s postupnou elektronizáciou výkonu moci verejnej správy. Elektronizácia verejnej správy ako aj zavedenie elektronických schránok vychádza zo zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o e-Governmente“). V súčasnosti ešte nie sú dostupné úplne všetky elektronické služby, ktoré by mohli podnikatelia či občania využívať, avšak mnohé z nich už určitý čas spoľahlivo fungujú. Aktuálne je prostredníctvom elektronickej schránky možné napríklad ohlásiť živnosť, založiť s. r. o., získať výpis z obchodného registra, uložiť listinu do zbierky listín obchodného registra a mnohé iné. V budúcnosti je možné očakávať výrazné rozšírenie elektronických služieb aj v ostatných oblastiach.
Poznámka: Zoznam niektorých služieb verejnej správy tak pre podnikateľov ako i bežných občanov, ktoré je možné už teraz naplno využívať aj elektronicky, nájdete aj v našom článku Možnosti využitia elektronického občianskeho preukazu.
Aktivácia elektronických schránok pre firmy až od 1. augusta 2016
Elektronické schránky boli existujúcim firmám, fyzickým osobám – podnikateľom ako aj bežným občanom (fyzickým osobám – nepodnikateľom), ktorí dosiahli vek 18 rokov, bezplatne zriadené najneskôr 31. januára 2014. Po tomto dátume sú elektronické schránky ostatným subjektom bezplatne zriaďované Úradom vlády SR bezodkladne po tom, ako sa dozvedel o vzniku právnickej osoby (zápis do obchodného registra), získaní oprávnenia fyzickej osoby na podnikanie alebo dovŕšenia veku 18 rokov fyzickej osoby. V súčasnosti je už zriadených približne 5,5 milióna elektronických schránok.
Zriadenie elektronickej schránky ešte neznamená, že je aj aktivovaná na elektronické doručovanie, teda elektronickú komunikáciu s verejnou správou. Z vyššie vymenovaného okruhu osôb budú mať povinnosť mať elektronickú schránku aktivovanú na doručovanie len právnické osoby. Takúto aktiváciu právnickým osobám pritom vykoná samotný Úrad vlády SR aj bez ich súhlasu. Ostatné osoby si môžu elektronickú schránku tiež dobrovoľne aktivovať na doručovanie a následne si ju aj na doručovanie deaktivovať. Právnická osoba takúto deaktiváciu vykonať nemôže (deaktivácia nastane až ku dňu jej zániku).
Podľa zákona o e-Governmente a jeho prechodných ustanovení ešte v rámci prechodného obdobia na prispôsobenie sa používateľov elektronických schránok právnické osoby ešte nemajú aktivované elektronické schránky na doručovanie. Výnimkou sú tie právnické osoby, ktoré si ich doteraz aktivovali dobrovoľne. Automatickú aktiváciu elektronických schránok všetkých právnických osôb mal Úrad vlády SR pôvodne vykonať k 1. augustu 2015. Novelou zákona o e-Governmente sa však termín o predlžuje o jeden celý rok. V zmysle novelizovaného zákona o e-Governmente hromadná aktivácia elektronických schránok právnických osôb na doručovanie nastane až 1. augusta 2016. Ak si právnické osoby do 1. augusta 2016 elektronickú schránku na doručovanie aktivujú dobrovoľne, môžu si ju do tohto dátumu ešte dobrovoľne deaktivovať. Po tom, ako prebehne automatická aktivácia elektronických schránok na doručovanie 1. augusta 2016, ich deaktiváciu už právnické osoby nebudú mať možnosť vykonať.
Kedy bude elektronická komunikácia s úradmi pre firmu povinná
Aktivovaná elektronická schránka na doručovanie ešte neznamená, že všetky orgány verejnej správy od tohto momentu budú s Vami vo všetkých záležitostiach komunikovať elektronicky. Východiskom zákona o e-Governmente je, že pokiaľ firma uskutoční podanie elektronicky, predpokladá sa, že uprednostňuje vybavenie danej záležitosti elektronickou formou a teda i orgán verejnej správy s ňou v tejto veci bude komunikovať elektronicky. Výnimkou sú výlučne listinné konania alebo konania definované zákonom, kde z povahy veci je elektronická komunikácia vylúčená alebo značne obtiažna.
Dôležitým v elektronickej komunikácii bude aj moment doručenia a tzv. fikcia doručenia. Bude sa rozlišovať elektronické doručenie do vlastných rúk (ekvivalent pre listinné dokumenty s doručením do vlastných rúk) a ostatné elektronické doručenie. Elektronická správa vrátane elektronických dokumentov sa bude považovať sa doručenú v deň bezprostredne nasledujúci po dni jej prijatia do elektronickej schránky. Ak ide o elektronickú správu do vlastných rúk, tá sa bude považovať za doručenú potvrdením doručenky (bez jej potvrdenia nie je možné zobraziť obsah správy) alebo uplynutím 15-dňovej lehoty odo dňa nasledujúceho po dni jej prijatia do elektronickej schránky podľa toho, ktorá skutočnosť nastane skôr. Firmy tak budú musieť svoju schránku pravidelne sledovať.
Čo je potrebné mať na prístup do elektronickej schránky
Vzhľadom na to, že prostredníctvom elektronickej schránky je možné uskutočňovať aj vážne právne úkony, prístup do elektronickej schránky si bude vyžadovať splnenie niekoľkých požiadaviek a bezpečnostných podmienok. Nevyhnutnou podmienkou pre používanie elektronickej schránky je disponovať elektronickým občianskym preukazom (tzv. eID kartou). Akýkoľvek elektronický občiansky preukaz Vám však prístup do elektronickej schránky ešte neumožní – musí byť aktivovaný na elektronickú komunikáciu (tzv. online eID funkcia), čo sa vykonáva zadaním bezpečnostného osobného kódu na oddelení dokladov Policajného zboru.
Na prihlásenie sa do elektronickej schránky budete okrem elektronického občianskeho preukazu potrebovať aj s ním kompatibilnú čítačku čipových kariet, ovládače pre čítačku čipových kariet a softvér „eID klient“ na prácu s elektronickým občianskym preukazom. Ako posledné odporúčame mať na eID karte nahraté aj kvalifikované certifikáty pre vytváranie zaručeného elektronického podpisu, prostredníctvom ktorého budete žiadosti a elektronické dokumenty podpisovať. Prístup do elektronickej schránky firmy budú mať všetci členovia jej štatutárneho orgánu (napríklad konateľ s. r. o.). Týmto osobám sa po prihlásení na stránku Ústredného portálu verejnej správy www.slovensko.sk zobrazí možnosť využívať ho ako fyzická osoba – občan alebo v mene právnickej osoby, ktorej členom štatutárneho orgánu sú.
Podrobnejšie informácie o elektronických schránkach nájdete aj v našom článku Dátové schránky.
Upozornenie: Ani termín 1.8.2016 nie je úplne definitívny. Viac sa dočítate v článku Elektronické (dátové) schránky pre firmy od 1.1.2017
