Existuje mnoho vzorov, no pri motivačnom liste by ste nemali kopírovať. Ako vytvoriť kreatívny motivačný list, prečo je dôležitý a čo prezrádza zamestnávateľovi o uchádzačovi?
Medzi dokumenty, ktoré sprostredkujú prvý kontakt medzi uchádzačom o pracovné miesto a zamestnávateľom, patria najmä životopis a motivačný list. Aj keď to znie neuveriteľne, dokumenty o vlastnostiach a skúsenostiach ľudí pri hľadaní práce sú využívané už stovky rokov. V čase sa ale vyvíjajú a prispôsobujú aktuálnym trendom. Aj preto je dôležité vedieť, ako napísať kvalitný životopis a motivačný list, ktorý nebude len kopírovaním šablón a vzorov z internetu. Odborníci v tejto oblasti pre Podnikajte.sk prezradili:
- ako dôležitý je v dnešnej dobe motivačný list pre zamestnávateľov pri výbere zamestnancov,
- čo by malo tvoriť jeho štruktúru a ako ho vytvoriť čo najoriginálnejšie,
- aké sú najčastejšie nedostatky motivačných listov a čo to môže zamestnávateľovi o uchádzačovi prezradiť,
- ako postupovať v prípade, že uchádzač nereaguje na pracovnú ponuku, ale oslovuje spoločnosť z vlastnej iniciatívy.
Medzi motivačným listom a životopisom je zásadný rozdiel
Úlohou motivačného listu, podobne ako životopisu, je zaujať zamestnávateľa a napomôcť tak uchádzačovi o zamestnanie dostať sa do užšieho výberu alebo rovno získať pracovné miesto. Životopisy majú väčšinou podobnú formu a líšia sa v podstate iba v konkrétnych informáciách o uchádzačovi. Motivačný list má byť kreatívnejším dokumentom, ktorý bude odrážať motiváciu a schopnosti žiadateľa vykonávať danú prácu. „Prichádza doba, keď charakter človeka či schopnosť učiť sa napr. ovládať nové technológie a postupy práce, je omnoho dôležitejšia ako doposiaľ nadobudnuté zručnosti. Zatiaľ čo životopis sa pozerá skôr na vašu minulosť, motivačný list ponúka možnosť upútať vašou osobnosťou, zmýšľaním alebo ambíciami, ako môžete prispieť k výsledkom tímu v budúcnosti,“ porovnáva spomínané dokumenty líderšip konzultantka Vladimíra Neuschlová, ktorá pomáha podnikateľom nielen s rozvojom zamestnancov, ale aj s ich výberom.
Životopis je pri hľadaní práce vnímaný ako samozrejmosť. S motivačným listom si ale podľa odborníčky nedá námahu každý, najmä nie s tým skutočne osobným. Ide pritom o dobrú príležitosť upútať a odlíšiť sa medzi ostatnými uchádzačmi o konkrétne zamestnanie.
Je motivačný list ešte dôležitý?
Môže sa zdať, že dnes už akýsi kus papiera alebo mail s osobnými informáciami nie je veľmi zaujímavý a jeho dôležitosť pre zamestnávateľov klesá. Monika Palacková, senior HR konzultantka firmy Edgar Baker, tvrdí, že dôraz na motivačné listy sa v spoločnostiach líši. Sú také, ktoré ho doslova vyžadujú ako súčasť podkladov pre zaradenie do výberového procesu, no sú aj firmy, ktoré ho za dôležitý nepovažujú. Uchádzačom odporúča motivačný list posielať v prípade:
- ak sa vyžaduje ako podmienka pre zaradenie do výberového procesu,
- pri zmene kariéry alebo odboru (napríklad, ak zamestnanec celý život pracuje ako účtovník a neskôr sa rozhodne, že viac inklinuje k práci s ľuďmi a chce začať kariéru v HR),
- ak sa chce odlíšiť, zaujať a vyzdvihnúť svoje vlastnosti.
„Motivačný list nevyžadujú všetky pozície. Požaduje sa najmä v prípade kreatívnych, administratívnych a manažérskych pozícií,“ vysvetľuje Monika Palacková. Podobný názor má aj HR manažér v spoločnosti AAS Slovakia, Ján Mezei. Motivačný list má podľa neho stále svoj význam, hoci existujú zamestnávatelia, ktorí mu veľký význam neprikladajú a „motiváky“ nečítajú. On však motivačný list vníma ako „barličku“ popri životopise, ktorá pomáha uchádzačovi, aby zaujal: „Dobrý motivačný list dokáže spôsobiť, že sa do vás recruiter (náborár) zamiluje, no zlý ho dokáže odohnať.“
Vladimíra Neuschlová zasa predpokladá, že dôraz zamestnávateľov na motivačné listy rastie a bude rásť aj v budúcnosti. Neprekvapilo by ju ale, keby na vybrané pozície motivačné listy nahradili časom krátke video vizitky, kde sa uchádzač krátko predstaví a povie, prečo sa o prácu vo firme zaujíma.
Buďte kreatívni a vytvorte originálny motivačný list
Odborníci sa zhodujú, že motivačný list má hlavnú úlohu zaujať zamestnávateľa tak, že si povie „Tohto človeka hľadáme!“ alebo dokonca nadchnúť či rozosmiať, až si povie: „Tohto človeka musím stretnúť!“. Uchádzač môže byť práve vďaka nemu pozvaný na osobný pohovor. Preto pri motivačnom liste neplatia univerzálne pravidlá a nie je vhodné držať sa vzorov či šablón. Ako ale uchopiť motivačný list kreatívne a docieliť, aby bol originálny a nepodobal sa ostatným?
Hoci by motivačný list nemal byť vytvorený na základe akejsi šablóny, je vhodné dodržať istú postupnosť alebo štruktúru, ako oslovenie, úvod, jadro, záverečný pozdrav. Zároveň by sa v ňom mali nachádzať odpovede na základné otázky:
- Prečo ste sa rozhodli reagovať na danú pracovnú príležitosť,
- Prečo uvažujete nad zmenou (ak ste momentálne zamestnaní, vysvetliť v krátkosti dôvod, prečo sa rozhliadate po nových príležitostiach),
- Opísať v stručnosti predchádzajúce alebo poslednú skúsenosť (vysvetliť, akým prínosom sú vaše predchádzajúce skúsenosti na aktuálnu pozíciu),
- Prečo by si spoločnosť mala vybrať práve vás, čo je vaša osobná pridaná hodnota,
- Aká ste osobnosť, ako sa s vami vychádza v kolektíve alebo aký ste nadriadený a podobne.
Vladimíra Neuschlová ale upozorňuje, že by tento dokument nemal byť prepisom životopisu: „V dobe, keď každý bojuje s časom, nikto nebude čítať rovnaké veci dvakrát.“ Podobný názor má aj Monika Palacková. Podľa nej má byť motivačný list stručný, výstižný a prehľadný: „Je potrebné si uvedomiť, že personalista má na čítanie motivačného listu uchádzača v priemere 1 – 1,5 minúty. Za tento čas je potrebné ho zaujať a osloviť.“ Odporúča preto dôležité náležitosti vyznačiť tučným písmom. Môže ísť napríklad aj o schopnosti, certifikáty či úspechy, ktoré sú síce uvedené v životopise, no môžu byť prínosom pre danú pozíciu a sú teda súčasťou textu o dôvodoch, prečo by si mala spoločnosť vybrať práve autora motivačného listu. Taktiež je dobré využívať odrážky a odseky.
Ján Mezei považuje za najdôležitejší úvod a oslovenie, pretože list by ho mal zaujať už po 5 – 6 vetách. „Zo skúseností viem, že ak ma v úvode nezaujme, list zatvorím a kandidáta nepozvem.“ Oslovenie by podľa neho malo byť kreatívne. Ak je napríklad inzerát v nadľahčenom štýle a nachádza sa tam veta, ako: „Baby z učtárne si hľadajú toho pravého kolegu.“ a tento štýl komunikácie je uchádzačovi blízky, môže pokojne do motivačného listu napísať: „Ahojte, baby z učtárne,“ a podpísať sa ako „Váš budúci skvelý kolega.“ Aj podľa Vladimíry Neuschlovej je odlíšenie od davu možné docieliť napríklad zvolením originálneho vizuálu alebo dvomi trefnými vetami, ktoré korešpondujú s firemnou kultúrou, ktorú uchádzač dokáže vycítiť z inzerátu alebo verejne dostupných informácií o firme.
Pri tvorení jadra motivačného listu by ste mali myslieť na to, že je potrebné byť osobnejší ako v životopise, no zároveň myslieť na to, že osoba, ktorá je zodpovedná za výber uchádzačov, je tiež len človek. „Mne osobne je sympatické, ak uchádzať dodrží bežné formálne pravidlá, no zároveň dokážem z motivačného listu vycítiť, či bol písaný špecificky pre danú pracovnú pozíciu. Alebo či ide len o všeobecný motivačný list, ktorý posiela všetkým potenciálnym zamestnávateľom. Vidím to najmä vtedy, keď v texte nájdem niečo špecifické, čo sme napríklad dávali do inzerátu alebo čo sa človek mohol dočítať na webstránke firmy, u ktorej sa zaujíma o pozíciu,“ vysvetľuje Vladimíra Neuschlová. Aj Monika Palacková preto odporúča podrobne si naštudovať dostupné informácie o budúcom zamestnávateľovi a pracovnej pozícii. Pozor si však treba dať aj na aktuálnosť dokumentu.
Vladimíra Neuschlová dopĺňa ďalšie príklady, ako možno motivačný list obohatiť: „Ak sa hlásite napríklad na analytickú pozíciu, v motivačnom liste môžete uviesť zaujímavý ekonomický údaj, ktorý vyčítate z výročnej správy firmy (napr. „je pozoruhodné, že napriek neľahkým podmienkam na trhu v segmente XY, tržby firmy za posledné tri roky rástli takmer o pätnásť percent“). Alebo ak máte záujem o marketingovú pozíciu, môžete v motivačnom liste uviesť konkrétny kompliment ohľadom prezentácie firmy (napr. „zaujala ma aj vaša aktuálna televízna kampaň na výrobok XY, pretože ....)“.
Písať motivačný list niekomu, kto nikoho nehľadá je náročnejšie – na čo sa zamerať?
V prípade, že uchádzač píše spoločnosti, ktorá nevyhlásila výberové konanie či neuverejnila inzerát na obsadenie pozície, môže byť napísanie vhodného motivačného listu o niečo náročnejšie. Monika Palacková z Edgar Baker vtedy odporúča zamerať sa najmä na dôvod, prečo si uchádzač zvolil práve danú spoločnosť. Ján Mezei uvádza, že môže ísť o dôvody, ako pôsobenie firmy, jej výrobky, benefity či dokonca, že ide o peknú budovu, ktorá uchádzača zaujala. „Ak aj práve nemajú otvorenú pozíciu, mohli by si životopis s motivačným listom nechať v zálohe a v prípade, že sa niečo otvorí, ozvať sa uchádzačovi,“ radí odborník.
Dôležité je tiež zdôrazniť, prečo by bol pre nich uchádzač prínosom. Vhodné je využiť platformu LinkedIn, prostredníctvom ktorej sa vie potenciálny pracovník rýchlejšie spojiť napr. s personalistom firmy, v ktorej chce pracovať. Taktiež sa tu často nachádzajú pracovné ponuky, ktoré nie sú na profesijných stránkach.
Vladimíra Neuschlová zasa spomína na prípad jej klienta, ktorý napriek tomu, že nikoho aktívne nehľadal, dostal zaujímavú poštu: „Motivačný list spolu so životopisom absolventa, ktorý chcel pracovať v jeho firme. Z motivačného listu bolo jasne cítiť nadšenie, že tento mladý človek naozaj vo firme môjho klienta pracovať chce, že má firmu výborne naštudovanú z jej webstránok a rovnako aj trhové prostredie, v ktorom firma funguje. Klient si napokon pozval absolventa na osobný pohovor a reálne sa zamýšľa, že ho v budúcich mesiacoch zamestná, pokiaľ to dovolí situácia.“
Čo môže zamestnávateľ z chýb v motivačnom liste vyčítať?
Motivačný list toho o potenciálnom zamestnancovi veľa prezradí, ale nielen osobné informácie. Zamestnávateľ z neho môže vycítiť veľa povahových čŕt, ktoré uchádzač v liste nespomenie. Medzi najčastejšie nedostatky motivačných listov patria gramatické chyby, preklepy v mene oslovenej osoby či nepremyslenosť textu. Také faktory môžu o uchádzačovi napovedať, že je napr. nedôsledný či nepozorný.
V liste často bývajú nerelevantné informácie, čo naznačuje, že uchádzač nemá nič spoločné s pozíciou, na ktorú sa hlási. Ján Mezei uvádza príklad: „Uchádzač sa hlási na pozíciu predavača a nechá v motivačnom liste informáciu o miliónoch najazdených kilometrov či o tom, že chová 20 mačiek. Také skúsenosti však nemajú nič spoločné s danou prácou.“
Napokon je jednou z častých chýb aj neprehľadnosť textu a problém robí tiež jeho dĺžka. Ak je text príliš dlhý, jednak jeho čítanie oberá o čas personalistu alebo zamestnávateľa, no môže tiež napovedať, že uchádzač nevie komunikovať jasne a zároveň stručne, čo môže vytvárať problém pri niektorých profesiách. „Mínusové body“ môže dostať tiež uchádzač, ktorého motivačný list je napr. pol roka starý.
Ján Mezei spomína ďalšiu chybu, ktorú má z vlastnej skúsenosti: „Stalo sa mi, že človek poslal motivačný list a nechal v ňom názov predošlej firmy, do ktorej sa hlásil.“ Napokon dodáva, že zamestnávateľ si vždy všimne originalitu a či je motivačný list napísaný na mieru tej-ktorej pozície. „Ak by ste mali napísať len súbor všeobecných, nič nehovoriacich viet, radšej neposielajte nič. Vyvarujte sa však nadneseným frázam a radšej napíšte pravdu. Hoci aj to, že sa vám páči benefity a pracovisko máte blízko k domu,“ uzatvára odborník.
