Rád, ako uspieť na pohovore z pohľadu uchádzača je neúrekom, no rovnako dôležité je, aby boli zástupcovia firmy pripravení kvalitný výber uskutočniť. Prinášame tipy, ako pripraviť výberový proces tak, aby ste pôsobili na budúcich zamestnancov ako profesionáli, s ktorými chcú pracovať.
Častokrát sa v praxi môžeme stretnúť s amaterizmom nielen uchádzačov, ale aj samotných pohovorujúcich. A hoci si v závere dôležitého výberu povieme, že sme našli toho správneho kandidáta, on nás možno kvôli nezvládnutej komunikácii odpísal už hneď po prvej štvrť-hodinke. Preto opäť platí, že najdôležitejším aspektom je príprava. Výber nových zamestnancov (výberové konanie) nie je len samotný pohovor, ale séria súvislých aktivít, ktorá mu predchádza a nasleduje po ňom. Pozrime sa na jednotlivé kroky, pričom podľa náročnosti náboru a počtu vhodných kandidátov môžete niektoré z nich aj vynechať. V štandardných podmienkach je to však ideálna cesta.
Selekcia životopisov – prvý krok pri výbere nových zamestnancov
Všetky prijaté životopisy zo všetkých zdrojov si pozorne prezrite a vyraďte všetky nevyhovujúce. Skúsenejší personalisti, ktorí dôkladne poznajú obsadzované pozície im síce vedia venovať aj menej ako 10 sekúnd, pri menších skúsenostiach je vhodné rezervovať si viac času. Ak ste požadovali životopis v cudzom jazyku, môžete urobiť prvú analýzu jazykových schopností už na základe gramatických chýb v životopise (často žiaľ platí aj o slovenskom jazyku). Motivačné listy sú často fádne, pretože ak kandidáti nevidia ich zmysel, iba skopírujú podklad z webu. Venujte pozornosť len tým s jasnou pridanou hodnotou. V motivačnom liste by ste sa mali dozvedieť čosi dôležité navyše, čo kandidát v životopise neuvádza. Vzhľadom na to, že kandidáti obecne motivačné listy písať nevedia, radíme ich vôbec nežiadať. Ak chcete už na začiatku čosi iné ako životopis, sformulujte to do konkrétnej a vypovedateľnej podoby. Napr. pošlite nám okrem Vášho CV aj analýzu trhu, na ktorom sa pohybujeme v anglickom jazyku.
Odmietnutie nevyhovujúcich kandidátov
Ak ste na základe predošlého kroku 100 % presvedčení, že daného kandidáta nebudete pozývať na osobné stretnutie, pošlite mu ďakovný e-mail, ideálne aj s dôvodom zamietnutia. Kandidáti za najväčšie negatívum výberov považujú buď žiadne, alebo veľmi neadresné zamietavé odpovede. Myslite na to, ak budujete zamestnávateľskú značku. Faktom ostáva, že pri stovkách zamietnutých žiadostí nie je možné všetkým neúspešným kandidátom personifikovane odpovedať, snažte si aspoň udržať trend odpovedať každému.
Telefonický skrínning a jeho úloha pri výbere zamestnancov
Často vynechávaný krok z dôvodu toho, že si ľudia myslia, že nie je potrebný a nemajú naň čas. Avšak čas je práve to, čo telefonickým testovaním získame, keď odmietneme ďalšiu várku kandidátov. Pointa telefonického kontaktu je vziať si relevantné životopisy a overiť si základné skutočnosti. Inými slovami, papier znesie všetko, ale realita môže byť iná. Vzhľadom na to, že motivačné listy sú väčšinou nepoužiteľné, o motivácii kandidáta takisto nevieme nič a nevieme posúdiť, či to myslí so svojou žiadosťou vážne, alebo je Vaša organizácia jednou zo 100, kde sa uchádza o prácu. Často stačí aj 5 minútový telefonický rozhovor. Opýtajte sa na základné informácie, možnosť termínu nástupu, čo kandidáta zaujalo na pozícii a spoločnosti, či na základnú kvalifikáciu, o ktorej viete ,že je nevyhnutná. Ak máte dobrý pocit, môžete kandidáta rovno pozvať na osobné stretnutie. Naopak negatívnu spätnú väzbu tlmočte buď priamo pri objektívnych skutočnostiach (chýbajúca kvalifikácia), alebo nepriamo až neskôr (telefonátom/mailom o tom, že po dohode ste sa rozhodli ďalej nepokračovať). Ak po pár minútach rozhovoru máte jasno v tom, že kandidát je nerelevantný, je zbytočné ho stretávať aj osobne. Týmto krokom si ušetríte obrovské množstvo času, ktoré by ste stratili osobnými stretnutiami s kandidátmi, ktorí sú absolútne nevhodní. Veľmi podstatné je tiež kandidátovi predstaviť pracovnú pozíciu a uistiť sa, či ju chápete rovnako a aj po tomto vysvetlení je pre druhú stranu zaujímavá. To má priamu nadväznosť na mzdovú otázku, keďže ak dve strany chápu pozíciu dvojako, môžu očakávať odlišnú mzdu. Tejto otázke sa dá venovať aj v telefonáte, ale len veľmi citlivo. Dá sa veľa pokaziť, na druhú stranu aj získať, ak kandidát má diametrálne odlišné predstavy a prišli by ste na to až na záver niekoľko hodinových diskusií.
Pozvanie na osobný pracovný pohovor
Vybranú skupinu kandidátov si zavolajte na osobné pohovory. Ak ste kandidátov testovali, viď bod 3, máte tak už učinené. Ak nie, tak, či onak ich musíte telefonicky kontaktovať. Termín potvrďte aj emailom.
Pracovný pohovor
Štandardnou voľbou osobných stretnutí bývajú pohovory individuálne a to dokonca už na robotníckych pozíciách. Odporúčame max 2 kolové, aby ste kandidáta neodradili zbytočnou byrokraciou a neschopnosťou rozhodnúť sa, čo sa často stáva (aj z objektívnych príčin) najmä vo väčších spoločnostiach. Téme zvládnutia pohovoru sa špeciálne venujeme v článku Čo sa pýtať kandidáta na pracovnom pohovore?
Assesment centrá – skupinové pohovory
Skupinové pohovory formou assessment centier sa využívajú najčastejšie pri absolventských, obchodníckych a manažérskych pozíciách. Je však potrebná účasť experta, alebo hodnotiaceho, ktorý má s organizáciou AC skúsenosti. Pointov je otestovanie kandidátov nielen rozhovorom, ale konkrétnymi vopred pripravenými úlohami, ktoré určia dispozíciu na vykonávanie danej pracovnej činnosti.
Testovanie uchádzačov pri výbere
Kým organizácia Assessment centra je sama o sebe pomerne zložitá, jednoduchšia forma je pridať akýkoľvek typ testovania ako doplnok k pohovoru. V závislosti od počtu kandidátov v 1, či 2 kole sa rozhodnite, kedy budete testovať, keďže nemá väčší zmysel vyhodnocovať viac ako 5 testovaní. Nebojte sa kandidáta otestovať na čokoľvek, čo priamo súvisí s obsadzovanou pozíciou a je natoľko kľúčové, že sa potrebujete presvedčiť, že problematiku kandidát ovláda. Nemusíte zbytočne hľadať materiály na webe, postačí čokoľvek, čo bežne používate v bežnej praxi. Má kandidát dobre poznať Excel? Dajte mu za úlohu analyzovať dáta, s ktorými denne pracujete. Má vedieť čítať výkresy? Doneste príklady dokumentácie, ktorú bežne používate. Má disponovať schopnosťou efektívneho vyjednávania? Pripravte zložitejšiu úlohu zo života firmy a zahrajte nepríjemného klienta. Či sú úlohy písomné, ústne, formou testov, alebo len rozhovoru platí, že robte to, čo robíte bežne v práci a nevenujte sa zložitým testom nejasného pôvodu, ktoré možno bez odborníka ani neviete vyhodnotiť. Všeobecné testy s nejasným výsledkom rovno vynechajte. Využite teda túto možnosť vždy v prípade, že sú testy adresné a testujú konkrétne znalosti a zručnosti. Testovanie si nechajte na začiatok, či na koniec pohovoru, pri testoch, ktoré sú písomnej formy nemusíte priamo byť s kandidátom v miestnosti, stačí ho len usadiť a môžete si medzitým robiť svoju prácu.
Referencie a ich význam pri výbere budúcich kolegov
Kandidátov medzi ktorými sa rozhodujete (alebo tých v 2. kole) požiadajte o kontakt na nadriadeného z 3 predošlých zamestnaní, aby ste si mohli overiť referencie. Referencie sa získavajú vždy len so súhlasom dotknutého kandidáta/zamestnanca a tak by ste nemali ísť poza chrbát zamestnanca, preto o kontakt požiadajte ešte počas pohovoru. Tento nástroj slúži na to, aby ste si u bývalého nadriadeného overili prípadné nejasné a sporné body z Vašich zistení a celkový názor na prácu zamestnanca. Koniec koncov, vy kandidáta poznáte len pár hodín a môžete sa dozvedieť všeličo zaujímavé.
Príklady otázok pri zisťovaní referencií:
- Do akej miery ste boli so zamestnancom spokojný?
- Čo boli jeho/jej silné a slabé stránky?
- Rozhodli by ste sa ho prijať do práce opäť?
Spätná väzba úspešným aj neúspešným kandidátom
Zavolajte všetkým kandidátom, ktorí neuspeli a objasnite im spätnú väzbu. Snažte sa byť, podľa možností, konkrétny, ale do takej miery, aby to neúspešných kandidátov neurazilo. Myslite na to, že ich môžete ešte potrebovať. Úspešnému kandidátovi venujte viac priestoru. Vysvetlite mu akú ponuku mu budete posielať, čo môže očakávať a čo sa ďalej vyžaduje. Dohodnite si ďalšie kroky v podobe akceptácie ponuky, podpísania pracovno-právnych dokumentov a organizácie zdravotnej prehliadky.
8 tipov k efektívnej organizácii pracovných pohovorov
- Venujte čas organizácii. Potvrďte kandidátom termín a miesto stretnutia e-mailom, informujte ich koľko času u Vás strávia.
- Rezervujte si miestnosť, pripravte si pomôcky a prípadne ďalšie materiály. Majte pred sebou profil obsadzovanej pozície, kde sú uvedené všetky kritériá.
- Stretnite sa pred prvým pohovorom so všetkými hodnotiacimi a presne si ujasnite jednotlivé kritériá, ktoré úspešný kandidát musí spĺňať.
- Píšte si počas rozhovoru čo najviac poznámok. Píšte a počúvajte zároveň.
- Neplánujte si na deň viac ako 5 - 7 pohovorov. Budete pôsobiť vyčerpane.
- Uistite sa, že na pohovor príde priamy nadriadený aj špecialista, ktorý detailne posúdi odbornú stránku kandidáta.
- Ak organizujte 2. kolo, pripravte iný program + iného hodnotiaceho, inak nemá 2. kolo zmysel
- Odkomunikujte zamietnutým kandidátom negatívnu spätnú väzbu.
Na výber vhodného kandidáta na otvorenú pozíciu je treba nechať si dosť času a započítať aj prípadnú časovú rezervu. Kým robotnícke pozície sa obsadzujú rádovo v dňoch, pri administratíve a inžinierskych pozíciách hovoríme o týždňoch a pri manažéroch až o mesiacoch. Obecne platí, že čím vyššia pozícia, tým náročnejší (často aj drahší) výber, no prekvapiť môžu aj trhovo nedostatkové pozície ako napr. zvárači, zámočníci, či špecializovaní obchodníci.
