Strategickou úlohou lídrov počas pandémie COVID-19 je rozmýšľať, ako pracovné návyky adaptovať na novú realitu.
Pokiaľ ste zrazu prešli na virtuálnu formu práce, musíte si priznať, že niektoré veci budú fungovať skrátka inak a ignorovať tento fakt nie je správne. Pozrite si kľúčové tipy pre manažérov na efektívne riadenie svojho tímu na diaľku.
1. Zabezpečte prácu z domu z technologického hľadiska
Prechod na intenzívnu prácu z domu priniesol veľký nápor aj pre IT vybavenie firiem. Zamestnanci museli byť vybavení technikou rýchlo a efektívne. Pochopiteľne, nie každý zamestnanec má rovnaké podmienky či potreby a rozhodnutia, komu prideliť akú techniku, sú na pleciach lídrov. Tí si musia v prvom rade svoju rolu uvedomiť.
- Identifikujte a zabezpečte technológiu potrebnú na prácu z domu pre každého člena vášho tímu (smartfóny, laptopy, monitory, klávesnice a pod.).
- Uistite sa, že všetci členovia tímu majú správne prístupy a technologickú podporu, aby sa mohli prihlásiť so všetkým hardvérom aj softvérom potrebným pre ich prácu.
- Rozmýšľajte, čo s nástrojmi, ktoré ostali v práci – pevné linky, prepojenia napr. z vrátnice a pod.
- Rozhodnite, ktoré komunikačné platformy budete využívať na komunikáciu v rámci tímu.
2. Uistite sa, že váš tím funguje efektívne
Ak máte zaistenú technológiu a tím ju vie používať, je správny čas zamyslieť sa nad všetkým, čo sa musí alebo môže zmeniť pri práci online oproti fyzickej prítomnosti na pracovisku.
- Rozložte prácu v tíme nanovo, ak je to potrebné. Rozmýšľajte o aktivitách, ktoré nebude potrebné pri virtuálnej práci nateraz vykonávať a ktoré naopak pod vplyvom nových okolností pribudli.
- Uistite sa, že mate pokryté nečakané výpadky členov tímu, zastupovanie môže byť pri práci z domu väčšou výzvou ako obyčajne. Zamerajte sa na tréning “náhradníkov” pre oblasti, ktoré sú pre vaše oddelenie rizikové.
- Dohodnite sa, do akej miery má byť práca každého jednotlivca zdokumentovaná, pripravená na zdieľanie a dostupná pre ostatných.
- Zamerajte sa na novú hrozbu – kybernetická bezpečnosť. Samotná existencia IT oddelenia vo vašej firme automaticky neznamená, že nová situácia neprinesie nové problémy – VPN pripojenia, citlivé dokumenty a práca s nimi z domu vyžadujú separátny tréning.
3. Buďte flexibilní a chápaví
Práca z domu 1 - 2 dni v mesiaci ako benefit a práca z domu nonstop prinášajú odlišné okolnosti, ktoré je potrebne zvážiť. Zladenie pracovného a súkromného života v domácom prostredí v druhom prípade prináša nové praktické problémy (rodičia s malými deťmi, školopovinnými deťmi, domáce zvieratá a pod.).
- Buďte pripravení tolerovať a podporovať flexibilný rozvrh práce svojich podriadených. Podporujte neskoršie začiatky práce, pracovný deň rozdelený na viac častí a pod.
- Uistite sa, že aj keď nie ste spolu, zaujímate sa o emocionálnu stránku svojich zamestnancov – diskutujte o tom, ako zvládajú novú situáciu, vyjasnite si prípadné otázky a plán, čo robiť v prípade nečakaných situácií, ako ochorenia seba, blízkych a pod.
4. Stanovte očakávania a pracovný plán
Pri práci z domu, ak nebola doteraz zaužívaná, je potrebné ujasniť si základné body – aká je očakávaná pracovná doba, dostupnosť na telefóne, mailoch a pod. Je tiež vhodné uistiť sa, že firemné priority vidíte naďalej spoločne.
- Podriadeným zreteľne komunikujte vaše očakávania – kedy majú byť dostupní, v akej frekvencii a akým spôsobom majú zdieľať svoju prácu a dohodnite sa, akou formou sa najlepšie navzájom kontaktovať.
- Diskutujte, ktoré činnosti nie je možné vykonávať online, aký to bude mať vplyv na firmu a ako ich prípadne nahradíte.
- Nezabudnite komunikovať, často a aj viac ako bežne, aby ste sa uistili, že všetci pracujú synchronizovane na spoločných cieľoch. Na pracovisku stačí zájsť medzi ľudí, pri práci online sú však takéto činnosti náročnejšie. Nezabudnite na pravidelné tímové stretnutie a na zdieľanie dôležitých informácií v tíme.
- Nezabudnite svojich podriadených rozvíjať. Práca z domu je obvykle do istej miery pokojnejšia ako na pracovisku, čo prináša čas a priestor pre naplnenie rozvojových cieľov.
5. Zapnite si video
Použitie kamery podnecuje všetky strany k pozornosti. Úprimne, počas koľkých online stretnutí ste sa na druhej obrazovke venovali odpovedaním na emaily alebo počas nudnej porady vareniu?
- Kedykoľvek je možné pri hovore použiť video, robte to. Choďte príkladom, príp. z toho urobte vo firme štandard.
6. Nech je práca aj zábavou
Ľudia, ktorí nie sú na intenzívnu prácu z domu zvyknutí, majú po čase tendenciu cítiť sa izolovane. Chýbajú kávičky s kolegami, či bežná konverzácia pri obede o tom, čo má kto nové.
- Rezervujte si čas, aby ste sa so svojimi podriadenými sem-tam spojili aj v neformálnej rovine.
- Zvážte niekedy skúsiť sociálne aktivity vo virtuálnej forme, či už je to spoločný obed, alebo inovatívna tímová hra.
Kľúčom je komunikácia
Heslom úspešného riadenia tímu na diaľku teda je komunikovať so svojimi podriadenými často, stanovovať ciele zreteľne a pracovať efektívne.
Vyskúšajte modelovať správanie svojich podriadených podľa svojho vzoru. Líder má ísť príkladom. Ukážte, čo ste vo svojej práci upravili vy, aby ste boli produktívny a očakávajte od svojich podriadených to isté.
Kľúčové záležitosti pri manažmente zamestnancov počas práce z domu približujeme v článku Manažment zamestnancov pri home office: technológie a dôvera sú kľúčové.
