Praktické rady ako sa pripraviť na prepustenie zamestnanca a postup krokov, aby prebehlo profesionálne a bez traumatizujúcich zážitkov.
Situácie, keď zamestnávateľ musí prepustiť zamestnanca nie je príjemná pre žiadnu stranu. Zamestnanec sa bude po výpovedi pochopiteľne cítiť zle a nepríjemný zážitok z výpovede môže ešte zhoršiť nepripravenosť zamestnávateľa.
Kľúčovou radou pre toho, kto prepúšťa zamestnanca je byť pripravený a ostať maximálne profesionálny.
Pripravili sme postup krokov ako z pohľadu zamestnávateľa dôstojne prepustiť zamestnanca
- Pripravte si podklady k prepusteniu.
- Myslite na to, čo nastane po jeho odchode zamestnanca.
- Výpoveď doručuje nadriadený, ale nie sám.
- Prepúšťajte len osobe a na mieste v súkromí.
- Pri doručení výpovede buďte struční a jasní.
- Komunikujte s tímom a ostatnými kolegami.
Pripravte si podklady k prepusteniu
Okrem situácie, keď prepúšťate zamestnanca z dôvodu, že preň už nemáte miesto kvôli ekonomickej situácii, robíte tak pre pracovnou disciplínu alebo nedostatočný pracovný výkon a máte k dispozícii potrebné podklady. To znamená, že ste zamestnanca varovali vopred, že nie ste spokojný a samotná výpoveď nie je pre neho tak šokujúca. Či už ide o výstupy z ročných hodnotení zamestnanca, alebo predchádzajúcich napomenutí o nedodržiavaní dohodnutých pravidiel, majte tieto podklady pripravené, aby ste vedeli svoje kroky jednoducho a zreteľne zamestnancovi objasniť.
Ak je negatívna spätná väzba povedaná použitím vhodných slov, tak môže zamestnancovi pomôcť v ďalšom pracovnom pôsobení. Nie je nič horšie, ako zamestnanca prepustiť z dôvodu nedostatočného výkonu týždeň po tom, ako mu poviete, že s ním ste vo všetkom spokojný. V prípade závažného porušenia pracovnej disciplíny zozbierajte podklady a vyjadrenia svedkov, vyhnete sa zbytočnej diskusii.
Myslite na to, čo nastane o prepustení zamestnanca a jeho odchode
Nepodceňujte dopady prepustenia zamestnanca. Myslite už vopred na to, aké pracovné pomôcky má zamestnanec odovzdať, k akým informáciám či systémom má prístup. Pripravte aj všetky dokumenty, ktoré prepúšťanému zamestnancovi môžete odovzdať, začínajúc od dohody, alebo výpovede, končiac dokumentami potvrdzujúcimi príjmy a pod.
Premyslite si kto a akým spôsobom preberie prácu prepusteného zamestnanca, či už v dlhodobom horizonte, alebo aspoň dočasne, aby ste neskôr vedeli informovať tím alebo obchodných partnerov. Pripustite si aj najhorší scenár a urobte opatrenia, aby ste zabránili tomu, že prepustený zamestnanec zneužije údaje, ku ktorým má prístup, alebo vynesie z firmy dôležité dokumenty, alebo predmety.
V prípade, ak očakávate problémy, zabezpečte pracovníka SBS, ktorý vyprevadí zamestnanca, aby si vzal osobné veci. Vy sa tým uistíte, že nenastanú neočakávané situácie pri návrate na pracovisko a kontakte s kolegami. Možno sa to zdá netradičné, ale takéto situácie sa stávajú bez ohľadu na veľkosť oblasť pôsobenia firmy a je potrebné sa na ne pripraviť.
Výpoveď doručuje nadriadený, ale nie sám
Výpoveď doručuje zamestnancovi zvyčajne jeho priamy nadriadený. Vyšší nadriadený, alebo vrcholový predstaviteľ môžu byť prítomní pre podporu, ale samotnú informáciu má zamestnanec počuť od svojho nadriadeného, ktorý s ním denno-denne pracoval.
Zamestnanec v konečnom dôsledku vždy ocení, že sa mu pozrel do očí jeho šéf, než by to mal byť ktokoľvek iný. V prípade, že vo firme máte oddelenie ľudských zdrojov, alebo právnika, mali by byť prítomní. Môžu poskytnúť cenné rady nadriadenému a podporu prepustenému zamestnancovi vo forme faktografických a doplnkových informácií. Mať na stretnutí svedka je vhodné aj z praktických dôvodov, môže totiž dosvedčiť, že ste konali v súlade so zákonom a etickými princípmi v prípade, ak by sa prepustený zamestnanec sťažoval na neoprávnené ukončenie pracovného pomeru.
Prepúšťajte len osobe a na mieste v súkromí
V prípade, že musíte prepustiť zamestnanca, je to citlivá téma pre všetky strany, vrátane zvyšku tímu. Preto je dôležité nájsť si miesto v súkromí tak, aby vás ostatní kolegovia nemohli pozorovať a zamestnanca ste zbytočne netraumatizovali. V žiadnom prípade neprepúšťajte zamestnanca pred ostatnými kolegami a už vôbec nie akokoľvek inak, ako osobne.
Pri doručení výpovede buďte struční a jasní
Nestrácajte čas voľnou diskusiou, buďte formálni a zreteľne povedzte zamestnancovi, o čo ide do 30 sekúnd od vstupu do miestnosti. Akt prepustenia zamestnanca nie je diskusia o pocitoch a keďže sa zamestnanec sa pri nej bude vždy cítiť nepríjemne, nie je z úcty k nemu vhodné diskusiu umelo predlžovať. Správať sa pri výpovedi ľudsky je ale napriek tomu možné. Zamestnancovi zdôvodnite, čo vás viedlo k tomuto rozhodnutiu, podložte svoje tvrdenia podkladmi, ktoré máte pripravené.
Zamestnancovi môžete nechať priestor na vyjadrenie, ale dajte si pozor, aby sa zo stretnutia nestala diskusia. Jasne mu povedzte, čo bude nasledovať, v prípade výpovede s nárokom na odstupné, mu vysvetlite na čo má nárok a kedy dostane nejaké plnenie, prípadne benefity. Na záver zamestnancovi povedzte, aké dokumenty si má vziať, či je potrebné niečo podpísať, ako ma odovzdať pracovné pomôcky a či sa má vrátiť do práce, alebo rovno odísť. Celé stretnutie by nemalo prekročiť 10 – 15 minút, pri pokusoch zamestnanca o ďalšiu diskusiu, počúvajte, ale reagujte len stručne a smerujte k ukončeniu stretnutia.
Na záver nezabudnite zamestnancovi poďakovať za prácu a ponúknite mu pomoc v otázkach, ktoré nevie v tejto chvíli vyriešiť. Takisto mu poskytnite kontakt, na koho sa môže obrátiť, ak bude mať otázky, na ktoré si teraz nespomenie. V prípade agresivity, alebo neočakávaných reakcií, uplatnite pripravený scenár.
Komunikujte s tímom a ostatnými kolegami
Takmer vždy, keď prepustíte zamestnanca, ktorého ste riadili, je potrebné o tom informovať svoj tím. Pravidlo je, že hovorte skôr stručne, ale jasne, aby ste vylúčili prípadné fámy a konšpirácie kolegov, ktorí nemajú dosť informácií. Majte ale na pamäti, že diskusia v súkromí by mala ostať v súkromí a vyhnite sa detailom, ako napr. konkrétne dôvody prepustenia, alebo výška odstupného.
Odpovedzte na otázky, aby bolo zostávajúcemu tímu jasné, či ide o ojedinelý prípad, alebo má prepúšťanie pokračovať. Venujte čas aj tomu, ako čeliť novej situácii na pracovisku. Zamestnancov bude zaujímať, ako bude dočasne prerozdelená práca prepusteného zamestnanca medzi ostatnými, pokiaľ nájdete náhradu za prepusteného zamestnanca. Ak ju nehľadáte, komunikujte s tímom priamo, ale nechajte si priestor na väčšiu diskusiu o prerozdelení rolí a kompetencií v blízkej budúcnosti.
