Hromadné prepúšťanie je jednou z najťažších úloh, ktorá môže zamestnávateľa postretnúť. Jeho správne zvládnutie je kľúčové nielen smerom k odchádzajúcim zamestnancom, ale aj tým, ktorí ostávajú.
Pre vedúcich pracovníkov, ale aj personalistov je oznamovanie negatívnych správ zamestnancom jednou z najnepríjemnejších aktivít. Všetci sme počuli strašidelné príbehy o tom, ako ochranka odprevádza vyhodených ľudí z pracoviska, o tom, ako manažéri chránia svojich obľúbených podriadených na úkor tých najlepších pracovníkov, či príbehy šírenia neoverených fám o masovom prepúšťaní, kým firemný manažment mlčí za zatvorenými dvermi.
Ak firmy prepúšťajú, znižujú stavy prirodzenou fluktuáciou alebo premiestňujú vo firme zamestnancov na iné pozície, musia mať vopred pripravený strategický plán, ako na to.
Pozrime sa, na čo všetko musí firma myslieť pri znižovaní stavov, aby negatívne neovplynila morálku a dokázala udržať organizáciu pri živote.
Komunikujte už v čase začínajúcej krízy
Veľkou chybou je, ak firma začína zvyšovať intenzitu komunikácie so zamestnancami až vtedy, keď je najhoršie a je jasné, že sa nevyhne nepopulárnym opatreniam. Vtedy je už neskoro a reaktívna komunikácia je už len hasenie otvoreného požiaru. Manažéri si často myslia, že by nemali dať zamestnancom najavo, že firma si vedie zle. Nechcú, aby zamestnanci stratili motiváciu. Avšak ľudia sa často dostávajú k informáciám aj inými ako oficiálnymi kanálmi a vedia si skutočnosti spojiť.
Ak chcete ľudí dostať na vašu stranu, musíte o pozícii firmy na trhu hovoriť a vtiahnuť ich do deja. Lepšie je vyslať varovné signály včas. Zamestnanci musia byť informovaní už na začiatku problémového obdobia o dôvodoch a ďalších krokoch tak, aby vedeli, čo ich môže čakať.
Vždy je lepšie informovať o kríze s predstihom, ako sa komunikácii vyhýbať.
Na tieto účely môžu slúžiť klasické stretnutia vedenia
spoločnosti so všetkými zamestnancami, kde by mali byť firemné výsledky
a výhľad do krátkodobej budúcnosti pravidelnou témou. Komunikácia v zmysle:
„kvôli týmto skutočnosťiam nás čakajú
ťažké časy a do troch týždňov vedenie príde s plánom reštruktualizácie“
jasne naznačuje, čo môžu zamestnanci čakať. Negatívnym témam sa nevyhýbajte
a neodkladajte ich na koniec takýchto stretnutí. Nezačínajte ich
finančnými ukazovateľmi, či situáciou na trhu, ale povedzte zamestnancom hneď
v úvode na rovinu odpovede na otázky, ktoré si všetci aj tak kladú.
Ak sa najhoršie scenáre nepotvrdia, je to vždy lepšie, než keby prípadné (hromadné) prepúšťanie spôsobilo atmosféru chaosu a šírenia klebiet. Nárast rôznych nepotvrdených fám indikuje nedostatok alebo meškanie priamej komunikácie a firme môže narobiť ešte viac zla, ako samotné prepúšťanie či iné škrty. Morálka a atmosféra vo firme sa rapídne zhoršuje a vzniká riziko dobrovoľných odchodov zamestnancov, ktorých by si naopak firma chcela ponechať. Na záchranu pošramotenej povesti a návrat dôveryhodnosti manažmentu potom firmy míňajú priveľa peňazí a vynakladajú veľmi veľké úsilie.
Ak sa firma prepúšťaniu nevyhne, ľudia nebudu šokovaní, ak mali už predtým jasné indície či konkrétne informácie. Je vhodné ho uskutočniť v čo najkratšom čase a jasne ohraničiť jeho koniec. Inak sa vybuduje atmosféra strachu, kedy sa zamestnanci neprestajne obávajú ďalších zlých správ.
Ako vybrať ľudí, ktorých prepustiť
Na otázku a vybrať ľudí, ktorých je prepustiť neexistuje univerzálna odpoveď. Každá firma a každá negatívna situácia, ktorá vedie k hromadnému prepúšťaniu je natoľko špecifická, že len najužšie vedenie má dostatok informácií a stratégiu, ako krízu prekonať. Môžeme ale poskytnúť základné rámce, ktorých by sa mali firmy držať.
Pre zachovanie pohľadu na vec z dostatočnej „výšky“ je nevyhnutné, aby tieto aktivity riadilo personálne oddelenie v úzkej spolupráci s ďalšími manažérmi. Na úvod vytvorenia vhodnej stratégie je potrebné:
- Analyzovať systémy a procesy nevyhnutné pre pokračovanie biznisu,
- Nanovo definovať organizačnú štruktúru, role a pozície, ktoré zaručia splnenie biznis cieľov,
- Identifikovať zručnosti a skúsenosti, ktoré na týchto pozíciách firma potrebuje.
- Hneď po tejto analýze je potrebné pozrieť sa na konkrétných ľudí a pokúsiť sa zhodnotiť ich zručnosti a schopnosti voči nanovo definovaným očakávaniam. Tu je kľúčová spolupráca HR a manažérov jednotlivých oddelení. Potrebné kroky sú:
- Zhodnotiť aktuálne zručnosti a schopnosti jednotlivých zamestnancov,
- Identifikovať ľudí, ktorých zručnosti sa najviac hodia k novým potrebám. Nemusia to nutne byť tí, ktorí zastávajú aktuálne pozície. Nemajte na pamäti len minulé výkony, ale aj schopnosť učiť sa, potenciál a flexibilitu.
Kým na začiatku tejto aktivity bola len abstraktná predstava, ktorá hovorila o potrebe znižovania stavov (teda prepúšťania), na jej konci je k dispozícii strategický plán. Ten hovorí o tom, ktoré role sú vo firme kľúčové a ktorí zamestnanci nimi disponujú.
Ako zvládnuť rozhovor so zamestnancom, ktorého už nepotrebujete
Samotný akt prepustenia zamestnanca je emočne náročný tak pre neho ako i pre druhú stranu. Najdôležitejšie je, aby pri výpovedi na stretnutí (tzv. doručovaní výpovede) bol za každých okolností prítomný priamy nadriadený dotknutého zamestnanca. Je to signál zamestnancovi, že ho rešpektujete tým, že mu túto skutočnosť oznámi človek, ktorý s ním bol v denno-dennom kontakte. Navyše líder, ktorý pozná výkon daného zamestnanca, je schopný okamžite zodpovedať aj na konkrétne otázky, prečo je výpoveď nutná. Účastníkom je spravidla aj zástupca HR alebo právneho oddelenia, hlavne ako podpora pri administratívnych otázkach (spôsob ukončenia pracovného pomeru, odstupné, ďalší postup).
Majte na pamäti, že či už je dôvodom nepopulárnych opatrení zlý manažment alebo neschopnosť splniť finančné ciele, ultimátne zodpovedným za prepúšťanie je stále vedenie firmy. Je preto kľúčové, aby vedúci predstavitelia jasne upovedomili zamestnancov, že prepúšťanie nesúvisí s pracovným výkonom jednotlivcov alebo tímov. Naopak, je výsledkom celkového zdravia firmy a rozhodnutia jej top manažmentu.
Na takýto rozhovor si jednoznačne vyhraďte súkromný priestor a dajte zamestnancovi primeraný čas na reakciu. Ľudia majú reakcie rôzne – kým niektorí sa potrebujú doslova „vyventilovať“, iní reagujú v tichu, ďalší zase chcú dokonalo poznať pozadie rozhodnutia a všetky fakty. Niektorí zamestnanci sú dokonca ochotní pomôcť s odovzdaním agendy, iní však nie. Je to veľmi individuálne a závisí od množstva situácií a jednotlivých individualít. Majte na pamäti, že ľudia sú rôzni a ich reakcie tiež. Nechajte im priestor, aby situáciu emočne zvládli. Po chvíli sa zaoberajte už ich budúcimi krokmi. Primárnu otázku, ktorú manažéri a personalisti v takejto chvíli majú zamestnancovi položiť znie: „Ako môžeme pomôcť?“.
„Outplacement“ alias podpora prepusteným zamestnancom
K sociálnej zodpovednosti firiem spravidla patrí aj schopnosť postarať sa o zamestnancov, ktorých firma prepustila a opúšťajú ju nedobrovoľne. Deje sa tak tzv. „outplacement-om“, t.j. pomoci pri hľadaní nového pracovného miesta. Kariérne poradenstvo môže spočívať v akomsi koučingu zamestnanca v týchto otázkach:
- Akým spôsobom si hľadať prácu?
- Ako si napísať životopis?
- Ktoré firmy osloviť?
- Ako sa pripraviť na pohovor?
Outplacement vysiela signál, že aj o zamestnancov, ktorých už firma v danom momente nepotrebuje, sa dokáže postarať.
Ďalšie etapy outplacementu smerujú dokonca priamo k nájdeniu nového zamestnania pre prepustených zamestnancov. Firmy môžu využiť svoju sieť kontaktov alebo nové pracovné miesto pre zamestnanca, s ktorým boli inak spokojní, môžu rovno vybaviť. Môžu ho v inej firme dočasne umiestniť na dohodnuté obdobie, kým sa plánovane vráti späť. To je bežné najmä vo výrobnej sfére (napr. automotive), kedy sú výkyvy v objednávkach zákazníkov výraznejšie a potreba pracovnej sily v priebehu roka varíruje. Intenzita outplacementu každopádne závisí od potrieb odchádzajúcich zamestnancov, ale aj možností firmy.
Takáto aktivita je pre firmy jednoznačne prospešná.
V druhom rade je to signál pre zamestnancov, ktorí ostávajú, že k ex-kolegom sa firma nespráva ako k číslam, ale ľudským bytostiam.
Po prepúšťaní – čo s tými, čo ostávajú?
Hromadné prepúšťanie vplýva na celú firmu. Zahŕňa aj zamestnancov, ktorých sa znižovanie stavov priamo netýka.
Celková morálka je v takejto situácia spravidla nižšia a po správnom zvládnutí predchádzajúcich krokov je čas zamyslieť sa, čo na to zamestnanci, ktorí ostávajú. Tí sú v tejto chvíli pre budúcnosť firmy kľúčoví a v týchto momentoch sledujú, ako sa vedenie firmy s prepustenými zamestnancami vysporiadalo. Zvládnutie situácie s dobrou komunikáciou, rešpektom k dotknutým zamestnancom, adekvátnym odstupným a poskytnutou podporou naznačuje, že firma si váži aj tých, ktorých musela prepustiť.
Hneď ako sa prepúšťanie ukončí, priamy nadriadený musí komunikovať so svojim tímom na spoločnom stretnutí.
Zamestnanci, ktorí po hromadnom prepúšťaní vo firme zostanú, majú spravidla pochybnosti o jej budúcnosti. Chcú vedieť, či sa ich súčasná práca zmení a či im pribudnú aktivity odídených zamestnancov. V neposlednom rade budú chcieť vedieť jednoznačnú odpoveď na otázku, či sa prepúšťanie už ukončilo alebo firmu čaká ďaľšie kolo. Každú z týchto otázok je potrebné zodpovedať adresne a čo najskôr. Odporúčame stretnúť sa s celým tímom, nie iba jednotlivcami. Je potrebné poskytnúť adekvátne informácie k uskutočneným krokom. Čo k prepúšťaniu viedlo, na základe čoho sa postupovalo a aké zmeny v pracovných činnostiach a aktivitách v danom tíme nastávajú. Vnímajte pocity a dojmy celého tímu a snažte sa ich podporiť a vysvetľovať plánované kroky smerom do budúcna.
Po diskusii o ďalších krokoch sa môžete stretnúť aj s jednotlivcami, ktorých pracovná náplň sa mení. Opäť platí, poskytnite im čo najvyššie možnú podporu a ujasnite im role, zodpovednosti, ciele a kariérne príležitosti.
Sumár – najdôležitejšie tipy pri (hromadnom) prepúšťaní
- Komunikujte so všetkými zamestnancami vo väčšej intenzite hneď pri indíciách o prichádzajúcej kríze.
- Pri analýze súčasného stavu sa nepozerajte na reálne pozície a kto ich zastáva, ale na celkové schopnosti, potenciál a flexibilitu jednotlivcov.
- Neprepúšťajte ľudí v skupinách. Stretnite sa vždy s jednotlivcom.
- Neorganizujte takéto stretnutia poobede alebo v piatok. Vytvárali by ste dojem, že líderskí pracovníci sú zbabelci.
- Správu zamestnancovi za každých okolností hovorí nadriadený, nie HR.
- Buďte vďační. Vyjadrite pochvalu a poďakovanie zamestnancovi za odvedené služby a prejavte empatiu pri výpovedi a ďalších krokoch.
- Diskutujte so zamestnancom, čo sa ďalej stane. Aké sú podmienky, vysvetlite ponuku odstupného, prípadné možnosti zamestnať sa na trhu práce. Vyjadrite sa k organizácii posledného dňa v zamestnaní.
- Snažte sa čo najviac skrátiť čas prepúšťania od prvého po posledného zamestnanca. To zjemní obavy tých, ktorí ostávajú.
- Prijmite rozhodovaciu zodpovednosť a neviňte nikoho iného.
Hromadné prepúšťanie je zložitá a komplexná záležitosť. Ale s dostatočnou prípravou, plánovaním a komunikáciou počas celého procesu viete minimalizovať negatívny dopad na ďalšie fungovanie firmy. Zamestnanci si obvykle nepamätajú deň nástupu do zamestnania, ale deň, keď boli prepustení, si iste zapamätajú dlhšie. Snažte sa najviac ako sa dá, aby ste pôsobili organizovane a profesionálne.
Použité zdroje: Harvard Business Review, Navigácia v povolaní, Shrm.org, SearchConsultingGroup.com
