Podnikatelia a odborníci z praxe o automatizácii logistiky – ako prepojiť e-shop so skladom či kuriérskou spoločnosťou, v čom sú prínosy a akú rolu v automatizácii má ERP systém?
Podnikaniu v e-commerce sa v posledných rokoch darí, pričom významným spôsobom tento rast ovplyvnila aj pandémia a s ňou súvisiace opatrenia a obmedzenia. Vybavovať viac objednávok rýchlo a v požadovanej kvalite však môžu firmy aj vďaka automatizovaniu logistiky. Ako na to? Prezradili odborníci z praxe a prevádzkovatelia e-shopov, ktorí používajú technológie a softvéry od rôznych dodávateľov.
Prepojiť e-shop a sklad pomáha ERP systém
Snahou asi každej firmy, ktorá pôsobí v e-commerce oblasti, je zabezpečiť nielen rýchle a správne doručenie objednávky, ale aj to, aby zamestnanci mali čo najmenej práce, resp. aby stihli viac úkonov za kratší čas a pri menšej chybovosti. Vybavenie objednávky však v e-shope neznamená len vydanie tovaru zo skladu, zabalenie, odoslanie a doručenie zákazníkovi - každý z týchto procesov pozostáva ešte z mnohých ďalších krokov.
V prvom rade ide o prijatie objednávky od zákazníka. Aby ju bolo možné vybaviť v čo najkratšom čase, je dôležité, aby obe strany (zákazník aj firma, teda odberateľ aj dodávateľ) mali informácie o dostupnosti tovaru na sklade. Či je tovar k dispozícii priamo v logistickom centre firmy, alebo sa nachádza u externých dodávateľov, je rozhodujúcim faktorom napríklad pre spoločnosť SOS electronic, ktorá je autorizovaným dodávateľom súčiastok prevažne do priemyselných a výrobných firiem. „Pri online predaji musíme sledovať, či je potrebný dodatočný manuálny zásah predajného oddelenia, alebo môže objednávka automaticky prejsť na vybavenie do skladu. Ide najmä o prípady, kedy si zákazník, vzhľadom k výrobnému procesu jeho produktu, želá expedovať všetok tovar naraz alebo po častiach,“ opisuje Rastislav Talárovič, manažér digitálneho oddelenia SOS electronic.
V tejto spoločnosti sa snažia rôznymi špecifickými funkciami objednávanie tovaru zákazníkom uľahčiť a zefektívniť. „Naše systémy automatizujú evidenciu tzv. date code súčiastok či jednotlivých šarží, ale ponúkajú tiež rezervačný systém tovaru. Tým sa zabezpečuje zoraďovanie dodávky rovnakých súčiastok pre viacero zákazníkov, presne podľa požadovaných termínov dodania. Reagujeme tak na rámcové objednávky od zákazníkov, ktorí požadujú dodanie vo viacerých várkach, a to aj počas niekoľkých rokov. Hoci sa tovar na sklade neblokuje, systémy objednávku evidujú. Ak je dodávka v konkrétnom čase potrebná, tovar sa zo skladu pre zákazníka uvoľní,“ opisuje R. Talárovič.
Aby všetko spomínané bolo možné zrealizovať, nákupné oddelenie v SOS electronic má softvérové riešenie, ktoré na optimalizáciu nákupu a hodnotu skladových zásob využíva matematické modely. V priebehu minulého roka vo firme tiež vybudovali vlastné digitálne oddelenie, vďaka čomu dnes vedia do veľkej miery vyvíjať systémy na mieru alebo prispôsobiť podľa ich potrieb existujúce ERP riešenia tretích strán.
Automatizáciou procesov si prešiel aj e-shop Inspio, zameraný na výrobu a predaj dizajnových dekorácií na stenu. Jeho zakladateľka Slávka Kollárová uvádza, že automatizáciu logistiky na strane predaja sa snažili riešiť prakticky od začiatku, no na strane nákupu začali automatizovať až v roku 2021. S tým súvisela zmena ERP systému, vďaka ktorej sa v Inspio podarilo zlepšiť tiež skladovú evidenciu, zaviesť pripomienky na nákup materiálu pri poklese pod minimálne skladové hladiny alebo predikciu spotreby.
V Inspio sa zamerali aj na export faktúry a jej automatické zaúčtovanie a následne spárovanie platby v účtovnom systéme. „Stihli sme toho nastaviť naozaj veľa. Napríklad sledovanie procesov výroby, kde aj zákazník vidí, ktorý tovar a v akom štádiu výroby je na linke, pretože ten je unikátny pre každú objednávku. Tiež príjem a výdaj tovaru zo skladu automaticky, vzhľadom na počet prijatých a vyrobených tovarov či automatické generovanie online faktúry po doručení zásielky,“ opisuje podnikateľka.
Automatizovať veľké množstvo procesov v Inspio pomáha kombinácia ich podnikového ERP systému a vlastného softvéru na objednávky. „Dokázali sme tak automatizovať spracovanie objednávok (príjem, výrobu, expedíciu a trasovanie zásielky), ale aj fakturáciu, automatické sťahovanie úhrad z bánk a platobných brán a ich automatické párovanie,“ opisuje S. Kollárová.
Automatizácia vyskladňovania zjednoduší prácu zamestnancom a zníži chybovosť vo firme
Ďalším krokom pri vybavovaní objednávky v e-shope je vyskladňovanie tovaru. Aj v tomto procese majú významnú rolu najmä zamestnanci, no keďže ľudia nie sú stroje a chybám sa nevyhnú, v skladoch sa čoraz častejšie využíva umelá inteligencia, rôzne systémy či technické nástroje, ktoré pracovníkom pomáhajú. Na nízku chybovosť je hrdá aj firma SOS electronic. R. Talárovič uvádza, že zamestnancom v tom pomáha nielen dobre nastavený systém riadenia skladu a zásobovania (WMS systém), ale tiež automatizovaný systém kontroly. Využívajú všetky dostupné technické prostriedky, ako čítačky kódov, RFID tagy, kalibrované pomerové váhy pripojené cez sieť do ich ERP systému, vreckové PDA zariadenia a pod.
Ako automatizovaný
systém kontroly v tejto firme vyzerá, približuje manažér digitálneho
oddelenia nasledovne: „Prvý stupeň kontroly prebieha
už v jednotlivých sektoroch skladu. Pracovník si vie kedykoľvek overiť cez
PDA pozíciu danej položky v sklade. Počty súčiastok sa kontrolujú cez
špeciálnu váhu a systém skladníkovi ukazuje odpovedajúci počet kusov. Druhý stupeň kontroly sa potom deje na výstupnej
kontrole, kde systém po načítaní čiarového kódu zobrazí pre kontrolu na
monitore aj obrázok danej súčiastky. Celý proces výstupnej kontroly je
zaznamenávaný kamerami, takže prípadnú reklamáciu vieme posúdiť na základe
uloženého záznamu. Keďže sú odosielané súčiastky veľmi citlivé, veľký dôraz
kladieme aj na kvalitu balenia. Pri ňom zas využívame rôzne technológie
ako vákuovú baličku, meranie teploty a vlhkosti prostredia a pod.“
Na prenos dát kuriérskym spoločnostiam a do expedičných systémov stačí pár klikov
Po vyskladnení tovaru prichádza na rad jeho odoslanie k zákazníkovi. E-shop má viacero možností, aký spôsob prepravy zvolí. Jedným z nich je odoslanie prostredníctvom kuriéra. Aby bola expedícia balíka jednoduchšia a rýchlejšia, je možné prepojiť systémy firmy na kuriérske spoločnosti, vďaka čomu dostanú všetky podstatné informácie o zásielke už pri zadaní objednávky zákazníkom. Takúto možnosť ponúka napríklad slovenská webová aplikácia Chameleoon. Umožňuje používateľovi vytvoriť expedičný štítok dvoma spôsobmi. „Prvou možnosťou je hromadná expedícia, prostredníctvom ktorej dokáže v krátkom čase vyexpedovať viac expedičných štítkov naraz (10, 20, 50...). Druhý spôsob nazývame kontrola výdaja,“ vysvetľuje Tomáš Gálik, CEO a programátor v spoločnosti GT-Servis, ktorá stojí za zrodom spomínanej aplikácie.
Pre využitie kontroly výdaja je podľa odborníka vhodné využiť ručný skener čiarových kódov. E-shopy si podľa jeho slov zvyčajne vytvoria baliace stanovisko, ktoré pozostáva zo skenera, počítača a tlačiarne etikiet. Operácia sa začína v momente, keď je tovar z objednávky pripravený na zabalenie. „Na začiatku sa skenuje objednávka, faktúra alebo iný dokument, na základe ktorého sa robil výdaj tovaru zo skladu. Po jeho identifikácii náš systém zobrazí zoznam položiek, ktoré majú byť pripravené a obsluha skenuje z dokumentu položku po položke, čím sa kontroluje správnosť pripraveného tovaru. Keď sú zosnímané všetky položky, systém tlačí expedičný štítok,“ opisuje T. Gálik a dodáva, že výhodou pre pracovníka je, že má k dispozícii štítok k balíku, ktorý vidí pred sebou a nemusí ho hľadať v sklade. „Zároveň má skontrolovaný tovar v objednávke. V prípade, že nejaký tovar chýba alebo je naskenovaný iný tovar ako bol na objednávke, aplikácia na to upozorňuje.“
Ak sa podnikateľ rozhodne začať používať aplikáciu Chameleoon, stačí sa zaregistrovať na webovej stránke tejto expedičnej služby a nakonfigurovať napojenia na e-shop, ERP systém a kuriérov, s ktorými firma spolupracuje. „Z praxe už vieme, že prvotná konfigurácia nezaberie veľa času. Zákazník má na začiatku k dispozícii mesiac zdarma, čím získava dostatočne dlhý čas na odskúšanie vo vlastnom procese expedície,“ uvádza T. Gálik.
Ďalším druhom prepravy, ktorý e-shopy využívajú, je doručenie na výdajné miesta. Takúto možnosť ponúka Packeta (kedysi Zásielkovňa), pričom ide o prepojenie e-shopu s ich službou cez rozhranie API. To si je potrebné do online obchodu implementovať. „Spojením e-shopu s Packetou firma sprístupní svojim zákazníkom posielanie balíkov na naše výdajné miesta alebo priamo na adresu prostredníctvom našich kuriérov, ako aj do rôznych krajín sveta cez našich zmluvných externých prepravcov,“ uvádza Šimon Mikláš, manažér obchodného oddelenia pre e-shopy. Zároveň dodáva, že API je nástroj, ktorý umožní hromadný import údajov o zásielkach určených na podaj, do ich interného systému prostredníctvom preddefinovanej šablóny údajov. Taktiež existuje možnosť stiahnuť si adresné štítky na odosielané zásielky.
„V praxi stačí jedna registrácia, konto v Packete, z ktorého je možné zasielať tovar nielen v rámci Slovenska, ale aj do ďalších krajín Európy,“ uvádza Š. Mikláš. Služby niekoľkých prepravcov podľa jej slov môže e-shop využívať hneď po registrácii, pri ktorej Packeta vyžaduje základné informácie - e-mail, telefón, názov firmy a pod. Schvaľovací proces trvá štandardne tri dni, pričom je automaticky aktivovaný Kľúč API a Heslo API, bez ktorých implementácia Packety nefunguje. „Je pre nás tiež dôležitá informácia, na akej webovej platforme je e-shop postavený alebo či si ho zákazník vytváral sám. Na základe týchto informácií firme vieme poslať príslušnú dokumentáciu na implementáciu Packety. V prípade prepojenia cez API pošleme link na plugin, ktorý sa inštaluje do e-shopu. Cez rozhranie API sa každá vytvorená zásielka automaticky prepošle do nášho systému.“
Zákazník potrebuje mať informácie o stave objednávky: pomáhajú s tým technológie
Vo firme Inspio si v rámci automatizácie procesov, ktoré nastávajú po potvrdení objednávky zo strany zákazníka, dali záležať aj na dôkladnom informovaní zákazníka. Ide napríklad o automatické odosielanie SMS o stave objednávky, SMS s výzvou na opakovanú platbu pri neúspešnom zaplatení, či link na sledovanie zásielky. Vlastný systém na odosielanie objednávok majú prepojený cez API so všetkými prepravnými spoločnosťami, a tiež využívajú vlastné sledovanie zásielok. „Tento systém sme zavádzali najmä kvôli zákazníkom. Často sa totiž stávalo, že nedostali informácie od prepravcu, kde a kedy bude zásielka doručená. Zodpovednosť sme teda zobrali na seba – sami v celom systéme notifikujeme zákazníka od objednania až po doručenie zásielky,“ opisuje S. Kollárová a dodáva, že tak zvýšili doručiteľnosť zásielok a znížili vyťaženosť ľudí v zákazníckom servise. „Okrem toho sa nám uvoľnil jeden človek, ktorý mohol robiť niečo iné, pretože už celý deň nevypisoval poštu a netlačil štítky.“
Ako automatizácia logistiky e-shopom pomáha rásť?
Keď zakladateľka firmy Inspio hodnotí rozhodnutie automatizovať procesy v logistike e-shopu, je si vedomá, že by bez tohto kroku neboli schopní vyrobiť a odoslať také množstvo objednávok ako v súčasnosti. „Automatizácia nám dovolila rásť. Rozhodne ušetrila, ale aj zarobila. Vďaka automatizácii a nastaveniu exportov faktúr, prepravy a iných vylepšení sme zvýšili možnosti výrobnej kapacity 10-násobne,“ tvrdí S. Kollárová.
Vo firme SOS electronic sa na otázku úspory času a nákladov v súvislosti s automatizáciou logistiky pozerajú čisto biznisovo. „Všetko má zmysel iba vtedy, keď sa to reálne prejaví aj v zisku spoločnosti. A pri logistike sa úspory ukážu už v malých detailoch,“ vysvetľuje R. Talárovič. Má za to, že niekomu sa môže zdať nepodstatné ušetriť na jednom úkone v sklade 2 sekundy a na druhom 20 sekúnd. Ak však tú istú činnosť robí každý z desiatich skladníkov za deň 100-krát, ide už o tisícky ušetrených sekúnd, a teda desiatky minút. „Automatizácii a efektívnosti procesov sa v spoločnosti SOS venujeme neustále. No o reálnom prínose môžeme hovoriť až vtedy, ak sa nám podarí taký pokrok, ako v roku 2021 – firma zaznamenala viac ako 37 % rast obratu oproti minulému roku, a to s tým istým počtom ľudí,“ spomína R. Talárovič.
Podnikateľom pomáha šetriť náklady a zvyšovať tržby vo významnej miere ERP systém. Napríklad ONIX od firmy KROS je možné prepojiť s e-shopom a netreba tak ručne prepisovať objednávky a aktualizovať produkty na webe. Systém aktualizuje stav zásob a zohľadňuje vytvorené rezervácie na základe prijatých objednávok. Pripravený tovar je možné jednoducho odovzdať kuriérskej spoločnosti vďaka integrácii s aplikáciou Chameleoon.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
