Viesť sklady online je dnes často využívanou možnosťou, predovšetkým v e-shopoch. O povinnosti, potrebe aj možnostiach vedenia skladu či jeho výhodách, sa dočítate v článku.
Povinnosť vedenia skladovej evidencie
Ak má podnikateľ v majetku firmy zásoby, týka sa ho povinnosť vedenia skladovej evidencie. Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“) totiž upravuje, že predmetom účtovníctva je aj účtovanie skutočností o stave a pohybe majetku. Aby bolo možné účtovanie o stave a pohybe majetku, ktorými sú zásoby, potrebná je ich evidencia. Z nej musí byť zrejmé, aké zásoby podnik má, aké prijíma či vyskladňuje, v akých množstvách a predovšetkým, aké je ocenenie týchto zásob. V účtovníctve je teda potrebné zásoby správne oceniť (na čo nadväzuje správne ocenenie nákladov súvisiacich so zásobami). Napokon, ako upravuje zákon o účtovníctve, účtovná jednotka má povinnosť viesť účtovníctvo a zostavovať účtovnú závierku v peňažných jednotkách meny euro (nie vo fyzických merných jednotkách).
Okrem toho je potrebné podľa zákona o účtovníctve pravidelne vykonávať inventúru a následnú inventarizáciu majetku, záväzkov a ich rozdielu. V prípade zásob sa vykonáva fyzická inventúra (spočítaním, vážením, meraním). Pri inventarizácii sa skutočný stav zásob porovná s účtovným stavom a prípadné rozdiely je potrebné doúčtovať. V rámci inventarizácie sa posudzuje aj ocenenie zásob, účtujú sa prípadné korekcie. Ako často je potrebné inventarizovať a ďalšie informácie nájdete v článku Inventarizácia a inventúra majetku, záväzkov a vlastného imania.
Ak ide o daňovníkov, najmä živnostníkov, ktorí nevedú účtovníctvo, ale len daňovú evidenciu, príp. uplatňujú paušálne výdavky, aj týmto zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov stanovuje povinnosť vedenia evidencie o zásobách (okrem iných evidencií). Informácie o zásobách, ktoré podnikateľ má na začiatku a na konci zdaňovacieho obdobia, zaznamenáva z tejto evidencie do daňového priznania k dani z príjmov fyzickej osoby typu B.
Aké zásoby sa evidujú v skladovej evidencii
Pre úplnosť uvádzame stručný prehľad, ktoré položky patria medzi zásoby, teda ktoré je potrebné evidovať v skladovej evidencii. Podľa postupov účtovania ide o:
- materiál – najmä suroviny, pomocné látky a prevádzkové látky, náhradné dielce, obaly,
- nedokončenú výrobu, polotovary vlastnej výroby, výrobky – tieto položky sa týkajú výrobných firiem, kde produkt prechádza rôznymi štádiami výrobného procesu až po finálny výrobok,
- zvieratá – napríklad mladé chovné zvieratá, zvieratá vo výkrme, ryby, kožušinové zvieratá, včelstvá, kŕdle sliepok, kačíc, moriek, perličiek a husí na výkrm a psy,
- tovar – ak sa nakupuje za účelom predaja, pričom nakúpený tovar sa zachováva v nezmenenej podobe, nepoužíva sa, neprenajíma a nevykonáva sa na ňom technické zhodnotenie. Tovarom sú aj výrobky vlastnej výroby, ktoré sa aktivovali a odovzdali do vlastných predajní účtovnej jednotky.
Poznámka: O hnuteľných veciach s dobou použiteľnosti najviac jeden rok sa účtuje bez ohľadu na obstarávaciu cenu ako o zásobách.
Účtovaniu zásob spôsobom A alebo B sa venujeme podrobne v článkoch:
Potreba vedenia skladovej evidencie
Okrem povinnej účtovnej stránky vedenia skladov je tu aj tá druhá, biznisová. Správne a efektívne skladové hospodárstvo je dôležité pre rôzne firmy vlastniace zásoby, nepochybne aj pre e-shopy.
Účtovná a biznisová oblasť však spolu súvisia. Potvrdzuje to aj Lucia Pohanková, spolumajiteľka firmy DUOFin, ktorá sa špecializuje na účtovníctvo e-shopov: „Podľa môjho názoru je vedenie skladového hospodárstva pre e-shopy oveľa dôležitejšie ako si majitelia v začiatkoch podnikania vôbec uvedomujú. Dokonca považujem za chybu, ak účtovníka vyhľadajú až potom, ako už je predaj na e-shope spustený. Samozrejme, od prvotnej myšlienky, cez naplnenie e-shopu produktmi, výber dopravcov, platobných brán, spustenie online marketingu až po správu sociálnych sietí už prevádzkovateľ e-shopu prešiel dlhú a pomernú namáhavú cestu, ale ak sa chce vyhnúť možným komplikáciám v budúcnosti, na účtovníka by určite nemal zabudnúť.“
Ten mu spolu s vhodne zvoleným softvérom môže pomôcť so správnym vystavovaním faktúr, ich zaúčtovaním, problematikou DPH (ktorá je komplikovanejšia napríklad pri predaji do iných členských krajín EÚ v režime One Stop Shop – OSS) a v konečnom dôsledku aj vyčíslením základu dane z príjmov.
Náš tip: So správnym vystavovaním faktúr a vedením skladu vám pomôže KROS Fakturácia a KROS Sklad. Pomocou fakturačnej aplikácie vystavíte v súlade s aktuálnou legislatívou faktúry nielen pre tuzemských obchodných partnerov, ale aj pre zahraničných (do EÚ či tretích krajín). Faktúry pomocou API ľahko importujete aj do iných účtovných softvérov.
Dáta zo skladovej evidencie sú však využívané aj na efektívne riadenie skladu a predaj. „Pre majiteľov e-shopov je dôležité, aby si u nich zákazník objednal tovar, ktorý majú reálne skladom a vedeli mu tak garantovať dodanie tovaru v nasledujúci pracovný deň. Toto je takmer nemožné zabezpečiť bez úzkeho prepojenia na kvalitný skladový a fakturačný systém,“ dodáva Miroslav Dreveňák zo softvérovej spoločnosti KROS a. s.
Ak vás tieto témy zaujímajú, vrátane praktických skúseností majiteľov e-shopov, prečítajte si viac v našich článkoch:
- Sklad pre e-shop: čo musí spĺňať a ako na efektívne skladové hospodárstvo?
- Skladové hospodárstvo – automatizácia nákupného procesu a optimalizácia množstiev
Čo obsahuje skladová evidencia
Skladová evidencia by mala byť vedená pre každý druh zásob osobitne (t. j. minimálne odčleniť sklad materiálu, tovaru, jednotlivých zásob vlastnej výroby). Následne je vhodné vytvoriť si pre jednotlivé položky zásob tzv. skladové karty. Potrebné je, aby bolo možné pridávať údaje o príjmoch a výdajoch zásob, o ocenení položiek (nákupné ceny, predajné ceny, ocenenie zásob rovnakého druhu pri úbytku) a možnosť zistenia aktuálneho stavu zásob na skladoch. Aké detailné informácie bude podnik v skladovej evidencii sledovať, je aj na jeho rozhodnutí.
Forma vedenia skladovej evidencie
Žiadny zákon, ani postupy účtovania neupravujú, akou formou viesť skladovú evidenciu. Podnikateľ si tak môže vybrať z rôznych riešení také, ktoré spĺňa legislatívne požiadavky, aj jeho vlastné potreby pre riadenie skladov.
Výber bude závisieť spravidla od množstva zásob – pre menej druhov či kusov zásob možno postačí evidencia v Exceli. Nevýhodou je však neprepojenie na e-Kasu, fakturáciu či e-shop, resp. neprehľadnosť pri väčšom množstve zásob. Táto možnosť sa javí ako vhodná napríklad pri predaji tovaru ako doplnkovej činnosti popri poskytovaniu služieb, napríklad predaj vlasových doplnkov u kaderníčky.
Oveľa častejším
riešením je používanie skladového softvéru. V súčasnosti sa do
popredia dostávajú stále viac online aplikácie, ktoré v reálnom čase
poskytujú prehľad o prijatom a vyskladnenom tovare, o stave zásob s
jednoduchým prepojením na fakturáciu a pod. Vždy aktuálny prehľad
o stave zásob na sklade či automatizácia procesov je pre e-shopy dnes
priam nevyhnutnosťou.
Softvér na vedenie skladu (online)
Pri výbere vhodného softvéru na vedenie skladu treba prihliadať tak na požiadavky účtovníctva, ako aj na interné potreby firmy, predovšetkým e-shopu, o ktorom budeme hovoriť v článku ďalej. Príliš jednoduché softvéry už nemusia pre efektívne riadenie e-shopu postačovať.
Miroslav Dreveňák z KROSu považuje za dobré, ak skladový softvér neslúži iba evidenčne na zaznamenanie aktuálneho stavu na sklade, ale pomáha aj pri vybavovaní objednávky. Typickým príkladom môže byť prijatie alebo vyskladnenie tovaru cez čítačky čiarových kódov v sklade, ktoré zrýchlia celý proces vybavenia objednávky a znížia chybovosť spôsobenú zámenami tovaru pri príjme alebo výdaji. Z pohľadu e-shopu je dôležité aj blokovanie (rezervovanie) tovaru, ktorý sa nachádza v nevybavených objednávkach, aby sa už neponúkal ďalším zákazníkom a nespôsobil opakovaný predaj toho istého tovaru a množstvo iných funkcií.
„Za kľúčové však považujem možnosť prepojenia skladu so samotným e-shopom, aby návštevník webu videl vždy v reálnom čase, či daný tovar je na sklade, alebo nie. Tu rozhodne odporúčam siahnuť po softvéri, ktorý ponúka priame API prepojenie. Takto totiž viete dosiahnuť online prepojenie v reálnom čase. Alternatívou sú aj zastaralejšie spôsoby výmeny na úrovni textových súborov, no tu treba počítať s tým, že si to vyžaduje nejakú obsluhu a stráca sa efekt toho, že informácie sú na e-shope, alebo v skladovom systéme okamžite dostupné,“ dodáva odborník z KROSu.
V každom prípade pri výbere skladového softvéru pre e-shop M. Dreveňák odporúča nezúžiť posudzovanie softvéru iba z pohľadu skladových funkcií, ale pozrieť sa na proces vybavovania objednávky celkovo a hľadať softvér, ktorý pomôže nielen s vyskladnením, ale následne aj fakturáciou, spracovaním platieb, objednaním prepravy cez kuriérske služby až následným zaúčtovaním celého obchodného prípadu. Ak má softvér pokryté všetky oblasti, viete si výrazne zjednodušiť a automatizovať prácu.
Z pohľadu účtovníka sú dôležité funkcie ako „prepočet skladovej ceny“ či podrobnejšie možnosti pri rozpočítaní vedľajších nákladov obstarania – doprava, clo, balné, ktoré v mnohých prípadoch tvoria významnú nákladovú položku, na ktorú netreba zabúdať. „Každá účtovná jednotka by mala mať tieto postupy a pravidlá popísané v internej účtovnej smernici,“ informuje L. Pohanková.
Pre manažment (majiteľov) e-shopu sú zase dôležité výstupy, ktoré by poskytli údaje nielen o nákladoch na obstaranie jednotlivých tovarov, ale aj údaje o obchodných maržiach, prípadne o vekovej štruktúre zásob, vedeli by poukázať na tzv. „ležiaky na sklade“, čím je možné efektívnejšie riadenie skladu a firemných procesov.
Ak je navyše softvér online, e-shop tak môže šetriť čas i náklady. Dostupné údaje bude mať na jednom mieste kedykoľvek. Pozor však treba dať na bezpečnosť dát v online priestore. Je vhodné vyberať si len z riešení, ktoré majú túto oblasť dokonale pokrytú.
Náš tip: Pre menších podnikateľov je tu jednoduchá aplikácia KROS Sklad, vďaka ktorej budú skladové zásoby vždy pod kontrolou. Spracovanie dokladov rýchlo a jednoducho, odkiaľkoľvek. Uložené bezpečne s dostupnosťou 24/7.
Prepojenie e-shopu, skladu, fakturácie a účtovníctva
Prevádzkovatelia e-shopov by mali otázke prepojenia systémov venovať náležitú pozornosť. Z pohľadu e-shopu je totiž dôležité zabezpečiť vhodnú formu prenosu dát medzi online platformou a softvérom na vedenie skladového hospodárstva. Toto prepojenie umožní sledovať stav zásob a predikovať potrebu nákupu tovarov, prípadne materiálov pre výrobu. Prevádzkovateľ e-shopu vie takto plánovať nákup vstupov oveľa skôr, než ich potrebuje, čo môže pri nákupe poskytnúť konkurenčnú výhodu, ktorá sa môže premietnuť do nákupných cien a disponibilných množstiev.
Ako je to ale v praxi? Skúsenosti Lucie Pohankovej aj spoločnosti KROS ukazujú, že najmä menší a začínajúci prevádzkovatelia e-shopov používajú rôzne modely správy e-shopu a skladového hospodárstva. Samotnú správu obchodu riešia na jednej platforme a vystavovanie faktúr a skladové hospodárstvo v inej platforme. „Často sa dokonca stretávame s tým, že si pre skladové hospodárstvo zakupujú osobitný softvér, a to najmä v prípade, ak okrem e-shopu prevádzkujú aj kamennú predajňu. V takom prípade však musia mať správne zabezpečený prenos stavu zásob späť do e-shopu, aby sa nestalo, že si zákazník online objedná niečo, čo sa pred pár minútami predalo zákazníkovi v predajni,“ upozorňuje odborníčka na e-shopy.
Dôležité je tiež upozorniť na fakt, že ak platforma na prevádzkovanie e-shopu uvádza, že je prostredníctvom nej možné viesť aj skladové hospodárstvo, nie vždy je to celkom tak. Spravidla je zákazníkovi poskytnutý iba jednoduchý nástroj, ktorý automaticky pri predaji tovaru a vystavení faktúry odpíše predaný kus zo skladu. Aby však bolo skladové hospodárstvo kompletné, je potrebné zaznamenávať aj príjmy tovaru. „Preto je vhodné si na začiatku otestovať aj spôsoby, akými je možné nahrávať nakúpený tovar, či je možné použiť nejakú formu importu, alebo napríklad čítačku čiarových kódov,“ upozorňuje Pohanková.
Pre e-shopy, ktoré majú spravidla stovky či tisíce produktov, sa manuálne zadávanie položiek časom stane veľmi vyčerpávajúcim a vzhľadom na rastúce ceny práce, aj finančne náročným. Je preto vhodné poobzerať sa po možnostiach, ktoré skutočne poskytujú riešenie skladového hospodárstva po všetkých stránkach.
Za ideálne by sa dalo považovať
prepojenie e-shopu so skladmi, fakturáciou, účtovníctvom, s platobnými
bránami či dokonca s prepravnými spoločnosťami. V takomto prípade
však už hovoríme o komplexnom informačnom systéme – tzv. ERP systéme. Podrobnejšie
informácie o tejto téme nájdete v článku ERP
systém na riadenie firmy – čo to je a aké má výhody?
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
