Evidencia pracovného času vs. evidencia dochádzky zamestnanca

Aký je rozdiel medzi evidenciou pracovného času a evidenciou dochádzky? Ktorú z nich má zamestnávateľ povinnosť viesť a ako na to?

V praxi sa často považujú pracovný čas a dochádzka zamestnanca za totožné pojmy, pričom nemusí ísť o úplne zhodné časové úseky. Samotný zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákonník práce“) upravuje iba povinnosť evidencie pracovného času. Evidencia dochádzky však môže mať pre zamestnávateľa tiež svoj význam, hoci nie je zákonom vyžadovaná. Pozrime sa na tieto evidencie podrobnejšie.

Evidencia pracovného času zamestnanca

Zákonník práce v § 99 upravuje, že zamestnávateľ je povinný viesť evidenciu pracovného času, práce nadčas, nočnej práce, aktívnej časti a neaktívnej časti pracovnej pohotovosti zamestnanca tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu alebo mal nariadenú/dohodnutú pracovnú pohotovosť. Ak ide o dočasne prideleného zamestnanca, evidencia sa vedie v mieste jeho výkonu práce.

Zákonník práce neurčuje, akým spôsobom má zamestnávateľ viesť túto evidenciu. Konkrétna forma zaznamenávania pracovného času je tak na rozhodnutí zamestnávateľa a je vhodné, ak je upravená v pracovnom poriadku alebo v inom internom predpise.

Požiadavkou je, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec výkonu práce, teda aby bolo zrejmé, aký časový úsek (odkedy a dokedy) zamestnanec odpracoval. Hoci to Zákonník práce explicitne neupravuje, je potrebné rovnakým spôsobom evidovať prekážky v práci, čerpanie dovolenky či náhradného voľna.

Pre zamestnávateľa je dôležité, aby evidencia odrážala skutočnosť a bola preukázateľná. Jej potreba nadväzuje na jednu zo základných povinností zamestnávateľov, ktorou je povinnosť platiť zamestnancom za vykonanú prácu mzdu. Z evidencie pracovného času sa získavajú vstupné údaje pre správny výpočet miezd, pričom je potrebné zohľadniť reálne odpracovaný čas s prihliadnutím na nadčasy, príplatky za prácu, čerpanie dovolenky atď. Zároveň na výpočet miezd nadväzuje výpočet odvodov či dane z príjmov zo závislej činnosti.

Evidencia pracovného času býva často kontrolovaná inšpektorátmi práce. Tie sa zameriavajú napríklad na dodržiavanie ustanovení Zákonníka práce týkajúcich sa maximálneho rozsahu pracovného času, práce nadčas, nočnej práce, aktívnej časti pracovnej pohotovosti, nepretržitého denného odpočinku, nepretržitého odpočinku v týždni a podobne. V prípade zistenia odchýlok je možné zamestnávateľa sankcionovať.

V praxi zamestnávatelia evidujú pracovný čas zamestnancov v listinnej, ale predovšetkým v elektronickej podobe, a to buď v rôznych interných systémoch, prípadne v Exceli a pod. Evidencia pracovného času by mala prebiehať v reálnom čase, nie dodatočne (napríklad až na konci mesiaca), aby boli údaje korektné. Častokrát je evidencia pracovného času vyžadovaná zamestnávateľom aj v určitej miere podrobnosti, napríklad sa zaznamenáva, aký čas odpracoval zamestnanec pre konkrétneho klienta či zákazku a následne sú tieto údaje využívané aj pri fakturácii či pri internom riadení firmy.

Náš tip: Evidencia dochádzky pomocou cloudového dochádzkového systému KROS Dochádzka prináša okrem časovej a administratívnej úspory pre mzdárky a mzdárov aj lepšiu kontrolu zamestnancov, uľahčenie mzdových procesov, ako aj lepšiu komunikáciu a prehľadnosť.

Treba si tiež všimnúť, že Zákonník práce ukladá povinnosť evidencie pracovného času zamestnávateľovi, nie samotnému zamestnancovi. Hoci je zodpovednosť na zamestnávateľovi, neznamená to, že by pracovný čas musel evidovať za svojich zamestnancov. Táto povinnosť je obvykle v praxi prenesená na zamestnanca, ktorý si potrebné údaje zaznamenáva, prípadne je potrebná určitá súčinnosť zo strany zamestnanca. Aj to je vhodné upraviť v pracovnom poriadku, resp. inom internom predpise, aby zamestnanec vedel, aké povinnosti v tejto súvislosti má. Taktiež môže zamestnávateľ ustanoviť, že nezaznamenávanie pracovného času zo strany zamestnanca bude považované za porušenie pracovnej disciplíny a ak by to zamestnanec nedodržiaval, môžu byť voči nemu vyvodené pracovno-právne následky.

Skutočnosti v evidencii by sa nemali dodatočne meniť a je vhodné, aby pred samotným spracovaním miezd boli schválené zamestnávateľom.

Upozornenie: Častý nedostatok, ktorý sa pri evidencii pracovného času v praxi vyskytuje, je evidencia začiatku a konca výkonu práce bez evidencie prestávky na obed. Platí však, že prestávka na odpočinok a jedenie sa nezapočítava do pracovného času, preto sa musí evidovať samostatne.

Príklad na evidenciu pracovného času zamestnanca

Zamestnávateľ v internom predpise stanovil, že pracovný čas si zamestnanci evidujú priebežne v „excelovských“ tabuľkách určených zamestnávateľom na úložisku, ku ktorému má prístup tak zamestnanec, ako aj zamestnávateľ. Zamestnanec X má štandardne pracovnú dobu od 9:00 do 17:30 hod., pričom prestávku na obed čerpá v čase od 12:30 do 13:00 hod.

Zamestnanec X si každý deň značí odpracovaný čas (od – do) v tabuľke. Správna evidencia pracovného času pre deň, ktorý uvádzame vyššie, je od 09:00 do 12:30 a od 13:00 do 17:30 (spolu 8 hodín).

V súlade s interným predpisom posledný deň v mesiaci, resp. do troch dní po konci mesiaca, túto tabuľku za konkrétny mesiac vytlačí, podpíše a odovzdá na schválenie svojmu nadriadenému (zamestnávateľovi). Ten po skontrolovaní údajov potvrdí evidenciu pracovného času svojím podpisom a postúpi ju na spracovanie miezd.

Evidencia pracovného času dohodára

Evidenciu pracovného času je potrebné viesť aj pri dohodách o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. Požiadavky pre dohodárov sú stanovené v § 224 ods. 2 písm. e) Zákonníka práce.

Zamestnávateľ je povinný:

• viesť evidenciu pracovného času zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody o brigádnickej práci študentov a dohody o pracovnej činnosti, tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu (to znamená, že je potrebné zaznamenať presné časy od – do);
• viesť evidenciu vykonanej práce u zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody o vykonaní práce tak, aby v jednotlivých dňoch bola zaznamenaná dĺžka časového úseku, v ktorom sa práca vykonávala (teda postačuje zaznamenanie počtu odpracovaných hodín, resp. minút).

Príklad na evidenciu pracovného času zamestnanca vykonávajúceho prácu za základe dohody o brigádnickej práci študenta alebo dohody o pracovnej činnosti

Pri evidencii pracovného času u osôb vykonávajúcich prácu na základe dohody o brigádnickej práci študenta alebo dohody o pracovnej činnosti je potrebné zaznamenať začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu, napríklad takto:

Príklad na evidenciu pracovného času zamestnanca pracujúceho na základe dohody o vykonaní práce

Pri evidencii pracovného času u osôb pracujúcich na základe dohody o vykonaní práce je potrebné zaznamenať dĺžku časového úseku, v ktorom sa práca vykonávala, napríklad takto:

Započítavanie času potrebného na prezlečenie sa do pracovného času zamestnanca

Ak sa zamestnanec v práci prezlieka do predpísaného pracovného odevu či inak sa na prácu pripravuje, je namieste otázka, či sa časový úsek potrebný napríklad na prezlečenie započítava do pracovného času zamestnanca. K uvedenej problematike vydal stanovisko Národný inšpektorát práce, ktorý uvádzame v plnom znení:

Podľa ustanovenia § 81 písm. b) Zákonníka práce je zamestnanec povinný byť na pracovisku na začiatku pracovného času, využívať pracovný čas na prácu a odchádzať z neho až po skončení pracovného času.

Z uvedeného ustanovenia vyplýva, že zamestnanec je povinný pripraviť sa na prácu tak, aby na začiatku pracovného času mohol začať pracovať. Prítomnosť na pracovisku je teda zároveň spojená s pripravenosťou na výkon práce. Príprava na výkon práce spočíva napr. v osobnej očiste, prezlečení, príprave pracovných pomôcok a pod. Ide teda o úkony, ktorých vykonanie zamestnávateľ oprávnene vyžaduje od zamestnanca pred začatím výkonu činnosti. Zamestnanec musí byť pripravený vykonávať prácu, pretože Zákonník práce stanovuje nielen, že zamestnanec má byť na pracovisku na začiatku pracovného času, ale má využívať pracovný čas na prácu, čím sa myslí celý pracovný čas.

Zamestnávateľ však môže upraviť vo svojom internom predpise splnenie podmienky prítomnosti na pracovisku, napr. môže stanoviť najskorší a najneskorší vstup do objektu zamestnávateľa. Zamestnávateľ môže akceptovať aj to, že prítomnosť na pracovisku a pripravenosť na výkon práce bude viazať len zaznamenaním dochádzky elektronickým zariadením na vstupe do objektu zamestnávateľa, pričom presun zo vstupu do objektu zamestnávateľa na konkrétne miesto výkonu práce, napr. kancelária, dielňa bude považovať za súčasť pracovného času. Rovnako tak môže zamestnávateľ po dohode so zástupcami zamestnancov určiť čas potrebný na osobnú očistu po skončení práce, ktorý sa zamestnancovi započíta do pracovného času (§ 90 ods. 10 Zákonníka práce). Nad tento zákonný rámec tak môže zamestnávateľ urobiť aj vo vzťahu času potrebného pred začatím práce, nielen po jej skončení, pričom takýto postup zamestnávateľa možno považovať za ústretový krok voči svojim zamestnancom.

Pre úplnosť uvádzame, že pokiaľ ide o náhradu škody z titulu vzniku pracovného úrazu, za ktorý zodpovedá zamestnávateľ, v danom prípade je potrebné vychádzať z ustanovenia § 220 ods. 2 Zákonníka práce, podľa ktorého úkony potrebné na výkon práce a úkony počas práce zvyčajné alebo potrebné pred začiatkom práce alebo po jej skončení sa považujú za úkony v priamej súvislosti s plnením pracovných úloh (vymedzenie tohto pojmu je viazané k  pracovnoprávnej zodpovednosti za pracovný úraz). K takýmto úkonom sa radí aj prezlečenie, osobná očista, príprava pracovných pomôcok a pod. Ak dôjde k pracovnému úrazu zamestnanca napr. pri očiste alebo prezliekaní, ktoré je odôvodnené povahou práce (musí byť splnená podmienka potrebnosti), a to aj mimo rámca pracovného času zamestnanca (na začiatku alebo na konci pracovnej zmeny), budú sa tieto úkony považovať za úkony v priamej súvislosti s plnením pracovných úloh.

Na záver je potrebné uviesť, že aj keď sa prezliekanie považuje (v odôvodnených prípadoch) na účely zodpovednosti zamestnávateľa za škodu pri pracovnom úraze za úkony v priamej súvislosti s plnením pracovných úloh, samotné prezliekanie v zmysle Zákonníka práce nespadá do rámca pracovného času.

Evidencia dochádzky zamestnanca

Evidencia dochádzky zaznamenáva časový úsek, počas ktorého je zamestnanec prítomný na pracovisku, resp. v priestoroch zamestnávateľa, bez ohľadu na to, či zamestnanec vykonáva, alebo nevykonáva prácu.  Evidencia dochádzky do zamestnania teda len osvedčuje, že zamestnanec sa zdržiaval na svojom pracovisku, ale nerozlišuje, či išlo o pracovný čas, prácu nadčas, pracovnú pohotovosť a podobne.

Na rozdiel od evidencie pracovného času, Zákonník práce nestanovuje povinnosť viesť evidenciu dochádzky zamestnancov. Je teda na zamestnávateľovi, akým spôsobom a či vôbec bude dochádzku zamestnancov evidovať. Pokiaľ zamestnávateľ dôsledne eviduje pracovný čas zamestnanca, nie je podľa zákona povinný osobitne evidovať, kedy zamestnanec na pracovisko vstúpil a kedy z neho odišiel.

O evidencii pracovného času a dochádzky pojednáva aj rozsudok Najvyššieho súdu SR z 24. 10. 2018:

„Evidencia dochádzky a evidencia pracovného času nie je to isté. Evidencia dochádzky je evidencia príchodov a odchodov do/zo zamestnania. Evidenciu dochádzky u žalobcu možno zistiť z „Knihy príchodov a odchodov“, ktorú predložil v administratívnom konaní, pričom z nej nie je zrejmé, či ide aj o evidenciu pracovného času a nie je z nej zrejmá ani evidencia práce nadčas a nočnej práce. Evidencia pracovného času predstavuje evidenciu pracovnej doby. Ide o časovo a obsahovo odlišné pojmy, v mnohých prípadoch to však zamestnávatelia spájajú. Je potrebné poznamenať, že je aj rozdiel medzi príchodom na pracovisko a začiatkom vykonávania práce, aj keď to tiež už mnohí zamestnávatelia spájajú. Treba podotknúť, že takéto spájanie nie je v rozpore so zákonom. Zamestnávateľ má zákonnú povinnosť sledovať len pracovný čas zamestnancov. Evidenciu dochádzky nie je zamestnávateľ povinný evidovať, sú však aj prípady, kedy je vhodné zaznamenávať aj dochádzku.“

Evidencia dochádzky však môže mať pre zamestnávateľa praktický význam, aj keď nie je zákonom výslovne vyžadovaná. Najvyšší súd SR uvádza, že evidencia dochádzky slúži pre potreby zamestnávateľa, najmä, ak je u niektorého zvýšené riziko úrazov, krádeží či poškodenia majetku zamestnávateľa. V takých prípadoch je pre zamestnávateľa vhodné vedieť, kto bol v rozhodujúcom čase prítomný na pracovisku. Ak zamestnávateľ rozlišuje medzi dochádzkou a pracovným časom, pracovný čas zvyčajne predstavuje kratší pracovný úsek ako dochádzka.

Príklad na rozdiel medzi pracovným časom a dochádzkou zamestnanca

Zamestnanec X má štandardne pracovnú dobu od 9:00 do 17:30 hod., pričom prestávku na obed čerpá mimo pracoviska v čase od 12:30 do 13:00 hod. Do práce prišiel o 08:45 a odchádzal o 17:45.

Evidencia pracovného času: od 09:00 do 12:30 a od 13:00 do 17:30 (spolu 8 hodín).

Evidencia dochádzky: od 08:45 do 12:30 a od 13:00 do 17:45 (spolu 8,5 hodiny).

Taktiež môže mať evidencia dochádzky svoj význam napríklad pri evidencii neprítomnosti zamestnanca v práci, pričom okrem samotnej neprítomnosti je potrebné poznať aj dôvod absencie. Zákonník práce totiž pri niektorých osobných prekážkach v práci na strane zamestnanca definuje aj ich zákonný rozsah, pokiaľ ide o ich poskytovanie s náhradou mzdy.

Napríklad nárok na vyšetrenie alebo ošetrenie zamestnanca v zdravotníckom zariadení s nárokom na náhradu mzdy je maximálne v rozsahu 7 dní v kalendárnom roku. Rovnako sprevádzanie rodinného príslušníka do zdravotníckeho zariadenia na vyšetrenie alebo ošetrenie pri náhlom ochorení, úraze alebo na vopred určené vyšetrenie či liečenie je v maximálnom rozsahu 7 dní v priebehu kalendárneho roka. Ak by bolo potrebné preukázať, napríklad v prípade sporu, že zamestnanec si už maximálny rozsah vyčerpal, môže byť evidencia dochádzky vhodným dôkazom.

Náš tip: S aplikáciou KROS Dochádzka získate cloudové riešenie, ktoré poskytuje prístup k údajom 24/7. Prepojenie na mzdový softvér OLYMP zabezpečí automatický prenos údajov priamo do miezd. Dochádzku v mzdách tak spracujete rýchlo na jeden klik a bez chýb.

Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a. s.