V ktorých situáciách je aktívne sledovanie cash flow obzvlášť dôležité, čo v praxi znamená riadiť cash flow, a ako začať.
V článku budeme pracovať s pojmami „cash flow“, „peňažné toky“ a „hotovosť“. Zatiaľ čo cash flow a peňažné toky označujú to isté, pod výrazom „hotovosť“ nebudeme myslieť len fyzické peniaze v pokladnici, ale tiež ceniny v a peniaze na bankových účtoch.
Kedy je riadenie cash flow obzvlášť dôležité?
Vždy je užitočné sledovať a plánovať cash flow, ale sú situácie, kedy sa riadenie cash flow stáva nevyhnutnosťou a jeho absencia môže viesť k vážnym problémom s platobnou neschopnosťou - inslovenciou. V týchto situáciách je potrebné nielen priebežne sledovať vývoj príjmov a výdavkov, ale hlavne sa snažiť cash flow predvídať, identifikovať kritické situácie, prispôsobovať im rozhodnutia a prijímať korektívne opatrenia.
- Hospodárska recesia: pokles odbytu, či už vyvolaný cyklickým vývojom ekonomiky, alebo šokovou udalosťou, ako napr. súčasná Covid kríza, vedie k dlhodobému poklesu príjmov, ktorému treba správnym spôsobom prispôsobiť výdavky.
- Investícia alebo expanzia: ak plánujete obstaranie významnej investície, vstup na nové trhy alebo inú akvizíciu, je potrebné vopred overiť, či vaša firma tieto zvýšené výdavky utiahne a následne priebežne vyhodnocovať, či sa realita príliš neodchyľuje od pôvodných plánov.
- Čerpanie bankového úveru: ak sa chystáte čerpať nový úver, tiež je potrebné prostredníctvom plánu cash flow overiť, či bude firma v budúcnosti schopná splácať istinu a úroky aj v prípade menej priaznivého vývoja trhové prostredia. Okrem toho, že banka si urobí obdobný prepočet vo vlastnej réžii, určite ocení, ak uvidí, že máte všetko spočítané a že sledovaniu cash flow venujete patričnú pozornosť.
- Rýchlo rastúce firmy a startupy: rýchly rast si vyžaduje zvýšené výdavky na nových zamestnancov, priestory, vybavenie a zásoby, pričom tieto výdavky časovo predstihujú príjmy zo zvýšeného predaja. Pre startupy je sledovanie a plánovanie cash flow životne dôležitou nevyhnutnosťou, nakoľko s príjmami z predaja sa viaže vysoká miera neistoty.
- Odvetvia s vysokým podielom fixných nákladov: firmy, ktorých veľká časť výdavkov vzniká bez ohľadu na objem predaja (napr. výrobné firmy alebo tradičný maloobchod), sú citlivejšie na pokles odbytu, pretože znížené príjmy nemusia postačiť na úhradu každomesačných nákladov.
- Vysoké zadlženie: firmy, ktoré musia okrem bežných prevádzkových nákladov pokrývať aj splátky úverov, potrebujú dôsledne plánovať a sledovať cash flow.
- Cyklické odvetvia: niektoré odvetvia reagujú na hospodársku recesiu výraznejším prepadom odbytu ako je priemer ekonomiky, napr. real estate development, výroba strojov a investičných celkov, predaj automobilov, logistika a skladovanie.
- Sezónne odvetvia: firmy, ktoré majú predaj nahromadený do niekoľkých týždňov alebo mesiacov v roku, musia dobre plánovať, ako zabezpečiť dostatok prostriedkov na prefinancovanie zvýšených výdavkov tesne pred a počas hlavnej sezóny.
- Neistota: ak sú vaše budúce príjmy z rôznych dôvodov otázne a viaže sa ne vysoká miera neistoty (napr. ak sa blíži koniec významného odberateľského kontraktu a neviete, či bude predĺžený), plán cash flow a jeho varianty pre alternatívny vývoj situácie vám pomôžu včas odhaliť váš manévrovací priestor.
V čom spočíva riadenie cash flow
Hlavným cieľom riadenia cash flow je zabezpečiť, aby mal podnik v každom momente dostatok peňazí na úhradu všetkých potrebných výdavkov plus nejakú rezervu.
Dôležité je spomenúť "v každom momente", pretože príjmy niekedy prichádzajú od zákazníkov nepravidelne a hlavne malé firmy zažívajú občasné výpadky hotovosti, ktoré musia riešiť rôznymi často nepohodlnými spôsobmi.
Riadenie cash flow znamená predovšetkým:
- Sledovanie cash flow: na pravidelnej, napr. mesačnej báze pripravovať prehľad príjmov a výdavkov. Umožní vám to spoznať štruktúru a povahu vašich peňažných tokov, odhaliť problémové miesta a spresniť plánovanie. Je jedno, v akej forme bude váš report – či v podobe niekoľkých najdôležitejších čísel na jednej A4, alebo v excelovom súbore, dôležité je, aby ste mali prehľad o tom:
- akú máte k dispozícii hotovosť,
- na čo všetko ste hotovosť minuli a či je to v súlade s vašimi predchádzajúcimi plánmi,
- koľko peňazí vám do firmy reálne pritieklo v porovnaní s tým, koľko mohlo a malo pritiecť (napr. odberatelia neuhradili včas vystavené faktúry).
- Plánovanie cash flow: pravidelná aktualizácia výhľadu príjmov a výdavkov. Frekvencia a dĺžka časového horizontu závisí od individuálnych potrieb a podrobnejšie sa nimi ešte bude zaoberať. Z praktického hľadiska je ideálne, ak váš pravidelný report zahŕňa jednak prehľad cash flow za predchádzajúce obdobie, ako aj výhľad na budúce obdobia. Napríklad mesačný cash flow report sa môže skladať z príjmov a výdajov za 3 predchádzajúce mesiace, na ktoré nadväzuje výhľad na ďalších 6 mesiacov.
- Optimalizácia: na základe historického vývoja a výhľadu cash flow do budúcnosti manažment aktívne prispôsobuje svoje rozhodnutia, napr. odkladá niektoré výdavky, rozhoduje o investíciách alebo hľadá spôsob, ako zvýšiť či urýchliť príjmy. Veľmi užitočnou súčasťou je analýza citlivosti, pri ktorej sa vyhodnotia alternatívne "čo ak“ scenáre budúceho vývoja a ich dopady na cash flow.
Z praktického hľadiska nie je riadenie cash flow, najmä po
počiatočnom zabehnutí a pri zabezpečení priebežnej účtovnej evidencie (viď
nižšie) časovo príliš náročné – pri menších firmách môže odhadom zabrať cca 10%
- 20% celkového času jedného pracovníka finančného oddelenia.
Čo sledovať pri riadení cash flow
Pri riadení podnikového cash-flow treba sledovať najmä tieto oblasti:
- Hotovosť - Zrýchlite príliv peňazí a spomaľte odtok peňazí, plne využite to, čo máte! Sledujte stav pokladnice a zaplatených preddavkov, používajte kreditné (úverové) karty na zamestnanecké výdavky dôkladne si naplánujte platby daní...
- Odberatelia – Fakturujte v deň, keď dôjde k expedícii tovaru, dôsledne monitorujte svojich dlžníkov podľa lehoty splatností a všímajte si varovné signály (neskoré úhrady, prehnané reklamačné požiadavky... V prípade, že neuhradili svoje záväzky uvažujte pri ďalšej dodávke o platbe vopred alebo v hotovosti. Nových zákazníkov si dôkladne preverte a stanovte si pre každú skupinu zákazníkov úverový limit, ktorý nebudete prekračovať. V „horších časoch“ alebo zákazníkom v problémových odvetviach sprísnite úverové limity. „Poistite“ sa proti nezaplateniu zo strany zákazníka napr. uvedením podmienky na zadnej strane faktúry, ktorá zabezpečí prechod dispozičného práva a vlastníctva na zákazníka až po zaplatení predaného tovaru.
- Dodávatelia a manažment dlhov – Cudzie zdroje (vaše dlhy), ktoré získavate od veriteľov sú dobré, ak ich využívate rozumne. Rozdeľte si vždy veriteľov do skupín podľa lehoty splatnosti a do rôznych skupín podľa ich charakteristík (dodávatelia, ktorí ponúkajú zľavy, sú nároční, neprekáža im prekročenie doby splatnosti,..).
- Zároveň financujte dlhodobé potreby dlhodobými zdrojmi a krátkodobé potreby krátkodobými zdrojmi.
- Distribučná a predajná politika - dbajte na to, aby ste v snahe predať váš tovar nezískali naopak nedobytnú pohľadávku, monitorujte obchodnú maržu produktov a hrubý zisk, personál v predajniach či obchodníkov odmeňujte na základe dosiahnutého hrubého zisku, nie na základe vyfakturovaného objemu a zároveň zohľadňujte iba zaplatené obchody. Zároveň si stanovte minimálnu hranicu pre objednávku/dodávku, aby ste predišli zbytočnému papierovaniu a prevádzkovým nákladom. Pri veľkých objednávkach buďte obozretní a predchádzajte problémom s platbami (dohodnite si napr. postupné platby).
- Nákupná politika a zásoby - Nákup je začiatkom „odlivu hotovosti“, preto buďte pozorní a dôsledne riešte kto sa stará o nákup, výšku skutočných nákladov na zásoby (skladovanie, manipulácia, úroky...). Sledujte obrátkovosť zásob a zastaraný alebo nízkoobrátkový materiál vypredávajte (poskytnite zľavy, robte akcie). Ak je to možné, dohodnite si postupné dodávky a postupné platby pri objednávaní veľkých množstiev.
- Výroba a prevádzka - snažte sa udržať fixné náklady na nízkej úrovni (náklady, ktoré musíte zaplatiť aj keď nevyrábate, napr. nájomné za výrobnú halu a podobne), motivujte zamestnancov k znižovaniu nákladov a hospodárnemu správaniu sa, hľadajte slabé miesta a snažte sa ich odstrániť. Nechávajte určitú rezervu vo vzťahu k budúcnosti, napr. dostatok hotovosti na pokrytie prípadného rastu nákladov, malú nevyužívanú úverovú možnosť, atď.
Čo na riadenie cash-flow potrebujete
Nebudeme zakrývať fakt, že na riadenie cash flow sú potrebné určité znalosti finančných výkazov. Ak ste sa už ako podnikateľ alebo manažér naučili pracovať s výkazom ziskov a strát a súvahou, bude pre vás tento krok jednoduchší a časom získate dostatok skúseností na to, aby ste mohli sami cash flow sledovať.
Ak máte vlastné, hoci aj "jednoosobové" finančné oddelenie, začnite pracovať s ním. Ak ani tam nenájdete potrebné skúsenosti, obráťte sa na odborníka, ktorý vám pomôže proces riadenia cash flow nastaviť a zaučí vás alebo váš tím. Dôležitý je aj proaktívny prístup osoby, ktorá cash flow pripravuje: je rozdiel, či len mechanicky "nahádže" do výpočtu informácie, ktoré nájde, alebo sa snaží predvídať a napr. do plánu výdavkov zahrnie aj nákupy, ku ktorým ešte od dodávateľov neprišli faktúry, ale výrazne ovplyvnia stav hotovosti v najbližších týždňoch.
Ďalším dôležitým vstupom sú priebežné účtovné informácie. Ak chcete cash flow sledovať napr. na mesačnej báze, bude užitočné aspoň raz za mesiac zaúčtovať všetky doklady (alebo aspoň tie, ktoré sú významné) - faktúry, mzdy, bankové výpisy, a pod. Veľa menších firiem robí totižto účtovnú závierku, a teda zaúčtuje všetky doklady, až ku koncu roka. Sledovať cash flow len na základe pohybov na bankovom účte sa síce dá aj bez priebežného účtovania ostatných dokladov, je to však pomerne nepraktické. Najideálnejší odrazový mostík získate, ak vám vaše účtovné oddelenie (alebo externá účtovná firma) bude pripravovať každý mesiac priebežnú účtovnú závierku v podobe výkazu ziskov a strát a súvahy, hoci aj za cenu, že nebudú zaúčtované menšie nevýznamné transakcie.
Aby ste mohli cash flow plánovať, budete tiež potrebovať iné čiastkové plány - najmä plán predaja, plán investícií, splátkové kalendáre úverov a lízingov, prípadne plán výroby a nákupu. Z praktického hľadiska nie je nutné plány zakaždým vyrábať od piky, stačí, ak v nich aktualizujete tie najdôležitejšie (a najväčšie) čísla, takže po čase získate rutinu a rýchlosť.
Čo sa týka softvéru, niektoré podnikové informačné systémy a účtovné softvéry ponúkajú možnosti sledovania cash flow, existujú aj nadstavbové aplikácie, ktoré však treba "nakŕmiť" výstupmi z účtovného softvéru a doplniť ďalšími manuálnymi vstupmi. Väčšina menších firiem tak pri plánovaní cash flow zrejme skončí v MS Excel, čo však nie je žiadna tragédia, pretože Excel veľa krát umožňuje oveľa vyššiu flexibilitu ako prednastavené softvérové aplikácie. Boli by ste nakoniec prekvapení z toho, koľko veľkých a renomovaných firiem pripravuje svoje cash flow plány v Exceli.
Ďalej je potrebné:
- Vybrať spôsob sledovania cash flow - priamu alebo nepriamu metódu (bližšie ich predstavíme v ďalšom zo série článkov na tému cash flow)
- Časový horizont a frekvencia - závisí od situácie, v ktorej sa vaša firma nachádza: ak čelíte krízovej situácii a je potrebné strážiť každé euro, potrebujete plánovať a sledovať cash flow po týždňoch na najbližšie tri mesiace, ak však neočakávate výraznejšie problémy a potrebujete orientačný výhľad, aby ste si napr. overili váš biznis plán a schopnosť splácať úvery a investície, vhodnejší bude plán po mesiacoch alebo kvartáloch na ďalších 6 - 18 mesiacov a jeho aktualizácia raz za mesiac alebo raz za kvartál.
No a to najdôležitejšie nakoniec: nájdite si čas, aspoň 1 – 2 hodiny za mesiac, aby ste sa oboznámili s vašou finančnou situáciou a s výhľadom ako sa bude vyvíjať v najbližších týždňoch a mesiacoch, zoberte ju do úvahy pri prijímaní manažérskych rozhodnutí, a hľadajte možnosti, ako cash flow optimalizovať. Inými slovami, používajte informácie o cash flow pri riadení vašej firmy aktívnym spôsobom.
Článok je napísaný v spolupráci s redakciou Podnikajte.sk
