Práca z domu, všade kde je to možné, pracovné pohovory len cez video alebo väčšina tréningov online by zneli ešte pred mesiacom ako sci-fi. Firmy sa museli v krátkom čase adaptovať na novú realitu karanténnych opatrení. Udržia tieto trendy aj po skončení koronakrízy?
Z pohľadu firemného života sa za niekoľko týždňov zmenilo snáď všetko – od práce z domu až po tréningy cez video. Ak vaša firma v čase tejto „koronakrízy“ nemusela zavrieť svoju prevádzku, vo veľkej miere robíte veľa vecí inak. A často aj efektívnejšie, ako predtým.
Firmy na Slovensku, ale aj vo svete sa museli prispôsobiť, veľmi rýchlo nájsť spôsoby a prispôsobiť IT infraštruktúru, aby umožnili takmer všetkým zamestnancom, ktorým to povaha práce dovoľuje, pracovať z domu. Ak firmy aj v tomto čase potrebujú ľudí hľadať a prijímať nových kolegov, museli nájsť nové spôsoby, ako sa s kandidátmi skontaktovať, absolvovať výberový proces a zabezpečiť tréning a adaptáciu nových zamestnancov.
Home office – ako sa z benefitu stala nevyhnutnosť
Čo hovorí slovenská legislatíva na prácu z domu, tzv. „home office“? Od 04.04.2020 platí novela Zákonníka práce, ktorá upravuje možnosť nariadenia práce z domu v čase mimoriadnej situácie, núdzového, alebo výnimočného stavu.
- Výkon práce z domu (na rozdiel od normálnej situácie) nie je podmienený dohodou so zamestnancom, ale zamestnávateľ ho zamestnancovi môže aj nariadiť.
- Zamestnanec má za tejto situácie právo na vykonávanie práce zo svojej domácnosti vtedy, ak to dohodnutý druh práce umožňuje a na strane zamestnávateľa nie sú vážne prevádzkové dôvody, ktoré neumožňujú výkon práce z domácnosti.
Podľa európskeho štatistického úradu Eurostat doteraz možnosť práce z domu využívalo pravidelne iba 3,6 % Slovákov, čo je výrazne menej ako v niektorých iných krajinách EÚ. „Home office“ bol skôr benefitom najmä v IT sektore, kde väčšina firiem bola schopná zamestnancom poskytnúť technické podmienky na výkon z práce z domu.
Čo sa vo firme stane, ak väčšina zamestnancov je doma?
V prvom rade zmiznú takmer všetky osobné stretnutia. Časť z nich nahradia video stretnutia a časť z nich sa ukáže ako nie tak potrebné a nahradia ich e-maily. Dokonca i tí, ktorí ostanú v kanceláriách, či fabrikách sa nemusia stretávať, ale vedia sa zúčastniť „mítingov“ pomocou slúchadiel, či videa. Veľkou výhodou toho, že väčšia časť zamestnancov je doma je fakt, že je ich jednoducho viac a necítia sa tak v nevýhode oproti tým, ktorí ostali v práci.
Väčšina zamestnancov pracuje blízko svojich nadriadených, čo znamená, že komunikácia je jednoduchá a nie je potrebné sa o ňu obzvlášť usilovať. Ak sa toto všetko stratí a väčšina zamestnancov je doma, aj stretnutí online je menej, ale o to sú dôležitejšie. Komunikácia s nadriadenými, ale aj ostatnými kolegami je trochu náročnejšia a prípadná ignorancia mítingov sa môže veľmi ľahko vypomstiť. Náročnou úlohou pre firmy bude nájsť spôsob, ako budú medzi sebou efektívne zdieľať informácie tí, ktorí sú v práci s tými, ktorí sú doma.
Kyberenetická bezpečnosť je samostatná kapitola. IT oddelenia v každej firme v „koronakríze“ museli veľmi rýchlo a spoľahlivo zabezpečiť tých zamestnancov, od ktorých sa práca z domu doteraz neočakávala takým spôsobom, aby mohli pracovať z domu čo najskôr a čo najbezpečnejšie. Napr. pripájanie sa cez vlastné počítače, oproti tým firemným, predstavuje vyššiu mieru rizika úniku dôležitých dát.
Najväčším nepriateľom vyššej popularity „home officu“ u zamestnávateľov vždy bola obava z produktivity zamestnancov. Mnohé firmy stále nie sú úplne presvedčené, že všetci zamestnanci sa dokážu sústrediť na prácu v domácom prostredí rovnako, ako keď sú prítomní fyzicky v práci. V tejto situácii však mali na výber iba z extrémov: buď nebudú schopné prideliť zamestnancom prácu vôbec a de-facto nebudú fungovať, alebo urobia, čo sa dá a umožnia zamestnancom pracovať z domu. Veľa firiem práve v tomto období zrejme docení prácu z domu ako plnohodnotnú alternatívu a zamestnanci budú tlačiť na využívanie tohto inštitútu ešte viac, ako doteraz. Pravda, aj zamestnanci sa musia držať istých pravidiel, nie úplne všetci to zvládnu ideálne už od začiatku. Práca z domu je však v čase pandémie COVID-19 novým štandardom.
V tomto období hlavne veľké firmy podporujú tréningy práce z domu. Znamená to, že motivujú svojich zamestnancov, aby sa zúčastnili online tréningov, ako správne pracovať z domu. Snažia sa ukázať zamestnancom najlepšie metódy, ako zvládnuť novú realitu, príp. ako ju skĺbiť so starostlivosťou o deti, ktoré aktuálne nemôžu chodiť do školy. V rámci tréningov sa firmy sústreďujú tiež na správne zvládnutie rôznych pomôcok a aplikácii, virtuálnych mítingových platforiem a pod.
Veľkou úlohou oddelení ľudských zdrojov je v tomto čase komunikácia so zamestnancami. Doteraz po väčšine stačili štandardné interné komunikačné kanály, ktoré sa spoliehali na to, že všetci zamestnanci sú fyzicky v podniku. Mohla tak jednoduchšie fungovať aj kaskádovitá komunikácia od nadriadených k podriadeným. V čase, keď sú zamestnanci rozptýlení mimo areálu alebo priestorov firmy, nie všetky komunikačné kanály budú fungovať. Firmy musia rozmýšľať viac inovatívne, využívať viac sociálne siete, aplikácie a hľadať menej formálne spôsoby, ako sa dostať bližšie k zamestnancom, ktorí sú doma. Je dobré najmä v ťažkých časoch komunikáciu smerom k zamestnancom zintenzívniť, nie naopak.
Pohovorom cez video sa museli rýchlo prispôsobiť firmy aj kandidáti
Veľkou kapitolou, kde muselo veľa firiem veľmi rýchlo reagovať na situáciu bola forma náboru a výberu zamestnancov. Pri obmedzovaní sociálnych kontaktov už bežná premisa – každý kandidát musí aspoň raz navštíviť firmu osobne – nemôže platiť. Kto teraz nepohovoruje cez video, nenaberá nových kolegov. Firmy to veľmi rýchlo pochopili a personalisti okamžite s nástupom koronakrízy presedlali do virtuálneho sveta.
Medzi najčastejšie využívané platformy patria Zoom, Skype, Google Hangouts, BlueJeans, GoToMeeting, Skype for Business či Microsoft Teams. S vlastným video riešením prišla nedávno aj slovenská jednotka medzi pracovnými portálmi - Profesia.sk.
Niektorí manažéri ľudských zdrojov dokonca tvrdia, že časy trojkolových výberov, assessment centier a psychodiagnostických testov priamo na pracovisku sa už späť nikdy nevrátia. Podľa niektorých zahraničných prieskumov, ak sa výbery prenesú výlučne do digitálnej formy, zamestnávateľovi a kandidátovi ušetria desať a viac hodín.
Pozor, pohovor cez video, ak má byť reálnou alternatívou toho fyzického, musí zachovať pôvodnú dĺžku. To znamená, že ak sú firmy zvyknuté na pohovory o dĺžke 60 minút, nemôžu ich cez video, hoc neúmyselne, skracovať na 45 minút a zachovať rovnakú kvalitu. Zamestnávateľ aj kandidáti majú tendenciu skracovať čas strávený pohovorom na video, oproti situácii, kedy by sa videli fyzicky. Jednoducho, nie je taký priestor na neformálnu diskusiu a diskutuje sa skôr vecne.
Výhody video pohovorov
- Na prvom mieste je bezpochyby flexibilita. Najväčší problém, ako sa stretnúť s kandidátmi bola vždy logistika. Či už niekde cestovali, presúvali sa a nemohli ani len telefonovať, alebo bola komplikovaná samotná preprava k potenciálnemu zamestnávateľovi. Podobné sa dialo aj na strane zamestnávateľa. To všetko odpadá, pretože obe strany pracujú z domu. Pri väčších firmách je zorganizovať sa cez video dokonca jednoduchšie ako v rámci firmy.
- V konečnom dôsledku majú vďaka presunu do digitálu možnosť stretnúť väčší počet kandidátov bez ohľadu na lokalitu, kde sa nachádzajú a kandidáti majú možnosť absolvovať pohovor u väčšieho počtu zamestnávateľov. Pre kandidátov je jednoducho jednoduchšie sa týchto pohovorov zúčastniť a benefitovať z toho môžu obe strany.
- Možnosti testovania zručností online dokonca pred samotným stretnutím vedia zefektívniť celý náborový proces a ušetriť čas s nerelevantnými kandidátmi.
Riziká pohovorov cez video
- Rýchlosť, s akou sa firma dokáže skontaktovať s kandidátom môže byť aj nevýhoda. Kandidáti môžu upadnúť do prílišného komfortu, niektorí majú tendenciu byť menej pripravení, ako keby prišli fyzicky do firmy. Niekedy môžu byť menej pripravení aj zástupcovia firiem.
- Neosobnosť pohovorov cez video je faktor, s ktorým je nutné počítať. Z pohľadu kandidáta je náročnejšie spoznať osobnosť možného šéfa, kolegov, kultúry firmy. Firmy zase ťažšie odhadujú kandidátov na základe reči tela, ktorá predsa nie je na videu tak viditeľná.
- Firmy chcú predstaviť svoje prevádzky a kandidáti ich chcú vidieť. Pri video pohovore je potrebné hľadať alternatívne spôsoby z oboch strán.
- Celý proces pripájania sa a rozhovoru cez video nie je úplne bežný pre výrobnú sféru zamestnancov. Tí sú zvyknutí prísť osobne, rozhodnúť sa na mieste a nastúpiť. Teraz musia zaujať aj iným spôsobom a fyzicky prídu až do práce.
- Nie všetky pozície sa dajú vyberať bez osobného stretnutia. Tam, kde je potrebné špeciálne testovanie, alebo pri niektorých obchodníckych pozíciách, je osobný kontakt nevyhnutný.
Rady, ako zvládnuť video pohovor z pohľadu kandidáta
- Zabezpečte dostatočnú rýchlosť internetového pripojenia. Hoc na prístup k väčšine portálov postačuje smartfón, nezabudnite sa uistiť, že vám bude fungovať kamera aj mikrofón.
- Vyberte si tiché miesto, odkiaľ sa pripojíte. Zabezpečte dostatok svetla.
- Dajte si pozor na to, čo je za vami. Ideálna je biela stena. Čím viac možností na odvedenie pozornosti vašej protistrany, tým horšie.
- Vyskúšajte platformu, na ktorú sa chcete pripojiť. Nie je nič horšie, ako minútu pred plánovaným začiatkom „maturovať“, čo je potrebné stlačiť.
- Nevypínajte video a oblečte sa štandardne tak, ako keby ste šli do firmy fyzicky.
- Vyhnite sa dvojzmyslom a žartom, nemusia by pochopené tak, ako pri osobnom stretnutí. Pohovor cez video vyžaduje väčšiu štruktúru zo strany personalistu, je preto obvykle vecnejší.
Tréningy zamestnancov sa presunul do virtuálneho sveta
Nový štandard tréningov bude vo virtuálnom svete, zhoduje sa väčšina analýz. Research and Markets predpovedal e-learningovému trhu do roku 2025 až trojnásobný nárast – a to ešte pred koronakrízou. Odhad sa ňou ešte zvýši, pretože firmy v takejto situácii nemajú iné možnosti, než radikálne pozmeniť spôsob trénovania zamestnancov.
Obchodné siete, ako napr. Walmart už teraz využívajú virtuálnu realitu, aby sa pripravili napr. na Black Friday. Best Western Hotels v nej zase testuje zručnosti riešenia problémov na recepcii hotelov. Adaptácia zamestnancov, tam kde je to možné, prebieha oveľa častejšie v digitálnej forme, než predtým. Noví zamestnanci vedia absolvovať online kurzy, povinné školenia a pod vo väčšej miere, ako doteraz. Firmy sú nútené hľadať nové, nekonvenčné spôsoby, ako priniesť realitu do digitálneho sveta a ako tréningy robiť zaujímavé a možno i vtipné. O pojmoch ako gamifikácia, alebo virtuálna realita sme pre potreby korporátnych tréningov iste nepočuli naposledy.
Je virtuálny svet života firiem novým štandardom?
Aaran Stewart z portálu job.com pomenoval súčasnú situáciu ako nové status-quo. „Budeme svedkami ďalekosiahlych dôsledkov tejto krízy. Firmy, si osvoja nové spôsoby fungovania a o 12 mesiacov bude firemný svet vyzerať úplne inak ako doteraz.“
Ako sa firmy zo dňa na deň prispôsobili novej realite, opisuje na príklade. „V minulosti podľa našich výskumov 44 percent firiem nezvažovalo umožniť zamestnancom prácu z domu. Teraz to robí každý, inak by firma musela zavrieť. Ide o veľkú zmenu v práci ako takej, pohovoroch, náboroch. Vyžaduje to zo strany firiem aj zamestnancov veľkú úroveň dôvery, vzájomného pochopenia sa a manažovania vzťahov,“ dodal Stewart.
Podľa analýz job.com firmy uvidia, že zamestnanci sú produktívni aj doma a stratia motiváciu investovať do pracovísk, ako takých. Zvlášť, ak sú zamestnanci doma rovnako produktívni, ako v práci.
