Začali ste podnikať a odvtedy neviete, kde Vám hlava stojí? Chodíte z kancelárie domov zásadne po siedmej večer alebo pracujete rovno do druhej v noci? Máte kruhy pod očami? Káva je Váš najlepší priateľ a to najmä 5x za deň? Pracujete stále viac a napriek tomu toho stíhate čoraz menej? Celkom Vám rozumiem... zamotali ste sa do toho. A z tohto bludného kruhu nie a nie nájsť cestu von. Veta "nemám čas" je na prvom mieste vo Vašej internej hitparáde používanosti a kruh priateľov a blízkych sa Vám v nepriamej úmere znižuje s počtom papierov na stole a mailov v schránke. Dosť bolo zúfalstva, existuje zázračné riešenie. (Iste, veď v tejto fáze už človeku naozaj pomôže len zázrak...)
Spomínaný zázrak sa volá Getting Things Done (GTD), vo voľnom preklade aj "mať veci hotové" a jeho autorom je David Allen. Ide o metódu organizácie práce, vďaka ktorej človek efektívne využíva čas, cieľavedome si delí úlohy a tým pádom nemá v konečnom dôsledku pocit, že robil celý deň a v podstate neurobil vôbec nič.
GTD nie je obyčajná timemanagementová metóda. Od ostatných sa líši najmä tým, že "myslenie" prenecháva nejakému vonkajšiemu médiu (alebo i obyčajnému diáru) a odbremeňuje tak náš mozog od povinnosti pamätať si všetky úlohy. Zamyslite sa nad tým. Ak by na všetky tie povinnosti myslel niekto za Vás a Vy by ste sa mohli konečne venovať len tomu podstatnému, uľahčilo by Vám to prácu a skrátilo Váš pobyt v kancelárii? Zrejme sa nebudem mýliť, ak poviem, že celkom určite áno.
Práve spomínaný presun úloh von z mysle a kontrola nad všetkými činnosťami patria k základným princípom metódy GTD. Existujú o nej už mnohé knihy (hlavne samotná Getting Things Done od Davida Allena) a jej výučbe sa venuje veľa lektorov a školiteľov, preto sa ako laik nebudem príliš rozpisovať. Rada by som ale zhrnula svoje základné poznatky, ktoré mňa osobne nalákali tento čarovný prútik na miznutie povinností využiť.
Ako som už spomínala, základným stavebným kameňom celej metódy je externý "pomocník", ktorý nás odbremení od povinnosti pamätať si všetky naše povinnosti. Tak sa dostaneme do štádia, kedy náš mozog nebude zamestnávať neustále blikanie kontroliek typu toto treba urobiť, tamto treba urobiť, ale práve naopak, budeme schopní venovať sa naplno a bez rušivých vplyvov jednej jedinej činnosti, ktorá nám tak bude trvať oveľa kratšie ako v prípade, keď ju neustále prerušujeme inými drobným činnosťami (ktoré sme museli nutne vykonať, aby sme na ne nezabudli). Takýmto pomocníkom môže byť obyčajný papier a pero, diár, stickery alebo špecializované počítačové programy či online aplikácie.
Keď už sme si to svoje médium našli, prichádza čas na "vysypanie bordelu". Napíšte si teda na papier (alebo do programu) všetky úlohy, ktoré Vás napadnú, a ktoré máte v ten deň (alebo v najbližšej dobe) na pláne vykonať. Následne si ich môžete rozdeliť na tie, ktoré musíte vykonať sami, tie, ku ktorým potrebujete spoluprácu niekoho ďalšieho, tie, ku ktorým potrebujete internet, atď. Dôležité je priradiť každej úlohe deadline a prípadne i prioritu. Keď už máte úlohy takto pekne podelené a odbremenili ste od nich Vašu hlavu, je čas si vydýchnuť - je to lepšie, nie?
Netreba však zaháľať, po výdychu prichádza nádych a pasovanie sa s vytýčenými úlohami. Ďalším princípom GTD je venovať sa vždy iba jednej činnosti. Teda ak práve píšete výročnú správu, nedvíhajte telefóny ani neodpovedajte na maily. Ak sa totiž necháte vyrušovať inou činnosťou, práca Vám bude trvať oveľa dlhšie a opäť sa dostanete do začarovaného kruhu. Keď si vždy ráno pozriete zoznam úloh na daný deň a zbadáte v ňom úlohu, ktorá si vyžaduje menej ako 2 minúty, vykonajte ju hneď. Ďalším podobným princípom je delegovanie úloh. Ak viete úlohu na niekoho delegovať, urobte tak. Týmto spoôsobom sa rýchlo viete "zbaviť" hneď niekoľkých úloh dňa. Nezabúdajte si splnené úlohy "odškrtávať" a všetky pravidelne aktualizovať. Po celom pracovnom dni si tiež treba úlohy skontrolovať. Ideálne je, ak Vám žiadne úlohy neostali :) V tom prípade u Vás GTD funguje naozaj skvele.
Ja osobne mám s GTD veľmi dobré skúsenosti. Vďaka tejto metóde som pohla aj s projektmi, ktoré mi meškali takmer mesiac. Polovicou úspechu a tiež psychologickým efektom je totiž to, že keď sú úlohy roztriedené a rozdelíte si ich na menšie časti, opticky pôsobia ako menšie a jednoduchšie, takže aj ich vykonávanie ide ľahšie a rýchlejšie. Keďže som však laik, rada by som slovo prenechala odborníkom. Všetkým záujemcom odporúčam nasledujúcu prednášku, ktorá ku GTD priviedla mňa. Prednášateľom je pán Petr Mára z ČR, ktorý GTD aktívne školí. Spravte si teda kávičku (alebo radšej levanduľový čaj na upokojenie?), príjemne sa usaďte a sledujte zázraky :)
Petr Mára from Michal Berg on Vimeo.
Na koniec snáď ešte spomeniem dve elektronické médiá, ktoré sú na GTD metódu určené (existuje ich samozrejme viac, stačí sa pozrieť na Google). Prvým je online aplikácia Doit. Táto aplikácia je free, je potrebné sa akurát zaregistrovať. Nájdete ju na webe www.doit.im. Druhou alternatívou pre milovníkov jabĺk (Apple) je softvér zvaný Things, ten už je však spoplatnený. Stačí trošku "pogoogliť" a určite sa k nemu ľahko dostanete. Oba systémy som videla, Doit sama používam a môžem ich oba len pochváliť. Na Doit si je potrebné zo začiatku trošku zvyknúť, výsledok ale stojí za to. Tak... veľa voľného času priatelia! ;)
