Ako delegovať tak, aby ste mali voľnejší kalendár

Iba 30 % manažérov si o sebe myslí, že vedia správne delegovať. Delegovať znamená pustiť veci z rúk a nechať zamestnancov robiť. Prečo by ste mali delegovať aj vy a ako to krok za krokom urobiť?

V článku si prečítate:

• Prečo radšej delegujeme prácu na ľudí, ktorých máme radi.
• Že iba každý desiaty zamestnanec si myslí o svojom šéfovi, že vie dobre delegovať a ako to môžete robiť lepšie.
• Akými tromi otázkami si môžete pomôcť, keď sa neviete rozhodnúť, na koho vo firme delegovať.
• Ako delegovať v piatich krokoch a akým chybám sa pri delegovaní vyhnúť.   
• Praktickú ukážku rozhovoru ako správne delegovať.

Delegovanie je zručnosť, ktorú sa treba naučiť

Jednou z najväčších zmien pre majiteľov firiem je zmena myslenia od „urobím si sám“ k „riadim ostatných“. S rastúcim množstvom povinností je ale táto zmena nevyhnutná a lídri sa líšia len tým, ako dobre riadenie svojej firmy alebo svojho tímu (ne)zvládajú.

Delegovanie úloh a kompetencií je jedným zo základných pilierov efektívneho riadenia každej firmy. Je dôležité nielen pre riaditeľa firmy, ale aj pre každého manažéra z organizačnej štruktúry, ktorý vedie iných zamestnancov.

Ak sa bez vašej prítomnosti alebo príspevku do debaty nehýbu vo firme dôležité veci, nie je to dôkaz toho, aký ste skvelý a nenahraditeľný. Ak nemôžete odísť na 2-3 týždne na dovolenku bez toho, aby ste neustále kontrolovali emaily, je to skôr dôkaz toho, že nemáte vo firme dobre zorganizovanú prácu. Alebo že ľudia nemajú dostatočné kompetencie robiť rozhodnutia.

Keby bolo delegovanie ľahké, na svete by bolo omnoho menej zaneprázdnených ľudí. Podľa jednej štúdie profesora Johna Hunta (London Business School) vyplýva, že iba 30 % manažérov si o sebe myslí, že vie dobre delegovať. Štúdia ďalej uvádza, že keď sa opýtali aj podriadených týchto manažérov, zistilo sa, že iba jeden z desiatich manažérov vie, ako pomocou delegovania podporiť a rozvíjať svojich zamestnancov.

Delegovanie je vlastne veda, ktorá ale potvrdzuje, že keď sa aplikuje správne, nosí značné výsledky.

Prečo ľudia neradi delegujú

Pri rozhovoroch s podnikateľmi počúvam nasledovné argumenty proti delegovaniu:

• „Urobím si to rýchlejšie sám.“
• „Nebudem to mať v kvalite, ktorú požadujem.“
• „Aj tak to budem musieť prerábať.“
• „Nerozumejú detailom.“
• „Skúšal som to už predtým a nefungovalo to.“

Ale najčastejším dôvodom prečo ľudia neradi delegujú je, že delegovanie je investícia, ktorá si vyžaduje príliš veľa času. A ten nemá v dnešnej dobe žiadny majiteľ firmy alebo manažér navyše. Tento čas si treba vyhradiť na prípravu toho čo a ako idete delegovať, na stretnutia so zamestnancom, ktorý delegovanú úlohu dostane, na kontrolu, či sa projekt posúva v dohodnutých termínoch a na to, že keď si finálny výstup skontrolujete, aj tak ho doplníte o svoje myšlienky a skúsenosti. Z krátkodobého hľadiska vás delegovanie bude stáť viac času, ale z dlhodobého veľa času ušetríte.

Tak na čo vlastne delegovať, keď vás to bude stáť dva-trikrát viac času, ako keby ste si veci urobili sami? Túto otázku počúvam asi najčastejšie, keď sa s klientom pozerám na jeho preplnený kalendár a hľadáme miesto pre strategické priority. Nadriadení by mali delegovať na svojich zamestnancov prevažne z týchto troch dôvodov:

1. Nestíhate. S rastom firmy sa automaticky zvýšil aj váš počet povinností a zoznam úloh, ktoré ste si naplánovali. Začínate mať pocit, že pracujete na sto veciach naraz a na žiadnej poriadne. Trávite viacej času operatívou ako nad strategickým plánovaním.
2. Nerozvíjate zamestnancov. A tí zručnejší a aktívnejší vám práve z tohto dôvodu môžu časom buď zlenivieť, alebo odísť do inej firmy. Prirodzenou potrebou každého človeka je rásť a rozvíjať sa. Ľudia, ktorí majú radi svoju prácu, potrebujú pravidelne nové výzvy, ktoré im umožnia získať nové vedomosti a získať nové zručnosti.
3. Firma narazila na svoj strop. Ako kľúčová osoba vo firme ste to práve vy, kto ťahá firmu vpred. Kto nosí nové nápady, kto sleduje, kam sa hýbe trh a s ním aj potreby vašich zákazníkov. Často ste vo firme jediný, kto si vie pospájať všetky súvislosti a neprehliadnete žiadny detail. Ale ak je váš kalendár prepchatý a zaplnený úlohami, na strategický rozvoj firmy vám neostáva vôbec čas.

Delegovanie nie je strata času

Ak chcete nájsť dôvody a zlepšiť vlastnú motiváciu, prečo vo firme viac delegovať, mali by ste zmeniť zmýšľanie o tom, čo delegovanie pre firmu a pre vás znamená.

Pretože delegovať znamená pre majiteľa firmy alebo manažéra aj:

• mať viacej času na strategické priority firmy, neposúvať dôležité termíny a neodkladať projekty, reagovať včas na zmenu trhových podmienok, využiť príležitosti, ktoré sa ponúkajú,
• využiť naplno potenciál vašich zamestnancov, znížiť fluktuáciu, zvyšovať zamestnaneckú lojalitu, rozvíjať firemnú kultúru, zlepšiť komunikáciu, zdieľať informácie vo firme načas, zvyšovať kvalitu výstupov, zlepšiť zastupiteľnosť vo firme,
• strategicky rozvíjať firmu, venovať sa úlohám, kde ste nezastupiteľný, predvídať situáciu na trhu a tým neohroziť existenciu firmy, zvyšovať tržby a zisk, inovovať produkty a služby, držať krok s konkurenciou.

Vaša investícia času do delegovania je investíciou do dôležitých činností chodu firmy. Rozvíjať firmu alebo zvyšovať kvalifikáciu zamestnancov nie je strata času. 

Zdieľajte dôležité informácie včas

Zabezpečiť tok informácií, ktoré kolegovia potrebujú k čo najlepším rozhodnutiam, je v bezprostrednom záujme firmy. Ak sa informácie zadržiavajú, firmu to stojí peniaze. Buď sa k zamestnancovi dôležitá informácia nedostane a firma príde o možný zárobok, alebo ak mu podstatná informácia chýba, urobí nesprávne rozhodnutie.

Ako majiteľ firmy alebo manažér tímu nastavujete latku aj na mieru zdieľania informácií vo firme. Ak informácie zadržiavate, robia to aj vaši ľudia. A to spúšťa celú lavínu možných chýb alebo zlých rozhodnutí vo firme.

Niektorí šéfovia zadržiavajú informácie vedome v zmysle hesla: „Kto má informácie, ten má moc.“ Toto platí v dnešnom biznise možno viac ako predtým, ale ak je váš biznis postavený na zamestnancoch a ich výkonoch, kopete si tým aj vlastnú jamu. Samozrejme, nemyslím tým, že by ste mali zdieľať citlivé informácie, ktoré by mohli ohroziť existenciu firmy alebo vaše kľúčové zákaznícke vzťahy.

Omnoho častejším dôvodom, prečo šéfovia zadržiavajú informácie, je pre nedostatok času. Sú tak zaneprázdnení, že jednoducho zamestnancovi zabudnú povedať napríklad o dôležitej porade alebo stretnutí so zákazníkom, a čo s ním bolo dohodnuté. A toto zamestnancom, samozrejme, prekáža. Nielenže klesá ich motivácia k práci, ale zhoršuje sa aj kvalita ich výstupov.

Ak ste šéfom, predstavte si sami seba v situácii, že ste posledným človekom vo firme, ktorý sa dozvedel niečo dôležité. Že vás vynechali z dôležitého emailu. Že sa konalo stretnutie, na ktoré vás zabudli pozvať.

Ak chcete, aby vám fungovalo vo firme delegovanie vtedy, keď ho potrebujete, je veľmi dôležité, aby si ľudia vo firme zdieľali dôležité informácie v potrebnom množstve, kvalite a načas. Vrátane vás.

Nepreťažujte svojich favoritov

Každý z nás má sklon k uprednostňovaniu obľúbených zamestnancov alebo kolegov, s ktorými sa nám pracuje ľahšie. Títo ľudia prejavujú aj viacej rešpektu, oddanosti alebo akéhosi obdivu voči nadriadenému.  Ale delegovanie nie je o tom, že posúvame svoje úlohy na ľudí, s ktorými sa nám pracuje ľahšie, alebo na ktorých sme si už zvykli.

Delegovaním zvyšujeme vo firme zastupiteľnosť a umožňujeme ľuďom rozvíjať sa tak, že pracujú na nových úlohách. Deje sa to bez toho, aby museli zmeniť pracovné miesto alebo náplň práce. Tento prístup by sme mali mať na pamäti pri všetkých zamestnancoch.

Samozrejme, v každej firme sú aj takí, ktorí sa novým úlohám radšej vyhýbajú. Ale nemusí to byť ich vypočítavosť. Často sú to ľudia, ktorí nemajú radi zmenu, neradi vystupujú zo svojej komfortnej zóny, boja sa zlyhania alebo toho, že ako šéf prídete na to, že niečo nevedia. Aj títo ľudia by mali dostávať nové úlohy, iba v pomalšom tempe a rozsahu.

Na koho úlohy vo firme delegovať

Predtým ako sa rozhodnete o osobe, na ktorú budete úlohu alebo skupinu úloh delegovať, položte si tieto tri otázky a ohodnoťte ich na stupnici od 1 do 5:

1. Aký je prínos tejto osoby pre firmu/zákazníka? (1 = veľmi malý prínos, 5 = veľmi veľký prínos)
2. Plánujem, že táto osoba ostane vo firme viac ako dva roky? (1 = nie neplánujem, 5 = plánujem s touto osobou dlhodobo)
3. Ako rýchlo viem túto osobu na jej pozícii nahradiť? (1 = viem jej pozíciu obsadiť novou osobou relatívne ľahko, 5 = neviem ju ľahko nahradiť – na danú pozíciu potrebujem špecifické zručnosti a vedomosti, ktoré nie sú ľahko dostupné na pracovnom trhu)

Podľa súčtu bodov z týchto troch otázok vám odporúčam nasledovné:

12 – 15 bodov

Ide o kľúčového zamestnanca vo firme. Ak by ste o neho prišli, bežný chod firmy by mohol byť ohrozený nielen z krátkodobého, ale aj dlhodobého hľadiska. Ide o vysoko výkonného zamestnanca, ktorý nemá problém zvládať nové úlohy, kedykoľvek takú od vás dostane. Na týchto zamestnancov sa môžete v prípadne nestíhania skoro vždy spoľahnúť.

Ak pre vás taký človek pracuje – v tomto prípade nie je prvoradé, čo zo svojho zoznamu na neho delegujete vy. Ale to, čo tento zamestnanec zdieľa so svojimi kolegami a čo zo svojho zoznamu úloh deleguje pravidelne ďalej práve on alebo ona. Takže tu musíte dohliadnuť, aby delegovanie fungovalo nielen od vás k zamestnancom v tejto skupine, ale predovšetkým od nich ďalej.

8 – 11 bodov

V tejto skupine sú dôležití zamestnanci firmy, ale ich strata môže ohroziť chod firmy iba z krátkodobého hľadiska (napr. na niekoľko týždňov). Títo zamestnanci by mali pravidelne dostávať nové úlohy a môžete na nich delegovať časť svojich aj náročnejších úloh.

Keďže sa budú pri nich veľa učiť, mali by to byť interné úlohy s menej striktnými termínmi, s dostatkom času na prepracovanie alebo doplnenie vašej spätnej väzby. Na týchto zamestnancov by mali delegovať pravidelne časť svojich úloh aj kľúčoví zamestnanci a úlohou šéfa je pravidelne sa pýtať, ako sa im pri delegovaní spolupracuje.     

3 – 7 bodov

V tejto skupine skončili zamestnanci firmy, ktorých dnes potrebujete, ale z hľadiska ohrozenia fungovania firmy nemajú skoro žiadny význam. Nemajú žiadne kľúčové kompetencie alebo zručnosti, a preto ich môžete ľahko nahradiť. To ale neznamená, že by títo zamestnanci nemali delegovaním dostávať pravidelne nové interné úlohy. Mali by byť ale veľmi jednoduché a opakovať sa.

Po prvé, šetríte tým čas sebe alebo ľuďom z prvých dvoch kategórií, ktorý je pre firmu nielen vzácnejší ale aj drahší. Po druhé, nikdy neviete, či pri delegovaní nových úloh nezistíte, že v človeku sa skrýva omnoho viac, ako ste si vy alebo vaši kolegovia mysleli. Existujú zamestnanci, ktorí vykonávajú jednoduchšie úlohy, pretože sa nikdy k zložitejším nedostali. A ak im práve vaša firma dá šancu a možnosť posunúť sa na pracovnom (a tým aj na spoločenskom) rebríčku, je veľká pravdepodobnosť, že získate ďalšieho lojálneho zamestnanca, ktorý bude pre vašu firmu aj dýchať. 

Delegovanie má svoje pravidlá

Delegovať neznamená povedať zamestnancovi, že má pre vás niečo urobiť alebo preposlať email. Delegovanie zlyháva práve na tom, že máloktorý šéf vie, ako správne delegovať.

Delegovanie je časť firemnej stratégie a rovnako podnikovej kultúry. Odzrkadľuje aj mieru dôvery vo firme, ktorá je základom dobre fungujúcich vzťahov ale aj to, či sa môžete na zamestnancov spoľahnúť a oni na vás.

Jednoduchý proces delegovania si vysvetlíme v nasledujúcich piatich krokoch. Pre ilustráciu kroku jedna až tri použijeme nasledovných príklad:

Peter je majiteľom stavebnej firmy. O dva týždne má dôležité obchodné stretnutie so zákazníkom, pre ktorého potrebuje pripraviť prezentáciu. Peter nemá ešte vlastnú asistentku, ale má troch administratívnych pracovníkov. Rozhodne sa, že deleguje prípravu prezentácie juniorke Hanke, ktorá je síce vo firme menej ako rok, ale má potenciál, ktorý sa môže pri tejto úlohe potvrdiť.  

Krok 1: Preverte, či osoba, na ktorú úlohu delegujete, má dostatok času a motiváciu na úlohe pracovať 

Je 1. októbra a Peter (P) vie, že prezentáciu chce mať hotovú 12. októbra do 9:00 – deň pred stretnutím s klientom. Dohodne si stretnutie s Hankou (H) ešte v ten deň a povie jej svoj plán:

Deň 1 (15 min rozhovor Peter/Hanka):

P: Hanka, premýšľal som cez víkend, že už je to skoro rok, čo si u nás vo firme a že som veľmi spokojný s tvojou prácou. Ako sa ti páči u nás?

H: To si ma potešil. Mne sa tu veľmi páči, to čo robím aj skvelí kolegovia.

P: To som rád, že máme na to rovnaký pohľad. Preto by som ťa chcel dnes osloviť aj s novou úlohou, ktorú som pre teba pripravil. O dva týždne mám prezentáciu pred dôležitým klientom a potrebujem pripraviť v PowerPointe profesionálnu prezentáciu o firme, našom portfóliu, výsledkoch za minulý rok a iné. A rád by som, keby si mi s tým pomohla.

H: To znie super, ale budem to vedieť?

P: Určite, inak by som ťa s tým neoslovil. To čo nevieš, sa môžeš počas nasledujúcich desiatich dní doučiť a zlepšia sa tým tvoje vedomosti o firme aj schopnosti v PowerPointe.

H: Tak poďme do toho.

P: Odhadujem, že budeš na to potrebovať tak 20 – 30 hodín. Máš na najbližších desať dní nejaké dôležité úlohy alebo termíny, ktoré musíš dokončiť a nezniesli by odklad?

H: Mám rozpracovaný jeden projekt pre Tomáša, ale viem to za 2 dni dokončiť, ak sa poponáhľam.

P: Výborne. Tak sa do toho pusti a stretneme sa o 3 dni a preberieme detaily. Pošlem ti pozvánku do kalendára.

Krok 2: Zadefinujte konkrétny výstup, ktorý chcete delegovaním dosiahnuť

Deň 1 (60 min príprava Peter):

Peter si zoberie dve posledné prezentácie, ktoré prezentoval pred klientom a premyslí si predbežnú osnovu novej prezentácie. Zároveň má v predchádzajúcich prezentáciách staré čísla z roku 2017, ktoré treba prepracovať k aktuálnemu dátumu – september 2019. Poznačí si presné termíny aj firemné údaje, ktoré má Hanka aktualizovať. Ďalej si poznačí, že prezentáciu treba urobiť v novom dizajn manuáli, keďže firma od tohto roku zmenila branding aj logo. A takto si robí ďalej poznámky.

Krok 3: Prediskutujte úlohu, určite priority a kontrolné termíny

Deň 3 (60 min rozhovor Peter/Hanka):

P: Hanka, pripravil som pre teba dve predchádzajúce prezentácie, ktoré som používal na stretnutí s klientmi. Tentokrát chcem ale niečo o triedu lepšie, vysvetlím: Chcem to mať už v našom novom modernom dizajne, chcem tam mať čo najaktuálnejšie údaje (ako obraty alebo počet zákaziek), nie ku koncu roka, ale k poslednému septembru tohto roka a obrázky musia byť naše reálne zo stavieb a nie z fotobanky.

H: A keď ich nemáme dostatok, alebo nebudú vhodné?

P: Tak si pôjdeš nejaké naše stavby sama nafotiť alebo pošleme brigádnika. Najlepšie okamžite – poznač si, že do konca tohto týždňa potrebujeme portfólio aspoň 10-tich aktuálnych fotiek z našich zákaziek, niektoré ukončené, iné v rozpracovaní.

H: Ok, pozriem čo máme k dispozícii a poviem ti najbližšie, ako s tým stojíme.

P: Super. Tak poďme na to – toto je osnova, ktorú si nateraz predstavujem.

(stretnutie pokračuje o detailoch prezentácie, Hanka si píše poznámky a kladie otázky)

...

P: Tak si to na záver spoločne zhrňme – pre úsporu času to budem rovno písať do emailu, ktorý odošlem po našom stretnutí:

• výstupom má byť  prezentácia s 12 – 15 stranami v rovnakej štruktúre ako minulá prezentácia pre zákazníka X,
• prezentácia má byť v novom dizajn manuáli s logom firmy na každej strane,
• všetky čísla v prezentácii aktualizovať k dátumu 30.09. tohto roka,
• všetky obrázky v prezentácii musia byť z našich stavieb, firemných priestorov, fotky našich ľudí a v kvalitnom rozlíšení,
• prvú verziu prezentácie mi odprezentuješ o 5 dní – pošli pozvánku do kalendára,
• pošli pozvánku na stretnutie o 2 dni na 30 minút a povieš mi, s čím ti treba ešte pomôcť, či potrebuješ, aby ti z firmy s tým ešte niekto pomáhal a či je zadanie zrozumiteľné,
• finálna prezentácia musí byť odoslaná do 12. októbra do 9:00 – dovtedy si ju celú min. 2x prejdeme – stretnutia organizuje Hanka.

H: Zatiaľ všetkému rozumiem. Môžeš len prosím napísať Zuzke na ekonomické, že od nich budem potrebovať nejaké dáta a že ich budem potrebovať rýchlo, keď ich oslovím?

P: Určite. Hneď to urobím. Ako si na tom s PowerPointom?

H: Mala som to na škole, ale odvtedy som v ňom veľa nerobila.

P: Dobre, napíšem ešte Tomášovi, nech ti dá krátke hodinové školenie. Ten sa od nás v PowerPointe najlepšie vyzná. Takže dopisujem do emailu:

• Peter napíše Zuzke na ekonomické, že majú poskytnúť Hanke všetky čísla, o ktoré si požiada a s prioritou,
• Peter napíše Tomášovi, aby do dvoch dní dal Hanke krátke školenie v PowerPointe,

H: Ďakujem. Nateraz nemám ďalšie otázky. Vidíme sa v piatok.

P: Ďakujem Hanka. A nezabúdaj, je to pre firmu veľmi dôležité, tak ak niečo nebudeš stíhať, potrebujem o tom ihneď vedieť. Ihneď znamená ihneď v tej chvíli. Budúci pondelok-utorok nie som vo firme, takže píš emaily.

Krok 4: Vytvorte zamestnancovi vhodné podmienky a buďte k dispozícii podľa dohody

Ak ste zamestnancovi zadali prioritnú úlohu mimo jeho bežných zodpovedností, uistite sa, že má na ňu vytvorené dostatočné podmienky: napr. nemusí zaskakovať za svojho chorého kolegu, má k dispozícii výkonný počítač alebo iné pracovné prostriedky (v našom prípade Hanka bude potrebovať aj fotoaparát, aby si urobila nové fotky, alebo auto, aby sa dopravila na stavby). Oznámte kolegom, aby nateraz vášho zamestnanca nezaťažovali úlohami, ktoré môžu počkať.

Zároveň upovedomte zamestnanca, ak ste mimo kancelárie v dňoch, keď chodíte bežne do práce a ako má s vami v týchto dňoch komunikovať. Pre ľudí nie je vždy jasné, či majú čakať s niektorými otázkami, kým príde šéf do práce, alebo vám majú volať, alebo písať email alebo textovú správu. Čo je pre vás samozrejmosťou, môže byť pre vášho zamestnanca dilema, ktorej riešením zbytočne stráca firma čas.

Krok 5: Kontrolujte proces a sústreďte sa na výsledok

Ak delegujete niečo dôležité, uistite sa, že ste zamestnancovi na splnenie úlohy dali dostatok času. Potom si odsúhlaste časový plán, ktorý obsahuje minimálne dve-tri kontrolné stretnutia, aby ste vedeli, ako na tom zamestnanec je a či sa blíži k výsledku.

Aj pri delegovaní platí: Dôveruj, ale preveruj. Uistite sa, že priebežné výsledky sa ukladajú na firemnom disku alebo nejakom USB kľúči. Vždy si zakalkulujte rezervu, aby ste v prípade potreby mohli výstup ešte doladiť. Kalendár majte minimálne jeden deň pred dôležitým stretnutím rezervovaný  – aby ste mali čas na prípravu a na nepredvídané udalosti.

Po ukončení úlohy, nezabudnite dať zamestnancovi spätnú väzbu a tiež si vypýtajte spätnú väzbu na seba, ako sa mu s vami spolupracovalo. Zbierajte cenné informácie o tom, čo môžete do budúcnosti pri delegovaní vylepšiť tak, aby delegovanie bolo efektívnejšie.

Naučte sa pustiť veci z rúk

Pri delegovaní sú najdôležitejšie dve veci:

1. Organizovaný proces delegovania, ktorý je v texte detailne popísaný z viacerých strán.
2. Naučte sa pustiť veci z rúk. Čím skôr to urobíte, tým  ľahšie sa vám bude dýchať.

Keď som mala v tíme 20 ľudí, čítala som manuály, snažila som sa pochopiť každý procesný krok, každú transakciu v systéme, každý ukazovateľ. Keď som ich riadila viac ako 100, už to nebolo možné. Musela som si zvyknúť na neistotu, že neviem, čo každý môj zamestnanec robí a aký problém môže vyrobiť. A že ak ten problém nastane, skončí u mňa na stole a ja ho budem musieť žehliť.

Neustály firemný rast nie je pre každého. Zadefinujte si, akú veľkú firmu chcete a zvládnete riadiť, a podľa toho nastavte aj pravidlá delegovania.