Každodenný život podnikateľa nezriedka býva spojený so stresom a časovými tlakmi. Čas je objektívne obmedzeným zdrojom, ktorý sa nedá rozmnožiť ani s tým najväčším vypätím síl. Napriek tomu niektorí podnikatelia počas dňa stihnú vybaviť aj niekoľkonásobne viac úloh ako iní. Je to spôsobené tým, že si vedia efektívne zorganizovať svoj pracovný čas. Šablóna, ktorú sme pre vás pripravili, vám pomôže pochopiť, že treba rozlišovať medzi prioritami jednotlivých pracovných úloh a čo najviac eliminovať neproduktívne činnosti - tzv. "žrútov času".
Zásady efektívneho riadenia času
1. Zistite skutočný stav a analyzujte ho - skôr než budete schopný zaviesť nejaké zlepšenia do organizácie práce, musíte si uvedomiť, akým štýlom momentálne pracujete. Skúste sa zamyslieť nad nasledovnými otázkami:
- Kedy ste najviac produktívny - keď pracujete sám a ste nerušený alebo v dialógu s blízkym kolegom?
- Ste viac produktívny, keď ste v časovom tlaku alebo keď časový stres necítite?
- Ste najviac produktívny ráno, dopoludnia, poobede, večer alebo dokonca v noci?
- Ako najčastejšie trávite svoj pracovný čas - nie náhodou na neefektívnych schôdzach, zbytočných stretnutiach?
2. Eliminujte svojich "žrútov času" - ide predovšetkým o tieto situácie:
- deň začínate s tým, že nemáte žiaden plán,
- zúčastňujete sa neproduktívnych stretnutí a porád, z ktorých navyše nevyplynú žiadne úlohy, termíny a osoby zodpovedné za ich splnenie,
- nedostatočná organizácia vás núti neustále niečo hľadať (kontakty, podklady atď), čím strácate čas na užitočnejšie činnosti,
- prehnaný perfekcionizmus tiež býva na škodu - ak sa o všetkom potrebujete dva až trikrát uistiť, opäť strácate čas. Ak je sústavná kontrola z vašej strany nevyhnutná pre splnenie pracovných úloh vašich podriadených, resp. zamestnancov, pouvažujte nad tým či sú to tí správni zamestnanci,
- nechávate si vnútiť nepodstatné úlohy,
- nerozoznávate medzi prioritami,
- sústreďujete sa na realizáciu úloh, u ktorých je konečný efekt otázny a je diskutabilné ako prispejú k napredovaniu vášho podnikania.
3. Zo všetkých úloh najskôr vybavujte najdôležitejšie úlohy - častou chybou je, že vedúci pracovníci majú tendenciu uprednostniť rutinné úlohy, ktoré sa dajú vybaviť relatívne rýchlo. Často sa však stáva, že v návale malých úloh nezostáva čas na riešenie podstatných záležitostí, ktoré môžu podnikanie posunúť míľovými krokmi vpred.
Je potrebné rozlišovať medzi úlohami dôležitými a naliehavými. Naliehavé úlohy sú tie, ktoré si vyžadujú okamžitú realizáciu, často však nie sú natoľko dôležité, aby sa nedali delegovať na spoľahlivých zamestnancov.
4. Nedajte sa vyrušovať - neplatí to samozrejme doslova, pretože efektívne riadiť znamená predovšetkým komunikovať so zamestnancami či podriadenými. To však neznamená, že každý, kto si práve zmyslí, vás bude zahlcovať nepodstatnou agendou.
5. Vašu efektivitu zvýši plán - time management v preklade znamená plánovanie termínov a času. Ak viete, že na určitú úlohu máte vopred vymedzený čas, prirodzene sa snažíte dodržať stanovený časový rámec, čo zvyšuje vašu osobnú disciplínu.
Stiahnuť interaktívnu šablónu "Organizácia práce a time-manažment"
