Zamestnávatelia musia od 1.1.2023 nahlasovať Sociálnej poisťovni analytické údaje o svojich zamestnancoch. Ako túto povinnosť splniť v praxi a čo v prípade zmien v týchto údajoch?
Zamestnávatelia majú od roku 2023 novú povinnosť oznamovať Sociálnej poisťovni analytické údaje za všetkých zamestnancov. Ak má jeden zamestnanec u zamestnávateľa viac právnych vzťahov (napr. pracovnú zmluvu a zároveň aj dohodu o vykonaní práce), zamestnávateľ oznamuje analytické údaje za každý právny vzťah osobitne. V článku sa zameriame na situácie, ktoré môžu tejto súvislosti vzniknúť, o ktorých informovala priamo Sociálna poisťovňa.
Evidencia analytických údajov o „starých“ zamestnancoch
Ak zamestnávateľ prihlásil zamestnanca do registra poistencov pred 1. januárom 2023 a jeho poistenie trvá aj po 31. decembri 2022, zamestnávateľ má povinnosť oznámiť tri analytické údaje:
- číselný kód miesta výkonu práce podľa štatistického číselníka krajov, štatistického číselníka okresov a štatistického číselníka obcí,
- dohodnutý rozsah týždenného pracovného času,
- číselný kód dohodnutého druhu vykonávanej práce.
Potrebné číselníky pre správne vyplnenie údajov nájdete v článku Evidencia analytických údajov zamestnanca od 1.1.2023
Uvedené údaje oznámi Sociálnej poisťovni zamestnávateľ na tlačive Registračný list FO – zmena v termíne podania Mesačného výkazu/Výkazu poistného za mesiac január 2023 (teda spravidla vo februári 2023).
Evidencia analytických údajov o nových zamestnancoch od 1.1.2023
Ak právny vzťah zamestnanca vznikol v roku 2023, zamestnávateľ uvádza tieto tri analytické údaje (miesto výkonu práce, dohodnutý rozsah pracovného času, druh vykonávanej práce) na tlačive Registračný list FO – prihláška, ktorý má povinnosť zaslať do Sociálnej poisťovne pred vznikom sociálneho poistenia, najneskôr pred začatím výkonu činnosti zamestnanca. Ide o klasickú prihlášku zamestnanca, ktorá po novom obsahuje aj tieto tri analytické údaje.
Oznámenie zmeny analytických údajov
Ak nastane u zamestnanca zmena analytických údajov (miesto výkonu práce, dohodnutý rozsah pracovného času alebo dohodnutý druh vykonávanej práce), túto zmenu nahlasuje zamestnávateľ prostredníctvom tlačiva Registračný list FO – zmena.
Zamestnávateľ oznamuje tieto zmeny najneskôr v lehote, v ktorej má povinnosť podať najbližšie podávané tlačivo, ktorým je Mesačný výkaz/Výkaz poistného alebo Registračný list FO – zmena, ktorým je zamestnávateľ povinný nahlásiť Sociálnej poisťovni aj iné zmeny, ako je zmena analytických údajov (napríklad zamestnávateľ nahlasuje zmenu adresy zamestnanca, ktorý nemá pobyt v SR a popri tom nahlási aj zmenu analytických údajov). Ak nastane zmena analytického údaju (miesto výkonu práce, dohodnutý rozsah pracovného času alebo dohodnutý druh vykonávanej práce) v januári 2023, zamestnávateľ nahlasuje túto zmenu na Registračnom liste FO – zmena v termíne podania Mesačného výkazu/Výkazu poistného za mesiac január 2023.
Oznámenie zmeny analytických údajov v posledný deň lehoty na podanie tlačiva
Ak nastane zmena analytického údaju v posledný deň lehoty na podanie tlačiva (Mesačného výkazu alebo Výkazu poistného alebo Registračného listu FO), zamestnávateľ oznamuje zmenu analytických údajov až do konca lehoty podania najbližšieho tlačiva (Mesačného výkazu alebo Výkazu poistného alebo Registračného listu FO).
Príklad na oznámenie zmeny v analytických údajoch zamestnanca
Zamestnancovi sa zmenil rozsah pracovného času dňa 10. júla 2023. Zamestnávateľ má splatnosť poistného 10. dňa kalendárneho mesiaca, t. j. do tohto dňa má aj povinnosť zaslať tlačivo Mesačný výkaz. Zamestnávateľ zasiela zmenu analytického údaju – rozsah pracovného času v lehote podania najbližšieho tlačiva, ktorým je Mesačný výkaz, t. j. do 10. augusta 2023.
Oznámenie zmeny analytických údajov viackrát po sebe
Ak nastane zmena jedného analytického údaju (miesto výkonu práce, dohodnutý rozsah pracovného času alebo dohodnutý druh vykonávanej práce) dva alebo viackrát do lehoty podania najbližšieho tlačiva, zamestnávať oznamuje len poslednú aktuálnu zmenu v čase podania najbližšieho tlačiva.
Príklad na oznámenie viacerých zmien v analytických údajoch zamestnanca
Zamestnancovi sa zmenilo miesto výkonu práce 1. a taktiež aj 22. marca 2023. Zamestnávateľ má najbližšiu lehotu na podanie tlačiva, ktorým je Mesačný výkaz do 31. marca 2023, tak do tohto dátumu zašle aj Registračný list FO – zmena, v ktorom uvedie zmenu miesta výkonu práce, ktorá nastala 22. marca 2023, t. j. k 31. marcu 2023 je aktuálna.
Sociálna poisťovňa taktiež pripomína zamestnávateľom, že sú povinní uviesť v Mesačnom výkaze/Výkaze poistného a príspevkov počet hodín, ktorý zodpovedá vymeriavaciemu základu za kalendárny mesiac. Ide o štvrtý analytický údaj, ktorý je potrebné oznamovať, avšak tento jediný nie je oznamovaný prostredníctvom Registračného listu FO.
Zdroj: Sociálna poisťovňa
