Zmena sídla obchodnej spoločnosti (napr. s.r.o.) je na prvý pohľad jednoduchá, no v praxi môže spôsobiť nemalé problémy. Na čo si dať pozor a komu zmenu sídla spoločnosti oznámiť.
Zjednodušenie možno zmenu sídla spoločnosti rozdeliť na dve časti. Prvou je zápis zmeny sídla spoločnosti do Obchodného registra Slovenskej republiky (ďalej len „obchodný register“), druhou je oznámenie zmeny sídla úradom a obchodným partnerom. Práve na druhú časť podnikatelia často zabúdajú.
Zmenu sídla spoločnosti je potrebné zapísať v obchodnom registri
Podľa zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník (ďalej len „Obchodný zákonník“) je sídlom spoločnosti adresa, ktorá je ako sídlo zapísaná v obchodnom registri. Sídlo spoločnosti je teda údaj, ktorý sa povinne zapisuje do obchodného registra.
Sídlo spoločnosti sa považuje za zmenené až odo dňa zápisu zmeny do obchodného registra. Na zmenu sídla spoločnosti s ručením obmedzeným v obchdnom registri je potrebné vypracovať nasledovné dokumenty:
- Rozhodnutie jediného spoločníka alebo zápisnicu zo zasadnutia valného zhromaždenia spoločnosti, kde v prípade jednoosovej s.r.o. jediný spoločník alebo v prípade spoločnosti s viacerými spoločníkmi valné zhromaždenie spoločnosti rozhodne o zmene sídla. Podpis jediného spoločníka, resp. predsedu valného zhromaždenia nie je potrebné úradne osvedčiť (overiť).
- Preukázanie vzťahu k nehnuteľnosti, v ktorej má byť nové sídlo spoločnosti. Ak je spoločnosť vlastníkom nehnuteľnosti, tento vzťah sa preukazuje výpisom z listu vlastníctva. Ak spoločnosť nie je vlastníkom nehnuteľnosti, je potrebné predložiť súhlas vlastníka nehnuteľnosti s umiestnením sídla alebo nájomnú zmluvu. Podpisy na týchto dokumentoch nemusia by úradne osvedčené.
- Úplné znenie spoločenskej zmluvy alebo zakladateľskej listiny – konateľ spoločnosti je pri každej zmene povinný uložiť do Zbierky listín obchodného registra úplné znenie spoločenskej zmluvy alebo zakladateľskej listiny. Ak tak neurobí súčasne s podaním návrhu na zápis zmeny, túto povinnosť je povinný splniť v lehote 30 dní.
Návrh na zápis zmeny sa podáva na formulári č. 8, ktorý sa nachádza na stránke Ministerstva spravodlivosti SR. Návrh je možné podať v listinnej alebo v elektronickej podobe.
Aký je postup spoločnosti pre zmene mena, si prečítate v článku Povinnosti pri zmene obchodného mena spoločnosti.
Prílohy k zápisu zmeny sídla do obchodného registra
Ak budete návrh na zápis zmeny podávať v listinnej podobe, k návrhu je potrebné priložiť:
- 1x Rozhodnutie jediného spoločníka alebo zápisnicu zo zasadnutia valného zhromaždenia spoločnosti;
- 1x Dokument preukazujúci vzťah k nehnuteľnosti;
- 2x Úplné znenie spoločenskej zmluvy alebo zakladateľskej listiny.
Podpis konateľa spoločnosti v listinnej podobe návrhu musí byť úradne osvedčený. Súdny poplatok za návrh podaný v roku 2016 v listinnej podobe je 66,00 EUR. Ak návrh podáte v elektronickej podobe so zaručeným elektronickým podpisom, poplatok je 33,00 EUR.
Oznámenie zmeny sídla spoločnosti tretím stranám
Po zápise zmeny sídla do obchodného registra je potrebné zmenu sídla spoločnosti oznámiť osobám a inštitúciám, ktorých sa táto zmena týka. Nezabudnite najmä na nasledovné subjekty:
- Daňový úrad
- Dopravný inšpektorát
- Sociálna poisťovňa
- Zdravotná poisťovňa
- Obchodní partneri
Oznámenie zmeny sídla spoločnosti daňovému úradu (finančnej správe)
Daňovému úradu je spoločnosť povinná oznámiť zmenu svojho sídla do 30 dní od zápisu zmeny do obchodného registra. Zároveň je povinná v tejto lehote predložiť správcovi dane osvedčenie o registrácii (kartičku z DIČ, či IČ DPH), pretože sídlo spoločnosti je jedným z údajov, ktoré sa na osvedčení o registrácii uvádzajú.
Ako uvádza Finančná správa Slovenskej republiky na svojej internetovej stránke, daňový poriadok, ani zákon o dani z príjmov neukladajú daňovému subjektu povinnosť splniť si oznamovaciu povinnosť na predpísanom tlačive, a preto daňový úrad akceptuje aj iný spôsob splnenia si oznamovacej povinnosti. Spoločnosť si môže svoju oznamovaciu povinnosť splniť napríklad na tlačive "Žiadosť o registráciu, oznámenie zmien a zrušenie registrácie pre daň z príjmov a daň z pridanej hodnoty", kde na tlačive vyznačí "Oznámenie zmeny týkajúcej sa identifikačných údajov" alebo na tlačive "Všeobecné podanie pre Finančnú správu SR", ktoré sú zverejnené na internetovej stránke www.financnasprava.sk.
Za nesplnenie si oznamovacej povinnosti daňový úrad uloží pokutu vo výške od 30 EUR do 3000 EUR.
Dopravný inšpektorát a oznámenie zmeny sídla spoločnosti
Spoločnosť, ktorá je vlastníkom alebo držiteľom vozidla, je povinná oznámiť zmenu svojho sídla v lehote 15 dní odo dňa, kedy táto zmena nastala (t. j. odo dňa zápisu do ORSR), orgánu Policajného zboru príslušnému podľa miesta svojho nového sídla.
Oznámenie zmeny sídla Sociálnej poisťovni a zdravotným poisťovniam
Spoločnosť, ktorá je zamestnávateľom, je povinná oznámiť zmenu svojho sídla príslušnej pobočke Sociálnej poisťovne do ôsmich dní od tejto zmeny. Zmenu zamestnávateľ nahlasuje prostredníctvom systému elektronických služieb na Registračnom liste zamestnávateľa.
Spoločnosť, ktorá je zamestnávateľom, oznamuje zmenu svojho sídla aj zdravotným poisťovniam, v ktorých sú jej zamestnanci poistení, a to do ôsmich dní odo dňa zmeny. Pre nahlasovanie uvedených údajov zdravotnej poisťovni určil Úrad pre dohľad nad zdravotnou starostlivosťou tlačivo Oznámenie o vzniku, zmene a zániku platiteľa poistného. Nájdete ho na internetovej stránke príslušnej zdravotnej poisťovne.
TIP: Chystáte sa zmeniť obchodné meno, výšku základného imania alebo iné údaje o spoločnosti? Využite naše služby a nechajte si zapísať zmeny do obchodného registra.
Zmenu sídla oznámte aj obchodným partnerom
Zmenu sídla spoločnosti nezabudnite oznámiť aj svojim obchodným partnerom. V zmluvách si zmluvné strany často dojednajú ustanovenie, podľa ktorého sa adresou pre doručovanie rozumie adresa, ktorá je ako sídlo uvedená v záhlaví zmluvy. Preto ak si Vaši zmluvní partneri nevšimnú zmenu Vášho sídla v obchodnom registri, zásielky Vám budú zasielať na adresu uvedenú v zmluve, ktorá však už pre Vás nebude aktuálna. V dôsledku toho sa vystavujete riziku, že dôležité dokumenty od zmluvných partnerov (napr. výpovede, výzvy) sa budú považovať za doručené napriek tomu, že vy sa o nich nedozviete.
