Vyúčtovaním pracovnej cesty ako aj samotnými povinnosťami a nárokmi zamestnávateľa a zamestnanca pri pracovnej ceste sa zaoberá zákon č.283/2002 Z.z zo 16. mája 2002 o cestovných náhradách, ktorý sa odvoláva na Obchodný zákonník č. 513/1991 Zb. z 5. novembra 1991, Zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník, zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce, Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov.
Kto má nárok na cestovne náhrady?
Nárok na cestovné náhrady majú zamestnanci, ktorým zamestnávateľ určí výkon práce na inom mieste ako v tom, ktoré má dohodnuté v pracovnej zmluve, prípadne miesto písomne dohodnuté so zamestnávateľom. Zamestnancom pri poskytovaní náhrad pri pracovných cestách sa rozumie:
- zamestnanec v pracovnom pomere,
- člen družstva, ak podmienkou členstva je aj pracovný vzťah,
- osoba, ktorá je vymenovaná alebo zvolená do orgánov právnickej osoby a nie je k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu. To znamená, že aj spoločník a konateľ bez pracovného pomeru je osobou, na ktorú sa vzťahuje zákon o cestovných náhradách a majú teda nárok na cestovné náhrady v zmysle zákona,
- fyzická osoba činná na základe dohody o práci vykonávanej mimo pracovný pomer, ale musí byť v dohode o práci vykonávanej mimo pracovný pomer dohodnuté poskytovanie cestovných náhrad (dohoda o brigádnickej práci študenta, dohoda o vykonaní práce)
Aké sú povinnosti zamestnávateľa, ktorý vyšle zamestnanca na pracovnú cestu?
Vyslaním zamestnanca na pracovnú cestu sa povinnosti zamestnávateľa nekončia. Zamestnávateľ, ktorý vysiela zamestnanca na pracovnú cestu musí písomne určiť miesto nástupu, čas trvania pracovnej cesty, miesto výkonu práce, spôsob dopravy a taktiež miesto skončenia pracovnej cesty.
Na aké náhrady výdavkov má zamestnanec nárok pri pracovnej ceste?
Zamestnancovi na pracovnej ceste vzniká nárok na náhradu výdavkov za nocľažné (ubytovanie), stravné, cestovné výdavky a nutné vedľajšie výdavky. Zamestnávateľ nemôže zamestnancovi tento nárok odoprieť, jednal by tak protizákonne. Ak by tak však učinil, zamestnanec môže podľa § 69 ods. 1 písm. b) zákona č. 311/2001 Z.z. z 2. júla 2001 Zákonník práce okamžite skončiť pracovný pomer.
Pracovná cesta v tuzemsku
Stravné
Stravné zamestnancovi začína plynúť od doby začiatku pracovnej cesty až do doby ukončenia pracovnej cesty. Sumy stravného závisia od trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni a sú rozdelené do troch pásiem:
- ak doba výkonu pracovnej cesty trvá viac ako 5 (nie však viac ako 12 hodín), má zamestnanec nárok na náhradu za stravné vo výške 3,6 eura na kalendárny deň
- nad 12-18 hodín má nárok na náhradu za stravné vo výške 5,4 eura
- nad 18 hodín 8,3 eura
Tieto sumy ustanovuje ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny opatrením. Aktuálne je to opatrenie MPSVaR SR o úprave výšky sadzieb náhrad stravného pri tuzemských pracovných cestách číslo 110/2009, ktoré je uverejnené v Zbierke zákonov. (http://www.employment.gov.sk).
Sadzby platné v roku 2011 nájdete tu a sadzby platné od 1. 9. 2012 nájdete tu.
Zamestnancovi, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z náplne práce (napr. vodič z povolania) a vykoná viacero pracovných ciest v kalendárnom dni, pričom ani jedna netrvá dlhšie ako 5 hodín, sa spočítajú časy týchto pracovných ciest. Samozrejme, len ak ich celkový súčet je aspoň 5 hodín. Takémuto zamestnancovi môže zamestnávateľ v pracovnej zmluve dohodnúť podmienky na poskytovanie stravného alebo nižšie sumy stravného . V tomto prípade môže zamestnávateľ znížiť sumu stravného najviac o 25% z ustanovenej sumy stravného.
Pri stravnom môže nastať diskutabilná situácia, keď zamestnanec je vyslaný na pracovnú cestu, ktorá sa mu prelína cez polnoc. Vysvetlíme si to na príklade
Zamestnancovi začína pracovná cesta o 22:00 hod. v stredu a končí o 04:00 hod. vo štvrtok. Z uvedeného by logicky vyplynulo, že nemá nárok na stravné ani v stredu a ani v štvrtok, keďže ani v jeden deň nemá doba trvania pracovnej cesty viac ako 5 hodín. Avšak v tomto prípade sa zamestnancovi musia hodiny spočítať. Ak ide o situáciu, keď pracovná cesta začína o 17:00 hod v stredu a končí o 04:00 hod vo štvrtok, tak zamestnancovi prináleží stravné za stredu vo výške 3,6 eura. Za štvrtok nemá nárok na stravné, pretože neuplynulo aspoň 5 hodín.
Zamestnancovi, ktorý má na pracovnej ceste zabezpečené stravovanie v celom rozsahu, zamestnávateľ stravné neposkytuje. Ak však má zabezpečené stravovanie čiastočne, stravné sa kráti a to takto: za bezplatne poskytnuté raňajky o 25%, za bezplatne poskytnutý obed o 40% a za večeru o 35% z ustanovenej sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín, t.j. z 8,3eura. Krátenie súm stravného sa zaokrúhľuje na euro centy nahor.
Cestovné náhrady pri dočasnom pridelení
Častým spôsobom riešenia otázok týkajúcich sa kapacity zamestnancov je, že zamestnávateľ dočasne pridelí zamestnanca na výkon svojej práce do iného mesta. Zamestnancovi tu plynie nárok na náhrady ako pri pracovnej ceste. Ak je vyslaný do iného členského štátu EÚ patria mu náhrady vo výške ako pri zahraničnej pracovnej ceste.
Náhrady za používanie motorových vozidiel pri pracovných cestách
Ďalšou súčasťou vyúčtovania pracovnej cesty sú náhrady za používanie cestných motorových vozidiel.
Zamestnancovi, ktorý použije na pracovnej ceste vlastné osobné motorové vozidlo, patrí náhrada za spotrebované pohonné látky a náhrada za každý jeden 1 km jazdy. Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny stanovilo túto sumu od 1.1.2009 na 0,183 eura na každý kilometer. Základná náhrada sa zvýši o 15%, ak sa k osobnému motorovému vozidlu pripojí príves. Ak je motorové vozidlo poskytnuté zamestnávateľom, nárok na náhradu zamestnancovi nevzniká.
Podobne je to aj pri použití jednostopového vozidla či trojkolky. Rozdiel je len v sume náhrady, ktorú ministerstvo vyčíslilo na 0,050 eura za každý jeden kilometer. Suma náhrady pre autobusy a nákladné automobily je na dohode medzi zamestnancom a zamestnávateľom.
Ďalšou dôležitou súčasťou náhrad sú náhrady za spotrebované pohonné látky. Vychádza sa zo spotreby pohonných látok uvedenej v technickom preukaze cestného motorového vozidla alebo v osvedčení o evidencii cestného motorového vozidla. Náhrada za spotrebované pohonné látky prináleží zamestnancovi podľa cien pohonných látok, ktoré prepočítame podľa spotreby.
Zamestnanec predloží zamestnávateľovi doklad o kúpe pohonnej látky, z ktorého je zrejmá súvislosť s pracovnou cestou. Na základe tohto dokladu sa preukazuje cena pohonnej látky. Ak má zamestnanec viacero takýchto dokladov, vypočíta sa aritmetický priemer daných cien. Ojedinelý variant nastáva ak zamestnanec nepredloží žiadny doklad o kúpe. Vtedy sa na výpočet použije cena zistená Štatistickým úradom SR, ktorá platila v čase začatia pracovnej cesty.
Praktický príklad: Uvažujme o prípade, keď zamestnanec použije pri pracovnej ceste vlastné osobné motorové vozidlo. Spotreba pohonnej látky uvedená v technickom preukaze je 5l/100km. Prejde s autom cestu dlhú 200 km a predloží zamestnávateľovi doklad o zakúpení pohonnej hmoty s dátumom, ktorý korešponduje s dátumom konania pracovnej cesty. Cena za 1 liter je 1 euro. Výpočet náhrady za použitie motorového vozidla je nasledovný:
(200 x 5) : 100 = 10 l
10 l x 1 EUR/l = 10 EUR - náhrada za spotrebované pohonné látky
Základná náhrada: 200 km 0,183 eur/km = 36,6 eur
Výsledná suma náhrad za použitie motorového vozidla je 46,6 eura.
Ak motorové vozidlo využíva ako pohonnú látku plyn, prípadne kombináciu plynu a inej pohonnej latky, dohodne sa zamestnávateľ so zamestnancom na spôsobe výpočtu náhrad za spotrebované pohonné látky. Prihliadne sa na cenu pohonných látok, spotrebu a podmienky pracovnej cesty. V technickom preukaze býva málokedy uvedená spotreba oboch pohonných látok. Ak však uvedená je, pri dohode sa musí brať na ňu ohľad. V praxi sa stretávame aj s tým, že sa spotreba pohonných látok v technickom preukaze nezhoduje so skutočnou spotrebou alebo tam vôbec nie je uvedená. Pri výpočte náhrady sa použije spotreba motorového vozidla rovnakého typu a s rovnakým objemom motora.
Aby sa zamestnávateľ vyhol týmto výpočtom, môže sa so zamestnancom písomne dohodnúť, že náhrady za použitie motorového vozidla mu budú poskytnuté v sume zodpovedajúcej cene cestovného lístka verejnej dopravy. Podrobnejšie informácie musia byť stanovené vo vnútornom predpise. Napr: Náhrada za cenu cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy sa určí vo výške ceny cestovného lístka 2. triedy rýchlika alebo autobusu, a to podľa toho, čo je pre zamestnanca výhodnejšie. Cena cestovného lístka 2. triedy rýchlika sa určí podľa aktuálneho cenníka cestovného uvedeného v Prepravnom poriadku Železničnej spoločnosti Slovensko, a.s. (www.slovakrail.sk/inex.PHP?id=cenniky)
Príklad na vyúčtovanie domácej pracovnej cesty nájdete tu.
Zahraničná pracovná cesta
Stravné
Takisto ako aj pri tuzemskej pracovnej ceste, tak aj pri zahraničnej má zamestnanec nárok na stravné. Časové pásma sú tiež rozdelené do troch skupín. Rozdiel je len v ich časových obmedzeniach.
- Pásmo: do 6 hodín vrátane
- Pásmo: nad 6 hodín-12 hodín
- Pásmo: nad 12 hodín
Sumy stravného vydáva Ministerstvo financií SR opatrením, ktoré je uverejnené v Zbierke zákonov. Pre rok 2010 je to opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 517/2009 Z.z., ktorým sa ustanovujú na rok 2010 základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách. Prehľadnú tabuľku o týchto sumách si môžete bližšie pozrieť na stránke: http://www.finance.gov.sk
Stravné pri zahraničných pracovných cestách v roku 2011.
Zamestnávateľ poskytne zamestnancovi stravné v cudzej mene alebo eurách za kalendárny deň, v mene a výške stravného určeného pre krajinu, v ktorej zamestnanec strávi počas dňa najviac hodín. Za predpokladu, že by zamestnanec strávil rovnaký počet hodín vo viacerých krajinách, patrí mu stravné v eurách alebo v cudzej mene, ktoré je pre zamestnanca výhodnejšie.
Zamestnancovi, ktorý má na zahraničnej pracovnej ceste zabezpečené bezplatné stravovanie, zamestnávateľ stravné neposkytuje. Ak by tam však mal zabezpečené bezplatné stravovanie len čiastočne, platia pravidlá o krátení stravného ako pri tuzemskej pracovnej ceste.
Náhrada výdavkov za pohonné látky
Zamestnancovi, ktorý je vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu do členského štátu eurozóny, patrí náhrada za spotrebované pohonné látky v eurách za kilometre, ktoré prejazdil mimo územia SR, prípadne aj za kilometre prejazdené na území SR od času prechodu slovenskej hranice do miesta skončenia zahraničnej pracovnej cesty, na základe preukázanej ceny pohonnej látky.
Zamestnanec musí predložiť doklad o kúpe pohonnej látky mimo územia SR. Ak tak zamestnanec neurobí, môže sa na výpočet použiť buď cena pohonnej látky v eurách platná v čase nástupu na zahraničnú pracovnú cestu v členskom štáte eurozóny alebo sa použije cena pohonnej látky v eurách platná v čase nástupu na zahraničnú pracovnú cestu v Slovenskej republike zistenú Štatistickým úradom.
Náhrada sa pohonné látky pri zahraničnej pracovnej ceste do nečlenského štátu eurozóny má obdobný charakter. Rozdiel spočíva v tom, že zamestnancovi patrí náhrada za spotrebované pohonné látky v cudzej mene za kilometre, ktoré prejazdil mimo územia SR, prípadne aj za kilometre prejazdené na území SR od času prechodu slovenskej hranice do miesta skončenia zahraničnej pracovnej cesty na základe preukázanej ceny pohonnej látky dokladom o kúpe.
Keď nepredloží zamestnanec doklad o kúpe pohonnej látky, na výpočet sa použije buď cena pohonnej látky v cudzej mene, ktorá platila v čase nástupu na zahraničnú pracovnú cestu v štáte, ktorý nie je členským štátom eurozóny alebo ceny platná v čase nástupu na zahraničnú pracovnú cestu v Slovenskej republike zistená Štatistickým úradom.
Vedľajšie výdavky
Zamestnancovi, ktorý je vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu, patria okrem vyššie uvedených aj náhrady za komerčné poistenie, za povinné očkovanie a odporúčané očkovanie, náhrada výdavkov za cesty na návštevu rodiny a vreckové.
Príklad na vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty nájdete tu.
Kde si možno obstarať tlačivá na vyúčtovanie pracovnej cesty?
Tieto tlačivá si možno zakúpiť v špecializovaných predajniach s kancelárskymi potrebami alebo jednoduchší a častejší spôsob je si ich vytlačiť z internetových stránok. Napríklad: www.statpedu.sk alebo www.cestovneprikazy.sk Uľahčia nielen samotné obstaranie, ale aj vypĺňanie cestovného príkazu, pretože tlačivá sa tu dajú vypĺňať priamo z počítača, kde sa potrebné stĺpce aj samé narátavajú. Po vyplnení si ich stačí už len vytlačiť.
