Spoločník s.r.o. a cestovné náhrady

Môže byť spoločník spoločnosti s ručením obmedzeným, ktorý nie je zamestnancom vyslaný na pracovnú cestu? Ak áno, na aké náhrady pri pracovnej ceste má nárok?

Kto môže byť spoločníkom v s.r.o.?

Spoločníkom v spoločnosti s ručením obmedzeným môže byť fyzická alebo právnická osoba, ktorá vstupuje do spoločnosti za účelom vykonávania podnikateľskej činnosti a dosahovania zisku z podnikania.

Aby sa fyzická alebo právnická osoba mohla stať spoločníkom v s.r.o., musí splatiť svoj vklad (peňažný alebo nepeňažný, ktorý musí byť oceniteľný) do spoločnosti. Minimálna výška vkladu do spoločníka je 750 Eur.

To, aké má práva a povinnosti spoločník, ale aj kedy zaniká funkcia spoločníka si môžete prečítať v článku Spoločník s.r.o. – jeho práva a povinnosti.

Kto má nárok na náhrady pri pracovnej ceste?

Poskytovanie náhrad pri pracovnej ceste upravuje zákon č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o cestovných náhradách") týmto osobám:

• zamestnancom v pracovnom pomere alebo štátnozamestnaneckom pomere,
• členom družstiev, ak podľa stanov podmienkou členstva je aj pracovný vzťah,
• fyzickým osobám činným na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ak je to v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnuté,
• osobám, o ktorých to ustanovuje tento zákon a o ktorých to ustanovuje osobitný predpis,
• osobám, ktoré sú vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby a nie sú k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu,
• osobám, ktoré plnia pre právnickú osobu alebo fyzickú osobu úlohy a nie sú k právnickej osobe alebo fyzickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu ani v inom právnom vzťahu.

Spoločník, s.r.o., ktorý nie je zamestnancom spoločnosti sa považuje podľa zákona o cestovných náhradách za osobu, o ktorej to ustanovuje osobitný predpis.

Z uvedeného vyplýva, že spoločník s.r.o. má nárok na náhrady pri pracovnej ceste. Osobitným predpisom, ktorý upravuje to, že má spoločník s.r.o. nárok na náhrady pri pracovnej ceste je zákon č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o dani z príjmov").

Kedy je spoločník s.r.o. na pracovnej ceste?

Pracovná cesta spoločníka začína od nástupu spoločníka, s.r.o. na cestu, na ktorej bude plniť činnosti, ktoré vyplývajú z osobitného postavenia spoločníka vrátane výkonu činností do skončenia tejto cesty.

Z uvedeného vyplýva, že je dôležité najmä pri posúdení toho, či je spoločník na pracovnej ceste, je to, či vykonáva činnosti v prospech spoločnosti. Napríklad spoločník s.r.o., ktorý nie je zamestnancom spoločnosti, je na pracovnej ceste, ak má stretnutie, ktorého predmetom je predaj výrobkov, ktoré vyrába daná s.r.o.

V prípade zamestnanca je pracovná cesta čas od nástupu zamestnanca, ktorý bol vyslaný na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko. Pracovná cesta zamestnanca prebieha aj počas výkonu jeho práce v mieste, na ktoré bol vyslaný, a to až do skončenia tejto pracovnej cesty.

Príklad na rozdiel pracovnej cesty zamestnanca a spoločníka:

1. Pracovná cesta zamestnanca: Zamestnanec Jozef je vyslaný svojim zamestnávateľom na pracovnú cestu do Bratislavy. Jozef pracuje v spoločnosti, ktorá má sídlo v Nitre a jeho trvalý pobyt je v Žiline. Z uvedeného vyplýva, že pracovná cesta Jozefovi začína pri odchode z Nitry (z jeho pracoviska), prebieha v Bratislave a končí pri návrate z Bratislavy naspäť do Nitry.
2. Pracovná cesta spoločníka, ktorý nie je zamestnancom: Spoločník s.r.o. Richard býva v Nitre a cestuje do Prahy za účelom uzatvorenia obchodu. Sídlo spoločnosti s ručením obmedzeným je v Žiline. Richardovi začína pracovná cesta pri odchode z jeho bydliska – Nitry, prebieha v Prahe a končí pri návrate z Prahy naspäť do Nitry.

Na aké náhrady pri pracovnej ceste má nárok spoločník s.r.o.?

Spoločník s.r.o., ktorý nie je zamestnancom spoločnosti má nárok na tieto náhrady pri tuzemskej pracovnej ceste:

• náhrada preukázaných cestovných výdavkov,
• náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie,
• stravné,
• náhrada preukázaných nevyhnutných vedľajších výdavkov,
• náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny.

Viac informácií o vyúčtovaní náhrad pri tuzemskej pracovnej ceste si prečítajte v článku Cestovný príkaz a vyúčtovanie tuzemskej pracovnej cesty v roku 2018.

Spoločník s.r.o. má nárok na náhrady pri zahraničnej pracovnej ceste, ktoré sú už uvedené pri tuzemskej pracovnej ceste (t.j. stravné, náhrada preukázaných cestovných výdavkov a pod.), avšak okrem týchto náhrad má spoločník nárok pri zahraničnej pracovnej ceste aj na tieto náhrady:

• vreckové,
• náhrada na poistenie nevyhnutných liečebných nákladov,
• náhrada výdavkov na povinné, resp. odporúčané očkovanie.

Viac informácií o vyúčtovaní náhrad pri tuzemskej pracovnej ceste si prečítajte v článku Cestovný príkaz a vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty v roku 2018.

To, že je väčšina uvedených náhrad preukázaných znamená, že pre ich vyúčtovanie je potrebný doklad, ktorý preukazuje aj reálny výdavok. Je preto dôležité dbať na uschovanie všetkých potrebných dokladov, ktoré budú preukazovať vynaloženie výdavkov počas pracovnej cesty.

Môže si s.r.o. zahrnúť do daňových výdavkov náhrady pri pracovnej ceste, ktoré boli poskytnuté spoločníkovi?

Spoločnosť s ručením obmedzeným si môže podľa § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov zahrnúť náhrady pri pracovnej ceste do daňových výdavkov (nákladov) vo výške, ktorá je ustanovená v zákone o cestovných náhradách.

Príklad na výpočet náhrad spoločníka s.r.o. pri tuzemskej pracovnej ceste

Spoločník s.r.o. Richard, ktorý nie je zamestnancom ani konateľom s.r.o., ktorá má sídlo v Prešove cestuje na pracovnú cestu do Bratislavy za účelom uzatvorenia obchodného kontraktu s novým klientom. Richard býva v Košiciach.

Richard išiel na pracovnú cestu IC vlakom dňa 16.7.2018, ktorý mal:

• odchod z Košíc o 17:00 hod.,
• príchod do Bratislavy o 22:20 hod.

Dňa 17.7.2018 a 18.7.2018 mal obchodné rokovanie v Bratislave a vrátil sa z pracovnej cesty IC vlakom dňa 18.7.2018, ktorý mal:

• odchod z Bratislavy o 15:40 hod,
• príchod do Košíc o 20:00 hod.

Richard predložil nasledovné doklady, ktoré súviseli s jeho pracovnou cestou:

• lístok na IC vlak zo dňa 16.7.2018 vo výške 19,20 Eur a lístok na IC vlak zo dňa 18.7.2018 vo výške 21,50 Eur,
• potvrdenie o využití taxi služby: 20 Eur,
• faktúra a doklad o úhrade faktúry za ubytovanie v meste Bratislava: 40 Eur/noc.

Spoločník s.r.o. Richard má nárok na tieto náhrady pri pracovnej ceste:

1. náhrada preukázaných cestovných výdavkov:

Richard má nárok na náhradu cestovných výdavkov za lístkov na IC vlak zo dňa 16.7.2018: 19,20 Eur a zo dňa 18.7.2018: 21,50 Eur, t. j. spolu 40,70 Eur.

1. náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie:

Richard má nárok na náhradu výdavkov na ubytovanie vo výške 80 Eur.

1. stravné:

Richard má nárok na stravné v nasledovnej výške:

16.7.2018: 4,80 Eur (pracovná cesta trvala 7 hodín),

17.7.2018: 10,90 Eur (pracovná cesta trvala 24 hodín),

18.7.2018: 10,90 Eur (pracovná cesta trvala 20 hodín), t. j. spolu nárok na stravné vo výške 26,60 Eur.

1. náhrada preukázaných vedľajších výdavkov:

Richard má nárok na náhradu za využitie taxi služby vo výške 20 Eur.

Celková výška náhrad pri pracovnej ceste, ktorá patrí spoločníkovi s.r.o. Richardovi je vo výške 167,30 Eur.