Čoskoro budú úrady s firmami komunikovať len elektronicky. Ak nechcete každý deň vstupovať priamo do e-schránky a nechcete si neskoro prečítať dôležité úradné správy, nastavte si SMS alebo e-mailové notifikácie.
Prečo je dôležité, aby si nastavili notifikácie v elektronickej schránke a boli ste o doručených správach do e-schránky informovaný včas?
Na tretí krát odložená povinná elektronická komunikácia orgánov verejnej moci s firmami by sa mala definitívne začať už od 1. júla 2017. Viac ste si o tom mohli prečítať v článku Štát znovu posúva doručovanie do elektronických schránok na 1.7.2017. Od tohto dátumu budú orgány verejnej moci povinné elektronicky komunikovať s právnickými osobami zapísanými v obchodnom registri (všetky obchodné spoločnosti a družstvá). Od 1. júla 2017 budú všetky orgány verejnej moci namiesto listinných dokumentov doručovaných v obálkach do poštových schránok firmám posielať elektronické dokumenty do ich elektronických schránok (okrem prípadov, ak osobitný predpis bude vyžadovať listinnú podobu). O tom, aké inštitúcie to môžu byť, sa môžete bližšie dočítať v článku Ktoré úrady a inštitúcie budú s podnikateľmi od roku 2017 komunikovať len elektronicky.
Obálky v schránkach nahradí elektronická správa v elektronickej schránke.
Dôvod, kvôli ktorému by firma nemala zmeškať včasné prečítanie elektronických správ, je uvedený v § 28 ods. 2 zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci v znení neskorších predpisov. Elektronický úradný dokument, vrátane príloh, má rovnaké právne účinky ako rozhodnutie, žiadosť, vyjadrenie, stanovisko alebo iný dokument, vrátane príloh, ktoré podľa osobitného predpisu vydáva, oznamuje alebo doručuje orgán verejnej moci v listinnej podobe.
Bez notifikácií a každodennej návštevy e-schránky sa vystavujete riziku.
Znamená to, že ak firme po 1. júli 2017 do elektronickej schránky príde napríklad rozhodnutie súdu, ktoré by bolo pre firmu nepriaznivé, v prípade neskorého prečítania tejto správy môže premeškať lehotu na odvolanie. V tejto súvislosti je veľmi dôležité aj to, že elektronická správa sa považuje za doručenú aj vtedy, keď si ju firma vôbec neprečíta. Viac o tom, kedy je správa doručená a ako možno v niektorých prípadoch fiktívne doručenia anulovať, sa dočítate v článku Čo robiť, ak si nestihnete prečítať správu v elektronickej úradnej schránke (tzv. eschránke).
Nastavenie notifikácií je pohodlnejšie ako každý deň vstupovať do elektronickej schránky s občianskym preukazom a čítačkou kariet
Aby ste sa nepríjemnostiam z dôvodu neskorého prečítania elektronickej správy vyhli, je potrebné buď elektronickú schránku navštevovať pravidelne alebo si nastaviť SMS alebo e-mailové notifikácie na prichádzajúce správy do elektronickej schránky firmy. Prvá možnosť, teda pravidelné vstupovanie do elektronickej schránky pre kontrolu prípadných doručených správ, je značne nepohodlná. Štatutári firiem sa denne zaoberajú množstvom dôležitých činností priamo súvisiacich s ich podnikaním a častokrát aj cestujú. Ak by pritom mali myslieť aj na to, že aspoň raz denne by mali skontrolovať firemnú elektronickú schránku a kvôli tomu so sebou všade nosiť počítač a čítačku čipových kariet (ak ju nemajú zabudovanú v počítači), určite by ich to zaťažovalo.
Nastavenie SMS a e-mailových notifikácií je najpohodlnejší spôsob.
Oveľa jednoduchšie pre štatutárov je iné riešenie – nastavenie notifikácií na prichádzajúce správy do firemnej elektronickej schránky. V tomto prípade postačuje do elektronickej schránky vstúpiť raz, nastaviť v nej SMS alebo e-mailové notifikácie a znovu vstúpiť do elektronickej schránky až vtedy, keď vám do nej príde úradná správa. Každý štatutár má stále mobil pri sebe a mnohí majú v ňom nastavenú aj synchronizáciu svojho e-mailového konta. Takto budete o prichádzajúcej elektronickej správe informovaný okamžite bez toho, aby ste museli so sebou nosiť počítač s čítačkou čipových kariet a pravidelne sa prihlasovať do elektronickej schránky. Nastavenie SMS alebo e-mailových notifikácií na prijaté správy do elektronickej schránky je veľmi jednoduché a s našim návodom to určite zvládnete.
Nastavenie e-mailových notifikácií na prichádzajúce správy do elektronickej schránky
Pre nastavenie e-mailových notifikácií je potrebné sa najskôr prihlásiť do elektronickej schránky firmy cez portál www.slovensko.sk, kde v pravom hornom rohu vyberiete možnosť „Prihlásiť sa na portál“. Na tento účel musíte mať v čítačke čipových kariet váš elektronický občiansky preukaz alebo doklad o pobyte (ak ste cudzincom, ktorý má pobyt na Slovensku) alebo alternatívny autentifikátor (ak ste Slovákom alebo cudzincom, ktorý nemá pobyt na Slovensku). Po zadaní bezpečnostného osobného kódu si vyberiete subjekt, pre ktorého elektronickú schránku si chcete nastaviť notifikácie (napríklad štatutár obchodnej spoločnosti si vyberie konkrétnu firmu a zvolí Pokračovať). Potom vpravo hore zvolíte možnosť „Zobraziť elektronickú schránku“. A teraz si v nej môžete nastaviť e-mailové notifikácie podľa nasledujúcich krokov:
- Po kliknutí na ikonu ozubeného kolieska vstúpite do nastavení elektronickej schránky.
- Kliknete na záložku „Správa priečinkov“.
- Kliknutím sa nastavíte na „Prijaté správy“ a tam kliknete na záložku „Notifikácie“.
- Zaškrtnete políčko „Zasielať notifikáciu v prípade doručenia novej správy do priečinku?“. Po tomto kroku sa vám objavia na výber dve možnosti: „Zasielať notifikáciu prostredníctvom notifikačného modulu“ a „Zasielať notifikáciu na inú/iné e-mailové adresy“. V prípade, že si vyberiete možnosť „Zasielať notifikáciu prostredníctvom notifikačného modulu“, notifikácie o prichádzajúcich správach do elektronickej schránky vám budú odosielané na tú e-mailovú adresu, ktorú máte uvedenú v profile elektronickej schránky. Profil elektronickej schránky sa nastavuje hneď po prihlásení na portál www.slovensko.sk s tým rozdielom, že namiesto možnosti „Zobraziť elektronickú schránku“ zvolíte možnosť „Môj profil“, kde si cez možnosť „Upravenie kontaktných údajov“, v časti „Uprednostňovaný komunikačný kanál“, vyberiete možnosť „EMAIL“ a do políčka „Emailová adresa“ uvediete vašu e-mailovú adresu a nastavenie uložíte kliknutím na tlačidlo „Uložiť zmeny“. Nevýhodou takejto možnosti je, že v takomto prípade sa dajú e-mailové notifikácie nastaviť len pre jednu e-mailovú adresu. Ak má firma viacero štatutárov (napríklad viacero konateľov s.r.o.), je vhodnejšie v tomto kroku zvoliť si druhú možnosť, teda „Zasielať notifikáciu na inú/iné e-mailové adresy“. Teraz do okna „Zoznam e-mailových adries“ vpíšete požadované e-mailové adresy a kliknutím na zelené tlačidlo plus ich pridáte. Keď budete mať všetky e-mailové adresy, na ktoré chcete, aby vám prichádzali notifikácie o doručených správach do elektronickej schránky uvedené, dole na konci stránky toto nastavenie uložte po kliknutí na tlačidlo „Uložiť“. Teraz máte e-mailové notifikácie na doručené správy nastavené.
Nastavenie SMS notifikácií na prichádzajúce správy do elektronickej schránky
Pre nastavenie SMS notifikácií na prichádzajúce správy do elektronickej schránky sa postupuje o niečo odlišne ako v prípade e-mailových notifikácií. Na úvod je však tiež potrebné saprihlásiť do elektronickej schránky firmy cez portál www.slovensko.sk, kde v pravom hornom rohu vyberiete možnosť „Prihlásiť sa na portál“. Na tento účel musíte mať v čítačke čipových kariet váš elektronický občiansky preukaz alebo doklad o pobyte (ak ste cudzincom, ktorý má pobyt na Slovensku) alebo alternatívny autentifikátor (ak ste Slovákom alebo cudzincom, ktorý nemá pobyt na Slovensku). Po zadaní bezpečnostného osobného kódu si vyberiete, že chcete vstúpiť do elektronickej schránky firmy. Vpravo hore zvolíte možnosť „Môj profil“ a postupujete podľa nasledujúcich krokov:
- Kliknutím si vyberiete možnosť „Upravenie kontaktných údajov“.
- V časti „Uprednostňovaný komunikačný kanál“ si vyberiete možnosť „SMS“. O niečo vyššie v časti „Typ telefónneho čísla“ vyberiete „Mobil“ a do políčka „Telefóne číslo“ vpíšete mobilné telefónne číslo, na ktoré si želáme zasielať SMS notifikácie o prichádzajúcich správach do elektronickej schránky. Nevýhodou je, že tu je možné uviesť len jedno telefónne číslo a teda len na jedno telefónne číslo môžu byť zasielané SMS notifikácie o prichádzajúcich správach do elektronickej schránky. Toto číslo je potrebné napísať spolu s predvoľbou krajiny, tzn. v prípade slovenského telefónneho čísla sa toto telefónne číslo bude začínať „+421“. Na konci stránky tieto zmeny uložíte kliknutím na tlačidlo „Uložiť zmeny“.
- Teraz si vpravo hore zvolíte možnosť „Zobraziť elektronickú schránku“.
- Po kliknutí na ikonu ozubeného kolieska vstúpite do nastavení elektronickej schránky.
- Kliknete na záložku „Správa priečinkov“.
- Kliknutím sa nastavíte na „Prijaté správy“ a tam kliknete na záložku „Notifikácie“. Zaškrtnete políčko „Zasielať notifikáciu v prípade doručenia novej správy do priečinku?“. Po tomto kroku sa vám objavia na výber dve možnosti: „Zasielať notifikáciu prostredníctvom notifikačného modulu“ a „Zasielať notifikáciu na inú/iné e-mailové adresy“. Pre SMS notifikácie o prijatých správach do elektronickej schránky je potrebné si zvoliť možnosť „Zasielať notifikáciu prostredníctvom notifikačného modulu“. Na záver tieto nastavenia uložíte po kliknutí na tlačidlo „Uložiť“. Teraz máte SMS notifikácie na doručené správy nastavené.
Notifikácie v elektronickej schránke sú obmedzené – čo si vybrať?
Ak ste si prečítali náš návod pre nastavenie e-mailových notifikácií a aj návod pre nastavenie SMS notifikácií na prichádzajúce správy do elektronickej schránky, mohli ste si všimnúť, že rozsah nastavenia notifikácií na SMS a e-mailové adresy je obmedzený. Nie je možné si nastaviť SMS notifikácie na niekoľko telefónnych čísel (iba na jedno telefónne číslo) a nie je možné si nastaviť SMS aj e-mailové notifikácie (iba SMS alebo iba e-mailové notifikácie).
Notifikácie na prichádzajúce správy je možné si obmedzene nastaviť len ako:
- SMS notifikácie na jedno telefónne číslo,
- e-mailové notifikácie na jednu e-mailovú adresu,
- e-mailové notifikácie na niekoľko e-mailových adries.
Ak máte viac štatutárov, nastavte si e-mailové notifikácie.
V prípade, že má firma niekoľko štatutárov (napríklad s.r.o. s dvoma alebo viacerými konateľmi), je vhodnejšie, aby sa notifikácie nastavili na ich e-mailové adresy. Je lepšie, aby o prichádzajúcej elektronickej správe vedeli všetci štatutári e-mailom ako keby o nej mal vedieť len jeden z nich e-mailom alebo SMS správou. Ak má firma len jedného štatutára (napríklad jednoosobová s.r.o.), tak v tomto prípade si táto osoba môže vybrať, či jej viac vyhovuje notifikácia formou e-mailu alebo SMS správy. Ak je aj v takejto firme potrebné, aby o prichádzajúcich správach do elektronickej schránky mali vedomosť viaceré osoby, napríklad nejakí administratívni zamestnanci, tak je tiež lepšia možnosť nastavenia notifikácií formou niekoľkých e-mailových adries.
