S firmami budú štátne orgány komunikovať elektronicky. Niektoré prostredníctvom Ústredného portálu verejnej správy (slovensko.sk), iné dočasne prostredníctvom vlastného portálu (napr. Finančná správa). Napriek tomu budú firmám niekedy chodiť aj listy.
Povinná elektronická komunikácia s firmami od roku 2017
O tom, že podľa zákona č. 305/2013 o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o e-Governmente“) budú s podnikateľmi – právnickými osobami (všetkými firmami) orgány verejnej moci od roku 2017 komunikovať elektronicky, ste sa už na našom portáli mohli dočítať z mnohých článkov. Podrobné informácie o tom, ako táto komunikácia s firmami bude prebiehať, čo na ňu podnikatelia potrebujú a na čo si dať pozor, nájdete v článku Elektronické úradné schránky od roku 2017. Pre firmy, ktoré majú zahraničných členov štatutárneho orgánu, môže byť užitočné prečítať si v článku Prístup do elektronickej schránky pre zahraničných štatutárov aj o špecifickom spôsobe vstupu do ich elektronickej schránky.
Elektronická komunikácia s úradmi sa bude týkať firiem, ostatných dobrovoľne
Na elektronickú komunikáciu sa musia pripraviť len firmy.
Podľa zákona o e-Governmente je orgán verejnej moci povinný uplatňovať výkon verejnej moci elektronicky. Tzn. listinné zasielanie úradných dokumentov firmám by malo byť minulosťou. Povinná elektronická komunikácia orgánov verejnej moci od roku 2017 sa však bude týkať len firiem. S fyzickými osobami (podnikateľmi aj nepodnikateľmi) a inými právnickými osobami orgány verejnej moci elektronicky komunikovať nebudú, pokiaľ si tieto fyzické osoby sami svoju elektronickú úradnú schránku neaktivujú na elektronické doručovanie. Vieme teda jednoznačne určiť, že povinná elektronická komunikácia sa bude týkať všetkých firiem (podnikateľov – právnických osôb). Nie je však celkom zrejmé, ktoré konkrétne inštitúcie budú s týmito firmami komunikovať výhradne elektronicky.
Kto je orgánom verejnej moci a bude s firmami od roku 2017 komunikovať elektronicky
Zákon o e-Governmente prikazuje elektronickú komunikáciu orgánom verejnej moci, ale vymedzenie tohto pojmu v tomto predpise absentuje. Definíciu toho, kto je orgánom verejnej moci, neobsahuje ani žiadny iný slovenský zákon a pritom sa tento pojem v slovenskej legislatíve alebo v hovorom styku bežne používa. Pri výklade pojmu „orgán verejnej moci“ je možné sa oprieť o Uznesenie Ústavného súdu Českej a Slovenskej Federatívnej Republiky (prvého senátu) zo dňa 9. júna 1992 sp. zn. I. ÚS 191/92, ktorým sa stanovili kritériá na určenie, či subjekt koná ako orgán verejnej moci.
Definícia orgánu verejnej moci v legislatíve absentuje.
V zmysle predmetného uznesenia je verejnou mocou taká moc, ktorá autoritatívne rozhoduje o právach a povinnostiach subjektov, či už priamo alebo sprostredkovane. Subjekt, o ktorého právach alebo povinnostiach rozhoduje orgán verejnej moci, nie je v rovnoprávnom postavení s týmto orgánom a obsah rozhodnutia tohto orgánu nezávisí od vôle subjektu. Kritériom pre určenie či iný subjekt koná ako orgán verejnej moci je skutočnosť, či konkrétny subjekt rozhoduje o právach a povinnostiach iných osôb a tieto rozhodnutia sú štátnou mocou vynútiteľné, či môže štát do týchto práv a povinností zasahovať. Ak áno, príslušný orgán je orgánom verejnej moci.
Presný zoznam inštitúcií, ktoré budú s firmami komunikovať elektronicky, neexistuje
Keďže presný zoznam orgánov verejnej moci neexistuje, môžeme predpokladať, že podnikatelia budú elektronicky komunikovať najčastejšie s nasledujúcim inštitúciami, ktoré sa považujú za orgány verejnej moci: ministerstvá, súdy, vyššie územné celky, mestské úrady a obecné úrady, okresné úrady vrátane všetkých ich odborov (napríklad odbor živnostenského podnikania, odbor starostlivosti o životné prostredie, katastrálny odbor), Finančná správa Slovenskej republiky vrátane všetkých jej daňových úradov, úrady práce, sociálnych vecí a rodiny, Sociálna poisťovňa.
K ďalším inštitúciám orgánov verejnej moci môže patriť Slovenská obchodná inšpekcia, Štatistický úrad Slovenskej republiky, inšpektoráty práce, Úrad pre dohľad nad zdravotnou starostlivosťou, Úrad priemyselného vlastníctva Slovenskej republiky, Protimonopolný úrad Slovenskej republiky, Slovenská inšpekcia životného prostredia, pamiatkové úrady a iné. Okrem týchto inštitúcií podnikatelia veľmi často komunikujú aj so zdravotnými poisťovňami. Na Slovensku v súčasnosti pôsobia tri – jedna štátna a dve súkromné. Zdravotné poisťovne však nie sú orgánmi verejnej moci, preto s firmami nebudú povinne komunikovať elektronicky prostredníctvom elektronických úradných schránok (aj keď ich ako právnické osoby zapísané v obchodnom registri majú zriadené).
Na zistenie, či konkrétna inštitúcia je alebo nie je orgánom verejnej moci, môže poslúžiť aj Register právnických osôb, podnikateľov a orgánov verejnej moci, ktorý ale v súčasnosti ešte nie je plne funkčný a jeho zoznamy nie sú kompletné.
V elektronickej komunikácii úradov s firmami je množstvo výnimiek
Komunikácia orgánov verejnej moci nebude až taká jednotná, ako by sa na prvý pohľad mohlo zdať. Ideálny stav by bol, keby úplne všetky ministerstvá, úrady, mestá, obce, samosprávy, súdy a iné bez výnimky od 1. januára 2017 s firmami komunikovali elektronicky prostredníctvom jedného portálu, Ústredného portálu verejnej správy www.slovensko.sk. Dočasne to však nebude celkom tak. Zákon o e-Governmente vo svojich prechodných ustanoveniach totižto obsahuje množstvo výnimiek, v zmysle ktorých elektronická komunikácie orgánov verejnej moci s firmami nemusí byť ešte istý čas úplne jednotná a môže sa uskutočňovať prostredníctvom viacerých portálov a elektronických schránok.
Do 31. januára 2018 nebude elektronická komunikácia jednotná.
Podľa zákona o e-Governmente totižto platí, že ak orgán verejnej moci prevádzkuje špecializovaný portál, nie je do 31. januára 2018 povinný prepojiť svoje informačné systémy s Ústredným portálom verejnej správy, ak tento jeho portál umožňuje elektronickú komunikáciu iným spôsobom. Podľa ďalšieho prechodného ustanovenia platí, že orgán verejnej moci môže do 31. januára 2018 pri výkone verejnej moci elektronicky postupovať aj podľa osobitných predpisov, ak ustanovujú odlišnú úpravu postupu orgánu verejnej moci pri výkone verejnej moci elektronicky.
V komunikácii s Finančnou správou SR sa nič nezmení, bude používať vlastný portál
Spomedzi orgánov verejnej moci svoj zámer dočasne do 31. januára 2018 na elektronickú komunikáciu využívať namiesto Ústredného portálu verejnej správy svoj vlastný portál oznámila Finančná správa Slovenskej republiky. Finančná správa SR bude v elektronickej komunikácii s daňovými subjektmi naďalej postupovať podľa zákona č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, ktorý upravuje elektronickú komunikáciu správcu dane a daňových subjektov.
Daňové úrady tak budú naďalej do 31. januára 2018 elektronicky doručovať rozhodnutia len prostredníctvom vlastného portálu a len v oblasti spotrebných daní týmto subjektom:
- daňovým subjektom, ktoré sú platiteľmi DPH,
- daňovým poradcom zastupujúcim daňové subjekty,
- advokátom zastupujúcim daňové subjekty,
- iným zástupcom za daňové subjekty, ktoré sú platiteľmi DPH a
- a daňovým subjektom, ktoré o to požiadajú.
Do elektronickej schránky na Ústrednom portáli verejnej správy tak ani od roku 2017 nebudú prichádzať firmám správy od daňového úradu (bez ohľadu na to, či sú alebo nie sú platiteľmi DPH). Viac informácií o elektronickej komunikácii Finančnej správy SR s daňovými subjektmi môžete nájsť v článku Elektronická komunikácia zo strany správcu dane od 1.1.2016.
Elektronická komunikácia od 1. januára 2017 do 31. januára 2018 a od 1. februára 2018
Cez jeden portál sa bude komunikovať až od 1. februára 2018.
Elektronická komunikácia orgánov verejnej moci bude postupne prechádzať určitými obdobiami až bude napokon jednotná pre všetky právnické osoby a všetky orgány verejnej moci. Už v súčasnosti od 1. novembra 2016 orgány verejnej moci povinne komunikujú elektronicky s niektorými firmami. Ďalším míľnikom bude obdobie začínajúce sa rokom 2017. Od 1. januára 2017 do 31. januára 2018 budú orgány verejnej moci s firmami komunikovať elektronicky, ale v tomto období môžu na to využiť aj svoje vlastné portály alebo postupovať podľa osobitných predpisov upravujúcich elektronickú komunikáciu. Takto bude cez vlastný portál elektronicky komunikovať Finančná správa SR a aj to nie so všetkými firmami. Od 1. februára 2018 bude elektronická komunikácia orgánov verejnej moci so všetkými firmami prebiehať výlučne len cez Ústredný portál verejnej správy www.slovensko.sk.
Občianske združenia a neziskové organizácie majú do 1. mája 2018 udelenú výnimku
Povinná elektronická komunikácia orgánov verejnej moci sa však nebude týkať všetkých právnických osôb. Vzťahovať sa bude na právnické osoby zapísané v obchodnom registri, tzn. na firmy. Ak ide o iné právnické osoby, akými sú napríklad občianske združenia, neziskové organizácie, nadácie, spoločenstvá vlastníkov bytov, týmto zákon o e-Governmente udeľuje dočasne výnimku. Štát totižto ešte nemá kompletný zoznam týchto právnických osôb spolu s informáciou, ktoré osoby sú oprávnené v ich mene konať. Podľa prechodných ustanovení zákona o e-Governmente bude elektronická schránka právnických osôb, ktoré nie sú zapísané v obchodnom registri, aktivovaná až 1. mája 2018. Znamená to, že od 1. mája 2018 už bude aj napríklad občianske združenie musieť komunikovať s orgánmi verejnej moci elektronicky.
Ak ale tieto právnické osoby dobrovoľne požiadajú pred 1. májom 2018 o skoršiu aktiváciu elektronickej schránky na doručovanie, správca modulu elektronických schránok tejto žiadosti vyhovie. Takáto žiadosť by sa mala vykonať priamo v elektronickej schránke prostredníctvom na to určenej funkcie. Potom budú orgány verejnej moci aj s týmito občianskymi združeniami, neziskovými organizáciami, nadáciami, spoločenstvami vlastníkov bytov a inými komunikovať elektronicky aj pred 1. májom 2018.
Ak zákon vyžaduje listinnú formu, použije sa listinná forma komunikácie
Niektoré rozhodnutia môžu firmám chodiť v písomnej podobe.
Je dôležité spomenúť aj to, že aj po tom, ako bude elektronická komunikácia firiem s orgánmi verejnej moci prebiehať výlučne elektronicky, niektoré rozhodnutia môžu firme prísť aj do poštovej schránky. Zákon o e-Governmente ustanovuje niekoľko výnimiek. Jednou z nich je, že ak niektorý predpis ustanovuje, že orgán verejnej moci musí uplatňovať výkon verejnej moci výlučne v písomnej podobe, tak bude toto rozhodnutie alebo žiadosť firme doručené v písomnej podobe. Jedná sa napríklad o úkony v súvislosti s konkurzným a reštrukturalizačným konaním. Preto sa môže stať, že firme predsa len príde nejaké úradné rozhodnutie aj do poštovej schránky. Ďalšími výnimkami z elektronického výkonu verejnej moci sú úkony, ktoré osobitný predpis ukladá alebo umožňuje vykonať ústne, konkludentným prejavom vôle, predložením veci alebo spočívajú v ústnom pojednávaní, miestnom zisťovaní, v kontrole alebo dohľade na mieste, obhliadke, nazeraní do spisov a podobne.
