Aké faktory ovplyvňujú cenu ERP systému na správu podnikových zdrojov a na základe čoho odhadnúť, na akú investíciu sa firma musí pripraviť a aká bude jej návratnosť?
Pri otázke, koľko stojí ERP systém, sa spravidla stretnete s reakciou, že univerzálna odpoveď neexistuje. Cenník ERP systémov sa nezvykne zverejňovať. Dôvod je ten, že cena býva veľmi individuálne nastavená na požiadavky zákazníka a zároveň je väčšinou výsledkom niekoľkých kôl rokovaní s dodávateľom.
Keďže každá firma je odlišná, pri stanovení ceny je potrebné analyzovať, čo firma potrebuje (ktoré moduly a pre ktorých používateľov). Do celkovej ceny za ERP systém je zároveň potrebné okrem samotných licencií za softvér započítať aj ďalšie položky. Tým najdôležitejším faktorom je najmä čas, ktorý so zavedením systému musia stráviť buď zamestnanci firmy (výber riešenia, testovanie...), alebo odborníci na strane dodávateľa riešenia, ktorí zákazníkovi s úspešným zavedením ERP systému pomáhajú. A v tomto prípade nejde o zanedbateľný počet hodín.
Čo ovplyvňuje cenu ERP systému?
Faktorov, ktoré ovplyvňujú cenu ERP systému je množstvo. Nižšie prinášame tie základné:
1. Počet a typ použitých modulov
Jeden z najdôležitejších faktorov, ktoré určujú cenu samotného ERP. Čím viac modulov budete používať, tým viac bude ERP systém firmu stáť. Jednotlivé moduly môžu mať navyše rozličné ceny. Typickým príkladom je CRM modul, ktorý sa považuje za základný modul, a preto je jeho cena obvykle nižšia. Naopak, e-shopové integrácie, prípadne samotný e-commerce modul môžu mať vyššiu cenu. Ak chcete používať ERP pre všetky procesy vo firme, budete zvyčajne potrebovať viacero modulov. Pravdepodobne budete potrebovať moduly ako CRM, faktúry, predaj, zamestnanci, sklad, projekty.
2. Počet zamestnancov
Vysoký počet zamestnancov je častým dôvodom, prečo niektoré firmy nechcú zaviesť používanie ERP systému pre všetkých. Dôvodom je fakt, že najmä pri cloudových službách si tvorca ERP pýta mesačný či ročný poplatok za každého jedného zamestnanca. Tento poplatok sa navyše môže pre každého používateľa líšiť v závislosti od počtu modulov, ktoré používa. Výpočet ceny preto nemusí byť jednoduchý, čo je jedným z dôvodov, prečo sa cenové ponuky tvoria na mieru pre konkrétneho zákazníka.
Samotný poplatok za používanie však nie je jediný náklad. K nemu si firma musí pripočítať aj ďalšie náklady, napr. na vyškolenie všetkých používateľov.
3. Špecifiká konkrétneho podnikania
Niektoré typy podnikania sú špecifickejšie a vyžadujú osobitný prístup. Obzvlášť to platí pre výrobné firmy. Menšie ERP riešenia nemusia disponovať funkciami pre riadenie výroby. Všeobecné ERP systémy sú lacnejšie a je ich veľké množstvo, môžu im však chýbať funkcie, ktoré konkrétna firma potrebuje. V takom prípade má firma v zásade tri možnosti. Buď si zakúpi väčší, špecializovaný ERP systém, ktorý spĺňa všetky požiadavky, alebo si nechá ERP vytvoriť na mieru, príp. si zakúpi existujúci ERP systém a dohodne sa s jeho tvorcom na dorobení chýbajúcich funkcií.
Pri našom porovnaní ERP systémov sme zistili, že veľa slovenských systémov nie je veľmi vhodných pre výrobné spoločnosti. Väčšie zahraničné riešenia ponúkajú aj výrobné moduly a obdobnú cenu ako lokálne riešenia. Pri rozhodovaní je však vhodné prihliadnuť aj na možnú jazykovú bariéru zamestnancov pri použití zahraničného riešenia.
4. Typ licencie a cenová politika tvorcu ERP systému
Existujú dva základné prístupy tvorcov riešení. Cloudové riešenia, ktoré ponúkajú softvér ako službu (SaaS - Software as a service), za ktoré sa platí mesačný, resp. ročný poplatok alebo druhou možnosťou je kúpa softvérových licencií formou jednorazového poplatku. Rozdiel je vo flexibilite, návratnosti, ale aj nutnosti vynaložiť hneď na úvod vyššiu sumu peňazí.
Mnohé dnešné systémy ponúkajú cloudovú verziu ERP, čo znamená, že zákazník nemá žiadnu starosť s aktualizáciami, zálohovaním dát, správou servera. Cloudové verzie fungujú v prehliadači, sú zvyčajne modernejšie, graficky a používateľsky prívetivejšie. Na druhú stranu neviete, kde sú uložené vaše dáta. Niektoré firmy vyžadujú, aby mali dohľad nad svojimi dátami. Preto preferujú riešenie, ktoré je možné nainštalovať na vlastný server, tzv. on premise riešenie, ktorý sa často spája s vyššími jednorazovými nákladmi. Naopak, cloudové verzie možno platiť aj na mesačnej báze. Ľahko môžete dynamicky meniť počet modulov a licencií, čo nie je možné pri riešeniach na vlastnom serveri. Plusom cloudovej verzie je tiež vždy najnovšia verzia softvéru.
Pokiaľ ide o cenu, tak pri ročnej platbe za cloudovú verziu sú náklady na kúpu ERP porovnateľné s klasickým serverovým riešením u klienta.
5. Serverové poplatky
Táto položka by mala zaujímať používateľov štandardného modelu obstarania softvéru, vyššie spomínané on premise riešenie. Ide o poplatok za server a náklady s tým spojené vrátane jeho údržby.
Cena opäť závisí od mnohých premenných, ale pri štandardnej konfigurácii v prípade menších firiem začína na desiatkach eur mesačne, v prípade väčších firiem a komplexnejších riešení na stovkách eur za mesiac. A opäť k sume treba pripočítať zásah od administrátora servera.
6. Úpravy na mieru
Nie všetky firmy sú rovnaké, a preto je niekedy potrebná úprava ERP systému na mieru zákazníkovi. Môže potrebovať doprogramovať určité špeciálne polia alebo doklady, nastaviť dátový tok, rôzne integrácie, reporty a iné. V prípade cloudových ERP systémov môžu byť možnosti takýchto úprav obmedzené.
7. Čas adaptácie (onboarding) na nový ERP systém
Dôležitou súčasťou nákladov na zavedenie ERP systému je tzv. onboarding, teda náklady spojené s tým, aby sa naučili zamestnanci firmy systém používať vo svojej denno-dennej práci. Do tejto položky treba rátať cenu školení od dodávateľa, čas, ktorý zamestnanci firmy strávia na školeniach a tiež čas, kým si na systém zvyknú a začnú pracovať efektívnejšie.
8. Podpora, správa a rozvoj
Nasadením začína nová fáza životného cyklu ERP. Je nevyhnutné podrobne zaškoliť ľudí a systém pravidelne prispôsobovať zmenám vo firme a novým potrebám. Netreba zabúdať ani na pravidelné aktualizácie.
Odhadnúť cenu za výber, nasadenie, úpravu, školenie a rozvoj ERP je náročná úloha aj pre skúsených konzultantov. Preto vám žiadna firma nepovie presné číslo hneď cez telefón alebo e-mail. Na to, aby bolo možné pripraviť približný odhad, je potrebné pochopiť, ako funguje firma, na čo všetko chce ERP používať. Kvalitná analýza môže trvať desiatky hodín, často je nutná osobná prítomnosť konzultanta vo firme a úzka súčinnosť kľúčových zamestnancov. Záverom analýzy býva dokument, v ktorom sú spísané zistené skutočnosti, potreby spoločnosti, odporúčania a iné závery. Za analýzy si konzultanti môžu pýtať stovky až tisíce eur. Záleží to najmä od veľkosti firmy, počtu zamestnancov a ďalších kritérií. Takáto analýza je nevyhnutá, najmä ak sa firma rozhodne nechať si vytvoriť ERP systém na mieru, pri kúpe systému veľakrát postačuje aj niekoľko konzultácií s predajcom. Najmä kvalitnejší dodávatelia na trhu majú dostatočne odborne zdatný personál, ktorý dokáže podnikateľovi pri definovaní jeho požiadaviek pomôcť tak, aby sa ERP systém stal vo firme užitočným pomocníkom.
Výpočet návratnosti ERP systému
Kým väčšie firmy rozumejú tomu, že bez kvalitného podnikového systému nedokážu byť v súčasnosti úspešné a rásť, pri menších firmách je situácia odlišná. Ak ERP systém nepoužívajú, tak spravidla uvádzajú nasledovné dôvody:
- Otázna alebo príliš dlhá doba návratnosti.
- Komplexnosť problematiky.
- Vysoká cena.
Hoci často nie je možné úplne presne vyčísliť návratnosť investície do ERP systému, je možné ju vo významnej miere pomerne rýchlo a jednoducho odhadnúť. Stačí pozorovať zamestnancov počas bežnej práce a zistiť, koľko času trávia jednotlivými činnosťami. Viackrát odhalíte značnú neefektívnosť. Ak takéto pozorovanie realizuje človek z externého prostredia, firma môže získať s jeho zisteniami aj nový pohľad a nápady na vylepšenie.
Jednoduchou analýzou zistíte, aký čas trávi zamestnanec činnosťami, ktoré vďaka ERP systému už nebude musieť robiť. Ušetrený čas je pre jednoduchý prehľad potrebné vynásobiť hodinovou cenou práce zamestnanca a následne počtom zamestnancov.
K tejto priamej úspore treba pripočítať, že s ERP systémom príde do firmy aj väčší poriadok, prehľadnosť a automatizácia. Ak je nasadenie systému na riadenie podnikových zdrojov úspešné, môže firma na jednej strane očakávať spokojnejších klientov, a na druhej strane menšiu mieru chybovosti, vyššiu rýchlosť a spokojnejších zamestnancov, ktorí sa zbavia rutinných a nezáživných úloh. Výsledkom môžu byť vyššie celkové tržby, priemerné tržby na zákazníka, opakované nákupy či spokojnosť zákazníkov. Dáta, ktoré zozbierate, budú mať dopad aj na riadiacich pracovníkov, ktorí vďaka nim dokážu robiť lepšie rozhodnutia.
Na jednu stranu váh je potrebné položiť celkové náklady na zavedenie ERP, na druhú vyššie uvedené faktory. Napriek tomu, že mnohé pozitíva pocíti firma okamžite, zvyčajne treba rátať, že návratnosť investície do ERP systému sa bude počítať v rokoch.
Tipy, ako ušetriť na ERP
Existuje niekoľko možností, ako môžete ušetriť pri zavádzaní ERP a následne pri jeho používaní. Tou najdôležitejšou radou je však nepodceniť výber a nekupovať to, čo nepotrebujete a naopak vyčleniť kľúčovým ľuďom vo firme dostatočný čas na definovanie požiadaviek a otestovanie systému.
Jednou z možností je obstaranie cloudového riešenia s mesačnou platbou. Ďalšou je nákup iba ohraničeného počtu licencií v testovacej fáze. Nechajte kľúčových zamestnancov otestovať systém a až neskôr, keď budú vyriešené detaily a chyby, pridajte ďalších. Moduly môžete pridávať postupne, podľa potreby. Na začiatku býva najčastejším modulom CRM, neskôr môže ísť o predaj, podporu či integráciu na iné služby. V prípadoch, keď to vaše technické kapacity umožňujú, môžete siahnuť aj po voľne dostupnom ERP riešení.
Všetci tvorcovia ERP systémov ponúkajú určitú demo verziu na testovanie. Je lepšie si pozrieť podrobne 2 – 3 top riešenia a stráviť čas testovaním, ako si zakúpiť jedno riešenie, a potom sa ho pokúšať prispôsobiť svojim potrebám alebo prechádzať s celou firmou na úplne nové riešenie.
S akou cenou za ERP počítať?
Premenných, ktoré do výpočtu vstupujú, je pomerne veľké množstvo a závisia tiež od toho, v akej etape sa firma rozhodne ERP systém implementovať. Náklady na systém, ktorý firma nasadí v úvodnej fáze podnikania a vyberie si iba základné moduly, budú iné ako náklady na taký systém, ktorý bude potrebné „za pochodu“ implementovať v zabehnutej rastúcej firme.
S prihliadnutím na všetky náklady (licencie, čas...) by začínajúci podnikatelia mali rátať so sumou, ktorá sa bude pohybovať v stovkách eur, pri zabehnutých firmách pôjde o tisíce, a v prípade väčších firiem a komplexnejších riešení o desaťtisíce eur.
Spravidla teda platí, že obstaranie ERP-čka je záležitosť tisícok eur a výsledná cena je tvorená licenciami za používanie informačného systému a službami spojenými s jeho implementáciou (analýza požiadaviek, konfigurácia systému, inštalácie, školenia atď.).
Cena neraz na prvé počutie vyzerá odstrašujúco najmä pre menšie firmy, ktoré kupujú ERP systém prvýkrát a v minulosti systém buď nepoužívali, alebo mali nejaké „krabicové“ riešenie. O to dôležitejšie je položiť si na misku pomyselných váh benefity systému, možnú úsporu času, nákladov, alebo iných zdrojov vo firme a cenu porovnávať s týmito prínosmi. Pri takom porovnaní už cena systému často nevyzerá zle a pohľad na takúto investíciu a jej návratnosť naberá iný rozmer.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
