Na Slovensku pôsobí veľa zahraničných firiem so zahraničnými štatutármi. S prístupom do firemnej elektronickej schránky to majú odlišné ako slovenskí štatutári. Čo si musia vybaviť?
Aj so zahraničnými firmami bude štát najneskôr od roku 2017 komunikovať elektronicky – ich štatutári by sa na to mali pripraviť
Elektronická komunikácia firiem s orgánmi verejnej moci je upravená zákonom č. 305/2013 o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o e-Governmente“). Elektronická komunikácia firiem s orgánmi verejnej moci sa uskutočňuje prostredníctvom tzv. „ elektronických schránok “, do ktorých majú v prípade firiem prístup primárne členovia ich štatutárnych orgánov.
Na povinnú elektronickú komunikáciu sa musia pripraviť aj zahraničné firmy.
Od 1. januára 2017 začnú ministerstvá, úrady, súdy, obce, vyššie územné celky a iné orgány verejnej moci so všetkými podnikateľmi – právnickými osobami komunikovať povinne elektronicky. S niektorými firmami orgány verejnej moci dokonca komunikujú elektronicky už od novembra 2016, o čom si môžete prečítať viac v článku Od novembra štát komunikuje s podnikateľmi elektronicky. Aj zahraničné firmy a ich štatutári sa na túto zmenu musia pripraviť.
Zahraničný štatutár elektronický občiansky preukaz nemá, do elektronickej schránky svojej firmy musí vstupovať iným spôsobom
Na Slovensku pôsobí mnoho zahraničných spoločností, teda spoločností, ktoré síce majú sídlo na území Slovenskej republiky a sú aj zapísané v slovenskom obchodnom registri, ale ich majiteľmi sú iné zahraničné spoločnosti alebo fyzické osoby s trvalým pobytom v zahraničí. V prípade zahraničných spoločností majú väčšinou aj členovia ich štatutárneho orgánu (výkonného orgánu spoločnosti) trvalý pobyt v zahraničí. Podľa zákona o e-Governmente je prístup do elektronickej schránky možný jedine troma spôsobmi:
- elektronický občiansky preukaz s čipom a bezpečnostným osobným kódom,
- doklad o pobyte s elektronickým čipom a bezpečnostným osobným kódom alebo
- alternatívny autentifikátor.
Elektronický občiansky preukaz je bežným spôsobom prístupu do firemnej elektronickej schránky pre štatutárnych zástupcov zo Slovenska.
Zahraniční štatutári vstúpia do elektronickej schránky s dokladom o pobyte.
Keďže zahraničný člen štatutárneho orgánu nie je občanom Slovenskej republiky, nemôže disponovať ani slovenským elektronickým občianskym preukazom. Prihlasovanie do elektronických schránok prostredníctvom alternatívneho autentifikátora v súčasnosti zo strany Ministerstva vnútra Slovenskej republiky nie je dostupné. Pre zahraničných štatutárov tak zostáva možnosť pristupovať do elektronickej schránky svojej firmy prostredníctvom dokladu o pobyte s elektronickým čipom. Nie je to však úplne posledná možnosť. Na prístup do elektronickej schránky je možné splnomocniť aj inú osobu.
Prístup zahraničného štatutára do elektronickej schránky s dokladom o pobyte s elektronickým čipom
Jediným spôsobom, ako môžu zahraniční členovia štatutárneho orgánu plnohodnotne vstupovať do elektronickej schránky svojej firmy, je prostredníctvom dokladu o pobyte s elektronickým čipom . Doklad o pobyte obsahuje elektronický čip a vzhľadom a tvarom pripomína klasický slovenský elektronický občiansky preukaz (má inú farbu a obsahuje iné údaje). Vydanie dokladu o pobyte s elektronickým čipom upravuje § 73 a 73a zákona č. 404/2011 Z. z. o pobyte cudzincov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
Zahraničný štatutár musí mať doklad o pobyte a bezpečnostný osobný kód.
Väčšina zahraničných štatutárov doklad o pobyte s elektronickým čipom už má. Nie všetci z nich však majú v elektronickom čipe zapísaný aj bezpečnostný osobný kód, ktorý je nevyhnutný na prístup do elektronickej schránky. O zápis bezpečnostného osobného kódu do dokladu o pobyte cudzinca je možné bezplatne požiadať na ktoromkoľvek oddelení cudzineckej polície, čiže nielen v mieste pobytu cudzinca.
Doklad o pobyte s čipom nestačí, zahraničný štatutár musí požiadať aj o zriadenie svojej elektronickej schránky
Po tom, ako bude mať zahraničný člen štatutárneho orgánu bezpečnostný osobný kód zapísaný vo svojom doklade o pobyte, musí podstúpiť ešte jeden krok na prístup do elektronickej schránky svojej firmy. Pristupovať do elektronickej schránky firmy môže len tá osoba, ktorá má sama zriadenú elektronickú schránku ako fyzická osoba. Štát zriadil elektronické schránky všetkým dospelým občanom Slovenskej republiky, cudzincom teda nie. Zahraničný štatutár preto musí v zmysle zákona o e-Governmente písomne požiadať o zriadenie elektronickej schránky Úrad vlády Slovenskej republiky na predpísanom tlačive žiadosti. Žiadosť musí byť podpísaná a podpis na nej musí byť úradne osvedčený.
Ak úradné osvedčenie pravosti podpisu zahraničného štatutára prebehne mimo územia Slovenskej republiky, musí byť opatrené tzv. apostilom alebo superlegalizáciou.Zahraničný štatutár musí tiež požiadať o zriadenie elektronickej schránky.
Potom je potrebné takúto žiadosť v písomne podobe zaslať na túto adresu: Úrad vlády SR, P. O. BOX 11, Námestie slobody 1, 810 05 Bratislava 15. Do piatich dní odo dňa doručenia žiadosti bude mať zahraničný štatutár elektronickú schránku zriadenú a bude s ňou môcť pristupovať aj do elektronickej schránky svojej firmy.
Ak prístup nemá zahraničný štatutár, na prístup do elektronickej schránky môže spoločnosť udeliť splnomocnenie inej osobe
Alternatívnou možnosťou, ako môže aj zahraničná firma so zahraničnými členmi štatutárneho orgánu vstupovať do svojej elektronickej schránky, je udelenie právomocí na prístup do tejto elektronickej schránky inej osobe. Táto možnosť pripadá do úvahy predovšetkým vtedy, ak zahraničný štatutár nemá na svojom doklade o pobyte zapísaný bezpečnostný osobný kód a tým pádom nemá možnosť pristupovať do elektronickej schránky svojej firmy a ani svojej ako fyzická osoba.
Slovenskí štatutári môžu udeliť oprávnenie na prístup do elektronickej schránky firmy priamo v elektronickej schránke. Zahraniční štatutári, ktorí prístup do elektronickej schránky nemajú vôbec, musia v mene firmy poslať v písomnej podobe splnomocnenie Úradu vlády Slovenskej republiky na predpísanom tlačive na adresu Úrad vlády SR, P. O. BOX 11, Námestie slobody 1, 810 05 Bratislava 15.
Zahraničný štatutár v mene firmy splnomocnenie pošle Úradu vlády SR.
Podpis člena štatutárneho orgánu musí byť tiež úradne osvedčený, či už u notára alebo na obecnom úrade (v prípade osvedčenia v zahraničí sa rovnako vyžaduje apostilácia alebo superlegalizácia). Žiadosti o splnomocnenie inej osoby na prístup do elektronickej schránky firmy bude vyhovené do piatich pracovných dní odo dňa jej doručenia.
Zahraničná spoločnosť môže v splnomocnení upraviť jeho rozsah a kedykoľvek ho zrušiť
V trojstranovom editovateľnom tlačive žiadosti o oprávnenie na prístup do elektronickej schránky sa vyplnia jednak údaje o firme, o členoch jej štatutárneho orgánu a tiež sa musí identifikovať osoba, ktorej sa udeľuje oprávnenie na prístup do elektronickej schránky firmy. Veľmi dôležité je to, že musí ísť o fyzickú osobu, ktorá už má zriadenú elektronickú schránku, teda má elektronický občiansky preukaz s bezpečnostným osobným kódom ako občan Slovenskej republiky alebo má doklad o pobyte s čipom a bezpečnostným osobným kódom ako cudzinec. V prípade zahraničných firiem takouto osobou môže byť napríklad niektorí z jej vedúcich zamestnancov (občan Slovenskej republiky), ktorý má dôveru členov štatutárneho orgánu.
Oprávnenie sa dá udeliť len tej osobe, ktorá už elektronickú schránku má.
V žiadosti je možné udeliť úplný alebo čiastočný prístup do elektronickej schránky firmy (právo čítať správy, vymazávať správy, nahrávať správy, spravovať priečinky). V prípade využitia tejto možnosti odporúčame zahraničným spoločnostiam, ktoré inak nemôžu vstupovať do svojej elektronickej schránky, aby ak udelia právo na prístup do svojej elektronickej schránky len jednej osobe, aby bol tento prístup neobmedzený. Inak by sa mohlo stať, že keď to bude potrebné, firma nebude môcť na nejakú dôležitú úradnú správu odpovedať alebo si ju prečítať. Udelené oprávnenie na prístup do elektronickej schránky firmy je tiež možné kedykoľvek odvolať alebo upraviť (rozšíriť alebo zúžiť okruh udelených právomocí alebo okruh oprávnených osôb).
