Štátne inštitúcie postupne prechádzajú na elektronickú komunikáciu s podnikateľmi. V súčasnosti už niektorým podnikateľom štátne orgány zasielajú rozhodnutia, stanoviská, žiadosti a iné dokumenty len elektronickou formou.
Prechod na úplnú elektronickú komunikáciu štátu s podnikateľmi je v predposlednej fáze
Elektronická komunikácia orgánov verejnej moci je upravená zákonom č. 305/2013 o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o e-Governmente“). Elektronická komunikácia podnikateľov a orgánov verejnej moci sa už uskutočňuje, resp. u niektorých podnikateľov ešte len bude uskutočňovať elektronicky, prostredníctvom tzv. elektronických schránok. Povinná elektronická komunikácia štátu s podnikateľmi sa vzťahuje len na podnikateľov – právnické osoby, teda všetky firmy (spoločnosti s ručením obmedzeným, akciové spoločnosti, verejné obchodné spoločnosti, komanditné spoločnosti). Podnikatelia – fyzické osoby môžu s orgánmi verejnej moci komunikovať dobrovoľne, povinné to pre nich nie je.
Štát povinne elektronicky komunikuje len s firmami, so živnostníkmi nie.
Aj keď zákon o e-Governmente nadobudol účinnosť od 1. novembra 2013, čo je viac ako pred troma rokmi, zásadné zmeny pre podnikateľov sa do praxe doposiaľ nepreniesli. Dôvodom boli prechodné ustanovenia, ktoré dávali podnikateľom aj orgánom verejnej moci dostatok času pripraviť sa na nový spôsob vzájomnej komunikácie – elektronický . Ďalším dôvodom bol posun termínu aktivácie elektronických schránok podnikateľom - právnickým osobám z 1. augusta 2015 na 1. augusta 2016. Následne bolo z dôvodu nedostatočnej informovanosti a pripravenosti podnikateľov na elektronickú komunikáciu vydané usmernenie, v dôsledku ktorého orgány verejnej moci začnú úplne so všetkými podnikateľmi – právnickými osobami povinne komunikovať elektronicky až od 1. januára 2017, o čom si môžete viac prečítať v článku Elektronické (dátové) schránky pre firmy od 1.1.2017.
S časťou podnikateľov štát už od novembra 2016 komunikuje len elektronicky
Napriek tomu, že orgány verejnej moci, akými sú napríklad všetky úrady, ministerstvá, prokuratúra, súdy, obce, vyššie územné celky a mnohé iné, budú s podnikateľmi povinne komunikovať až od 1. januára 2017, existuje v tom jedna výnimka. S niektorými podnikateľmi orgány verejnej moci začali komunikovať elektronicky už od 1. novembra 2016. Dôvodom je, že podľa prechodných ustanovení zákona o e-Governmente sú od 1. novembra 2016 (tri roky odo dňa účinnosti zákona) orgány verejnej moci povinné uplatňovať výkon verejnej moci elektronicky. Výnimkou je prípad, keď osobitný predpis ustanovuje orgánu verejnej moci povinnosť uplatňovať výkon verejnej moci v listinnej podobe.
Elektronická komunikácia štátu s firmami sa naplno začne od roku 2017.
Povinná elektronická komunikácia orgánov verejnej moci s podnikateľmi sa zatiaľ vzťahuje len na firmy, ktoré sa do svojej elektronickej schránky prvýkrát prihlásili v čase od 1. augusta 2016 do 31. decembra 2016. Týmto firmám môžu od novembra 2016 (alebo od neskoršieho dátumu, ak firma vstúpi prvýkrát do svojej elektronickej schránky po 1. novembri 2016) orgány verejnej moci doručovať rozhodnutia, výzvy a stanoviská aj elektronicky. Ostatným firmám, teda tým, ktoré sa do svojej elektronickej schránky v čase od 1. augusta 2016 ešte ani raz neprihlásili, orgány verejnej moci zatiaľ do elektronických schránok nebudú doručovať žiadne dokumenty (zmení sa to až od 1. januára 2017). Pre podnikateľov – fyzické osoby, teda napríklad živnostníkov alebo slobodné povolania, elektronická komunikácia s orgánmi verejnej moci nie je povinná vôbec, ale dobrovoľne o ňu požiadať môžu. Fyzické osoby elektronickú komunikáciu so štátom môžu aj zrušiť, firmy takúto možnosť nemajú.
Ak sa firma raz prihlásila do schránky, štát s ňou komunikuje elektronicky.
Je potrebné povedať aj to, že elektronická komunikáciu orgánov verejnej moci a podnikateľov sa nevzťahuje len na komunikáciu smerujúcu z orgánu verejnej moci k podnikateľovi, ale aj naopak. Podnikateľ môže podávať návrhy na začatie konaní, žaloby, žiadosti, sťažnosti, vyjadrenia, stanoviská a ohlásenia elektronicky. Príslušný orgán verejnej moci pritom na tento účel môže stanoviť požadovanú formálnu stránku, štruktúru a náležitosti podania. Už v súčasnosti môžu podnikatelia využívať niekoľko stoviek elektronických služieb cez Ústredný portál verejnej správy www.slovensko.sk. Podnikatelia ale stále majú možnosť takéto podanie vykonať aj v písomnej podobe.
Na čo by nemali zabudnúť firmy, s ktorými štát od novembra komunikuje elektronicky
Elektronická komunikácia podnikateľov s orgánmi verejnej moci podľa zákona o e-Governmente je rovnocenná s listinnou komunikáciou. Akékoľvek oznámenie orgánu verejnej moci doručené podnikateľovi do jeho elektronickej schránky je rovnocenné s tým, ako keby mu bolo doručené v obálke do poštovej schránky alebo do vlastných rúk na pošte. Elektronické schránky sú teda to isté ako fyzické schránky s tým rozdielom, že sa nachádzajú v online priestore.
Elektronická pošta od štátnych orgánov má rovnaké účinky ako listinná.
Pre podnikateľov je veľmi dôležité, že elektronické správy od orgánov verejnej moci sa budú považovať za doručené a prečítané aj vtedy, ak si ich podnikateľ neprečíta. Dĺžka lehoty, ktorá uplynie do fiktívneho doručenia elektronickej správy, závisí od toho, či pôjde o elektronickú správu do vlastných rúk alebo štandardnú. Elektronická správa do vlastných rúk sa považuje za doručenú najneskôr uplynutím 15-dňovej lehoty odo dňa nasledujúceho po dni jej prijatia do elektronickej schránky, ak si ju firma neprečíta skôr. Štandardná elektronická správa vrátane všetkých jej elektronických príloh sa považuje za doručenú v deň bezprostredne nasledujúci po dni jej prijatia do elektronickej schránky.
Ako nepremeškať dôležitú lehotu a prečítať si elektronické správy včas
Pre podnikateľov, ktorým už v súčasnosti môžu orgány verejnej moci doručovať dokumenty elektronicky, je veľmi dôležité, aby si tieto elektronické správy prečítali včas. Inak sa im môže stať napríklad to, že premeškajú lehotu na podanie odvolania proti nejakému rozhodnutiu (napríklad súdnemu rozhodnutiu alebo rozhodnutiu o uložení pokuty), premeškajú lehotu na doplnenie podania (a konanie bude pozastavené alebo ukončené), premeškajú lehotu na splnenie výzvy na uhradenie správneho poplatku (a konanie bude pozastavené alebo ukončené) a podobne.
Aj neprečítaná elektronická správa sa považuje za doručenú.
Aby podnikatelia nepremeškali dôležité lehoty a prečítali si správy od orgánov verejnej moci včas, musia o týchto správach vedieť. Do elektronickej schránky firmy majú primárne prístup len členovia jej štatutárneho orgánu a to len s elektronickým občianskym preukazom (tzv. eID kartou). Právo na prístup do elektronickej schránky je však možné aj delegovať, teda poveriť aj inú osobu s elektronickým občianskym preukazom na prístup do elektronickej schránky firmy. Priamo v elektronickej schránke je možné nastaviť aj to, aby o každej prichádzajúcej správe bolo odoslané oznámenie na zvolenú e-mailovú adresu. Pravdepodobne ešte rýchlejšie budete informovaný o prichádzajúcej správe do elektronickej schránky vtedy, ak si v nej nastavíte SMS notifikácie na vybrané telefónne číslo.
V článku Čo by mal spraviť konateľ, keď si zriadi elektronický občiansky preukaz nájdete obrázkový návod na nastavenie e-mailových notifikácií o prichádzajúcich správach do elektronickej schránky a obrázkový návod na udelenie oprávnenia na prístup do elektronickej schránky inej osobe.
