Prehľad praktických odpovedí na časté otázky, ktoré podnikateľov zaujímajú v súvislosti s elektronickými úradnými schránkami (e-schránkami)
Čo je elektronická úradná schránka (e-schránka) a na čo slúži?
Pod elektronickou úradnou schránkou (hovorovo nazývanou aj e-schránka) si zjednodušene treba predstaviť niečo ako oficiálnu štátom zriadenú a vysoko zabezpečenú e-mailovú schránku . Aj vizuálne sa elektronická schránka veľmi podobá e-mailovej schránke, obsahuje priečinky pre prijaté správy, odoslané správy a je možné z nej aj správu napísať alebo na správu odpovedať, vymazávať ich, presúvať a podobne. Elektronická úradná schránka slúži na komunikáciu jej používateľa, teda napríklad občana, živnostníka, firmy, s orgánmi verejnej moci (všetky úrady, ministerstvá, mestá, obce, súdy a im podobné inštitúcie). Dokumenty doručované do elektronickej úradnej schránky sú v sile právnych účinkov rovnocenné s dokumentmi, ktoré sú doručované v listinnej podobe poštou. Tzn. súdne rozhodnutie doručené do elektronickej schránky má rovnaké účinky ako keby bolo doručené na papieri do vlastných rúk adresáta.
Pre koho je povinné používanie elektronickej úradnej schránky (e-schránky)?
Elektronickú úradnú schránku majú zriadenú všetky orgány verejnej moci, právnické osoby, fyzické osoby – podnikatelia, fyzické osoby – občania Slovenskej republiky s vekom aspoň 18 rokov. Ostatným sa zriaďuje na vlastnú žiadosť. Povinné používanie elektronickej schránky sa vzťahuje len na komunikáciu orgánov verejnej moci smerovanej ku všetkým ostatným právnickým osobám (firmám, občianskym združeniam, nadáciám a podobne). Elektronická komunikácia v opačnom smere nie je povinná. Znamená to, že úrady musia s firmami komunikovať výhradne elektronicky a posielať im rozhodnutia cez elektronické úradné schránky (výnimkou je, keď osobitný predpis vyslovene ustanovuje, že orgán verejnej moci má použiť listinnú formu). Ak ale chce podať nejakú žiadosť firma, môže sa rozhodnúť, či použije elektronické alebo listinné podanie.
Odkedy je elektronická úradná schránka (e-schránka) pre firmy povinná?
Používanie elektronickej schránky je (s výnimkou orgánov verejnej moci) povinné pre dve skupiny právnických osôb: právnické osoby zapísané v obchodnom registri (všetky obchodné spoločnosti) a pre ostatné právnické osoby (napríklad občianske združenia, neziskové organizácie, spoločenstvá vlastníkov bytov). Termín, od ktorého je pre tieto právnické osoby používanie elektronickej úradnej schránky povinné, je odlišný. Pokiaľ ide o firmy, elektronická úradná schránka im bude povinne aktivovaná na elektronické doručovanie 1. júla 2017 . Od tohto dátumu budú môcť orgány verejnej moci všetkým firmám doručovať dokumenty elektronicky. V prípade ostatných právnických osôb im bude elektronická schránka aktivovaná na elektronické doručovanie až 1. mája 2018.
Môže firma elektronickú úradnú schránku používať už teraz?
Áno, je to možné. Firmám bude elektronická úradná schránka automaticky a povinne aktivovaná na elektronické doručovanie 1. júla 2017. Táto aktivácia však môže nastať aj skôr. Ak firma do svojej elektronickej schránky vstúpi do 30. júna 2017, tento prvý prístup do elektronickej schránky bude znamenať jej aktiváciu na elektronické doručovanie. A to aj bez toho, než by v nej akýkoľvek aktivačný úkon urobila – aktivácia nastane prostým vstupom do elektronickej schránky. Aj ostatní, teda napríklad bežní občania alebo fyzické osoby – podnikatelia, ktorým sa elektronická schránka vstupom povinne neaktivuje, si ju môžu aktivovať. Zriadenú ju majú, musia len do nej vstúpiť a potvrdiť jej aktiváciu stlačením príslušného tlačidla. Od vtedy im orgány verejnej moci začnú doručovať rozhodnutia primárne do tejto elektronickej schránky.
Ako konateľ vstupuje do elektronickej úradnej schránky firmy?
Do elektronickej úradnej schránky (e-schránky) sa vstupuje výhradne s elektronickým občianskym preukazom s bezpečnostným osobným kódom. Takto do elektronickej schránky vstupujú podnikatelia aj nepodnikatelia. V prípade právnických osôb disponujú prístupom do elektronickej schránky ich štatutárny zástupcovia. Napríklad v prípade s.r.o. sú to jej konatelia, v prípade a.s. sú to členovia jej predstavenstva a podobne. Samotný elektronický občiansky preukaz s bezpečnostným osobným kódom však úplne nepostačuje. Je potrebné ho s počítačom spojiť cez čítačku čipových kariet. Ďalej je potrebné mať nainštalovanú aj voľne stiahnuteľnú aplikáciu „eID klient“ pre prácu s elektronickým občianskym preukazom.
Ako vstupujú do elektronickej úradnej schránky (e-schránky) firmy zahraniční štatutári?
Zahraniční štatutári firiem nemajú elektronický občiansky preukaz, pretože nie sú občanmi Slovenskej republiky. Musia do elektronickej schránky svojej firmy vstupovať prostredníctvom dokladu o pobyte s elektronickým čipom a bezpečnostným osobným kódom . Prístup zahraničných štatutárov je tak o niečo komplikovanejší ako v prípade slovenských. Získanie dokladu o pobyte pre zahraničného štatutára a zapísanie bezpečnostného osobného kódu na jeho čip je len prvým krokom. Nasledovať musí žiadosť o zriadenie súkromnej elektronickej schránky zahraničného štatutára. Až potom môže vstupovať do elektronickej schránky svojej firmy. Viac informácii pre zahraničných štatutárov nájdete v článku Prístup do elektronickej schránky pre zahraničných štatutárov.
Musí mať prístup do elektronickej úradnej schránky (e-schránky) každý štatutár alebo stačí, aby ho mal jeden z nich?
Ako bolo spomínané, prístup do elektronickej úradnej schránky firmy majú všetci členovia jej štatutárneho orgánu. Tieto fyzické osoby majú zriadené minimálne dve elektronické schránky - jednu ako občania a druhú ako štatutári firmy. Po prihlásení sa na Ústredný portál verejnej správy sa im zobrazí, v mene koho sa chcú prihlásiť (či ako občan alebo štatutár za firmu). Ak má obchodná spoločnosť viac ako jedného štatutára, majú prístup do elektronickej schránky firmy úplne všetci. Tento okruh osôb nie je možné nijakým spôsobom zúžiť (okrem ukončenia funkcie štatutára). Zákon o e-Governmente však nijakým spôsobom neprikazuje, aby elektronickú schránku firmy používali všetci štatutári a môže ju teda používať aj jeden z nich ( prístup teda majú všetci, ale používať ju všetci nemusia).
Ak chce konateľ vstupovať do firemnej elektronickej schránky, musí mať aktivovanú aj súkromnú elektronickú schránku?
Firemná elektronická schránka a súkromná elektronická schránka občana sú dve rozdielne elektronické schránky. Spoločné majú len to, že do jednej aj do druhej vstupuje tá istá osoba – občan, ktorý je zároveň konateľom firmy. Ako bolo spomínané, všetkým firmám budú elektronické úradné schránky aktivované od 1. júla 2017. Aktivácia elektronických úradných schránok občanov je dobrovoľná. Aj keď bude mať firma elektronickú schránku aktivovanú, nie je podmienkou vstupu do nej to, aby mal aktivovanú svoju súkromnú elektronickú schránku aj konateľ tejto firmy ako občan.
Existujú okrem občianskeho preukazu a dokladu o pobyte aj alternatívne spôsoby prihlasovania do elektronickej schránky (e-schránky)?
Zákon o e-Governmente umožňuje prihlasovanie do elektronickej úradnej schránky len troma spôsobmi. Prvými dvoma sú elektronický občiansky preukaz s bezpečnostným osobným kódom a doklad o pobyte s elektronickým čipom a bezpečnostným osobným kódom. Treťou možnosťou prístupu do elektronickej schránky je tzv. „alternatívny autentifikátor“. Rozumie sa ním jedinečná a konečná postupnosť znakov, ktorá sama nemá významovú hodnotu. V súčasnosti ešte prístup do elektronickej schránky cez alternatívny autentifikátor nie je možný. Dôvodom je, že podľa zákona o e-Governmente má Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky vydať predpis, ktorý bude ustanovovať podrobnosti o vydávaní alternatívneho autentifikátora. Zatiaľ takýto predpis v Zbierke zákonov nevyšiel.
Kedy sa elektronická úradná správa považuje za doručenú?
Moment doručenia elektronickej úradnej správy závisí od jej typu. Môže ísť o „obyčajnú správu“ alebo o správu „do vlastných rúk“. Elektronická správa doručovaná obyčajne sa považuje za doručenú v deň bezprostredne nasledujúci po jej uložení v elektronickej schránke. V prípade elektronickej správy doručovanej do vlastných rúk sa vyžaduje pred jej prečítaním potvrdenie tzv. „elektronickej doručenky“ (podobne ako v prípade listinných dokumentov, ktorých prevzatie treba podpísať). Elektronická správa doručovaná do vlastných rúk sa považuje za doručenú vtedy, keď adresát potvrdí elektronickú doručenku. Platí tu však aj fikcia doručenia, keď sa aj neprečítaná elektronická správa do vlastných rúk považuje za doručenú uplynutím 15-tich dní odo dňa nasledujúceho po dni prijatia elektronickej úradnej správy v elektronickej schránke.
Dajú sa nastaviť SMS alebo e-mailové notifikácie na prichádzajúce správy v e-schránkach?
Áno, notifikácie na prichádzajúce elektronické úradné správy je možné si nastaviť. Je možné si nastaviť SMS notifikácie aj e-mailové notifikácie. Notifikácie sa nastavujú pre každý priečinok elektronickej úradnej schránky priamo v jej nastaveniach v „Správa priečinkov“ a „Notifikácie“ alebo jednoducho pri otvorení schránky v „Nastavenie notifikácií“. Na výber sú dve možnosti: „Zasielať notifikáciu prostredníctvom notifikačného modulu“ a „Zasielať notifikáciu na inú/iné e-mailové adresy“. V prípade prvej možnosti sa budú notifikácie zasielať na SMS číslo a e-mailovú adresu zadanú v profile používateľa. V prípade druhej možnosti na ľubovoľné e-mailové adresy.
Čo sa stane po tom, keď zaplním kapacitu elektronickej úradnej schránky?
Základná a bezplatná úložná kapacita elektronickej schránky je 1 GB. Aktuálne využívanú kapacitu elektronickej úradnej schránky je možné zobraziť priamo v nej. V prípade veľkého množstva príloh sa môže kapacita rýchlo zaplniť. V prípade dosiahnutia 80 % kapacity elektronickej schránky bude jej majiteľ o tom upovedomení notifikačnou správou. V prípade dosiahnutia 90 % kapacity elektronickej schránky sa jej majiteľovi zobrazí výstražné varovanie. V prípade prekročenia kapacity už budú vymazané najstaršie prečítané správy. Prostredníctvom na to určenej funkcie je možné za poplatok zvýšiť základnú úložnú kapacitu elektronickej schránky na obdobie jedného roka o 1 GB za 10 eur, o 10 GB za 100 eur, o 100 GB 1 000 eur. Okrem toho sa texty správy dajú tlačiť, sťahovať vo formáte XML a prílohy sa dajú sťahovať tiež. Iné zálohovanie týchto údajov nie je možné.
