Firemná smernica o boji proti praniu špinavých peňazí (tzv. program vlastnej činnosti zameranej proti legalizácii príjmov z trestnej činnosti a financovaniu terorizmu) musí byť od 15. 3. 2018 konkrétnejšia. Čo všetko musí obsahovať a kto ju musí schvaľovať? Aké sankcie hrozia, ak ju ako povinná osoba nemáte?
Podľa zákona č. 297/2008 Z. z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu (ďalej len „zákon o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti“)musia povinné osoby písomne vypracovať a aktualizovať program vlastnej činnosti zameranej proti legalizácii príjmov z trestnej činnosti.
Okrem advokátov, notárov, realitných kancelárii, účtovníkov, audítorov či daňových poradcov, patria medzi povinné osoby aj:
- podnikatelia, ktorí majú oprávnenie vykonávať činnosť organizačného a ekonomického poradcu (napr. majú v predmete činnosti podnikateľské poradenstvo)
- podnikatelia, ak vykonajú obchod v hotovosti v hodnote najmenej v sume 10 000 eur bez ohľadu na to, či je obchod vykonaný jednotlivo alebo ako viaceré na seba nadväzujúce obchody, ktoré sú alebo môžu byť prepojené.
Ak patríte do uvedených skupín podnikateľov, ste povinnou osobou a máte zákonnú povinnosť vypracovať a aktualizovať program vlastnej činnosti zameranej proti legalizácii príjmov z trestnej činnosti.
Čo je to program vlastnej činnosti zameranej proti legalizácii príjmov z trestnej činnosti?
Program vlastnej činnosti zameranej proti legalizácii príjmov z trestnej činnosti je interným predpisom firmy (obchodnej spoločnosti) alebo organizácie, ktorého úlohou je konkretizovať jednotlivé ustanovenia zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti. V praxi sa často používa aj pojem firemná smernica o boji proti praniu špinavých peňazí alebo interná smernica proti legalizácii príjmov z trestnej činnosti.
Účelom tohto interného predpisu je upraviť povinnosti a pracovné postupy podnikateľských subjektov a ich zamestnancov pri predchádzaní a odhaľovaní legalizácie príjmov z trestnej činnosti v súlade so zákonom o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti.
Firemná smernica (program vlastnej činnosti) o boji proti praniu špinavých peňazí má špecifikovať najmä:
- postupy ako sa v danej firme budú plniť jednotlivé úlohy vyplývajúce zo zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti (podľa predmetu činnosti a konkrétnych podmienok firmy),
- kto bude za plnenie týchto úloh zodpovedný,
- ako bude prebiehať odborné školenie zamestnancov,
- ako konkrétne sa budú posudzovať neobvyklé obchodné operácie,
- ako sa budú uchovávať údaje o klientoch a obchodoch.
Ako treba firemnú smernicu o boji proti praniu špinavých peňazí (program vlastnej činnosti) vypracovať?
Program vlastnej činnosti musí byť podľa zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti vypracovaný písomne v štátnom jazyku, t. j. v slovenskom jazyku.
Po poslednej novele účinnej od 15. 3. 2018 sa musí interná smernica (program vlastnej činnosti) vypracovať tak, aby jeho obsah a zameranie umožňovali povinnej osobe a jej zamestnancom plniť povinnosti zamerané proti legalizácii príjmov z trestnej činnosti a zároveň musí byť vypracovaná s ohľadom na:
- vlastnú organizačnú štruktúru (napr. existencia viacerých pobočiek alebo prevádzok) a
- predmet činnosti (napr. druhy uzatváraných obchodov).
Jednoducho povedané, interná firemná smernica proti praniu špinavých peňazí by mala byť vypracovaná tak, aby podľa nej vedeli zamestnanci firmy pri každodennej činnosti postupovať a plniť si svoje povinnosti.
Okrem povinnosti vypracovať firemnú smernicu ukladá zákon povinným osobám aj povinnosť aktualizovať ju. Firemná smernica o boji proti praniu špinavých peňazí (program vlastnej činnosti) sa musí aktualizovať hlavne:
- ak dôjde k zmene predmetu činnosti alebo
- pred začatím poskytovania nových produktov.
To však platí len, ak zmena predmetu činnosti alebo začatie poskytovania nových produktov môžu mať vplyv na zvýšenie rizika legalizácie príjmov z trestnej činnosti.
Novinkou, ktorú zaviedla novela účinná od 15. 3. 2018, je schvaľovanie programu vlastnej činnosti štatutárnym orgánom povinnej osoby. To znamená, že po jeho písomnom vypracovaní musí byť program následne schválený štatutárom firmy.
Čo musí firemná smernica o boji proti praniu špinavých peňazí (program vlastnej činnosti v boji proti legalizácii príjmov z trestnej činnosti) obsahovať?
Podľa § 20 ods. 2 zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti (AML zákona) musí program vlastnej činnosti obsahovať tieto náležitosti :
- prehľad konkrétnych foriem neobvyklých obchodných operácií podľa predmetu činnosti povinnej osoby, ktoré sa môžu vyskytnúť v jej podnikateľskej činnosti,
- spôsob vykonávania starostlivosti vo vzťahu ku klientovi,
- spôsob hodnotenia a riadenia rizík,
- postup pri posudzovaní, či je pripravovaný alebo vykonávaný obchod neobvyklý,
- postup od zistenia neobvyklej obchodnej operácie po jej neodkladné ohlásenie finančnej spravodajskej jednotke (tzv. finančnej polícii), vrátane postupu a zodpovednosti zamestnancov, ktorí neobvyklú obchodnú operáciu posudzujú,
- postup pri zdržaní neobvyklej obchodnej operácie,
- postup pri uchovávaní údajov,
- určenie osoby, ktorá zabezpečuje plnenie úloh pri ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti, ohlasovanie neobvyklých obchodných operácií a prostredníctvom ktorej sa zabezpečuje priebežný styk s finančnou políciou (musí byť uvedené jej meno, priezvisko a pracovné zaradenie) - napr. to môže byť štatutárny orgán alebo člen štatutárneho orgánu, vedúci zamestnanec, ktorý musí mať možnosť priamej komunikácie so štatutárnym orgánom a dozorným orgánom,
- spôsob zabezpečenia ochrany zamestnanca, ktorý zisťuje neobvyklé obchodné operácie,
- obsah a harmonogram odbornej prípravy zamestnancov, ktorí môžu pri svojej práci prísť do styku s neobvyklou obchodnou operáciou,
- spôsob vykonávania kontroly dodržiavania programu a povinností vyplývajúcich z tohto zákona pre povinnú osobu.
Súčasťou obsahu firemnej smernice (programu vlastnej činnosti zameranej proti legalizácii príjmov z trestnej činnosti) by mali byť aj metodické usmernenia pre povinné osoby, ktoré v závislosti od vykonávanej činnosti povinnej osoby vypracúva finančná polícia. V nich je vysvetlené správne plnenie povinností podľa zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov (AML zákona). Zverejnené sú na internetovej stránke Ministerstva vnútra SR.
Oboznámenie zamestnancov povinnej osoby s firemnou smernicou (programom vlastnej činnosti)
Okrem povinnosti vypracovať a aktualizovať program vlastnej činnosti podľa zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti (AML zákona) má podnikateľ, ktorý je povinnou osobou, ďalšiu povinnosť, a to zabezpečiť odbornú prípravu svojich zamestnancov zameranú na oboznámenie sa s firemnou smernicou o boji proti praniu špinavých peňazí (programom vlastnej činnosti).
Odborná príprava zamestnancov (školenie) by mala obsahovať najmä:
- informácie o povinnostiach podľa zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti – napr. povinnosť identifikovať klienta, povinnosť nahlásiť neobvyklú obchodnú operáciu, povinnosť mlčanlivosti atď.
- informácie obsiahnuté v internej firemnej smernici (programe vlastnej činnosti) – napr. postup od posúdenia neobvyklých obchodných operácií až po ich nahlásenie finančnej polícii,
- prehľad neobvyklých obchodných operácií podľa predmetu činnosti podnikateľa + nejaké praktické príklady.
Z dôvodu prípadnej kontroly finančnej polície, je o vykonaní odbornej prípravy zamestnancov potrebné vyhotoviť písomný záznam (tzv. prezenčná listina), ktorý bude obsahovať:
- miesto a dátum konania odbornej prípravy,
- obsah odbornej prípravy,
- meno, priezvisko a funkcia osoby, ktorá odbornú prípravu vykonala,
- mená, priezviská, funkcie a podpisy osôb, ktoré sa odbornej prípravy zúčastnili.
Takúto odbornú prípravu zamestnancov (školenie), musí podnikateľ zabezpečovať v pravidelných intervaloch - najmenej raz za kalendárny rok.
Zároveň podnikateľ musí s firemnou smernicou (programom vlastnej činnosti) oboznámiť nových i súčasných zamestnancov, a to vždy pred ich zaradením na prácu, pri ktorej budú plniť úlohy podľa zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti. Okrem toho musí tiež zabezpečiť, aby k firemnej smernici mal nepretržitý prístup každý zamestnanec, ktorý plní úlohy podľa zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti.
Sankcie za nevypracovanie firemnej smernice o boji proti praniu špinavých peňazí (programu vlastnej činnosti)
Najčastejším porušením zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti, s ktorým sa finančná polícia pri svojich kontrolách u povinných osôb stretáva je nevypracovanie alebo neaktualizovanie programu vlastnej činnosti (firemnej smernice).
Pokiaľ podnikateľ, ktorý je povinnou osobou písomne nevypracuje alebo neaktualizuje program vlastnej činnosti, môže mu byť zo strany finančnej polície uložená pokuta až do výšky 200 000 eur. Rovnako aj vtedy, keď nezabezpečí odbornú prípravu zamestnancov.
Pri určení výšky pokuty finančná polícia prihliada na úroveň súčinnosti poskytnutej povinnou osobou pri kontrole, veľkosť a povahu podnikateľskej činnosti a opakované neplnenie alebo porušovanie povinností.
Kto nemá povinnosť vypracovať firemnú smernicu o boji proti praniu špinavých peňazí (program vlastnej činnosti)?
Povinnosť vypracovať internú firemnú smernicu o boji proti praniu špinavých peňazí (program vlastnej činnosti) sa nevzťahuje na presne vymedzený okruh povinných osôb (napr. na účtovníkov, audítorov, daňových poradcov, realitné kancelárie), avšak len vtedy, ak svoju činnosť zmluvne vykonávajú len pre inú povinnú osobu a ak sa pri svojej činnosti riadia programom tejto povinnej osoby.
Príklad: Účtovník Jozef na základe pracovnej zmluvy (ako zamestnanec v pracovnom pomere) vykonáva účtovníctvo pre klientov účtovníckej firmy MK s.r.o. V takomto prípade sa pri svojej činnosti riadi internou smernicou o boji proti praniu špinavých peňazí firmy MK s.r.o. Tzn., že Jozef ako účtovník - zamestnanec nemá povinnosť vypracovať svoju vlastnú internú smernicu proti praniu špinavých peňazí.
V prípade, že by ale Jozef ako účtovník – podnikateľ (samostatne zárobková činná osoba) spracovával účtovníctvo pre svojich vlastných klientov vtedy sa už na neho vzťahuje zákonná povinnosť vypracovať vlastnú internú smernicu proti legalizácii príjmov z trestnej činnosti. Ak by ju vypracovanú nemal, hrozí mu pri kontrole finančnou políciou sankcia.
