Nesprávne zvládnutý proces adaptácie nových zamestnancov sa často prejavuje tak, že odchádzajú pracovať inam už v priebehu prvého roka. Prinášame tipy, ako sa vyvarovať častým chýbam pri adaptácii nových kolegov.
Čo je „onboarding“
Tzv. „onboarding“ je proces nástupu a adaptácie nových zamestnancov s cieľom zabezpečiť začlenenie do firmy, tímu a pracovného procesu. V skratke možno povedať, že cieľom úspešnej adaptácie je, aby sa nový zamestnanec stotožnil s firemnou kultúrou, cieľmi, ktoré má dosiahnuť, očakávaniami, ktoré má naplniť a aby sa v práci cítil dobre a mohol byť produktívny. Od úvodného privítania, cez vyplnenie pracovno-právnej dokumentácie, rozhovorov o očakávaniach, adaptačný proces zahŕňa množstvo krokov. A ak je zvládnutý nesprávne, zvyšuje úroveň fluktuácie.
Pred dvomi dekádami platilo, že priemerný počet zamestnaní počas pracovného života zamestnanca je 6. Dnes sa toto číslo zvýšilo na 11.
Počet zamestnaní počas života vzrástol zo 6 na 11.
Pritom náklady na nahradenie odídeného zamestnanca sú vždy vyššie, ako „len“ zopár mesačných platov. Podľa prieskumu Wynhurst Group z roku 2007, ak zamestnanec prejde štruktúrovaným onboardingom - adaptáciou, je o 58% vyššia pravdepodobnosť, že z firmy neodíde. Preto potreba venovať pozornosť správne zvládnutej adaptácii stúpa a to bez ohľadu na veľkosť firmy.
Ako úspešne zvládnuť adaptáciu nových zamestnancov, tzv. onboarding
1. Pred nástupom - Tak ako ste venovali pozornosť nájdeniu toho správneho kandidáta, je dôležité venovať pozornosť aj príprave jeho nástupu, aby mal všetko, čo potrebuje k úspešnému zvládnutiu prvých dní. Od prípravy zaškoľovacieho plánu, po prípravu pracoviska.
2. Deň 1. - Najdôležitejšie je, aby sa nový zamestnanec cítil v prvý deň v novej práci dobre. Aby spoznal svojho nadriadeného, kolegov a vedel na koho sa má obrátiť. Mal by byť skôr o zorientovaní sa, nie o konkrétnych pracovných činnostiach. Prvý deň má však množstvo úskalí, ktorým sa venujeme v článku Ako pripraviť prvý deň pre nového zamestnanca?
3. Po 2 týždňoch - V priebehu dvoch týždňov je dobrá príležitosť vrátiť sa k cieľom na prvé dni a vyhodnotiť, ako sa novému zamestnancovi darí ich plniť. V tomto bode môže nadriadený identifikovať a vyriešiť potenciálne problémy ešte predtým, než stihnú prerásť do väčších a zvýši tak potenciál dobrého výkonu nového zamestnanca. Navyše tým ukáže, že jeho progres má pod kontrolou. Nezabúdajte na to, aby ste nového kolegu včlenili do kolektívu a zahrnuli ho do akejkoľvek formálnej aj neformálnej tímovej aktivity, začínajúc poradami a končiac spoločnými obedmi.
4. Po 1 mesiaci - Prvý mesiac by mal stačiť na to, aby sa vďaka úvodným tréningom nový zamestnanec dostatočne oboznámil zo svojim oddelením a aktivitami, ktoré na ňom prebiehajú. Na to je možné nadviazať postupným predstavovaním ostatných oddelení pre hlbšie pochopenie súvislostí. Prvý mesiac zvyčajne nestačí na to, aby nový zamestnanec výraznou mierou prispel k fungovaniu firmy, preto z biznisového hľadiska skôr očakávajte plnenie menších úloh a chváľte doterajší progres. Popri tom je správny čas na výraznú investíciu do tréningov aj na úkor straty produktivity počas pracovného času.
Druhý a tretí mesiac sú ideálnou príležitosťou, aby ste postavili základy, na ktorých sa neskôr dá stavať. V neskoršom období už kvôli stúpajúcej pracovnej náplni často nebude dosť času na to, aby sa nový zamestnanec venoval plnohodnotne tréningu.
5. Po 45 dňoch - Analýzy dokazujú, že až 20 % nedobrovoľnej fluktuácie sa deje počas prvej polovice skúšobnej doby. Ak ste to dotiahli až sem, nový zamestnanec by mal byť už relatívne aklimatizovaný a je vhodné si s ním neformálne sadnúť a porozprávať sa nielen o tom, ako sa mu darí, ale aj o jeho pocitoch z novej firmy ako takej.
Výkon môžete analyzovať na základe kratších projektov a pracovných úloh a zistiť, či je vhodná doba pridať aj tie náročnejšie. Zamýšľajte sa aj nad spoluprácou s inými oddeleniami a zbierajte si spätnú väzbu na nového zamestnanca. Ak je možnosť, využite tieňovanie v rámci oddelenia, alebo dokonca mimo neho. Prvé dni na to zrejme neboli najvhodnejšie, no v tomto čase už môžete nového zamestnanca motivovať k tomu, aby do dennodenného fungovania pridával svoje názory a nápady. Keďže nie sú ovplyvnené minulosťou vo Vašej firme, môžu poskytnúť zaujímavý pohľad na vec od nie tak zainteresovanej osoby.
6. Po 3 mesiacoch - 90 dní je nielen koniec zákonnej skúšobnej lehoty, ale aj čas, kedy by zamestnanec mal byť plne akceptovaný novou firmou, mal by pochopiť, čo je jeho pracovnou náplňou a začať produkovať očakávané výsledky.
Pred koncom tohto obdobia odporúčame sadnúť si k oficiálnemu rozhovoru a analyzovať doterajší pracovný výkon. Identifikovaním slabín novému zamestnancovi buď pomôžete v ďalšom období ich odstrániť, alebo pracovný pomer ukončiť predtým, než doň investujete príliš veľa prostriedkov a spolupráca skrátka nefunguje.
Majte na pamäti koľko prostriedkov (čas, financie) ste venovali hľadaniu nového zamestnanca, pretože nie vždy je jednoduchšie púšťať sa do výberu znova. Ak nový zamestnanec má slabiny, na ktorých sa dá pracovať, nezvykne to byť natoľko vážne, aby ste sa s ním museli rozlúčiť. Na druhej strane, ak ide o povahové vlastnosti nezlučiteľné s firemnou kultúrou, alebo o vážne nedostatky v pracovnom výkone po stránke motivácie, či odbornosti, neváhajte. Nestojí za to, držať v pracovnom pomere zamestnanca, o ktorom viete, že ani do budúcnosti nebude lepší. Ukončiť pracovný pomer v skúšobnej dobe môžu obe strany bezdôvodne, no majte na pamäti, že zo strany zamestnávateľa je potrebné z očí do očí zamestnancovi povedať, prečo tak robíte.
90 dní, či úspešný prechod skúšobnou dobou, rozhodne nie je koniec adaptačného procesu. Zamestnanec je často plne integrovaný až po roku práce v novej firme, a preto je potrebné jeho pracovný výkon, morálku, ale hlavne jeho postoj vnímať aj naďalej. Keď sa o nového kolegu neprestanete zaujímať, vráti sa vám to v budúcnosti dvojnásobne v podobe lojálneho zamestnanca.
