Ako pripraviť prvý deň pre nového zamestnanca?

Ako zostaviť prvý deň pre nového zamestnanca tak, aby firma v jeho očiach od úvodu budovala pozitívny imidž.

Strávili ste veľa času hľadaním perfektného kandidáta na otvorenú pozíciu a teraz prichádza čas jeho nástupu do zamestnania. Na deň D sa musia obe strany pripraviť. Prvý dojem pretrvá, no nie každá spoločnosť má personalistov, aby sa o prvý deň postarali. Špeciálne pre menšie spoločnosti môže byť náročné udržať štandard úrovne prvých dní novo nastúpených zamestnancov a niekedy môžu vyhrať iné záujmy nad časom, ktorý sa novému kolegovi spoločnosť venuje.

Raz sa niečo osvedčí, no nie každý jeden nástup sa opakuje rovnaký scenár. Pochopiteľne potom môžu v kvalite tzv. onboardingu, teda prvých dní zamestnania, vzniknúť rozdiely, ktoré sa môžu prejaviť aj v neželanej fluktuácii, teda dobrovoľnom odchode zo strany zamestnancov. Často pritom stačí málo na to, aby firmy tieto negatívne vplyvy odstránili.

Prvý deň je azda tým najdôležitejším. Vznikajú prvé dojmy, nový kolega si oťukáva tím a naopak. Prvý deň nie je iba príležitosťou odovzdať zoznam povinných školení a požiadať nového zamestnanca o prihlásenie do PC. Povzbudenie nového kolegu správnym spôsobom môže mať dlhodobý efekt. Ak firma novo-nastúpenému zamestnancovi ukáže, že ju zaujíma on sám viac, ako dookola opakujúce sa fakty o histórii spoločnosti, o to lepšie zapadne do firemnej kultúry.

Nižšie predstavujeme niekoľko nápadov na činnosti, ktorým sa úspešné firmy venujú počas prvého „nástupného“ dňa. Častokrát ani nie je možné uskutočniť všetky. Ukazujú však opodstatnenosť jednotlivých aktivít a poskytujú návod, ktorým sa dá inšpirovať pri zostavovaní programu pre ideálny nástupný deň. Zostavte si svoj ideálny nástupný deň podľa seba. Podľa toho, ktoré z týcht aktivít vám dávajú zmysel a zapadajú do firemnej kultúry.

Na čo nezabudnúť pred nástupom nového zamestnanca

1. Pripraviť priestor

Pripravovať pracovný stôl, pomôcky, či prístupy do PC po tom, čo sa zamestnanec objaví v práci je už neskoro. Venujte sa tejto téme, čo najskôr po tom, ako potenciálny kolega potvrdí termín nástupu. Nie je nič horšie, ako po nástupe bezcieľne sedieť v kresle čakajúc na prístupy k PC, či e-mailu, alebo na firemný telefón.

1. Pripraviť zaškoľovací plán

Vďaka tréningovému plánu budete mať jasno o zozname aktivít, ktoré nového zamestnanca potrebujete naučiť, budete vedieť, kto je za ich školenie zodpovedný a aké tréningy musí zamestnanec absolvovať, aby tieto aktivity mohol plnohodnotne využívať v danom čase. Vo väčších firmách je zaškoľovací plán samozrejmosťou a firmy vedia, prečo ho majú. Pripravte si tento plán ešte predtým, než nový zamestnanec nastúpi, aby ste od začiatku vedeli, akým spôsobom s ním budete pracovať na zaškolení.

1. Poslať kolegom uvítací email

Pred tým, než sa nový zamestnanec ukáže medzi novými kolegami stojí za zmienku poslať im e-mail. Jednak sa oboznámia s termínom nástupu a jeho identitou (napr. aj vrátane fotografie), ale je to tiež príležitosť predstaviť nového kolegu o čosi bližšie. Na akom oddelení bude pracovať, čo bude robiť, či aké má prechádzajúce pracovné skúsenosti Možno i nový kolega bude chcieť čímsi zaujímavým zo súkromného života do tejto stručnej biografie prispieť a predstaviť tak aj svoju osobnosť.

Ako vyzerá ráno počas prvého dňa v práci

1. Osobný pozdrav

Pre nového zamestnanca je prvý deň v práci udalosť, no vstup do neznámeho prostredia s neznámymi ľuďmi každému prinesie istú dávku stresu. Priamy nadriadený by si mal za každých okolností nájsť čas na privítanie nového kolegu osobne. Ideálne hneď zrána, bez ohľadu na iné povinnosti. Je neuveriteľné, ako môže priateľský pozdrav nového šéfa zlepšiť skúsenosť z prvého dňa v novom zamestnaní.

1. Administratíva

Všetku neodkladnú administratívu vyriešte za pomoci personalistov čo najskôr. Je dobré absolvovať všetky povinné aktivity hneď zrána, aby vás neskôr nezdržiavali.

3. Úvodné informácie o firme pre nového zamestnanca

Informácie o firme sú pre úspešný štart v novom zamestnaní základom. Zvážte do akej miery sú pre konkrétnu pozíciu potrebné. Kým od manažéra sa očakáva, že do hĺbky pochopí históriu produktového portfólia a náväznosť rôznych udalostí z minulosti, pre iných zamestnancov by takýto výklad bol iba stratou času. Pripravte si všeobecnú prezentáciu, s ktorou by sa mal oboznámiť každý, no v závislosti od pracovnej pozície ju môžete meniť.

4. Program benefitov a politika firmy

Zamestnanec by už v tomto čase mal byť oboznámený so základnými faktami, či programom benefitov, no prvý deň v práci je dobrá príležitosť kľúčové informácie si zopakovať. Teraz, keď nový kolega už nie je na pracovnom pohovore, môže si dovoliť opýtať sa niektoré informácie do detailov. Venujte čas aj diskusii a uistite sa, že zamestnanec rozumie všetkým výhodám, ale aj pravidlám, ktorými sa vo firme má riadiť.

1. Predstavenie pracoviska

Vezmite nového zamestnanca n jeho pracovisko. Ukážte mu, kde si môže uložiť osobné veci a ako sa prihlási do PC, kde má ďalšie pracovné pomôcky a kde v okolí sa nachádza čokoľvek dôležité potrebné k bežnému pracovnému životu.

1. Uvítací darček

Bez ohľadu na pozíciu, každý má rád darčeky. Ak je to možné, zvážte prípravu darčekov už pred prvým dňom a prichystajte ich na pracovný stôl. Aj najmenšie drobnosti urobia dobrý prvý dojem a už len snaha obdarovať ukáže, že si príchod nového zamestnanca ceníte.

1. Predstavenie tímu

Vezmite nového zamestnanca a predstavte ho blízkym spolupracovníkom. Za zmienku stojí aj postupné predstavenie ostatným oddeleniam, aby zamestnanec vedel, kde má koho nájsť. Predstaveniu venujte čas a povedzte ostatným kolegom, aké úlohy novo-nastúpený zamestnanec preberá.

1. Odpovedzte na bezprostredné otázky nového kolegu

Obed s novým zamestnancom

1. Zoberte nového kolegu na obed.

Vždy je dobrý nápad pripraviť svoj tím na nového člena, keďže budú spolupracovať. Na nového kolegu budete mať ešte množstvo času, no počas prvého dňa je veľmi dôležitá integrácia s ostatnými. Spoločným obedom ju ideálne podporíte. Ak je to možné, prizvite aj najbližších kolegov, aj keď môžete zvážiť, koľkých. Väčší kolektív môže na obede pôsobiť pre nového kolegu zväzujúco.

Popoludnie počas prvého dňa v novom zamestnaní

1. Dajte zamestnancovi čas usadiť sa na svojom mieste

To, čo je pre vás bežné a samozrejmé, pre nového kolegu nemusí byť. Nechajte nováčikovi čas a priestor zoznámiť sa s novým prostredím a pracovným miestom.

1. Predstavte zaškoľovací / tréningový program

Jedna z najviac stresujúcich vecí na novej práci je práca samotná. Keď budete mať jasný tréningový a zaškoľovací program, pomôžete zamestnancovi aj sebe. Keďže plán zaškolenia ste si pripravili už pred nástupom, môžete naň plynulo nadviazať. Je dôležité, aby ste si ho bod po bode prešli s novým zamestnancom, aby vedel, čo ho v blízkej budúcnosti čaká a aké bezprostredné očakávania naň má firma samotná.

1. Vytvorte si plán na prvý týždeň

Osobitne venujte pozornosť prvým dňom. Majte jasno v tom, čo presne má nový zamestnanec robiť a akú podporu na to potrebuje. Ak ste zvládli prvý deň na jednotku, ale v druhý necháte kolegu bezprizorne sedieť pred PC, problém je v tomto bode. Odrazte sa od zaškoľovacieho plánu a rozmeňte ho na drobné na úvodných pár dní.

1. Stanovte si prvé ciele

Venujte pozornosť popisu pracovných činností, podčiarknite konkrétne úlohy a stanovte si očakávania na ďalšie obdobie. Sústreďte sa skôr na kratší čas a jednoduchšie úlohy. Ak si stanovíte ciele hneď od začiatku, zamestnancovi sa ľahko prepoja očakávania firmy a bude mať jasno o svojej pozícii.

1. Vyberte mentora / školiteľa

Život vo firme sprevádza nekonečné množstvo formálnych a neformálnych pravidiel a predpisov. Nie je možné ich všetky vysvetliť hneď od začiatku a v tom môže novému zamestnancovi pomôcť jeho mentor, či akýsi kamoš, ktorý novému kolegovi vysvetlí, ako to v tíme „chodí“. Toho sa môže opýtať čokoľvek, čo nestihne, alebo nemôže zodpovedať nadriadený. To zahŕňa škálu od: „ako to urobím?“ až po „kde je najlepšie zájsť na obed?“. Mentor môže byť zvolený formálne, ale často sa objaví v tíme prirodzene aj sám. Firma by si mala byť istá, či takéto väzby v tímoch vznikajú a ak nie, podporiť takéto aktivity.

Uzavretie prvého dňa nového zamestnanca

Stretnite sa v závere dňa so zamestnancom a odpovedzte na akékoľvek otvorené otázky. Ešte raz si objasnite rozvrh na ďalšie dni. Takýto „debriefing“ ukáže zamestnancovi, že vám na ňom záleží a zároveň dostane príležitosť vyjadriť svoje prvé dojmy z pracovnej premiéry.

Zlá skúsenosť s prvým dňom v práci dokáže zamávať aj sebaistým človekom. Je rola organizácie, manažéra aj personalistov, aby zabezpečili, pozitívne prvé dojmy. A nielen to. Firmy, ktoré sa snažia robiť veci lepšie, sa intenzívne zamýšľajú aj nad týmito témami. Vedia, že ak tak neurobia, bude to kritické pre úroveň neželaných odchodov počas prvých týždňov a mesiacov. Je však potrebné myslieť na to, že prvý deň v práci je len prvým krokom v úspešne zvládnutého nástupu zamestnanca. O tom, ako ďalej postupovať v rámci skúšobnej doby viac v ďalšom článku.

Ako na prvý deň v práci? Tri tipy

1. „Robíme pol denné prednášky, kde príde každé oddelenie a prezentuje, prečo by sa novo nastúpený zamestnanec mal zaujímať o to, čo toto oddelenie robí a ako to ovplyvňuje celú spoločnosť,“ uviedol podľa ere.net Abby Olson, HR manager oceliarenskej spoločnosti Westfield Steel.
2. „Namiesto toho, aby od našich HR pracovníkov počúvali kandidáti o benefitoch a o tom, prečo by sa mali u nás zamestnať, každému kandidátovi, predtým než nastúpi, zavolá rovno jeho šéf a budúci kolegovia. Tieto konverzácie sú prvým náznakom, ktorým stanovíme podmienky našej kultúry a očakávania. Takisto predstavujú podporu pre našich novo-nastúpených zamestnancov, ktorí sa pripravujú na túto príležitosť,“ prezradil pre ten istý zdroj Brian Reed, riaditeľ basketbalového tímu UCF Athletics.
3. V spoločnosti predávajúcej oblečenie Bonobos je zase zaužívaný takýto postup: „Manažér pre výber zamestnancov rozposiela e-maily celej spoločnosti, aby predstavil nových zamestnancov. E-mail zahŕňa stručnú pracovnú minulosť a fotografiu zamestnanca a tiež akúsi hru dve pravdy a lož. Ide o zábavné fakty o novom zamestnancovi, ale iba dva z troch sú pravdou. Aby ste zistili, ktorá je nepravdivá, ste povzbudení sa s novým zamestnancom stretnúť. Prvá osoba, ktorá identifikuje klamstvo, dostane kredit 25$.“