Ak vlastníte firmu, dobre viete, že malé i väčšie zmeny sú nevyhnutnou súčasťou firemného života. Vaši zamestnanci však môžu mať odlišný názor a zmeny akceptovať nemusia.
Odpor k zmenám je vo väčšine prípadov vážnou prekážkou ďalšieho napredovania organizácie. Obzvlášť, ak nimi firma musí prejsť, aby na trhu prežila. Dobrou správou je, že ak so zamestnancami komunikujete otvorene, úprimne a včas, pomáhate vo vytváraní pozitívneho prostredia a váš tím pripravujete na budúcnosť.
Bez ohľadu na segment podnikania či krajinu, v ktorej firma pôsobí, si zamestnanci často myslia, že organizačné zmeny môžu ohroziť ich prácu. To môže byť obrovskou prekážkou. Ak zamestnanci nerozumejú, prečo sa zmeny dejú, môže to dokonca vyústiť v to, že firma žiadnu zmenu nedocieli. Odpor zamestnancov je aj kľúčovým faktorom, prečo zlyháva aj množstvo transformácii firiem od jedného vlastníka k druhému.
Prečo sa v podnikaní dejú zmeny?
Existuje veľa dôvodov, prečo pokojný firemný život „narúšajú“ rôzne zmeny:
- Jedna firma sa spája s inou,
- Jedna firma odpredáva podiel alebo celé podnikanie inej,
- Firma sa sťahuje na iné miesto,
- Zmena názvu firmy,
- Interné procesy sa menia kvôli legislatívnym zmenám,
Podľa viacerých prieskumov až jedna tretina zamestnancov vôbec nerozumie, prečo sa zmeny v ich organizáciách dejú a v čom im môžu pomôcť.
- Zmeny na najvyšších postoch v manažmente,
- Firma sa rozširuje a nadobúda úplne inú štruktúru,
- Firma prechádza na užšiu štruktúru a musí prepúšťať.
Tí, ktorí sú za zavedenie zmien zodpovední, musia venovať svoj čas vysvetľovaniu pozadia takýchto rozhodnutí a tomu, prečo sú tieto zmeny pre firmu dôležité.
Ako komunikovať zmeny zamestnancom
Neexistuje perfektný návod, univerzálny pre každú situáciu, ktorá sa vo firme môže stať. Neexistuje však ani zlý návod. Najväčšou komunikačnou chybou je, ak zmenu firma vôbec neoznámi alebo zámerne tají.
Pri komunikácii zmien vo firme majte na pamäti týchto osem zásad:
- Včasná komunikácia
- Presná, jasná a úprimná komunikácia
- Emócie sú normálne
- Povedzte zamestnancom, čo zo zmien majú
- Povedzte zamestnancom, kedy sa zmeny udejú
- Povedzte zamestnancom, čo majú urobiť
- Spôsoby komunikácie zmien
- Počúvajte
Včasná komunikácia
Niektoré firmy si mylne myslia, že zamestnanci pravdu neunesú. Nie je to tak. Ľudia reagujú v každom smere lepšie na úprimnú komunikáciu, ktorá má na zreteli rešpekt a úctu voči druhej strane. Nie je nič horšie, ak absenciou internej komunikácie vytvoríte pôdu na dohady, kuloárne reči a konšpirácie. Nie je zahanbujúce začať komunikáciu už v momente, keď ešte nie je nič isté (napr. ak je odpredaj firmy inému vlastníkovi v riešení, ale nie potvrdený) a reagovať na možný vznik fám. Dokážete, že ste transparentný a aj naďalej sa kritickým témam nebudete vyhýbať.
Presná, jasná a úprimná komunikácia
Ako si poistiť miesto lídra na trhu? Predávajte viac produktov. Každý to vie, ale nerobí to vo výsledku často žiaden rozdiel. Prvým krokom, aby ste docielili konkrétnu zmenu, je mať na zreteli konkrétny cieľ, ktorého splnenie bude úspechom. Mali by ste sa pýtať: „O koľko produktov máme predať viac, akej cieľovej skupine a dokedy?“ To výrazne zvyšuje šance úspešnej zmeny, keďže už viete, aký je cieľ a či sa jednotlivými krokmi k nemu približujete alebo vzďaľujete. Inak je to iba o nič nehovoriacich sloganoch. Aj štúdie potvrdzujú, že stanovovanie si nejasných alebo nejednoznačných cieľov spôsobuje, že si ich ľudia nevšímajú.
Akákoľvek zjemňujúca, alebo vyhýbavá komunikácia dôležitých faktov bude vyznievať tak, že firma niečo skrýva. Dôveru zamestnancov vedúci predstavitelia firiem dostanú iba vďaka jasnej, jednoduchej a čo najviac špecifickej komunikácii. Jednoducho, menujte fakty a povedzte im, čo sa ide meniť a kedy.
Emócie sú normálne
Počúvajte, aké obavy majú zamestnanci zo zmien, ktoré ich čakajú. Prvotný odpor a otázky sú normálne. Venujte čas a svoju pozornosť podrobnému vysvetľovaniu už pri komunikovaní prvej správy. Skúste sa zamyslieť nad možnými otázkami zamestnancov už vopred a buďte v komunikácii viac proaktívny než iba reaktívny.
Povedzte zamestnancom, čo zo zmien majú
Opakovane vysvetľujte benefity zmeny a ako z nej budú profitovať zamestnanci. Potvrďte, že niečo bude inak. Priznajte, že nie každému sa to bude páčiť. Upozornite na všeobecný prínos, ktorý firma a zamestnanci získajú. Ak ten neexistuje, priznajte to s vysvetlením, že urobíte všetko preto, aby to „bolelo“ čo najmenej.
Je normálne, že ak komunikujete proaktívne, nemáte odpovede na všetky možné otázky. Priznajte to otvorene s dodatkom, že odpovede na ne prídu neskôr. Podporí do hodnovernosť a transparentnosť vašej ďalšej komunikácie. Rozhodne sa nesnažte nič skrývať, vrátilo by sa vám to s negatívnym efektom. Nezabudnite sa zamestnancom poďakovať za ich trpezlivosť, kooperáciu a podporu v ďalšom pokračovaní.
Povedzte zamestnancom, kedy sa zmeny udejú
Zamestnanci sa cítia istejší a radšej prijmú zmeny, ak vedia nielen, čo sa udeje, prečo sa to deje, ale aj kedy. Ak potrebujete predstaviť detailný plán, urobte to. Ak si myslíte, že stačí nalinajkovať plán iba v základných bodoch, predstavte ho. Či už graficky, písomne, alebo verbálne na stretnutiach so zamestnancami. Uistite sa, že ste pozadie očakávaných zmien vysvetlili dostatočne na to, aby zamestnanci rozumeli, aké nasledujúce kroky nastanú.
Povedzte zamestnancom, čo majú urobiť
Ak sú nejaké zo zmien priamo závislé na zamestnancoch (napr. podpis nových pracovných zmlúv), povedzte im to hneď, ako je postup definovaný. Je dôležité, aby ste ich čím skôr oboznámili s krokmi, ktoré vo vzťahu k nim idete urobiť vy a aké kroky vo vzťahu k vám očakávate od nich. Opäť venujte náležitú pozornosť možným otázkam, vysvetľovaniu a vyzdvihnutiu dôvodov zmien a možných benefitov z nich.
Spôsoby komunikácie zmien
Úvodná komunikácia o dôležitých zmenách je štandardne očakávaná a najlepšie prijatá od najvyššie postaveného vedúceho zamestnanca vo firemnej hierarchii. Následne je priestor pre komunikáciu z oddelenia ľudských zdrojov a kaskádovito od ďalších vrstiev riadenia pre detailnejšiu diskusiu v jednotlivých tímoch.
Je veľmi dôležité, aby jednotliví lídri boli nositeľom zmeny. Ak zmenu nepochopia oni, nikdy nedostanete na svoju stranu ani zamestnancov.
Použite čo najviac komunikačných kanálov na podporu prijatia zmeny: emaily, interné oznamy, intranet. Najefektívnejšie sú však osobné stretnutia. Či už tie so všetkými zamestnancami alebo stretnutia na menšom fóre, ktoré bežne máte.
Neváhajte byť kreatívny a vytvoriť možnosti na stretnutia bežných zamestnancov s vedením. Namiesto iných tém, ktoré dennodenne riešite, venujte väčšiu pozornosť komunikácii zmeny. Nepodceňujte fakt, že zamestnanci to už vedia a vaša práca skončila po oznámení prvej informácie. Vašou úlohou je aj ďalej dookola opakovať, čo, kedy a ako sa to udeje. Až kým proces zmeny neskončí.
Počúvajte
Pamätajte na to, že zamestnanci potrebujú byť vypočutí. Buďte pripravený improvizovať, venovať viac času krízovej komunikácii. Umožnite zamestnancom pýtať sa hlavne svojich nadriadených, ale aj najvyšších predstaviteľov, aby ste rozptýlili ich obavy a vysvetľovali dôvody zmeny – čo najúprimnejšie a najjasnejšie. Ak ste zvládli predchádzajúce kroky, lídri sú na vašej strane a pomôžu vám s vysvetľovaním a zjemňovaním obáv ostatných zamestnancov a tým k lepšiemu prijatiu zmeny.
Hovoriť úprimne a jasne je kľúčom ku komunikácii so zamestnancami za každých okolností, ale najmä v krízovej komunikácii a časoch firemných či organizačných zmien.
Použité zdroje: limeade.com, hbr.org, business.gov.au, innovationexcellence.com
