Prečo je potrebné mať vo firme popisy pracovných miest (v angličtine zaužívaný názov job description) a ako popisy pracovných miest vytvoriť tak, aby boli užitočným pomocníkom a nie zbytočnou byrokraciou.
Na čo slúžiť popis pracovného miesta
Popis pracovného miesta (v angličtine zaužívaný názov job description) je jedným z najdôležitejších dokumentov, ktorý firma potrebuje ak sa rozrastá o nových pracovníkov. Napriek tomu, že vo väčších korporáciách je jeho existencia samozrejmosťou, menšie firmy význam tohto nástroja podceňujú. Bežne sa potom stávajú situácie, že firma rastie, prichádzajú noví ľudia, ktorí nemajú jasne zadefinované, čo je ich úlohou a majiteľ firmy je nespokojný, že neplnia jeho očakávania. Problém je, že o týchto očakávaniach často nevedia, lebo nie sú písomne zadefinované a v horšom prípade v nich nemá jasno ani samotný majiteľ.
Akíkoľvek zamestnanci (aj manažéri) potrebujú jasné kompetencie, inak nebudú vedieť, čo majú robiť a jednotlivé pracovné činnosti sa budú prekrývať, alebo nebudú mať „svojho majiteľa“ a „samo sa to“ nespraví. Napriek nesmiernej dôležitosti jasného písomného definovania popisu pracovného miesta, je tento nástroj najmä majiteľmi malých firiem často podceňovaný v domnienke, že v tom skrátka majú jasno a ide o zbytočnú byrokraciu a stratu času.
Výsledkom je chaotické fungovanie tímov ľudí, ktorí nemajú presne určené, za ktoré oblasti sú zodpovední, nie je jasné, kto má aké činnosti vykonávať, ktorým oblastiam má venovať pozornosť a na základe čoho budú títo zamestnanci za odvedený výkon odmeňovaní. V takýchto prípadoch je pomerne komplikované riešiť vzájomnú zastupiteľnosť a tiež efektivitu vykonávaných činností.
Zamestnanci sú jednoducho zvyknutí robiť to, čo im bolo povedané a zapamätali si to. Pri akýchkoľvek zmenách biznisového prostredia je tento model nedostačujúci. Základný zmysel opodstatnenosti popisu pracovného miesta (job descripiton) môžeme zachytiť v štyroch hlavných oblastiach:
- Definuje, kde vo firemnej hierarchii (alebo organizačnej štruktúre) sa pracovná pozícia nachádza – kto sú nadriadení a podriadení. Získate tým prehľad o tom, kto s kým spolupracuje a kto sa komu sa zodpovedá.
- Popisuje pracovné činnosti, ktoré sa na pozícii vykonávajú a zručnosti, ktoré sú potrebné k výkonu práce.
- Tvorí základ pre pracovno-právne vzťahy. Zamestnanec, ktorý je oboznámený so svojou pracovnou náplňou v popise pracovného miesta nemôže bezdôvodne odmietnuť vykonávanie danej pracovnej činnosti (ak nejde o ohrozenie bezpečnosti a zdravia).
- Je podkladom pre hodnotenie výkonu zamestnanca a hodnotenie plnenia jeho povinností.
Čo má popis pracovného miesta obsahovať?
Neexistuje úplne univerzálna šablóna na obsah, či osnovu popisu pracovného miesta, ale zvyčajne tento dokument obsahuje nasledovné body:
- Všeobecné informácie/Všeobecný popis
- Reporting
- Zodpovednosti
- Minimálne požiadavky na zamestnanca na danú pozíciu
- Potrebné zručnosti zamestnanca
Všeobecné informácie v popise pracovného miesta
Ide o popis role pozície vo firme. Najdôležitejší je názov pozície, ktorý by mal spĺňať nasledovné kritériá:
- Myslite na to, aby bol zrozumiteľný a stručný, ale zároveň čo najpresnejšie vystihoval danú rolu a činnosti, ktoré zamestnanec vykonáva.
- Je dobré, ak samotný názov zohľadňuje akýsi ranking vo firme.
- Používajte jednotné pomenovania riadiacich pracovníkov (nie aj supervízor, aj tím líder, aj manažér) podľa úrovne riadenia a jednotné pomenovania špecialistov (napr. marketingový špecialista je logicky vyššia pozícia ako marketingový pracovník, tak isto ako špecialista ľudských zdrojov je vyššia pozícia ako administrátor ľudských zdrojov. Ak oboch špecialistov porovnáme, výsledkom je zamestnanec obdobnej kvalifikácie, ale v inej oblasti.) Názvy pozícii by mali byť navyše čo najviac generické preto, aby boli ľahko porovnateľné s názvami podobných pozícii v danom segmente. Napr. upratovačka je správne pomenovanie, kdežto manažér podlahových krytín je nezmysel.
- Nepodľahnite zvláštnemu trendu pripisovania slova manažér k akejkoľvek neriadiacej pozícii, len aby lepšie znela. Rovnako sa vyvarujte múdro znejúcich komplikovaných názvom, ktorým väčšina ľudí nerozumie.
V rámci všeobecných informácií je pre uľahčenie prehľadu následne možné doplniť krátku charakteristiku, resp. opodstatnenie danej pozície. Napríklad: Supervízor zákazníckeho centra - riadi tím telefonických operátorov pre lokálny trh.
Rovnako je možné doplniť platovú triedu, alebo predpokladané platové ohodnotenie. Opäť platí potreba rovnosti daných pozícií, t.j. úroveň špecialistov by mala byť hodnotená obdobne.
Reporting v popise pracovného miesta – komu bude pracovník „skladať účty“
Pri správne zvolenom názve pozície je jednoduchšie objasniť vzájomné vzťahy medzi pracovnými pozíciami. V každom popise pracovnej činnosti by malo byť jasne uvedené, kto je priamy nadriadený danej pozície, príp. naopak koho daná pozícia riadi. Je potrebné, aby bola pracovná pozícia vo firemnej hierarchii jasne identifikovateľná. Voliteľne môžeme zahrnúť aj fakt, s kým pozícia spolupracuje na rovnakej úrovni, čo napríklad novému pracovníkovi pri pohľade na popis pracovného miesta ozrejmí zmysel danej pozície a veľkosti firmy. Vytvorenie organizačnej štruktúry pri takýchto popisoch pracovných miest je často už maličkosťou.
Definovanie zodpovedností v popise pracovného miesta
Zodpovednosti sú najdôležitejšia časť popisu pracovného miesta. Táto časť obsahuje vecný sumár základných zodpovedností, činností, ktoré sa vykonávajú na danej pozícii. Danú zodpovednosť by mali vystihovať maximálne dve vety (ideálne jedna). Pre jasnú štruktúru by mala obsahovať činnosť, predmet a účel. Napr. Personalista vyhotovuje pracovno-právne dokumenty pre potreby evidencie pracovných zmlúv. Snažte sa, aby zoznam zodpovedností nebol príliš dlhý, inak sa z popisu pracovného miesta stane nepoužiteľný dokument. V menších firmách je menšia špecializácia pracovníkov, pozície sú často kumulované a preto je zodpovedností viac.
Minimálne požiadavky
Táto časť opisu pracovného miesta obsahuje sumár základných kvalifikačných predpokladov pre výkon pracovnej pozície. Napr. minimálne vzdelanie, nutné certifikáty a predchádzajúce skúsenosti, bez ktorých nie je možné danú prácu vykonávať.
Zručnosti a kompetencie
Pri zručnostiach a kompetenciách hovoríme o dvoch odlišných veciach. Kým zručnosť vieme počas života získať (skúsenosťou, vzdelaním), kompetenciu daný človek buď má, alebo nemá a na jej získanie je potrebný tréning (napr. schopnosť efektívne komunikovať). Zamyslite sa reálne, aké zručnosti a kompetencie daná pracovná pozícia vyžaduje. Nepodceňujte tento bod, pretože je základným vstupom pre nábor nového zamestnanca na danú pozíciu. Vyhnite sa nezmyselným požiadavkám (napr. recepčná nepotrebuje schopnosť vyjednávať).
SUMÁR - Čo dosiahnete, ak vytvoríte popisy pracovných miest?
- Každý zamestnanec (manažér) má jasne určené zodpovednosti.
- Sú jasné organizačné vzťahy v jednotlivých tímoch.
- Je jednoduchšie určiť vzájomnú zastupiteľnosť podľa jednotlivých aktivít.
- Vieme, na základe čoho zamestnancov odmeňujeme.
- Prácu je možné prerozdeliť efektívnejšie, pretože poznáme sumár aktivít, ktoré sa v tíme vykonávajú,
- Poznáme kvalifikačné predpoklady na výkon jednotlivých pracovných činností.
V konečnom dôsledku vďaka existencii popisov pracovných miest vieme nielen to, ktorý člen tímu robí dané činnosti, ale vytvorili sme aj kľúčový podklad na hodnotenie výkonu, či prijímanie disciplinárnych opatrení.
Pripravili sme pre vás vzorový Popis pracového miesta na pozíciu skladníka na stiahnutie.
