Tzv. „home office“ môže byť pre zamestnanca požehnaním, ale aj prekliatím. Kým v niektorých prípadoch dokážeme byť doma dokonca produktívnejší, často sa tiež stáva, že v pohodlí domova nedokážeme podať rovnaký výkon ako v práci. Ako efektivitu pri práci z domu zvýšiť?
Občasná práca z domu je dnes aj v našich končinách zaužívaným benefitom pre zamestnancov. V článku „Home office – kedy sa zavedenie práce z domu firmám oplatí“ sme sa pozreli na to, ku ktorým profesiám sa hodí viac a ku ktorým menej. To isté platí aj o nás ľuďoch. Niektorí preferujú príchod na pracovisko plné kolegov, iní samostatnú prácu v pokoji doma.
V kancelárii sú občas najväčšou hrozbou straty času vlastní kolegovia. Rozprávate sa s nimi aj o mimopracovných záležitostiach, chodia za vami s rôznymi požiadavkami, ktoré reálne neviete vyriešiť a pod. Sociálne benefity sú pochopiteľne významné, ale často aj rušivé.
V domácom prostredí ste si najväčšou hrozbou straty času vy sami. Doma sa šéf ani kolegovia nepozerajú a sem-tam môžete stratiť bežný pracovný rytmus. Tlak veci dokončovať sa znižuje. Keď sa k tomu pridá hlučný sused či chuť uvariť si obed, rušivý element je na svete. Existuje však množstvo tipov, ako byť z domu produktívnejší a organizovanejší:
Home office - 15 tipov na zvýšenie efektivity
- Začnite čo najskor. Dochádzanie na pracovisko je síce otravné, ale človeka často preberie a po príchode do kancelárie je plný energie konečne začať pracovať. Doma je síce cesta z postele k PC výrazne kratšia, ale záludná. Verte či nie, začať pracovať okamžite po zobudení vám významne uľahčí štart do práce. Raňajky si naplánujte až na čas prvej plánovanej prestávky a interakciu s ostatnými (napr. telefonáty) si nechajte na čas, keď budete definitívne zobudený a čulý.
- Predstierajte, že idete do kancelárie. Asociácia medzi prácou a kanceláriou automaticky zvyšuje produktivitu a nie je dôvod, prečo by tomu tak nemuselo byť aj doma. Mnohí ľudia pri práci z domu v skutočnosti predstierajú, že sa chystajú do práce. Vstaňte v rovnakom čase, oblečte sa, dajte si kávu ako obvykle a začnite pracovať. V PC striktne oddeľujte svet súkromný od pracovného.
- Štrukturujte si deň, ako keby ste boli v kancelárii. Prácu doma si manažujete sám, nik iný vám s tým nepomôže. Bez potreby osobných a tímových stretnutí, ktoré štandardne narúšajú obvyklé aktivity, môžete pracovať doma rýchlejšie, ale skôr aj vyhoríte. Aby ste si čas rozvrhli, naplánujte si jednotlivé aktivity do kalendára tak, ako v práci. Pomôže, ak tak urobíte už deň vopred a plánovaním nestrácate čas, kedy dané veci už môžete reálne robiť. Prípadné „vybavovačky“ si nechajte na skoré ráno, alebo čas po pracovnej dobe. Takisto, ako keby ste boli kancelárii.
- Zaviažte sa urobiť viac. Keď sa zaviažete (hoc aj sám pred sebou) urobiť viac ako obvykle v kancelárii, aj keď cieľ úplne nesplníte, na konci dňa si s čistým svedomím môžete pozrieť zoznam splnených úloh. Majte ciele voči vášmu šéfovi, kolegom, zákazníkom, alebo aj sami pred sebou. Potreba zodpovedať sa za konkrétne úlohy vás motivuje ju dokončiť.
- Vyhnite sa sociálym médiám. Kým v práci cítite prítomnosť šéfa alebo kolegov, doma je ľahké vpadnúť do sietí sociálnych médií. Z myslenej minútovej pauzy sa môže stať pol hodina surfovania. Stanovte si pravidlá, ktoré dodržíte presne tak, ako keby vám cez plece pozeral zvedavý kolega.
- Pracujte vtedy, keď ste produktívny. Nik z nás nedokáže pracovať rovnako výkonne po celý deň a naša motivácia v priebehu dňa stúpa a klesá. Pri práci z domu je dôležité poznať sám seba a naplánovať si najnáročnejšie aktivity na najproduktívnejšie časti dňa. Využite ostatný čas na menej dôležité činnosti a malé, rýchlo splniteľné úlohy. Nebojte sa rozložiť si aktivity do väčšieho rozmedzia než štandardný pracovný čas. Odskočiť si v strede dňa z pracoviska na úrad nebýva ideálne, pri práci z domu však v nej môžete pokračovať hoc aj neskoro večer.
- Sústreďte sa len na jeden "rušivý" bod. Paradoxom je, že čím viac je človek zaneprázdnený, tým je produktívnejší. To preto, lebo v rýchlom tempe vyrieši jeden problém za druhým. Pri práci z domu je dostať sa do takéhoto tempa zvyčajne náročnejšie. Niekedy sa stane, že napr. rodičov môžu „nakopnúť“ vlastné deti, ktoré si vyžadujú pozornosť. Na to, aby človek stihol pracovať a starať sa o malé dieťa naraz, musí sa sústrediť na maximum a potom nestráca čas s inými obvyklými rušivými elementami ako TV, smartfón, upratovanie a podobne. Na konci dňa urobí oveľa viac, ako by bol doma iba sám, pretože svoj čas manažuje efektívnejšie. Nájdite si preto len jeden „rušivý“ bod a sústreďte sa naň.
- Pranie ako deadline v čase. Možno to znie v kontexte predchádzajúcich bodov zvláštne, ale skúste si nalinajkovať niektoré aktivity v čase podľa cyklov prania. Záväzok, že dokončíte konkrétne aktivity napr. medzi praním a sušením spôsobí, že budete automaticky pracovať efektívnejšie a neodkladať neobľúbené veci na neskôr.
- Komunikujte vaše očakávania komukoľvek, kto je doma. To, že pracujete z domu, nemusí znamenať, že doma budete sami. Hovorte so spolubývajúcimi, partnermi, či deťmi o tom, čo očakávate a čo vás môže rušiť počas práce. Musia chápať, že vaša prítomnosť doma automaticky neznamená to isté, čo cez víkend.
- Neplánujte si návštevy. Priateľom rovno povedzte, že hoci ste doma, pracujete a nemáte priestor na návštevy. Odporúča sa k návštevám aj k neočakávaným telefonátom pristupovať podobne, ako keď ste v kancelárii.
- Majte prestávky. Na to, aby ste boli 100 % produktívny, nemusíte pracovať úplne celý deň. Naplánujte si prestávky a čas na relax. Ak nemusíte a práca vám to dovoľuje, netrávte celý čas za stolom pri PC, ale využite krátku pauzu na prechádzku na čerstvom vzduchu či rýchlu prípravu obeda. Ak ste sám, využite pauzu na stretnutie s ľuďmi, či už v obchode alebo kaviarni a nadviažete tým sociálne interakcie, ktoré obvykle zažívate na pracovisku.
- Oddych doprajte aj očiam. Práca z domu predznačuje, že sa nestretávate s kolegami, nechodíte na stretnutia, nikam necestujete. Naopak, tento čas venujete produktívnej práci pri PC. Vaše oči vám nepoďakujú, a tak na ne myslite. Pravidlo 20-20-20 hovorí o tom, že každých 20 minút pozerajte na 20 sekúnd do vzdialenosti aspoň 20 metrov pred vami.
- Vyhnite sa kuchyni, jedlo si pripravte vopred. Príprava bohatých raňajok, alebo samotného obeda môže byť natoľko vyčerpávajúca a pohlcujúca čas, že sa ani nenazdáte a je poobedie. Skúste si časovo náročnejšiu prípravu alebo rovno celé pokrmy pripraviť vopred. Energiu v daný deň radšej venujte práci než kuchyni.
- Buďte v kontakte s kolegami. Ak pracujete doma pričasto, naplánujte si občas aj cestu na pracovisko a stretnutie s kolegami či zákazníkmi. Prácou z domu totiž prichádzate o nápady a zlepšenia, ktoré generuje tím ľudí lepšie, ako individuality. Keď to nie je možné fyzicky, venujte čas svojim kolegom a zdieľajte s nimi problémy a riešenia elektronicky.
- Naplánujte si koniec pracovného dňa. Ak v práci kolegovia začnú odchádzať, viete, že je čas ísť. Niekedy, hlavne ak máte tzv. „home office“, môže práca výrazne narúšať váš súkromný život. Dajte si aj vy hranicu konca pracovnej doby tak, ako by ste boli v kancelárii.
Ako si zariadiť domácu kanceláriu?
Najnáročnejšou úlohou pri rozmýšľaní kde a ako budete z domu pracovať je otázka komfortu. Čím častejšie pracujete z domu, tým sa zvyšuje potreba zariadenia dostatočne pohodlnej domácej kancelárie. Na druhú stranu, ak sa doma budete cítiť príliš pohodlne, môže to ohroziť vašu produktivitu.
V prvom rade musíte myslieť na to, ako oddeliť prácu z domu od všetkého ostatného, čo sa obvykle doma deje. V niektorých prípadoch pomôže fyzická hranica pracovného priestoru, teda samostatná pracovňa. V iných prípadoch je zas potrebné presne si oddeliť pracovné miesto od miest, kde bežne oddychujete. Zaužívané miesto, kde sa venujete práci, vás automaticky nastaví do pracovného režimu. Môže to byť konkrétny stôl či stolička. Určite nie gauč a miesta, kde zvyčajne relaxujete. Ak doma cítite potrebu upratovať či variť, vzdiaľte sa do obľúbenej kaviarne. Rušné miesta plné ľudí simulujú pracovisko a môžu pre niektorých pôsobiť lepšie než domáce ticho.
Najväčšou chybou je, ak stratíte rozdiel medzi pracovným a domácim životom.
Predtým, než začnete pracovať z domu, opýtajte sa sám seba, čo od domácej kancelárie očakávate. Aký typ práce v nej budete robiť? Budete pracovať z domu každý deň, alebo len výnimočne? Potrebujete technické zázemie? Očakávate v pracovnom priestore nejakých zákazníkov?
Odpovede na tieto otázky vám pomôžu si kanceláriu pripraviť tak, ako potrebujete. Podobne ako s miestom samotným, je to aj s pomôckami, ktoré pri práci potrebujete. Mali by ste ich zdržiavať na mieste, kde pracujete a vždy ich ľahko a rýchlo nájsť.
Okrem toho myslite na dostatok priestoru pre PC, či potrebu uskladnenia materiálov k práci. Na druhú stranu, vynechajte veci, ktoré nutne nepotrebujete a minimalizujte tak počet vecí v pracovnom priestore. Nepodceňujte technickú náročnosť. Nie je nič horšie ako prekračovať celý týždeň zauzlené káble, pretože ste zrovna pracovali z domu, alebo bojovať s pomalým internetom. Pohodlné kancelárske kreslo, ktoré využijete každý druhý deň, sa vám vo zvýšenej produktivite splatí niekoľkonásobne. Nároky na ergonómiu sa zvyšujú priamo úmerne s počtom dní práce z domu. Myslite nielen na správne sedenie, ale aj umiestnenie monitorov, klávesnice, ergonomickú podporu pre ruku či nohy.
Použité zdroje: blog.hubspot.com, inc.com, enterpreneur.com
