Mnoho slovenských firiem bolo prinútených kvôli krízovej situácii prejsť so svojimi zamestnancami na home-office. Pre niektoré firmy práca na diaľku novinkou nie je, iné to skúšajú prvý krát.
Nakoľko kvôli karanténnym opatreniam na zamedzenie šírenia COVID-19 spôsobeného koronavírusom, nejde o bežnú prácu z domu, zamestnávatelia musia čeliť hneď viacerým výzvam. Pre väčšinu firiem totižto v rovnakom čase začína aj boj o prežitie. Krízový manažment spustila aj ekonomická kríza, ktorej rýchlejší nástup spôsobilo ochromenie ekonomík po celom svete.
V tomto článku sa dočítate päť praktických rád, čo môžete v začiatkoch krízového manažmentu a vedenia vašich zamestnancov na diaľku urobiť.
Zaveďte počas home-office vo firme zdieľaný zoznam otázok a odpovedí
Vytvorte si čo najskôr dokument na otázky od zamestnancov, ku ktorému budú mať prístup všetci zamestnanci. Uložte ho na Google disc alebo na firemný server, ak k nemu majú všetci zamestnanci prístup z domu. Odporúčam formu Excel alebo Google tabuľky, aby ste v tom mohli ľahšie filtrovať, preskupovať a dopisovať nové údaje. Vychádzajme z toho, že teraz všetci vaši zamestnanci pracujú z domu (využívajú home-office). V podstate sa museli prispôsobiť zo dňa na deň na novú situáciu a určite im hlavou víria mnohé pracovné, organizačné alebo osobné otázky. Zároveň mnohí z nich sú v kontakte s vašimi zákazníkmi a riešia podobné otázky, na ktoré by vaši zákazníci mali dostávať zladené odpovede.
Výhody zdieľaného súboru so všetkými zamestnancami:
- zhromažďovanie otázok organizovane podľa témy na jednom mieste (vyhnete sa napríklad dohľadávaniu v emailoch),
- jednotný prístup ku všetkým zamestnancom a rovnaké odpovede,
- ušetríte čas sebe, lebo nemusíte odpovedať na rovnaké otázky rôznym zamestnancom,
- ušetríte čas svojim zamestnancom, lebo predtým ako sa na niečo opýtajú, si môžu pozrieť v tabuľke, či už niekto danú otázku nevyslovil,
- jednotný prístup v odpovediach ku zákazníkom alebo dodávateľom,
- vďaka nazbieraným faktom budete vedieť vyhodnocovať každý týždeň, kde má vaša firma aktuálne najväčšie biznisové výzvy a čo vašich zamestnancov najviac zamestnáva alebo trápi.
Nezabudnite, že počas krízového režimu (nielen pri práci z domu) je dôležitá rýchlosť, preto skúste zabezpečiť zdieľanie súboru v reálnom čase. Zároveň si dohodnite so svojimi zamestnancami presné časy (napr. o 9-tej, 13-tej a 17-tej hodine), kedy budete počas dňa súbor kontrolovať, aby si navykli zadávať svoje otázky v pravidelnom režime. Výhodou tohto pravidla je aj vaše uistenie, že sa k ich otázke zodpovedná osoba vo firme dostane a nezostane nepovšimnutá tri dni niekde na konci emailu.
Zjednodušená tabuľka môže vyzerať nasledovne:
| Dátum | Otázka od | Otázka | Téma | Nadriadený | Status | Odpoveď |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 17.03. | Peter H. | Zákazník sa pýta, kedy otvoríme predajňu, čo mu mám povedať? | Predaj | Mirka L. | Hotovo | Všetkým zákazníkom pošleme hromadný email, akonáhle budeme termín otvorenia predajne poznať. |
| 17.03. | Peter H. | Dostaneme stravné lístky za tento mesiac poštou, alebo si ich máme prísť niekam vyzdvihnúť? | Personálne | Zuzana K. | Hotovo | Nakoľko ide o ceniny, nebudeme ich posielať bežnou poštou, ale kuriérom. Stravné lístky dostanú zamestnanci v normálnom termíne. |
| 17.03. | Janka L. | Zákazník s objednávkou za 2.000 EUR si pýta krízovú zľavu (15%) – ako budeme postupovať pri výpredaji skladových zásob? | Predaj | Mirka L. | Prebieha | Pripravujem dokument so sortimentom a max. výšky zliav, ktoré budeme môcť v priebehu marca zákazníkom ponúknuť. Bude hotový 19.3. a obdržíte ho emailom. |
| 17.03. | Janka L. | Doma mám pomalý internet – bude táto situácia trvať dlhšie a oplatí sa mi zvýšiť objem predplatených dát? Budeme dostávať nejaké príspevky na internet? | Personálne | Zuzana K. | Prebieha | Ide o výnimočnú situáciu a všetci pracujeme v obmedzených podmienkach. Vedenie firmy sa rozhodlo nateraz neposkytovať žiadne dodatočné príspevky na úhradu domáceho internetového pripojenia. |
Efektivita zamestnancov pri práci z domu najskôr výrazne klesne – určite denné priority
Očakávajte, že zamestnanci na home-office budú v prvé dni (niektorí aj týždne) pracovať možno na 50% svojho bežného výkonu. Zdôrazňujem, že toto nie je štandardný home-office, keď sa počas obednej pauzy vybehnete vyvetrať s kamarátmi do reštaurácie, alebo si niečo na vybaviť na úrade. Kvôli karanténnym opatreniam a sociálnej izolácii, vaši zamestnanci môžu byť roztržitejší, nervóznejší alebo vystrašenejší. To sa môže prejaviť v odďaľovaní inokedy bežných rozhodnutí, vo zvýšenej chybovosti pri práci (prehliadnutie dôležitých súvislostí) alebo vo väčšej podráždenosti na telefóne.
Taktiež
mnoho rodičov muselo ostať doma so svojimi deťmi a okrem práce pre vás,
musia nielen svoje deti zabaviť, ale sa aj s nimi omnoho viacej učiť. Dobrou
správou je, že efektivita práce na
home-office
bude u väčšiny zamestnancov s odstupom času narastať. Pretože si
zvyknú na nové podmienky a budú si vedieť lepšie zorganizovať svoj čas aj
priority.
Čo môžete urobiť ako nadriadený:
- prispôsobte zadávanie úloh očakávanému poklesu efektivity (počas prvých 1 – 4 týždňov),
- komunikujte pravidelne priority, na ktorých má váš zamestnanec pracovať počas aktuálneho týždňa alebo dňa,
- dávajte intenzívnu spätnú väzbu k výstupom, ktoré vám vaši zamestnanci posielajú,
- pýtajte sa, ako dlho zamestnanec na vami zadanej úlohe pracoval, a rozprávajte sa o tom, či je to adekvátne množstvo času,
- buďte viac empatický – berte na vedomie konkrétnu situáciu daného človeka, s ktorým komunikujete (túto situáciu inak zvláda matka s deťmi a inak mladý slobodný tridsiatnik),
- opýtajte sa vašich zamestnancov, v akých časoch by sa im najlepšie pracovalo (u niekoho to napríklad ide skôr po 17-tej hodine, keď príde druhý partner z práce a prevezme zodpovednosť za deti),
Počas home-office nezabúdajte na častý vizuálny kontakt
Video platformy zažívajú v tieto dni nevídaný rast. Aj keď ukázať sa na kameru mohlo byť doteraz niekomu nepríjemné, stala sa z toho nevyhnutnosť, na ktorú si časom všetci zvykneme. Telefonovať a emailovať nestačí. Nastavte si s vašimi zamestnancami 1:1 video hovory. Aj vaše firemné porady by mali prejsť do video platformy.
Sme sociálne tvory, potrebujeme sa stretávať a zdieľať. Keď to nejde naživo, dajme si kávičku online.
Frekvencia video komunikácie záleží nielen od toho aký veľký máte svoj tím, ale tiež aj od toho, ako často ste sa doteraz osobne stretávali. Podporujte aj ostatných spolupracovníkov, aby nezabudli využívať video hovory namiesto telefónu, keď medzi sebou komunikujú. Stretávali ste sa všetci doteraz na rannej kávičke v kuchynke a poklebetili o tom, čo sa deje vo svete? Čo tak dať si 15-minútovú online rannú kávičku aspoň 2-3 krát do týždňa so všetkými zamestnancami? Nie ako povinnosť, ale ako prejav ľudskej spolupatričnosti a upevňovanie tímového ducha. Kto sa pripojí, sa pripojí. Mnoho ľudí má zároveň na home-office problém s rannou disciplínou a vstávaním. Virtuálna kávička ich môže motivovať vstať skôr z postele a mať pevný bod začiatku práce.
Človek na prvom mieste, až potom práca
Počas krízového režimu pracujú ľudia pod väčším tlakom a zažívajú omnoho väčší stres. Preto ak máte tú česť viesť iných ľudí, buďte lídrom aj v ľudskom prístupe. Začínajte vaše rozhovory otázkami ako sa vaši zamestnanci cítia, či sú oni a ich rodiny v poriadku. Ľudskosť a záujem o človeka v ťažkých chvíľach by mali byť na prvom mieste. Pripomínajte si to najmä počas prvých týždňov, tak ako som spomínala predtým, kým si vaši ľudia ako-tak nezvyknú, že žijeme novú dobu. Na konci emailov niekedy dopĺňajte vety ako: „Ak vám viem v niečom v tieto dni pomôcť aj mimo pracovných záležitosti, dajte mi vedieť.“ Jeden z mojich klientov napríklad pomohol takto nájsť pre svoju zamestnankyňu učiteľku anglického jazyka za zvýhodnenú cenu, ktorá teraz učí jej tínedžerov online.
Možno niekoho pri čítaní predchádzajúcich riadkov napadlo: „Na to teraz nemám čas, chodiť okolo svojich ľudí v rukavičkách, musím zachraňovať predaj.“ Dovolím si nesúhlasiť. Zo svojej vlastnej skúsenosti viem, že tých pár minút ľudskosti navyše počas ťažkých chvíľ znamenalo, že moji zamestnanci boli lojálnejší a makali pre mňa ešte viac. Nielen počas krízy, ale aj po nej. V komunikácií bolo menej konfliktov alebo nedorozumení, a všetkým sa nám spolu robilo príjemnejšie.
Koordinujte kľúčových ľudí, ale informujte všetkých
Či to nazvete „krízový míting“ alebo „výnimočná manažérska porada“ – na tom teraz nezáleží. Zmenili sa okolnosti práce, prichádzajú nové výzvy, na ktoré treba reagovať, mení sa správanie zákazníka. Zároveň sa mení aj vaša firemná kultúra.
V každej firme sú kľúčoví hráči, na ktorých firma v zásade stojí. Vo väčších firmách je to vyšší manažment a špecialisti. Ak ste ale napríklad firma s piatimi ľuďmi, vrátane dvoch juniorov, neznamená to, že všetky rozhodnutia musíte robiť spolu. Zadefinujte si skupinu ľudí, ktorí budú diskutovať o najdôležitejších rozhodnutiach firmy počas krízového režimu, a určite individuálne zodpovednosti a úlohy.
Zriaďte s kolegami pracujúcimi z domu spoločný videohovor minimálne jedenkrát denne, v začiatkoch krízového režimu aj častejšie. Kým sa všetci skoordinujete a vyladíte firemné priority a nové pravidlá spolupráce, pár týždňov to potrvá. Dohodnite sa na tom, kto a ako často bude informovať ostatných zamestnancov. Transparentnosť je základ. Určite si mnohí z vás všimli, že najmä počas prvých dvoch týždňov šírenia koronavírusu na Slovensku, vláda verejnosť pravidelne a veľa informovala. Občas aj o detailoch, ktoré sa mohli niektorým zdať zbytočné. Zvýšená informovanosť počas kritického obdobia ľudí upokojuje a zároveň zamedzíte šíreniu firemných šumov a dezinformácií.
Ak budú pracovať vaši zamestnanci vo väčšej pohode a budú vám dôverovať, že sa s nimi delíte o všetko podstatné informácie, budú podávať aj naďalej dobrý a sústredený výkon. A ten každá firma do nasledujúcich mesiacov potrebuje ako soľ.
Aké pravidlá platia pre výkon práce z domu a na čo by si mali zamestnávatelia dávať pozor pri home office, nájdete v článku Práca z domu (tzv. home office) – aké pre ňu platia pravidlá?
