Na čo slúži telefonický pohovor, kedy by ho mal zamestnávateľ využiť, ako dlho by mal trvať a na čo sa kandidátov pýtať, aby bol efektívnou súčasťou výberového procesu.
Zamestnávateľ, ktorý nerobí telefonické pohovory a stretáva kandidátov rovno osobne si neváži svoj vlastný čas. Telefonický pohovor nie je vždy štandardnou súčasťou výberového procesu, no telefonické kontaktovanie záujemcov o prácu predtým, než sa s nimi zamestnávateľ stretne osobne, má značné opodstatnenie.
V prvom rade ide o významné ušetrenie času. Na pracovné ponuky zamestnávateľov reaguje často veľké množstvo kandidátov, niektorí azda i bez úprimného záujmu reagujú na desiatky ponúk zaradom, často bez toho, aby spĺňali požiadavky na výkon pracovnej pozície.
Telefonickým pohovorom zamestnávateľ otestuje či kandidát spĺňa základné kritériá na výkon pracovnej pozície.
Ide najmä odborné a jazykové predpoklady na výkon práce, ale aj motiváciu kandidáta. Pre zamestnávateľa je v takejto situácii oveľa jednoduchšie investovať pár desiatok minút, aby eliminoval kandidátov, ktorí nie sú vhodní, než stretávať každého osobne, i keď je po prvých odpovediach jasné, že rozhovor neskončí vzájomnou dohodou. Navyše, nie je fér žiadať kandidátov, aby si vzali voľno v práci, pripravili sa na pohovor a docestovali naň istú vzdialenosť len na to, aby zamestnávateľ po pár minútach zistil, že kandidát nespĺňa základné kritériá. Telefonickým pohovorom je možné obom stranám ušetriť drahocenný čas.
Kedy robiť telefonické pohovory? Koľko má telefonický pohovor trvať?
Telefonické pohovory je výhodné robiť spravidla vždy, ale najmä v situáciách, kedy sa na pozíciu hlási veľké množstvo podobných kandidátov. Rozlišujeme však medzi plnohodnotným telefonickým pohovorom o dĺžke 30 - 60min, ktorý pokrýva všetky oblasti štandardného osobného stretnutia a krátkym telefonickým pohovorom na zistenie dôležitých skutočností. Ten má v žargóne ľudských zdrojov zaužívaný názov tzv. pre-screening. Kým prvý robíme v situácii kedy nie je možné sa s kandidátom stretnúť osobne (napr. kvôli veľkej vzdialenosti) a mal by byť svojim obsahom plnohodnotnou náhradou osobného stretnutia, krátke telefonáty je možné urobiť spravidla vždy pri akejkoľvek obsadzovanej pozícii a slúžia na eliminovanie nevhodných, alebo menej vhodných kandidátov. Často stačí rozhovor o dĺžke 5 - 10 minút, ktorý obsahuje základné témy, ktoré zaujímajú obe strany. Zamestnávateľ tak získa prehľad o schopnostiach a zručnostiach kandidáta, ktoré nevyčítal zo životopisu a potenciálny zamestnanec získa prvé dojmy a kľúčové informácie tak o obsadzovanej pozícii, ako aj firme celkovo. Rozdiel je aj v plánovaní. Kým krátke telefonáty nie je potrebné vopred plánovať, tie dlhšie už vyžadujú predchádzajúcu dohodu o termíne a čase, aby sa obe strany vedeli náležite pripraviť.
Čo sa kandidátov počas telefonického pohovoru pýtať?
Krátky telefonický rozhovor býva menej formálny, než klasický osobný pohovor. Z dôvodu potreby rovnakého pohľadu na kandidátov je dobré mať telefonický pohovor čo najviac štruktúrovaný. Postačia jednoduché otázky zamerané na najdôležitejšie témy. Zamestnávateľ sa môže pýtať na akúkoľvek nejasnosť zo životopisu (napr. zvláštne pauzy medzi zamestnaniami) a vyjasniť si problematické body. Podstatou telefonického pohovoru je práve hľadanie akýchsi „NOK“ (not ok) faktorov pri porovnaní kritérií zamestnávateľa a schopností a zručností kandidáta. Tie môžeme rozdeliť:
1. Hľadanie NOK faktorov pri zručnostiach a schopnostiach
V prvom rade je nutné overiť základné požiadavky. Je potrebné sa pýtať na kľúčové skúsenosti z posledných zamestnaní. Často sa stane, že reálna skúsenosť je iná, než to na prvý pohľad vyzerá v životopise. Čo vyzeralo ako hlavná náplň z posledného zamestnania v skutočnosti je len okrajovou častou náplne práce, ktorú kandidát vykonával dávnejšie v minulosti. Samozrejmosťou je overenie si vzdelania, kurzov a oprávnení potrebných k výkonu práce. Ak zamestnávateľ očakáva od kandidáta znalosť cudzieho jazyka, telefonický pohovor je ideálny miestom na konfrontáciu údaju zo životopisu s realitou a je možné časť z neho viesť v cudzom jazyku..
2. Hľadanie NOK faktorov pri logistike
Je potrebné sa pýtať na dátum možného nástupu, výpovednú dobu, spôsob dopravy do práce, vôľu presťahovať sa, prácu na zmeny, cez víkendy, v noci a pod. Samostatnou kategóriou sú mzdové očakávania. Je dobré už v tejto fáze vedieť, či sa predstava kandidáta aspoň rámcovo stretne s možnosťami zamestnávateľa, ale je nutná potrebná taktnosť, keďže ide o citlivú tému.
3. Hľadanie NOK faktorov pri osobnosti, motivácií.
Je dobré pýtať sa na dôvody odchodov so zamestnaní, či konkrétnych predstavách kandidáta o budúcej práci a budúcej firme. Dôležitý prvý dojem si zapamätá tak zamestnávateľ, ako aj kandidát. V priebehu pár minút získa zamestnávateľ obraz o názoroch kandidáta, spôsobe komunikácie, vyjadrovania sa, prezentačných zručnostiach a v neposlednom rade o jeho motivácii pre danú pracovnú pozíciu. Pri porovnaní kandidátov tí, ktorí už v tomto bode chcú danú pracovnú pozíciu viac, budú vystupovať z radu a tí, ktorí sa už v telefóne zdajú osobnostne nevhodní, zrejme svoje spôsoby nezmenia ani pri osobnom stretnutí.
4. Predstavenie obsadzovanej pozície a firmy.
Je prezieravé využiť čas na záver na korektné predstavenie obsadzovanej pozície vrátane vysvetlenia jej zložitosti a nástrah. Čím viac času zamestnávateľ venuje precíznemu predstaveniu vlastnej zamestnaneckej značky hneď od úvodu, tým zvyšuje šancu, že kandidát v závere akceptuje ponuku a nastúpi do práce.
Čo si počas telefonického pohovoru všímať?
- Nedostanete šancu druhý krát urobiť prvý dojem. Tak ako kandidát reprezentuje seba, podobne to platí aj opačne.
- Kandidát, ktorý má úprimný záujem o danú pracovnú pozíciu, si aj pri neohlásenom telefonáte bude vedieť spomenúť na základnú náplň práce, názov firmy a to, čím sa zaoberá. Odpovede kandidáta poukazujú na entuziazmus a motiváciu.
- Istota v odpovediach. Vhodní kandidáti spravidla disponujú konkrétnymi odpoveďami na otázky, aj keď nemali čas sa na ne vopred pripraviť.
- Iný termín. Ak telefonát nie je vopred plánovaný, je úplne v poriadku dohodnúť sa na náhradnom termíne.
Hlavné benefity telefonického pohovoru pre zamestnávateľa
- Ušetrenie času pri osobných stretnutiach a eliminácia nevhodných kandidátov vopred.
- Jednotné porovnanie „na papieri“ podobných kandidátov.
- Jednoduché otestovanie znalosti cudzieho jazyka.
- Vysvetlenie akýchkoľvek nejasností plynúcich zo životopisu.
- Menej formálne predstavenie firmy a obsadzovanej pozície.
- Zostavenie skupiny kandidátov pozvaných na osobné stretnutia.
