Zákazková výroba je častá napríklad v stavebníctve a je potrebné viesť o nej dôslednú evidenciu. Sledovanie zákaziek je však dôležité aj pre zvýšenie efektivity či ziskovosti. Ako na to?
Zákazková výroba a zákazka – definícia podľa legislatívy
Zákazková výroba je definovaná v opatrení Ministerstva financií Slovenskej republiky zo 16. decembra 2002 č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva (ďalej len ako „postupy účtovania“ v príslušnom tvare).
Zákazkovou výrobou sa rozumie zákazka vznikajúca na základe zmluvy medzi zhotoviteľom a objednávateľom, osobitne dohodnutá na zhotovenie majetku alebo kombinácie majetkov, ktoré spolu súvisia alebo sú navzájom závislé vzhľadom na ich dizajn, technológiu, funkciu, účel alebo použitie, pri ktorej objednávateľ určuje hlavné konštrukčné prvky alebo architektonicko-stavebné riešenie, a preto nejde o štandardizovanú výrobu. Práve kritérium, že objednávateľ určuje hlavné prvky zhotovovaného majetku, je veľmi dôležité. Zákazková výroba je „výroba na mieru“, nie sériová výroba rovnakého majetku pre všetkých.
Zákazkovou výrobou sa okrem zhotovenia majetku alebo kombinácie majetkov rozumie aj:
- zmluva na poskytovanie služieb, ktoré priamo súvisia so zhotovením majetku alebo kombinácie majetkov (napríklad služby manažérov alebo architektov projektu),
- zmluva na likvidáciu majetku, obnovu prostredia alebo rekultiváciu prostredia po likvidácii majetku, ku ktorému sa táto likvidácia, obnova alebo rekultivácia viaže.
Príklady, kedy ide a kedy nejde o zákazkovú výrobu v praxi
Typické príklady zákazkovej výroby je možné nájsť v stavebníctve, keď je majetok (konkrétna stavba) zhotovovaný podľa požiadaviek objednávateľa stavby. Zákazková výroba vzniká pri stavbe domu, ktorý si navrhne jeho budúci majiteľ a stavebná firma stavia podľa predloženého stavebného projektu. Takisto zákazková výroba vzniká aj pri výstavbe diaľnice, ktorú navrhol štát. So zákazkovou výrobou je možné sa stretnúť nielen pri hmotnom majetku, ale aj pri nehmotnom majetku. Napríklad, ak si dá objednávateľ vytvoriť softvér na mieru a presne zadefinuje požiadavky naň, tak tiež ide o zákazkovú výrobu. Zhotovenie webovej stránky na mieru môže byť tiež dobrým príkladom zákazkovej výroby.
O zákazkovú výrobu nepôjde vtedy, ak nie je splnené aspoň jedno jej kritérium, hlavne ak objednávateľ mal len obmedzenú alebo žiadnu možnosť ovplyvniť hlavné konštrukčné prvky alebo architektonicko-stavebné riešenie zhotovovaného majetku.
Pri zákazkovej výrobe objednávateľ rozhoduje o najdôležitejších prvkoch majetku.
Ak si napríklad pri výstavbe domu zákazník môže vybrať len z vopred ponúkaných projektov a jediné, čo môže ovplyvniť, je farebné prevedenie použitých materiálov, tak nepôjde o zákazkovú výrobu. Rovnako ani pri výrobe nábytku nepôjde o zákazkovú výrobu vtedy, ak zákazník môže zmeniť v zásade len materiál poťahu sedačky, ale jej rozmery a konštrukčné vyhotovenie ovplyvniť nemôže. V týchto prípadoch ide o obchody, ktoré nie sú zákazkovou výrobou v zmysle postupov účtovania, ale v praxi sú bežne označované ako zákazky. V podstate však ide o výrobu s možnosťou určitého prispôsobenia konkrétnemu zákazníkovi. O zákazkách sa hovorí aj v súvislosti s predajom tovaru.
Pojem „zákazka“ definuje v slovenskej legislatíve len zákon o verejnom obstarávaní, podľa ktorého je zákazka odplatná zmluva uzavretá medzi jedným alebo viacerými verejnými obstarávateľmi alebo obstarávateľmi na jednej strane a jedným alebo viacerými úspešnými uchádzačmi na strane druhej, ktorej predmetom je dodanie tovaru, uskutočnenie stavebných prác alebo poskytnutie služby. Zákon ďalej špecifikuje rôzne druhy zákaziek, napr. na dodanie tovaru, na uskutočnenie stavebných prác, ale aj podľa ich finančných limitov (nadlimitné, podlimitné, s nízkou hodnotou a pod.). Pre účely tohto zákona sa o zákazke hovorí len pri výbere zmluvného partnera, ktorého cieľom je efektívne a hospodárne využitie verejných prostriedkov. Ak podnikateľ nenakladá s prostriedkami zo štátneho rozpočtu či z eurofondov, nemusí pri nákupoch aplikovať zákon o verejnom obstarávaní. V tomto článku sa nebudeme ďalej špeciálne venovať zákazkám v zmysle zákona o verejnom obstarávaní pri obchodovaní so štátom, ale zákazkám všeobecne – či už predávate okná, kuchynské linky, montujete žalúzie alebo vyrábate webové stránky pre svojich zákazníkov.
Evidencia a sledovanie zákazkovej výroby a zákaziek
Pri zákazkovej výrobe je nevyhnutné rozpočtovanie nákladov a výnosov a ich porovnávanie so skutočnými nákladmi a výnosmi. V priebehu zhotovovania majetku alebo kombinácie majetkov sa rozpočet predpokladaných nákladov a výnosov musí pravidelne aktualizovať na základe nových skutočností (napríklad dodatok k zmluve). Tu je potrebné zdôrazniť, že rozpočet nákladov a výnosov vrátane jeho aktualizácie a sledovanie skutočných nákladov a výnosov je potrebné vykonávať na úrovni každej zákazkovej výroby samostatne. To si obzvlášť pri veľkých zákazkách vyžaduje pomerne precíznu evidenciu všetkých nákladov a výnosov spojených s konkrétnou zákazkou.
Okrem evidencie skutočných nákladov a výnosov v prípade zákazkovej výroby (ktoré sú obzvlášť dôležité aj pre účtovanie a zdaňovanie), je dôležité aj sledovanie samotnej zákazky z hľadiska jej spracovania vo firme od jej začiatku až do konca. A to tak zákazky výrobnej, ako aj obchodnej. Pre efektívnejšie riadenie zákaziek a firemných procesov je vhodné pomôcť si automatizovaným spôsobom prostredníctvom softvéru.
Aké sú výhody softvéru na sledovanie zákaziek?
- Základnou výhodou systému na sledovanie zákaziek sú všetky doklady na jednom mieste. Od cenovej ponuky, cez objednávku, až po faktúru či dodací list, ktoré sú navzájom prepojené. Ak dokáže softvér navyše slúžiť ako archív, kde si viete ukladať skeny zmlúv, či fotky zo stavby, máte vždy všetko pokope. Prácu ušetrí aj prepojenie na účtovný softvér, resp. prepojenie so skladmi.
- Priebežné sledovanie nákladov a výnosov je nevyhnutné pre riadenie zákaziek, a to najmä v prípade, ak zákazka trvá dlhšiu dobu.
- Sledovanie termínov zákazky a zodpovedností je ďalšia užitočná funkcia informačného systému. Automatické upozornenia a zobrazovanie úloh, až kým nie sú splnené, sú predpokladom na dodanie zákazky v stanovenej lehote.
- Plánovanie marže a vytvorenie cenových ponúk pre vašich zákazníkov. Ak máte napríklad svojich zákazníkov rozdelených do určitých skupín, napr. podľa obratu, príp. potrebujete k niektorým pristupovať individuálne, cenové ponuky im môžete vytvoriť „na mieru“. Evidujte si nielen predajné ceny, ale aj nákupné, príp. prispôsobujte výšku zľavy, ktorú konkrétnym zákazníkom poskytnete.
- Dôležité je tiež informovať zákazníka o priebehu vybavovania zákazky, a to prostredníctvom automatických e-mailov či SMS, ktoré sú zasielané priamo zo systému.
- Poslednou úlohou softvéru by malo byť taktiež vyhodnocovanie, analýzy a výpočet rôznych ukazovateľov podľa vašich preferencií. Napríklad sledovanie obratu podľa segmentov zákazníkov, sledovanie doby od prijatia dopytu po dokončenie/vyskladnenie zákazky, položky bez pohybu, rôzne výkonnostné ukazovatele, jazdené hodiny a pod.
Uvedené výhody ponúka aj podnikový informačný systém ONIX od spoločnosti KROS, ktorý môžete prispôsobiť individuálne svojim požiadavkám. Zlepšiť procesy môže tak vo výrobných, ako aj v obchodných firmách.
Účtovanie a zdaňovanie zákazkovej výroby - princíp
Ak spĺňa zákazka znaky „zákazkovej výroby“ podľa postupov účtovania, ako sme ju popísali vyššie, špecifické bude aj jej účtovanie a zdaňovanie, na ktoré si dajte pozor. Zhotovenie majetku alebo kombinácie majetkov, ktoré sú predmetom zákazkovej výroby, totiž často trvá dlhšie ako jeden rok a presahuje jedno účtovné a zdaňovacie obdobie. To by mohlo mať za následok, že náklady a výnosy vykázané v príslušných rokoch nebudú korešpondovať so stupňom dokončenia predmetu zákazkovej výroby. Napríklad by sa mohlo stať to, že pri stavbe trvajúcej niekoľko rokov bude počas prvých rokov zhotoviteľ účtovať len o nákladoch, ale výnosy zaúčtuje až na základe faktúry vystavenej v poslednom roku. V prvých rokoch môže byť vo vysokých stratách a v poslednom roku dosiahne vysoký zisk.
Z tohto dôvodu sú v postupoch účtovania zakomponované špecifické pravidlá týkajúce sa účtovania zákazkovej výroby, ktoré majú vplyv aj na daň z príjmov. Ich cieľom je rozloženie výsledku hospodárenia zo zákazkovej výroby do jednotlivých rokov, v ktorých sa zhotovovanie majetku alebo kombinácie majetkov uskutočňovalo. Výsledkom je, že podnikateľ (zhotoviteľ) v niektorých rokoch platí daň z príjmov aj vtedy, keď žiadne tržby svojmu objednávateľovi „nevyfakturoval“, ale aj naopak, v niektorých rokoch neplatí daň z príjmov v sume, ktorá zodpovedá „vyfakturovaným“ tržbám.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
