Aké dokumenty treba so zamestnancom podpísať pri začatí pracovného pomeru či dohody?
Pri nástupe zamestnanca do práce vzniká zamestnávateľovi veľa povinností vo vzťahu k Sociálnej poisťovni, ku zdravotnej poisťovni, daňovému úradu a v neposlednom rade voči samotnému zamestnancovi. V tomto článku sa budeme venovať práve dokladom, ktoré treba so zamestnancom podpísať pri jeho nástupe do zamestnania.
Nástup do zamestnania a pracovná zmluva
Základným dokladom, ktorý sa vždy musí so zamestnancom podpísať pred jeho nástupom do zamestnania je práve pracovná zmluva.
Pracovnú zmluvu upravuje zákon č. 311/2001 Z. z. zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákonník práce“). Tento zákon hovorí, že pracovný pomer sa zakladá písomnou pracovnou zmluvou medzi zamestnávateľom a zamestnancom.
Každá pracovná zmluva musí obsahovať tieto povinné náležitosti:
- druh práce, na ktorý sa zamestnanec prijíma, a jeho stručná charakteristika,
- miesto výkonu práce (obec, časť obce alebo inak určené miesto),
- deň nástupu do práce,
- mzdové podmienky, ak nie sú dohodnuté v kolektívnej zmluve.
Okrem týchto povinných náležitostí musí pracovná zmluva obsahovať aj tieto pracovné podmienky:
- výplatné termíny,
- pracovný čas,
- výmeru dovolenky,
- dĺžku výpovednej doby.
Pracovná zmluva však môže obsahovať oveľa viac, ako je týchto pár bodov. Môže ísť napríklad o ďalšie hmotné výhody, zákaz konkurencie alebo klauzulu o zachovaní mlčanlivosti o skutočnostiach, ktoré sa zamestnanec dozvedá pri výkone svojej práce.
Pracovná zmluva musí byť vyhotovená písomne v dvoch vyhotoveniach, pričom jedno vyhotovenie sa odovzdá zamestnancovi a druhé si ponechá zamestnávateľ.
Ak by mal zamestnanec vykonávať prácu v cudzine dlhšie ako jeden mesiac, musí pracovná zmluva obsahovať aj ďalšie dodatočné náležitosti, ktoré sú uvedené v Zákonníku práce.
Zamestnávateľ môže na plnenie svojich úloh alebo na zabezpečenie svojich potrieb výnimočne uzatvárať s fyzickými osobami dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru - dohodu o vykonaní práce, dohodu o pracovnej činnosti a dohodu o brigádnickej práci študentov, ak ide o prácu, ktorá je vymedzená výsledkom alebo ak ide o príležitostnú činnosť vymedzenú druhom práce. Aj tieto dohody musia byť uzavreté písomne a upravuje ich Zákonník práce.
Viac o pracovnej zmluve sa môžete dočítať v článku Pracovná zmluva – vzor.
Kedy vzniká pracovný pomer a aké povinnosti s ním súvisia, nájdete v článku Kedy vzniká pracovný pomer?
Vyhlásenie na zdanenie príjmov fyzických osôb zo závislej činnosti pri nástupe do zamestnania
Vyhlásenie na zdanenie príjmov fyzických osôb zo závislej činnosti upravuje zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o dani z príjmov“). Vzor tohto tlačiva určuje finančné riaditeľstvo a je verejne dostupné na jeho webovom sídle.
Na rozdiel od pracovnej zmluvy, toto tlačivo zamestnanec nemusí vyplniť a podpísať ešte pred nástupom do práce. Zamestnanec ho môže odovzdať do konca mesiaca, v ktorom nastúpil do zamestnania. V praxi to často funguje tak, že zamestnávateľ dá zamestnancovi vyplniť toto vyhlásenie už pri podpise pracovnej zmluvy. Vyhlásenie zamestnanci každoročne podpisujú (najneskôr do konca januára), aby potvrdili, že údaje uvedené vo vyhlásení sú platné. Ak by nastala nejaká zmena, musí sa vo vyhlásení uviesť.
V prvej časti vyhlásenia sa nachádzajú údaje o zamestnancovi a zároveň sa uvedie aj adresa zamestnávateľa, pre ktorého zamestnanec vyhlásenie podpisuje.
V ďalšej časti tlačiva zamestnanec zaškrtne informáciu o tom:
- či si uplatňuje daňový bonus a či spĺňa podmienky na jeho priznanie, prípadne kedy a ako sa zmenili,
- či si súčasne za rovnaké zdaňovacie obdobie neuplatňuje nárok na nezdaniteľnú časť základu dane na daňovníka a daňový bonus u iného zamestnávateľa a či si právo na daňový bonus na tie isté osoby súčasne za rovnaké zdaňovacie obdobie neuplatňuje iný daňovník,
- či je poberateľom starobného dôchodku, vyrovnávacieho príplatku alebo predčasného starobného dôchodku zo sociálneho poistenia, starobného dôchodkového sporenia alebo dôchodku zo zahraničného povinného poistenia rovnakého druhu, alebo výsluhového dôchodku alebo obdobného dôchodku zo zahraničia na začiatku zdaňovacieho obdobia.
Ak má zamestnanec súčasne viacerých zamestnávateľov, vyhlásenie predloží len jednému z nich, nakoľko si podľa zákona o dani z príjmov nemôže tieto výhody uplatňovať súčasne u viacerých zamestnávateľov.
Ak si zamestnanec uplatňuje daňový bonus na dieťa, musí zamestnávateľovi na zdokladovanie možnosti jeho uplatnenia odovzdať napríklad rodný list dieťaťa alebo jeho potvrdenie o návšteve školy.
Príklad na podpísanie Vyhlásenia na zdanenie príjmov fyzických osôb:
Jozef nastúpil do zamestnania 25. septembra 2019 a chce si uplatniť nezdaniteľnú časť základu dane na daňovníka. Jeho povinnosťou je vyplniť Vyhlásenie na zdanenie príjmov do konca kalendárneho mesiaca, v ktorom do práce nastúpil, t. j. do 30. septembra 2019. Jozef si v tlačive uplatní nezdaniteľnú časť na daňovníka. Jozef má dve deti, na ktoré si uplatňuje daňový bonus jeho manželka, a preto už on nemá nárok na jeho uplatnenie. Jozef nie je poberateľom žiadneho typu dôchodku, a tak v tlačive nezaškrtne toto políčko. Tlačivo nakoniec podpíše a odovzdá zamestnávateľovi.
Viac o možnosti uplatniť si daňový bonus na dieťa sa dočítate v článku Daňový bonus na dieťa v roku 2019 a o možnosti uplatniť si nezdaniteľnú časť základu dane na daňovníka v článku Nezdaniteľné časti základu dane v roku 2019.
Oznámenie zamestnanca na uplatnenie nároku na odpočítateľnú položku
Odpočítateľnú položku na zdravotné poistenie upravuje zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znení neskorších predpisov.
Odpočítateľná položka na zdravotné poistenie spočíva v tom, že zamestnanec spĺňajúci požiadavky na jej uplatnenie, si o výšku odpočítateľnej položky zníži svoj vymeriavací základ, z ktorého sa mu vypočíta výška preddavkov na zdravotné poistenie. Nárok na jej uplatnenie majú zamestnanci vykonávajúci zárobkovú činnosť v pracovnom, služobnom alebo štátnozamestnaneckom pomere a to v prípade, že ich príjem z tejto činnosti je nižší ako 570 € mesačne.
Uplatnenie odpočítateľnej položky nie je automatické, a preto musí zamestnanec doručiť zamestnávateľovi Oznámenie zamestnanca na uplatnenie nároku na odpočítateľnú položku do 8 dní odo dňa vzniku pracovného pomeru.
Tlačivo Oznámenie zamestnanca na uplatnenie nároku na odpočítateľnú položku má iba jednu stranu. V prvej časti sa uvedú údaje zamestnanca a zároveň sa uvedie aj adresa zamestnávateľa, pre ktorého zamestnanec vyhlásenie podpisuje.
V ďalšej časti tlačiva zamestnanec už nič nevypĺňa, iba svojím podpisom potvrdzuje, že spĺňa podmienky uplatnenia nároku na odpočítateľnú položku a potvrdzuje správnosť uvedených údajov. V prípade ak by nastala nejaká zmena v zániku uplatňovania nároku, resp. uplatnenia nároku, musí sa v oznámení uviesť.
Viac o odpočítateľnej položke sa dočítate v článku Odpočítateľná položka na zdravotné poistenie v roku 2019.
Oznámenie a čestné vyhlásenie – študenti a dôchodcovia
Ďalším nemenej dôležitým tlačivom (dokladom) je Oznámenie a čestné vyhlásenie:
- k dohode o brigádnickej práci študentov – toto tlačivo vypĺňajú študenti pracujúci na základe tohto typu dohody,
- k dohode o vykonaní práce alebo k dohode o pracovnej činnosti – toto tlačivo vypĺňajú dôchodcovia, ktorí sú poberateľom starobného dôchodku, predčasného starobného dôchodku, invalidného dôchodku, výsluhového dôchodku podľa osobitného predpisu a dovŕšení dôchodkového veku alebo invalidného výsluhového dôchodku podľa osobitného predpisu, a ktorí pracujú na základe tohto typu dohôd.
Oboje tieto oznámenia upravuje zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o sociálnom poistení“).
Ide o dve rôzne tlačivá, jedno pre študentov pracujúcich na základe dohody o brigádnickej práci študenta a druhé pre dôchodcov pracujúcich na dohodu, pričom ich princíp je v zásade rovnaký. V Oznámení a čestnom vyhlásení si uplatnia odvodovú výnimku vo fixnej výške 200 €. Túto výnimku si môžu uplatniť za kalendárny mesiac iba u jedného zamestnávateľa. Uplatnenie odvodovej výnimky nie je automatické, a preto musí dohodár zamestnávateľovi písomne oznámiť jej uplatnenie.
Ak zamestnanec písomne predloží Oznámenie a čestné prehlásenie svojmu zamestnávateľovi:
- najneskôr v deň vzniku pracovného vzťahu – odvodová výnimka sa začne uplatňovať odo dňa vzniku pracovného vzťahu,
- počas trvania pracovného vzťahu – odvodová výnimka sa začne uplatňovať od prvého dňa kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom zamestnanec písomne predložiť toto oznámenie.
Vyplnenie tlačiva je veľmi jednoduché. Opäť sa uvedú identifikačné údaje zamestnanca a zamestnávateľa. Následne sa uvedie čas, resp. dátum, odkedy sa začne uplatňovať odvodová výnimka (či od vzniku dohody alebo od začiatku ďalšieho kalendárneho mesiaca). Na záver sa zamestnanec podpíše.
Pri dohode o brigádnickej práci študentov musí zamestnanec – študent zdokladovať, že má štatút študenta, a to potvrdením o návšteve školy.
Viac o dohode o brigádnickej práci študentov sa dočítate v článku Brigády študentov v roku 2019 – dane a odvody. Viac o odvodovej výnimke dôchodcov sa dočítate v článku Dohoda o vykonaní práce a dohoda o pracovnej činnosti v roku 2019 alebo v článku Odvody z dohôd dôchodcov od 1.7.2018.
Je pri nástupe do zamestnania potrebný súhlas so spracúvaním osobných údajov?
Osobným údajom sa venuje zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov a taktiež nariadenie Európskeho Parlamentu a Rady 2016/679 pre ochranu osobných údajov, označované ako GDPR.
Zamestnávateľ môže získať osobné údaje zamestnanca len na vopred definovaný alebo zákonom stanovený účel. Medzi osobné údaje zamestnanca patria najčastejšie:
- identifikačné údaje,
- kontaktné údaje,
- prevádzkové údaje,
- lokalizačné údaje,
- citlivé údaje,
- údaje vytvárajúce ekonomickú, sociálnu, fyzickú alebo fyziologickú alebo mentálnu identitu.
Viac o osobných údajov sa dočítate v článku Čo patrí medzi osobné údaje zamestnanca?
Pri spracúvaní týchto údajov zamestnanca musí zamestnávateľ vždy zvážiť, či je nevyhnutné ich na príslušný účel spracúvať. Ak je potrebné, aby boli tieto osobné údaje spracované na daný účel, zamestnávateľ vyberie právny základ pre toto spracovanie – spracúvanie na základe zákona alebo súhlasu zamestnanca.
Pre spracovanie osobných údajov za účelom splnenia zákonných povinností, napríklad výplaty mzdy zamestnancovi alebo jeho prihláseniu do zdravotnej poisťovne, sa súhlas zamestnanca nevyžaduje.
Viac o tejto téme sa dočítate v článkoch Súhlas so spracúvaním osobných údajov podľa GDPR od 25.5.2018, Ochrana osobných údajov pri výbere nových zamestnancov – čo všetko musí podľa GDPR zamestnávateľ riešiť alebo GDPR a mzda zamestnanca.
Ak chce zamestnávateľ verejne zverejňovať zamestnancovu fotografiu, napríklad z firemného večierku alebo na svojej webovej stránke, musí získať od neho povolenie prostredníctvom Súhlasu so zverejnením fotografie zamestnanca. Viac o tomto súhlase sa dočítate v článku Súhlas so zverejňovaním fotografií a jeho vzor alebo GDPR: Zverejňovanie fotiek zamestnancov a ich kontaktných údajov od roku 2018.
Dohoda o hmotnej zodpovednosti pri nástupe do zamestnania
Ak zamestnanec v priebehu svojej pracovnej činnosti pracuje s hotovosťou, má za ňu zodpovednosť v prípade, ak so zamestnávateľom uzavrel Dohodu o hmotnej zodpovednosti.
Túto dohodu upravuje Zákonník práce v § 182. Ten hovorí, že ak zamestnanec prevzal na základe dohody o hmotnej zodpovednosti zodpovednosť za zverené hotovosti, ceniny, tovar, zásoby materiálu alebo iné hodnoty určené na obeh alebo obrat, ktoré je povinný vyúčtovať, zodpovedá za vzniknutý schodok.
V dohodách sa zamestnávateľ môže so zamestnancami súčasne dohodnúť, že ak budú pracovať na pracovisku s viacerými zamestnancami, ktorí uzatvorili dohodu o hmotnej zodpovednosti, zodpovedajú s nimi za schodok spoločne.
Dohoda o hmotnej zodpovednosti musí byť uzatvorená písomne, inak je neplatná.
Viac o dohode o hmotnej zodpovednosti sa dočítate v článku Vzor dohody o hmotnej zodpovednosti.
Pri nástupe zamestnanca do pracovného pomeru sa môžu vyhotoviť aj iné doklady, ako sú spomenuté v tomto článku. V niektorých prípadoch sa so zamestnancom môže uzatvoriť napríklad Dohoda o zrážkach zo mzdy alebo Dohoda o dočasnom pridelení zamestnanca.
