Fotky zamestnancov zverejnené na webe firmy, sociálnych sieťach či v rôznych firemným prezentáciách za účelom propagácie často zvyšujú dôveryhodnosť firmy a tiež uľahčujú komunikáciu so zákazníkmi. Čo treba splniť, aby bolo používanie fotografie zamestnanca zákonné aj po účinnosti GDPR (nových pravidiel v oblasti ochrany osobných údajov) od 25. 5. 2018?
Od 25. 5. 2018 je účinný nový zákon o ochrane osobných údajov č. 18/2018 a nariadenie č. 2016/679, tzv. GDPR (General Data Protection Regulation), ktoré okrem iného prinieslo aj zmeny súvisiace so spracúvaním a zverejňovaním fotiek (nielen zamestnancov).
V pracovnoprávnych vzťahoch je osobou spracúvajúcou osobné údaje svojich zamestnancov zamestnávateľ, ktorý je v zmysle GDPR prevádzkovateľom.
Fotografia zamestnanca ako osobný údaj
Fotografia zamestnanca, ktorá ho dokáže identifikovať (nie rozmazaná fotografia) sa považuje za osobný údaj, ktorého použite je možné iba za splnenia ustanovených pravidiel. Čo okrem fotografie patrí medzi osobné údaje a kedy je potrebný súhlas s ich spracúvaním sa dočítate v tomto článku Súhlas so spracúvaním osobných údajov podľa GDPR od 25. 5. 2018.
Podľa pôvodného zákona o ochrane osobných údajov (do 25.5.2018) sa fotografia považovala za osobitnú kategóriu osobných údajov, pretože odhaľovala najmä etnickú i rasovú príslušnosť, prípadne údaj o zdravotnom postihnutí osoby.
Novinkou, ktorú GDPR zaviedlo od 25. 5. 2018 je, že fotografia zamestnanca už viac nepatrí medzi osobitnú kategóriu osobných údajov, tzv. citlivé osobné údaje. Okrem toho do tejto kategórie po novom nepatrí už ani rodné číslo či vlastnoručný podpis.
Podľa GDPR je fotografia všeobecným osobným údajom.
Fotografia sa tak od 25. 5. 2018 považuje za všeobecný osobný údaj. Avšak predsa existuje jedna výnimka - v prípade, ak sa fotografia spracúva osobitným technickým zariadením, ktoré umožní vytvorenie jedinečných čŕt tváre, t. j. jedinečnú identifikáciu osoby, pôjde o spracúvanie citlivého osobného údaja.
Účel spracúvania fotky zamestnanca ako osobného údaju
Zamestnávateľ môže získavať osobné údaje svojich zamestnancov len na vopred ním definovaný alebo zákonom stanovený účel.
Účelom spracúvania (zverejnenia) fotografie zamestnanca môže byť napríklad:
- propagácia firmy na jej webovej stránke alebo na sociálnej sieti,
- propagácia firmy prostredníctvom prezentácii alebo vizitiek,
- vylepšenie komunikácie zamestnancov s klientmi,
- vydávanie firemného časopisu v rámci sociálnej politiky zamestnávateľa,
- vydanie služobného preukazu,
- evidencia dochádzky a pod.
V súčasnosti je častým prípadom zverejňovanie fotografií zamestnancov na marketingové účely (napr. štylizované propagačné fotografie zamestnancov v rámci reklamných kampaní podporujúcich dobré meno alebo značku firmy). Trendom je byť maximálne otvorený, ukazovať, ako to vo firme vyzerá a kto tam pracuje.
Je na zverejnenie fotografie zamestnanca potrebný jeho súhlas?
V praxi vzniká potreba niektoré osobné údaje týkajúce sa zamestnancov zverejniť. GDPR túto skutočnosť osobitne neupravuje, ale nový zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov účinný od 25. 5. 2018 tento prípad rieši. Dáva firmám právny základ na to, aby mohli niektoré osobné údaje zamestnancov zverejňovať.
Podľa nového zákona o ochrane osobných údajov (§ 78 ods. 3) je zamestnávateľ v súvislosti s plnením pracovných povinností, služobných povinností alebo funkčných povinností zamestnanca oprávnený zverejniť niektoré osobné údaje o zamestnancovi bez potreby získania jeho súhlasu, a to priamo na základe zákona o ochrane osobných údajov. Medzi takéto údaje patrí:
- titul, meno, priezvisko,
- pracovné zaradenie, služobné zaradenie, funkčné zaradenie,
- osobné číslo zamestnanca alebo zamestnanecké číslo zamestnanca,
- odborný útvar, miesto výkonu práce,
- telefónne číslo, faxové číslo, adresa elektronickej pošty na pracovisko a
- identifikačné údaje zamestnávateľa.
Jednoducho povedané, zamestnávateľ môže uvedené osobné údaje (ako kontaktné údaje) svojich zamestnancov zverejňovať v rozsahu „vizitky“, a to aj bez ich súhlasu, priamo na základe zákona.
Fotografia zamestnanca však nepatrí medzi osobné údaje, ktoré je zamestnávateľ oprávnený zverejniť na základe zákona o ochrane osobných údajov. To znamená, že zamestnávateľ spolu s kontaktnými údajmi zamestnanca nemôže na základe zákona zverejniť aj jeho fotografiu.
Zverejňovanie fotografie na propagačné (marketingové) účely
Na zverejnenie fotografie zamestnanca za účelom:
- propagácie firmy - napr. zverejnenie fotiek zamestnancov z firemného večierka na sociálnej sieti (facebookovom profile) alebo v prezentáciách pripravených pre uchádzačov o zamestnanie (náborová reklama),
- vydávania firemného časopisu - napr. zverejnenie fotky zamestnanca pri príležitosti blahoželania k jeho pracovnému úspechu alebo k jubileu
sa vyžaduje súhlas dotknutého zamestnanca.
Na zverejnenie každej fotky zamestnanca na facebookovom profile firmy sa vyžaduje jeho súhlas.
Zamestnávateľ by si mal súhlas zamestnanca na konkrétny účel vyžiadať písomne, aby v budúcnosti predchádzal vzniku pochybností o splnení zákonnej povinnosti voči zamestnancovi. Je na zodpovednosti zamestnávateľa, aby v prípade sporu preukázal, že súhlas zamestnanca so spracúvaním jeho fotografie spĺňal náležitosti podľa GDPR, t. j. bol daný slobodne, konkrétne, informovane a jednoznačne.
Keď ide napríklad o firemnú akciu (teambuliding), spravidla je zamestnancom vopred známe, že sa na nej bude fotiť. Pri zverejňovaní fotiek z tejto firemnej akcie na účel propagácie firmy sa súhlas zamestnancov dá získať aj takým spôsobom, že v rámci pozvania na teambulding zamestnávateľ uvedie (najlepšie písomne), že sa pre účely propagácie firmy na jej webovej stránke alebo sociálnej sieti zverejní zložka s fotografiami z teambuldingu.
Existuje však výnimka, kedy zamestnávateľ nemusí na účely propagácie firmy získať súhlas zamestnanca (§ 78 ods. 2 nového zákona o ochrane osobných údajov). Je to vtedy, ak zverejnenie fotografie je:
- nevyhnutné pre potreby informovania verejnosti masovokomunikačnými prostriedkami a
- ak fotografiu spracúva zamestnávateľ, ktorému to vyplýva z predmetu jeho činnosti.
Má sa na mysli najmä spravodajstvo, ktoré by nemohlo riadne fungovať bez toho, aby novinári v nevyhnutnom rozsahu zverejňovali fotografie zamestnancov, o ktorých v rámci spravodajstva informujú.
Spracúvanie fotografie zamestnanca na účely vydania služobného preukazu
V prípade vydania služobného preukazu s fotografiou zamestnanca (napr. u zamestnancov SBS služieb alebo u štátnych zamestnancov) nie je súhlas zamestnanca potrebný, pretože právnym základom na spracúvanie fotografie je osobitný zákon (napr. zákon č. 473/2005 Z. z. o súkromnej bezpečnosti, zákon č. 55/2017 o štátnej službe). V takomto prípade je spracúvanie fotografie zamestnanca nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti zamestnávateľa (čl. 6 bod. 1 písm. c/ GDPR).
Spracúvanie fotografie zamestnanca na účely vedenia dochádzky
Čo sa týka vedenia evidencie dochádzky zamestnancov, tu je za účelom zvýšenia miery istoty častou požiadavkou zamestnávateľa vyhotovovanie fotografií zamestnancov, a to vždy pri ich príchode do zamestnania alebo pri ich odchode zo zamestnania.
Pri evidencii dochádzky zamestnancov alebo aj pri obmedzení vstupu do vyhradených priestorov cez identifikáciu zamestnanca prostredníctvom jeho fotografie sa na spracúvanie fotografie zamestnanca jeho súhlas nevyžaduje. Zamestnávateľ v takýchto prípadoch môže fotografie zamestnancov spracúvať bez ich súhlasu, pretože je to nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré zamestnávateľ sleduje, ale len pokiaľ tento záujem neprevažuje nad záujmami zamestnancov (čl. 6 bod 1 písm. f/ GDPR).
Ďalšie povinnosti zamestnávateľa pri spracúvaní fotografii zamestnancov
Pri spracúvaní fotografií zamestnancov je povinnosťou zamestnávateľa viesť záznam o spracovateľských činnostiach, a to v prípade, že zamestnávateľ:
- má viac ako 250 zamestnancov alebo
- spracúva fotografie takým spôsobom, že spracúva biometrické údaje zamestnancov, pričom takéto spracúvanie nie je príležitostné a môže viesť k riziku pre práva a slobody zamestnanca.
Pokiaľ ide o dobu spracúvania fotografie zamestnanca, túto môže zamestnávateľ spracúvať najdlhšie počas trvania pracovného pomeru. Po skončení pracovného pomeru ju musí zlikvidovať, resp. vymazať.
Netreba zabúdať, že okrem ochrany osobných údajov sa na fotografiu zamestnanca vzťahuje aj ochrana osobnosti podľa Občianskeho zákonníka.
Ako sú slovenské firmy pripravené na GDPR? Pozrite si reláciu Poďme k veci na tému GDPR - nový míľnik v ochrane súkromia alebo zbytočná byrokracia?
