Okrem podpísania pracovnej zmluvy či dohody sa môžu zamestnanca týkať pri nástupe do novej práce aj ďalšie dokumenty, a to rôzne oznámenia, vyhlásenia či dohody. O ktoré doklady ide?
Pre správne plnenie všetkých povinností musí zamestnávateľ zistiť od nového zamestnanca rôzne údaje. V tomto článku sa zameriame na dokumenty, ktoré je potrebné podpísať so zamestnancom pred alebo pri jeho nástupe do práce. Niektoré sú povinné, iné závisia od konkrétnej situácie či uplatňovania určitých daňovo-odvodových výhod.
Pracovná zmluva alebo dohoda o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru
Základný dokument, ktorý podpisuje zamestnanec so svojím zamestnávateľom, je v prípade pracovného pomeru pracovná zmluva. Pri uzavretí dohody o vykonávaní práce mimo pracovného pomeru, ide o jeden z troch typov dohôd (dohoda o brigádnickej práci študentov, dohoda o vykonaní práce alebo dohoda o pracovnej činnosti). Pracovná zmluva aj dohoda o práci vykonávaná mimo pracovného pomeru, musia byť uzatvorené písomne, inak sú neplatné.
Náležitosti pracovnej zmluvy aj dohôd, sú upravené v zákone č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákonník práce“).
Povinnými náležitosťami pracovnej zmluvy podľa Zákonníka práce sú:
- druh práce, na ktorý sa zamestnanec prijíma, a jeho stručná charakteristika,
- miesto výkonu práce (obec, časť obce alebo inak určené miesto),
- deň nástupu do práce,
- mzdové podmienky (ak nie sú dohodnuté v kolektívnej zmluve),
- výplatné termíny,
- pracovný čas,
- výmera dovolenky,
- dĺžka výpovednej doby,
- doba, na ktorú sa zmluva uzatvára (ak ide o dobu určitú).
V pracovnej zmluve možno dohodnúť ďalšie podmienky, o ktoré majú účastníci záujem, najmä ďalšie hmotné výhody. Ustanovenia pracovnej zmluvy alebo inej dohody, ktorými sa zamestnanec zaväzuje zachovávať mlčanlivosť o svojich pracovných podmienkach vrátane mzdových podmienok a o podmienkach zamestnávania, sú neplatné. Zákonník práce špecificky upravuje ďalšie náležitosti pracovnej zmluvy, ak je miesto výkonu práce v cudzine. Podrobnejšie informácie o pracovnej zmluve aj jej vzor nájdete v článku Pracovná zmluva – vzor.
Z kontrol inšpektorátov práce vykonaných vo februári až marci 2021 vyplynulo, že medzi najčastejšie sa opakujúce nedostatky v oblasti pracovnoprávnych vzťahov patrilo porušenie Zákonníka práce týkajúce sa evidencie pracovného času a neuvedenie náležitostí pracovnej zmluvy – neuvedenie dĺžky výpovednej doby, výmery dovolenky, výplatných termínov. Tomuto dokumentu preto venujte náležitú pozornosť, a najmä v prípade špecifických ustanovení môže byť užitočná pomoc právnika.
Náš tip: Ak potrebujete vytvoriť jednoduchú pracovnú zmluvu alebo dohodu, pomôcť vám môže aj správny softvér. Olymp – mzdový softvér pre všetkých mzdárov, personalistov, manažérov a účtovné firmy, sleduje novinky v zákonoch a vyplní viac ako 200 mzdových dokumentov. Nájdete v ňom aj ďalšie doklady uvádzané v tomto článku – vždy aktuálne a pokope. Zároveň umožňuje mzdové dokumenty zasielať prostredníctvom zabezpečenej komunikácie v aplikácii MyJob, čím šetrí čas a náklady.
Spracúvanie osobných údajov (oboznámenie, súhlas)
Ochrana osobných údajov predstavuje pomerne zložitú problematiku, ktorá sa dotýka aj zamestnávateľov. Tí môžu osobné údaje zamestnancov spracúvať za viacerými účelmi, pričom zamestnávateľ musí vždy posúdiť, či je nevyhnutné spracúvať konkrétny osobný údaj na daný účel. Ak je nevyhnutné, aby bol osobný údaj spracúvaný na určitý účel, musí zamestnávateľ následne vybrať správny právny základ pre takéto spracúvanie, napríklad spracúvanie na základe zákona alebo súhlasu zamestnanca.
Podľa zákona o ochrane osobných údajov platí, že spracúvanie osobných údajov je zákonné, ak je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby. Z toho vyplýva, že ak zamestnávateľ spracúva osobné údaje zamestnanca na účel plnenia pracovnej zmluvy, súhlas zamestnanca so spracovaním osobných údajov nie je potrebný. Aj bez súhlasu zamestnanca je teda možné spracúvať mzdovú agendu, prihlásiť zamestnanca do Sociálnej či zdravotnej poisťovne, vyplácať mzdu a pod. Ak ide o iné účely, môže byť súhlas potrebný. Vyžaduje sa napríklad v prípade monitorovania zamestnancov, používaní fotiek zamestnancov na webovej stránke alebo na menovkách a pod.
V programe OLYMP nájdete aj tlačivá týkajúce sa ochrany osobných údajov. Prvým je Oboznámenie so spracúvaním osobných údajov. Podpisuje sa hneď pri nástupe do práce. Ak si za nejaký čas zamestnanec chce zistiť/overiť, aké údaje o ňom zamestnávateľ spracúva, vyžiada si tlačivo Potvrdenie o spracúvaní osobných údajov, ktoré je tiež v programe dostupné.
Vyhlásenie na zdanenie príjmov fyzických osôb zo závislej činnosti
Jedným zo základných daňových tlačív, ktoré obvykle zamestnanec podpisuje, je vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane na daňovníka a daňového bonusu podľa § 36 ods. 6 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej aj „vyhlásenie“). Vzor tlačiva sa v priebehu času mení, preto je potrebné vyhľadať si vždy aktuálny. Určuje aj uverejňuje ho na svojej webstránke finančné riaditeľstvo, alebo ho nájdete v dobrom mzdovom softvéri. Toto vyhlásenie doručí zamestnanec zamestnávateľovi v listinnej podobe, ak sa nedohodnú na jeho doručení elektronickými prostriedkami. V praxi však toto vyhlásenie častokrát nepredkladá zamestnanec zamestnávateľovi, ale skôr naopak, zamestnávateľ zamestnancovi a neraz mu pomôže aj s jeho vyplnením.
Vo vyhlásení sa uvádzajú:
- údaje o zamestnancovi,
- údaje na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane na daňovníka,
- údaje na uplatnenie daňového bonusu na dieťa,
- zmeny v údajoch uvedených vo vyhlásení (ktoré je potrebné oznamovať),
- osobitné záznamy.
Následne na základe vyhlásenia zamestnávateľ
pri výpočte mzdy prihliadne na uplatnenie nezdaniteľnej časti či daňového
bonusu (pri daňovom bonuse je potrebné sa tiež preukázať napr. rodným
listom, potvrdením o návšteve školy a pod.). Ak má zamestnanec
súčasne viacerých zamestnávateľov, vyhlásenie predloží len jednému z nich,
nakoľko si podľa zákona o dani z príjmov nemôže tieto výhody
uplatňovať súčasne u viacerých zamestnávateľov.
Dohoda o elektronickom doručovaní
Niektoré dokumenty súvisiace so mzdami je možné zasielať medzi zamestnávateľom a zamestnancom elektronicky, napríklad výplatnú pásku, už spomínané vyhlásenie na zdanenie príjmov či doklady týkajúce sa ročného zúčtovania dane. To je však možné len po vzájomnej dohode, preto ak chcete komunikovať elektronickou formou, uzavrieť je potrebné dohodu o elektronickom doručovaní. Následne je možné zasielať si dohodnuté dokumenty zabezpečeným e-mailom, príp. prostredníctvom aplikácií, ako je napríklad MyJob od KROSu.
Vyhlásenie k výberu formy príspevku na stravovanie
Zamestnávateľ, ktorý nezabezpečuje stravovanie vo vlastnom stravovacom zariadení alebo v stravovacom zariadení iného zamestnávateľa (s určitými výnimkami), je povinný umožniť zamestnancom výber medzi:
- zabezpečením stravovania prostredníctvom právnickej osoby alebo fyzickej osoby, ktorá má oprávnenie sprostredkovať stravovacie služby (teda formou stravovacej poukážky)
- a poskytnutím finančného príspevku na stravovanie.
Finančný príspevok teda predstavuje alternatívu ku gastrolístkom. Keď nastupuje nový zamestnanec, ktorý má nárok na výber medzi týmito možnosťami, podpisuje tiež vyhlásenie k výberu formy príspevku na stravovanie. Toto tlačivo nemá žiadny záväzný vzor. Zamestnanec je však potom viazaný svojím výberom počas 12 mesiacov odo dňa, ku ktorému sa výber viaže.
Oznámenie zamestnanca na uplatnenie odpočítateľnej položky na zdravotné poistenie
Odpočítateľná položka na zdravotné predstavuje úľavu na zdravotných odvodoch pre nízkopríjmových zamestnancov, s príjmom do 570 € mesačne. O túto položku sa znižuje vymeriavací základ zamestnanca, čo má za následok zníženie jeho odvodovej povinnosti. Týka sa zamestnancov, ktorí sú v pracovnom pomere, v štátnozamestnaneckom pomere, služobnom pomere alebo v štátnej službe, pričom nie je rozhodujúca výška pracovného úväzku. Ak ide napríklad o konateľa, ktorému je za výkon funkcie vyplácaná odmena, odvodovú výnimku si uplatniť nemôže. Hoci sa minimálna mzda každoročne zvyšuje, výška odpočítateľnej položky ostáva už roky rovnaká, preto v súčasnosti je možné si ju uplatniť iba pri skrátenom úväzku, kedy príjem môže byť aj pod hranicou 570 € mesačne.
Ak sú splnené všetky podmienky, odpočítateľnú položku na zdravotné poistenie je možné uplatniť si mesačne. Pre mesačné uplatňovanie je potrebné doručiť zamestnávateľovi Oznámenie zamestnanca na uplatnenie nároku na odpočítateľnú položku do 8 dní odo dňa vzniku pracovného pomeru. Ak zamestnanec na odpočítateľnú položku nárok mal, ale mesačne si ju neuplatňoval, bude zohľadnená pri ročnom zúčtovaní zdravotného poistenia.
Oznámenie na uplatnenie výnimky z dôchodkového poistenia (študent, dôchodca)
Určité odvodové úľavy, tentokrát na sociálnom poistení, si môžu uplatniť aj študenti a dôchodcovia, o čom je potrebné podpísať Oznámenie a čestné vyhlásenie, a to buď:
- k dohode o brigádnickej práci študentov,
- k dohode o vykonaní práce alebo k dohode o pracovnej činnosti – pre odvodovú úľavu dôchodcov (môže ísť o poberateľov starobného dôchodku, predčasného starobného dôchodku, invalidného dôchodku, výsluhového dôchodku podľa osobitného predpisu a po dovŕšení dôchodkového veku alebo invalidného výsluhového dôchodku podľa osobitného predpisu).
Tlačivá sú odlišné pre študentov a pre dôchodcov, avšak uplatnenie odvodovej výnimky je pre obe skupiny rovnaké. V tlačive dohodár oznamuje, že dohodu, ktorú so zamestnávateľom uzavrel, si vybral pre uplatnenie odvodovej výnimky z dôchodkového poistenia, a zároveň vyhlasuje, že si túto výnimku súčasne neuplatňuje u iného zamestnávateľa (za rovnaký mesiac). Vďaka tomu má možnosť uplatniť si odvodové oslobodenie do výšky príjmu 200 € mesačne.
Ak dohodár písomne predloží oznámenie a čestné prehlásenie svojmu zamestnávateľovi:
- najneskôr v deň vzniku pracovného vzťahu, odvodová výnimka sa začne uplatňovať odo dňa vzniku pracovného vzťahu,
- počas trvania pracovného vzťahu – odvodová výnimka sa začne uplatňovať od prvého dňa kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom zamestnanec písomne predložiť toto oznámenie.
Dohoda o hmotnej zodpovednosti, o zrážkach zo mzdy, o dočasnom pridelení
Pri nástupe nového zamestnanca môže byť žiadúce uzavrieť aj ďalšie dohody, napríklad:
- dohodu o hmotnej zodpovednosti – a to pri zamestnancoch, ktorí narábajú s hotovosťou, ceninami a pod.;
- dohodu o zrážkach zo mzdy – zamestnávateľ stŕha zo mzdy zamestnanca prednostne preddavky na daň z príjmov a na poistenie vrátane nedoplatkov a ďalej bez písomného súhlasu aj ďalšie zrážky, ktoré sú uvedené v § 131 ods. 2 Zákonníka práce, napríklad exekúcie, peňažné tresty a pokuty, ako aj náhrady uložené zamestnancovi vykonateľným rozhodnutím príslušných orgánov. Ostatné zrážky, napr. za stravné či príspevok do 3. piliera, môže zamestnávateľ vykonať len na základe písomného súhlasu zamestnanca, teda v týchto prípadoch je potrebné uzavrieť dohodu o zrážkach zo mzdy,
- dohodu o dočasnom pridelení zamestnanca v prípade tzv. agentúrneho zamestnávania.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
