Praktický prehľad povinností, ktoré vzniknú firme, ak sa stane zamestnávateľom. Registrácie v poisťovniach, na daňovom úrade, BOZP či ochrana osobných údajov. Čo všetko vás čaká s prijatím prvého zamestnanca?
Mnohí budúci zamestnávatelia nemajú dostatok informácií o tom, čo pre nich znamená zamestnanie prvého zamestnanca. Podpisom pracovnej zmluvy alebo dohody a registráciami v Sociálnej a zdravotnej poisťovni či na daňovom úrade, sa povinnosti nekončia.
1. Povinnosť zamestnávateľa nahlásiť voľné pracovné miesto
Ak plánujete zamestnať zamestnanca na pracovný pomer (teda nie dohodára), máte povinnosť oznámiť voľné pracovné miesto a jeho charakteristiku príslušnému úradu práce, sociálnych vecí a rodiny. Urobiť tak môžete osobne, telefonicky či e-mailom. Tiež je možné využiť internetový portál www.istp.sk alebo si túto povinnosť splníte, ak využijete niektorý z pracovných portálov, s ktorými má Ústredie práce, sociálnych vecí a rodiny podpísanú dohodu o spolupráci (napr. profesia.sk, kariera.sk a iné).
2. Vyhotovenie pracovno-právnych dokumentov a oboznámenie zamestnanca
S novým zamestnancom je potrebné podpísať pracovnú zmluvu, príp. dohodu o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru. Odporúčame týmto dokumentom venovať pozornosť, aby obsahovali všetky povinné náležitosti (aby ste sa vyhli aj prípadným pokutám od inšpektorátu práce a pod.), resp. aj ďalšie ujednania, napr. o mlčanlivosti (aby ste mali upravené všetko podstatné pre vašu firmu). Viac informácií si prečítajte v článku Pracovná zmluva - vzor
Pracovný pomer vzniká odo dňa, ktorý bol dohodnutý v pracovnej zmluve ako deň nástupu do práce. Pred uzatvorením pracovnej zmluvy je zamestnávateľ povinný oboznámiť fyzickú osobu s právami a povinnosťami, ktoré pre ňu vyplynú z pracovnej zmluvy, s pracovnými podmienkami a mzdovými podmienkami, za ktorých má prácu vykonávať.
Nový zamestnávateľ musí poskytovať zamestnancovi mzdu najmenej vo výške minimálnej mzdy, resp. prislúchajúcej pre konkrétny stupeň náročnosti práce. Stupne náročnosti sa nevzťahujú na dohodárov, len minimálna mzda.
Pri nástupe do zamestnania je zamestnávateľ povinný zamestnanca v pracovnom pomere oboznámiť s pracovným poriadkom, právnymi predpismi vzťahujúcimi sa na prácu ním vykonávanú a predpismi na zaistenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, ktoré musí zamestnanec pri svojej práci dodržiavať. Taktiež by mal oboznámiť zamestnanca s ustanoveniami o zásade rovnakého zaobchádzania podľa antidiskriminačného zákona a s vnútorným predpisom upravujúcim oznamovanie kriminality alebo inej protispoločenskej činnosti.
3. Uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane, daňového bonusu, odvodovej výnimky či odpočítateľnej položky
Okrem podpisu pracovnej zmluvy či dohody podpisuje zamestnanec rôzne ďalšie dokumenty podľa toho, či si chce uplatniť niektoré zvýhodnenia a pod. Medzi takéto dokumenty patria:
- vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane na daňovníka a daňového bonusu – ak si chce zamestnanec uplatňovať mesačne nezdaniteľnú časť alebo daňový bonus na dieťa;
- oznámenie a čestné vyhlásenie (odvodová úľava – ŠTUDENTI) k dohode o brigádnickej práci študentov na účely uplatnenia práva podľa § 227a zákona o sociálnom poistení, ak si chce študent uplatniť odvodovú výnimku z dôchodkového poistenia;
- oznámenie a čestné vyhlásenie (odvodová úľava – DÔCHODCOVIA) k dohode o vykonaní práce alebo k dohode o pracovnej činnosti na účely uplatnenia práva podľa § 227a zákona o sociálnom poistení – ak si chce dôchodca uplatniť výnimku z dôchodkového poistenia;
- oznámenie zamestnanca na uplatnenie nároku na odpočítateľnú položku – ak si chce zamestnanec uplatniť odpočítateľnú položku na zdravotné poistenie.
Vyhotovenie a podpísanie týchto dokumentov nepatrí medzi povinnosti zamestnávateľa (t. j. nehrozia mu ani sankcie), avšak v praxi tieto dokumenty obvykle zabezpečuje zamestnávateľ a sám ich predkladá svojmu novému zamestnancovi, najmä z dôvodu, aby bol zamestnanec správne prihlásený v Sociálnej poisťovni (napr. s odvodovou výnimkou) a aby mu správne vypočítaval mzdu. Z tohto dôvodu ich započítavame medzi „povinnosti“ zamestnávateľa.
Viac informácií si prečítajte v článku Doklady pri nástupe do zamestnania
4. Registračné povinnosti v Sociálnej poisťovni pri prijatí zamestnanca
Ako prvý z úradov je potrebné riešiť Sociálnu poisťovňu. Zamestnávateľ je povinný prihlásiť sa do registra zamestnávateľov Sociálnej poisťovne najneskôr v deň predchádzajúci dňu, v ktorom začne zamestnávať aspoň jedného zamestnanca. Zamestnávateľ sa prihlasuje do registra zamestnávateľov Sociálnej poisťovne prostredníctvom formuláru Registračný list zamestnávateľa. Toto tlačivo nie je možné zaslať elektronicky. Odporúčame osobne ísť na pobočku Sociálnej poisťovne a spolu s registráciou zamestnávateľa si vybaviť prístup pre využívanie elektronických služieb (podpísanie dohody). Pre prihlasovanie sa na portál elektronických služieb Sociálnej poisťovne môže zamestnávateľ využiť buď meno, heslo a overenia prihlásenia prostredníctvom GRID karty vydávanej Sociálnou poisťovňou alebo aj elektronickú identifikačnú kartu (t. j. občiansky preukaz s elektronickým čipom).
Ďalšou povinnosťou zamestnávateľa je prihlásiť do Sociálnej poisťovne zamestnanca, a to prostredníctvom tlačiva Registračný list fyzickej osoby, ktoré sa podáva elektronicky. Urobiť tak treba pred vznikom pracovnoprávneho vzťahu, najneskôr pred začatím výkonu činnosti zamestnanca.
Viac informácií o lehotách nájdete v článkoch Nové lehoty pre zamestnávateľov v Sociálnej poisťovni od roku 2018 a Prihlasovanie zamestnancov a dohodárov do Sociálnej poisťovne – termíny a kódy
5. Registračné povinnosti v zdravotnej poisťovni pri prijatí zamestnanca
Zamestnávateľ sa zamestnaním zamestnanca stáva platiteľom poistného v príslušnej zdravotnej poisťovni podľa toho, kde je tento zamestnanec poistencom. Ak by naraz prijímal napríklad troch zamestnancov a každý by bol poistencom inej zdravotnej poisťovne, prihlasoval by sa v každej z nich.
Vznik platiteľa poistného je zamestnávateľ povinný oznámiť do ôsmich pracovných dní odo dňa vzniku platiteľa poistného (t. j. odo dňa, kedy sa stal zamestnávateľom zamestnaním prvého zamestnanca) príslušnej zdravotnej poisťovni. Oznámenie vzniku platiteľa poistného zamestnávateľ vykoná prostredníctvom tlačiva Oznámenie o vzniku, zmene a zániku platiteľa poistného, a to buď písomne alebo elektronicky (ak by mal už zriadenú službu pre elektronické doručovanie).
Zamestnaním zamestnanca dochádza u zamestnanca k zmene platiteľa poistného, ktorým sa stane jeho zamestnávateľ. Za zamestnanca je zmenu platiteľa poistného povinný najneskôr do ôsmich pracovných dní oznámiť jeho zamestnávateľ príslušnej zdravotnej poisťovni (existujú aj určité výnimky, toto je štandardná lehota). Je potrebné použiť tlačivo Oznámenie zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného na verejné zdravotné poistenie. Ak má zamestnávateľ najmenej troch zamestnancov, zmenu platiteľa poistného musí oznamovať príslušnej zdravotnej poisťovni výlučne elektronicky. Ak aj povinnosť elektronicky komunikovať nemáte, odporúčame si elektronickú pobočku aktivovať. Vyhnete sa tým množstvu papierov, odovzdávaniu výkazov osobne či poštou a v neposlednom rade elektronické pobočky obsahujú mnohé kontroly odovzdávaných tlačív, čím je možné eliminovať chyby.
6. Registračná povinnosť pre daň z prímov zo závislej činnosti
Ak sa podnikateľ stane zamestnávateľom, má povinnosť sa registrovať za platiteľa dane z príjmov zo závislej činnosti. Ak už táto osoba registráciu má (spravidla už je registrovaná pre daň z príjmov a má pridelené DIČ), v tomto prípade je povinný v lehote do 30 dní odo dňa v ktorom mu vznikla povinnosť zrážať preddavky na daň, na účel vykonania zmien v registrácii, oznámiť miestne príslušnému správcovi dane skutočnosť, že sa stal platiteľom dane z príjmov zo závislej činnosti. Registrácia, resp. oznámenie zmeny sa vykoná prostredníctvom tlačiva Žiadosť o registráciu, oznámenie zmien, žiadosť o zrušenie registrácie na daň z príjmov, daň z pridanej hodnoty a daň z poistenia. Zamestnávateľ, ktorý je platiteľom DPH alebo právnickou osobou zapísanou v obchodnom registri alebo fyzickou osobou-podnikateľom registrovanou pre daň z príjmov, musí podať toto tlačivo výlučne elektronicky.
7. Povinnosti súvisiace s bezpečnosťou a ochranou zdravia pri práci
Špecifické povinnosti vyplývajú zamestnávateľovi v súvislosti so zákonom o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia. Ide teda najmä o oblasť bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci (BOZP). Na tomto mieste sa nebudeme podrobne zaoberať všeobecnými povinnosťami, akými sú požiadavky na pracovisko zamestnanca či eliminácia rizík na pracovisku. Zamestnávateľ je však povinný zisťovať nebezpečenstvá a ohrozenia, posudzovať riziko a vypracovať písomný dokument o posúdení rizika pri všetkých činnostiach vykonávaných zamestnancami.
V niektorých prípadoch, ak to vyžaduje osobitný predpis, alebo ak sa na pracovisku v danej profesii opakovane vyskytla choroba z povolania, je potrebné nechať posúdiť zdravotnú spôsobilosť zamestnanca na prácu prostredníctvom vstupnej lekárskej prehliadky.
Medzi ďalšie povinnosti zamestnávateľa patrí:
- zabezpečiť posúdenie zdravotného rizika z expozície faktorom práce a pracovného prostredia a na základe tohto posúdenia zabezpečiť vypracovanie písomného posudku o riziku s kategorizáciou prác z hľadiska zdravotného rizika v spolupráci s pracovnou zdravotnou službou;
- zabezpečiť primeraný zdravotný dohľad nad svojimi zamestnancami prostredníctvom pracovnej zdravotnej služby;
- oboznámiť zamestnanca s bezpečnosťou a ochranou zdravia pri práci;
- zabezpečiť školenie a overovanie vedomostí o ochrane pred požiarmi zamestnancov.
8. Povinnosti súvisiace s ochranou osobných údajov zamestnancov
Ochrana osobných údajov je tiež dôležitá oblasť mzdovej a personálnej agendy. V prvom rade je potrebné dodržiavať základné zásady spracúvania osobných údajov a zamestnancovi poskytnúť presne špecifikované informácie týkajúce sa spracúvania jeho osobných údajov. Taktiež je potrebné prijať vhodné technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie a preukázanie toho, že spracúvanie osobných údajov sa vykonáva v súlade so zákonom o ochrane osobných údajov.
Ak vám mzdy bude spracúvať externá firma (napr. účtovník), ste povinní uzatvoriť so sprostredkovateľom zmluvu o poverení spracúvaním osobných údajov.
Povinnosti zamestnávateľa pri prijatí prvého zamestnanca – súhrnná tabuľka
| P.č. | Povinnosť zamestnávateľa | Tlačivo/dokument | Sankcia za nesplnenie povinnosti |
|---|---|---|---|
| 1. | Oznámiť voľné pracovné miesto (prac. pomer) a jeho charakteristiku úradu práce, sociálnych vecí a rodiny | Nahláška voľných pracovných miest | do 300 eur |
| 2. | Oboznámiť fyzickú osobu s právami a povinnosťami, ktoré pre ňu vyplynú z pracovnej zmluvy, s pracovnými podmienkami a mzdovými podmienkami, za ktorých má prácu vykonávať | X | do 100 000 eur |
| 3. | Uzatvoriť písomne pracovnú zmluvu/dohodu o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru | Pracovná zmluva/ Dohoda | od 2 000 eur do 200 000 eur |
| 4. | Poskytovať zamestnancovi najmenej minimálnu mzdu (upravené v pracovnej zmluve/dohode) | Pracovná zmluva/ Dohoda | do 100 000 eur |
| 5. | Oboznámiť zamestnanca s právnymi predpismi, pracovným poriadkom, predpismi na zaistenie BOZP a pod. | X | do 100 000 eur |
| 6. | Registrovať sa (oznámiť zmenu) za platiteľa dane zo závislej činnosti | Žiadosť o registráciu, oznámenie zmien, žiadosť o zrušenie registrácie na daň z príjmov, daň z pridanej hodnoty a daň z poistenia | od 30 eur do 20 000 eur |
| 7. | Predložiť zamestnancovi na podpis vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti a daňového bonusu | Vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane na daňovníka a daňového bonusu | X |
| 8. | Registrovať zamestnávateľa v Sociálnej poisťovni | Registračný list zamestnávateľa | do 16 596,96 eura |
| 9. | Uzatvoriť so Sociálnou poisťovňou dohodu o používaní elektronických služieb Sociálnej poisťovne | Dohoda o používaní elektronických služieb Sociálnej poisťovne pre odvádzateľov poistného | x (sankcia nie je, avšak pri neuzavretí dohody nie je možné zasielať výkazy a plniť si ďalšie povinnosti elektronicky, ktoré sú pokutované) |
| 10. | Prihlásiť zamestnanca do Sociálnej poisťovne | Registračný list fyzickej osoby | do 16 596,96 eura |
| 11. | Predložiť zamestnancovi na podpísanie oznámenie a čestné vyhlásenie k dohode na účely uplatnenia výnimky podľa § 227a zákona o sociálnom poistení (študenti, dôchodcovia) | Oznámenie a čestné vyhlásenie | X |
| 12. | Oznámiť vznik platiteľa poistného (zamestnávateľa) príslušnej zdravotnej poisťovni | Oznámenie o vzniku, zmene a zániku platiteľa poistného | do 3 319 eur |
| 13. | Oznámiť zmenu platiteľa poistného za zamestnanca príslušnej zdravotnej poisťovni | Oznámenie zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného na verejné zdravotné poistenie | do 3 319 eur |
| 14. | Uzatvoriť zmluvu alebo dohodu o elektronickej komunikácii so zdravotnou poisťovňou (ak má najmenej troch zamestnancov, je elektronická komunikácia povinná, inak dobrovoľne) | Zmluva alebo dohoda o elektronickej komunikácii so zdravotnou poisťovňou | do 3 319 eur |
| 15. | Predložiť zamestnancovi na podpísanie oznámenie na uplatnenie odpočítateľnej položky na zdravotné poistenie | Oznámenie na uplatnenie nároku na odpočítateľnú položku | X |
| 16. | Zabezpečiť posúdenie zdravotného rizika, zabezpečiť vypracovanie písomného posudku o riziku s kategorizáciou prác z hľadiska zdravotného rizika v spolupráci s pracovnou zdravotnou službou | Posudok o riziku s kategorizáciou prác | od 150 eur do 20 000 eur |
| 17. | Zabezpečiť pre zamestnancov posudzovanie zdravotnej spôsobilosti na prácu (ak to vyžaduje osobitný predpis, alebo ak sa na pracovisku v danej profesii opakovane vyskytla choroba z povolania) | Lekársky posudok o zdravotnej spôsobilosti na prácu | od 150 eur do 20 000 eur |
| 18. | Zabezpečiť primeraný zdravotný dohľad pre zamestnancov | X | od 150 eur do 20 000 eur |
| 19. | Zisťovať nebezpečenstvá a ohrozenia, posudzovať riziko a vypracovať písomný dokument o posúdení rizika pri všetkých činnostiach vykonávaných zamestnancami | Dokument o posúdení rizika | do 100 000 eur, a ak v dôsledku tohto porušenia vznikol pracovný úraz, ktorým bola spôsobená smrť alebo ťažká ujma na zdraví, najmenej 33 000 eur |
| 20. | Oboznámiť zamestnanca s bezpečnosťou a ochranou zdravia pri práci | X | do 100 000 eur, a ak v dôsledku tohto porušenia vznikol pracovný úraz, ktorým bola spôsobená smrť alebo ťažká ujma na zdraví, najmenej 33 000 eur |
| 21. | Zabezpečiť školenie a overovanie vedomostí o ochrane pred požiarmi zamestnancov | X | do 8 298 eur |
| 22. | Dodržiavať základné zásady spracúvania osobných údajov; poskytnúť zamestnancovi presne špecifikované informácie týkajúce sa spracúvania jeho osobných údajov | X | do 20 000 000 eur, alebo ak ide o podnik do 4 % celkového svetového ročného obratu za predchádzajúci účtovný rok, podľa toho, ktorá suma je vyššia |
| 23. | Prijať vhodné technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie a preukázanie toho, že spracúvanie osobných údajov sa vykonáva v súlade so zákonom o ochrane osobných údajov | X | do 10 000 000 eur, alebo ak ide o podnik do 2 % celkového svetového ročného obratu za predchádzajúci účtovný rok, podľa toho, ktorá suma je vyššia |
| 24. | Uzatvoriť so sprostredkovateľom zmluvu o poverení spracúvaním osobných údajov, ak zamestnávateľ plánuje spracúvaním osobných údajov poveriť sprostredkovateľa (napr. účtovníka) | Zmluva o poverení spracúvaním osobných údajov | do 10 000 000 eur, alebo ak ide o podnik do 2 % celkového svetového ročného obratu za predchádzajúci účtovný rok, podľa toho, ktorá suma je vyššia |
