Aký je rozdiel medzi evidenciou pracovného času a evidenciou dochádzky zamestnanca?

Evidencia pracovného času a evidencia dochádzky sú v praxi často zamieňané pojmy, alebo im je pripisovaný synonymický význam. Aký je ich význam a v čom sa líšia?

Podstatný rozdiel medzi uvedenými pojmami je ten, že Zákonníkom práce je upravená a vyžadovaná len evidencia pracovného času. Evidencia dochádzky vyplynula skôr z potrieb praxe, ale Zákonník práce ju neupravuje a výslovne od zamestnávateľov ako povinnosť nevyžaduje. Avšak v niektorých prípadoch je nevyhnutné a účelné evidovať nie len pracovný čas, ale aj dôvody neprítomnosti zamestnanca v práci. A práve pre tento účel slúži evidencia dochádzky.

Evidencia pracovného času

Evidencia pracovného času je upravená v § 99 Zákonníka práce nasledovne:

Zamestnávateľ je povinný viesť evidenciu pracovného času, práce nadčas, nočnej práce, aktívnej časti a neaktívnej časti pracovnej pohotovosti zamestnanca tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu alebo mal nariadenú alebo dohodnutú pracovnú pohotovosť. Počas dočasného pridelenia zamestnávateľ vedie evidenciu podľa prvej vety v mieste výkonu.

Z vyššie uvedenej evidenčnej povinnosti zamestnávateľa možno odvodiť, že evidencia pracovného času v praxi predstavuje evidenciu časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonáva prácu, vrátane práce nadčas a/alebo nočnej práce, a evidenciu časového úseku, v ktorom mal zamestnanec nariadenú alebo dohodnutú pracovnú pohotovosť (aktívnu aj neaktívnu časť pracovnej pohotovosti).

Potreba evidencie pracovného času nadväzuje na jednu zo základných povinností zamestnávateľov, ktorou je povinnosť platiť zamestnancom za vykonanú prácu mzdu. Aby zamestnávateľ vedel správne a spravodlivo určiť, aká výška mzdy zamestnancovi prináleží, musí pri výpočte mzdy zohľadniť počet odpracovaných hodín, nadčasy, príplatok za nočnú prácu a podobne. Zároveň, podľa Ústavy Slovenskej republiky, majú zamestnanci právo na spravodlivé a uspokojivé pracovné podmienky, pričom zákon im musí garantovať najvyššiu prípustnú dĺžku pracovného času a primeraný odpočinok po práci. A týmto zákonom je práve Zákonník práce. Aj z uvedeného dôvodu Zákonník práce explicitne ustanovil povinnosť pre zamestnávateľov viesť evidenciu pracovného času zamestnancov. Zároveň, kontrolným orgánom, ktorými sú v tomto prípade príslušné inšpektoráty práce, tým zákonodárca vytvoril zákonný rámec, ktorý im umožní dodržiavanie maximálneho rozsahu pracovného času, práce nadčas, nočnej práce, aktívnej časti pracovnej pohotovosti, nepretržitého denného odpočinku či nepretržitého odpočinku v týždni, kontrolovať a následne sankcionovať.

Z pohľadu inšpekcie práce považujeme za podstatné poukázať na tú skutočnosť, že:

1. nedodržanie podmienok ustanovených pre pracovný čas a dobu odpočinku pri výkone prác zaradených do 3. alebo 4. rizikovej kategórie, alebo
2. presiahnutie odpracovaného času nad rozsah pracovného času uvedeného v evidencii pracovného času vedenej zamestnávateľom o viac ako 10 % najmenej však o 30 minút v jednom dni pri práci vykonávanej na základe dohody o brigádnickej práci študentov alebo dohody o pracovnej činnosti, je v zmysle zákona o inšpekcii práce možné považovať za závažné porušenie povinností vyplývajúcich z pracovnoprávnych predpisov. A práve závažnosť porušenia je jedným z rozhodujúcich faktorov pri určovaní konkrétnej výšky prípadnej pokuty.

Evidencia dochádzky

Na rozdiel od evidencie pracovného času, evidencia dochádzky zamestnancov nie je Zákonníkom práce explicitne upravená. Evidencia dochádzky v praxi znamená evidenciu časového úseku, v ktorom sa zamestnanec zdržiava na pracovisku alebo v areáli zamestnávateľa, pričom môže, ale nemusí vykonávať prácu. Ide napríklad o evidenciu presnej hodiny a minúty vstupu zamestnanca do areálu zamestnávateľa a odchod z tohto areálu.

Evidencia dochádzky má však svoj praktický význam najmä v evidencii dôvodov neprítomnosti zamestnanca v práci, napríklad v prípadoch dôležitých osobných prekážok v práci. Evidencia dochádzky tak môže obsahovať informáciu o dňoch, v ktorých zamestnanec čerpal dovolenku, náhradné voľno, neospravedlnenú absenciu alebo v ktorých mu zamestnávateľ ospravedlnil neprítomnosť v práci z dôvodu dočasnej pracovnej neschopnosti.

Hoci povinnosť viesť evidenciu dochádzky v kontexte dôvodov neprítomnosti zamestnanca v práci, nie je Zákonníkom práce explicitne vyžadovaná, pri niektorých dôvodoch jeho neprítomnosti túto povinnosť možno odvodiť z 

• účelu jednotlivých ustanovení Zákonníka práce, alebo
• z osobitných právnych predpisov.

Kedy napríklad možno povinnosť evidencie odvodiť z účelu ustanovení Zákonníka práce?

Podľa § 121 ods. 4 Zákonníka práce, náhradné voľno zamestnávateľ poskytuje zamestnancovi v dohodnutom termíne. Ak sa zamestnávateľ so zamestnancom nedohodnú na termíne čerpania náhradného voľna za prácu nadčas, zamestnávateľ je povinný poskytnúť zamestnancovi náhradné voľno najneskôr do uplynutia štyroch kalendárnych mesiacov nasledujúcich po mesiaci, v ktorom bola práca nadčas vykonaná. Z uvedeného možno jednoznačne odvodiť, že zamestnávateľ by mal v prípade sporu alebo inšpekcie práce vedieť preukázať, že sa so zamestnancom dohodol na čerpaní náhradného voľna na konkrétny deň, resp. že mu umožnil náhradné voľno vyčerpať najneskôr v zákonnej lehote štyroch mesiacov. Uvedené zamestnávateľ môže preukázať práve predložením evidencie dochádzky, ktorá bude obsahovať informáciu o konkrétnych dňoch, v ktorých zamestnanec náhradné voľno čerpal.

Kedy napríklad možno povinnosť evidencie odvodiť z osobitných právnych predpisov?

Povinnosť evidovať dôvod neprítomnosti zamestnanca na pracovisku sa vzťahuje napríklad na  prekážku v práci na strane zamestnanca, ktorou je dočasná pracovná neschopnosť (ďalej aj „dočasná PN“), materská a rodičovská dovolenka, alebo tzv. neplatené voľno. Spôsob evidencie týchto prekážok v práci, upravujú predpisy sociálneho zabezpečenia, napríklad zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení (ďalej aj „zákon o sociálnom poistení).

Podľa § 231 zákona o sociálnom poistení je zamestnávateľ povinný

• oznámiť Sociálnej poisťovni prerušenie nemocenského poistenia, dôchodkového poistenia a poistenia v nezamestnanosti zamestnanca do ôsmich dní od tohto prerušenia - ide napríklad o prípad neplateného voľna;
• oznámiť Sociálnej poisťovni začiatok a skončenie čerpania materskej dovolenky alebo rodičovskej dovolenky zamestnancom do ôsmich dní od začiatku čerpania a do ôsmich dni od skončenia čerpania materskej dovolenky alebo rodičovskej dovolenky (pozn.: od 1.1.2021 bola táto povinnosť zrušená, viac informácií nájdete v článku Povinnosti voči Sociálnej poisťovni od roku 2021)
  
  

Podľa § 232 zákona o sociálnom poistení je zamestnávateľ povinný viesť evidenciu zamestnanca, ktorá musí okrem iného obsahovať aj

• obdobie, počas ktorého sa zamestnancovi prerušuje nemocenské poistenie, dôchodkové poistenie, poistenie v nezamestnanosti a starobné dôchodkové sporenie – ide napríklad o prípad neplateného voľna; 
• obdobie materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky.

Kedy nie sú zamestnávatelia povinní uvádzať v dochádzkovom systéme konkrétny dôvod neprítomnosti zamestnanca v práci?

Zamestnávateľ je povinný evidovať v dochádzke zamestnanca každú jeho neprítomnosť v práci, nie vždy je však povinný uvádzať aj konkrétny dôvod.

V súvislosti s evidenciou prekážok v práci na strane zamestnanca by sme chceli poukázať na § 144 Zákonníka práce, podľa ktorého prekážku v práci a jej trvanie je zamestnanec povinný zamestnávateľovi preukázať, pričom príslušné zariadenie je povinné mu potvrdiť doklad o existencii prekážky v práci, ako aj jej trvaní.

Uvedené by mohlo navodiť mylný dojem, že zamestnávatelia sú povinní evidovať všetky dôvody neprítomnosti zamestnancov v práci, a to v prípade akejkoľvek prekážky v práci na ich strane, ak o jej opodstatnenosti predložia zamestnávateľovi doklad. Tento výklad sa však nejaví ako správny. Zamestnávatelia majú podľa nášho názoru v niektorých prípadoch len možnosť a nie povinnosť, evidovať dôvody neprítomnosti zamestnanca v práci.

Uvedené môže platiť napríklad pre tieto prekážky v práci na strane zamestnanca:

• ošetrenie alebo vyšetrenie v zdravotníckom zariadení,
• narodenie dieťaťa,
• úmrtie rodinného príslušníka,
• sprevádzanie rodinného príslušníka v zdravotníckom zariadení či v prípade (v) svadby.

Absencia explicitnej zákonnej povinnosti viesť evidenciu dochádzky spojenú s evidenciou každého dôvodu neprítomnosti zamestnanca v práci v praxi znamená, že ani kontrolné orgány by v prípade inšpekcie práce nemali od zamestnávateľov vyžadovať preukázanie evidencie  týchto dôvodov neprítomnosti zamestnanca v práci.

Príklad na evidenciu neprítomnosti v evidencii pracovného času

Zamestnanec má pracovnú dobu od 8:00 do 16:30 hod., pričom od 12:00 do 12:30 hod. čerpal  prestávku na obed. Na vyšetrení u lekára bol v čase od 9:00 do 10:30 hod. Evidencia pracovného času by mala vyzerať nasledovne: výkon práce od 8:00 do 9:00 hod, od 10:30 do 12:00 hod. a od 12:30 do 16:30 hod. Dôvod neprítomnosti zamestnanca v čase od 9:00 do 10:30 hod. môže, ale nemusí zamestnávateľ evidovať. Rovnako tak môže, ale nemusí od zamestnanca vyžadovať, aby sa preukázal potvrdením o absolvovaní lekárskeho vyšetrenia.

Z vyššie uvedeného vyplýva, že aj keď nie je evidencia dochádzky a dôvodov neprítomnosti zamestnanca v práci Zákonníkom práce explicitne vyžadovaná, určitá evidenčná povinnosť, v prípade niektorých prekážok v práci či iných dôvodov neprítomnosti, vyplýva zamestnávateľom z osobitných právnych predpisov, z účelu konkrétnych ustanovení Zákonníka práce, alebo jednoducho z aplikačnej praxe. V iných prípadoch však nemá zamestnávateľ povinnosť evidovať konkrétny dôvod neprítomnosti zamestnanca v práci, pokiaľ to nepovažuje za potrebné a účelné. V takom prípade postačí, ak bude evidovať len neprítomnosť zamestnanca v práci, bez uvedenia konkrétneho dôvodu..

Akým spôsobom je potrebné viesť evidenciu pracovného času zamestnanca v pracovnom pomere?

Zákonník práce priamo nestanovuje, akým spôsobom si má zamestnávateľ túto svoju evidenčnú povinnosť splniť. Pracovný čas zamestnancov je tak možné evidovať s listinnej (papierovej) forme, alebo v elektronickom informačnom systéme, napríklad prostredníctvom elektronickej čipovej karty. Pokiaľ ide o listinnú formu, v praxi je možné sa pomerne často  stretnúť s evidenciou príchodov a odchodov zamestnanca v dochádzkovej knihe, pričom túto evidenciu používa zamestnávateľ aj ako evidenciu pracovného času. Uvedený postup môže byť samozrejme správny, avšak je potrebné uvedomiť si, že prípadné zaokrúhľovanie pracovného času, napríklad na najbližšiu štvrťhodinu, nie je v pracovnom práve možné. Ak teda zamestnávateľ vychádza pri evidencii pracovného času z dochádzkovej knihy (a inú evidenciu pracovného času nevykonáva), je potrebné, aby za odpracovaný čas považoval údaj uvedený v tejto knihe.

Príklad na evidenciu pracovného času z dochádzkovej knihy

Zamestnanec má pracovnú dobu od 8:00 do 16:30 hod. Pri príchode do práce zapíše do dochádzkovej knihy svoj príchod o 7:56 hod. a odchod 16:35 hod. Ak zamestnávateľ nevedie inú, presnejšiu evidenciu pracovného času, je podľa nášho názoru povinný za odpracovaný čas považovať 8 hodín a 9 minút (pri započítaní polhodinovej prestávky na obed). V opačnom prípade, ak by zamestnávateľ za odpracovaný čas považoval presne 8 hodín a inú evidenciu pracovného času by neviedol, mohol by byť zo strany kontrolného orgánu sankcionovaný za nepresné vedenie evidencie pracovného času, prípadne by túto evidenciu mohol inšpektorát práce posúdiť ako evidenciu dochádzky, nie evidenciu pracovného času.

Ďalší nedostatok, ktorý sa pri evidencii pracovného času v praxi vyskytuje, je evidencia začiatku a konca výkonu práce, avšak bez evidencie prestávky na obed. Treba si uvedomiť, že prestávka na odpočinok a jedenie sa nezapočítava do pracovného času, preto sa musí evidovať samostatne.

Príklad na evidenciu prestávky

Zamestnanec má pracovnú dobu od 8:00 do 16:30 hod. Prestávku na obed má v čase od 12:00 do 12:30 hod. Správna evidencia pracovného času v danom dni tak bude vyzerať nasledovne: od 8:00 do 12:00 hod. a od 12:30 do 16:30 hod.

V tejto súvislosti je ešte potrebné zdôrazniť, že prestávku na odpočinok a jedenie musí zamestnávateľ evidovať samostatne aj v prípadoch, keď má interným predpisom nastavený dlhší časový úsek (teda nie presný čas), v ktorom majú zamestnanci obednú prestávku absolvovať. Ako príklad uvedieme pomerne nedávne rozhodnutie Najvyššieho súdu SR, sp. zn. 3Sžo/43/2016, v ktorom Najvyšší súd konštatoval nasledovné:

„Ustanovenie § 99 Zákonníka práce ukladá zamestnávateľovi povinnosť viesť evidenciu pracovného času, okrem iného aktívnej a neaktívnej časti pracovnej pohotovosti zamestnanca tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu. Čas určený ako prestávka na odpočinok a jedlo sa za výkon práce nepovažuje. Aj pokiaľ zamestnávateľ má internú smernicu, v zmysle ktorej sa prestávka na jedenie a odpočinok poskytuje v čase od 10:00 hod. do 13:00 hod., a od 15:30 hod. do 18:00 hod., nie je v konkrétnom prípade zrejmé, kedy si daný zamestnanec prestávku skutočne čerpal. Teda z takejto evidencie pracovného času nie je potom zrejmé a táto nie je vedená tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec prácu vykonával.“

Je zamestnávateľ povinný evidovať pracovný čas všetkých svojich zamestnancov?

Povinnosť zamestnávateľov viesť evidenciu pracovného času sa vzťahuje na všetkých  zamestnancov, teda nielen na zamestnancov v pracovnom pomere, ale aj na zamestnancov pracujúcich na základe niektorej z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (ďalej aj „zamestnanec na dohodu“ alebo „dohodár“). Kým evidenciu pracovného času zamestnancov v pracovnom pomere upravuje § 99 ZP, v prípade dohodárov je to § 224 ods. 2 písm. e) ZP, podľa ktorého je zamestnávateľ povinný viesť evidenciu pracovného času zamestnancov, ktorí:

• vykonávajú prácu na základe dohody o brigádnickej práci študentov a dohody o pracovnej činnosti tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu, a
• viesť evidenciu vykonanej práce u zamestnancov, vykonávajúcich prácu na základe dohody o vykonaní práce, tak, aby v jednotlivých dňoch bola zaznamenaná dĺžka časového úseku, v ktorom sa práca vykonávala.

Príklad evidencie pracovného času zamestnanca, vykonávajúceho prácu za základe dohody o brigádnickej práci študenta alebo dohody o pracovnej činnosti:

Pri evidencii práce podľa uvedených dvoch typov dohôd je potrebné evidovať začiatok a koniec práce, teda napríklad: Deň: 1. január 2020, výkon práce od 8:00 do 12:00 hod. a od 12:30 do 15:00 hod.

Spôsob evidencie je teda obdobný, ako pri evidencii pracovného času zamestnanca v pracovnom pomere, s jednou podstatnou odlišnosťou. Pri dohodároch zamestnávateľ neeviduje prácu nadčas ani pracovnú pohotovosť, nakoľko podľa § 223 ods. 2 Zákonníka práce prácu nadčas ani pracovnú pohotovosť nemôže zamestnancovi – dohodárovi prikázať, ani ju s ním dohodnúť.

Pri dohode o vykonaní práce je potrebné evidovať len súhrn odpracovaných hodín, nie je potrebné evidovať konkrétny časový úsek výkonu práce.

Príklad evidencie výkonu práce zamestnanca, pracujúceho na základe dohody o vykonaní práce:

Podľa zákona o BOZP sa za zamestnancov považujú aj žiaci na praktickom vyučovaní u zamestnávateľa. Má zamestnávateľ evidenčnú povinnosť aj vo vzťahu k týmto „zamestnancom“?

Podľa zákona o BOZP, sa za zamestnanca považuje aj žiak učilišťa, žiak odborného učilišťa, žiak strednej školy pri praktickom vyučovaní a študent vysokej školy pri praktickej výučbe. Zároveň, za produktívnu prácu žiakov, im ako súčasť finančného zabezpečenia patrí odmena vo výške od 50 % do 100 % hodinovej minimálnej  mzdy. Uvedené skutočnosti by mohli u zamestnávateľov navodiť dojem, že evidenčná povinnosť pracovného času sa vzťahuje aj na žiakov.

Nie je to však tak, nakoľko žiaci na praktickom vyučovaní nevykonávajú závislú prácu podľa Zákonníka práce, ale cvičnú prácu alebo produktívnu prácu podľa zákona č. 61/2015 Z. z. o odbornom vzdelávaní a príprave. Títo žiaci sa tak za zamestnancov podľa Zákonníka práce nepovažujú a preto v uvedenom prípade budú zamestnávatelia prítomnosť žiakov na svojich pracoviskách evidovať v súlade so školskými predpismi. V prípade systému duálneho vzdelávania žiakov, môžu zamestnávatelia spôsob evidencie upraviť tzv. vnútorným poriadkom pracoviska praktického vyučovania, podľa § 21 zákona o odbornom vzdelávaní a príprave.

Vyžaduje sa pre evidenciu pracovného času súhlas zamestnanca?

V praxi sa často stáva, že evidenciu pracovného času, spravidla za uplynulý kalendárny mesiac, podpisuje zamestnanec a jeho priamy nadriadený. Uvedeným sa zabezpečí akýsi súhlas zamestnanca s tým, že evidencia za príslušný mesiac je presná a správa. Tento postup možno s určitosťou odporučiť ako praktický a správny. Nie je avšak nevyhnutný. Zákonník práce v žiadnom zo svojich ustanovení nevyžaduje pre evidenciu pracovného času súhlas zamestnanca. Avšak podľa § 130 ods. 5 Zákonníka práce, je zamestnávateľ povinný predložiť zamestnancovi na jeho žiadosť doklady, na základe ktorých mu bola mzda alebo odmena vypočítaná. Ak teda zamestnanec požiada svojho zamestnávateľa, aby mu predložil výkaz práce (pracovného času) za uplynulý mesiac, zamestnávateľ je povinný tejto žiadosti vyhovieť.

Záver

Zamestnávateľ má povinnosť viesť evidenciu pracovného času zamestnancov v pracovnom pomere spôsobom a v rozsahu podľa § 99 Zákonníka práce. Zamestnávateľ má rovnako povinnosť viesť evidenciu pracovného času zamestnancov pracujúcich na dohodu spôsobom a v rozsahu podľa § 224 ods. 2 Zákonníka práce.

Explicitná povinnosť zamestnávateľa viesť evidenciu dochádzky zamestnancov však v Zákonníku práce absentuje. Pokiaľ zamestnávateľ dôsledne eviduje výkon práce zamestnanca (jeho pracovný čas), nie je povinný osobitne evidovať, kedy zamestnanec na pracovisko vstúpil a kedy z neho odišiel. Táto evidencia môže však mať svoj praktický význam, aj keď nie je zákonom výslovne vyžadovaná. Napríklad pri šetrení príčin a dôvodov pracovného úrazu, alebo pri posúdení, či sa vôbec ide o pracovný úraz.

V kontexte potreby viesť evidenciu niektorých dôvodov neprítomnosti zamestnanca v práci, možno povinnosť a účelnosť vedenia evidencie dochádzky v týchto prípadoch odvodiť z osobitných pracovnoprávnych predpisov, alebo z účelu niektorých ustanovení Zákonníka práce. Rozlišovať medzi prípadmi, kedy môže byť vedenie evidencie dochádzky zákonnou povinnosťou, a kedy naopak, závisí výlučne od vôle zamestnávateľa, nadobúda svoj význam predovšetkým v prípade inšpekcie práce, kedy by malo byť kontrolným orgánom od zamestnávateľa požadované predloženie len takej dokumentácie, ktorú je zamestnávateľ povinný evidovať a určitý čas uchovávať.  

Zároveň, dôsledné evidovanie dochádzky spojené s evidenciou dôvodu absencie zamestnanca v práci, má  bezpochyby aj svoj praktický význam. Zákonník práce totiž pri dôležitých osobných prekážkach v práci na strane zamestnanca definuje aj ich zákonný rozsah, pokiaľ ide o ich poskytovanie s náhradou mzdy. Napríklad nárok na ošetrenie a vyšetrenie v zdravotníckom zariadení s nárokom na náhradu mzdy, má zamestnanec maximálne v rozsahu 7 dní v kalendárnom roku. A v prípade sporu by mal zamestnávateľ vedieť preukázať, že tento rozsah si zamestnanec už vyčerpal a nárok, ktorý požaduje, je už nad rámec ich maximálneho rozsahu.